Номенклатура справ

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

НАЦІОНАЛЬНИЙ  АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Інститут заочного і дистанційного навчання 
 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольна  робота з курсу: «Система управління документообігом»

на  тему: «Номенклатура справ» 
 
 
 
 
 
 
 

Київ 2012

     ЗМІСТ 

                                                                                                                 Стор.

     ВСТУП 

     Діловодство становить повний цикл обробки і  руху документів з моменту їх створення (чи одержання) до завершення виконання  і відправлення. Документи закріплюють  виробничі відносини, як усередині  підприємства, так і з іншими організаціями  і нерідко є письмовим доказом  при виникненні майнових, трудових і інших суперечок, розглянутих  цивільними, арбітражними і третейськими судами.

     Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або лишаються на тривале  зберігання, або зберігаються короткі  терміни, а потім виділяються до знищення. Для збереження справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, що у своїй роботі керуються «Положенням про архівний фонд», «Основними правилами роботи відомчих архівів», а також «Типовими переліками документів» із вказівкою термінів зберігання, «Типовими положеннями про експертну комісію», «Номенклатурою справ» для підприємства.

     Актуальність теми полягає у тому, що діяльність суб'єкта оформлюється великою кількістю документів, у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими, підпорядкованими та іншими суб'єктами. Сьогодні часто доводиться звертатися до документів, які були передані на архівне зберігання, тому для пошуку потрібних документів серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування у справи. Практика роботи суб'єктів показує, що зручніше групувати в одну папку документи кількох авторів або кореспондентів, що перебувають на визначеній території (край, область, район). Таке групування справ ведеться за географічною ознакою. Хронологічна ознака виступає на перший план, коли важливе посилання на тимчасові параметри документів в справі. Крім того, при формуванні документів у справи (їх класифікації) враховуються терміни зберігання документів – експертна ознака, оскільки документи з постійним терміном зберігання та тимчасовим не можуть групуватися в одну справу.

     Спеціальним класифікаційним довідником, що закріплює  заголовки справ та визначає порядок  формування документів у справи, є  номенклатура. Із розвитком інформаційного суспільства, збільшується кількість документів, які мають бути збережені і, які можуть бути використані для задоволення потреб користувачів. Тому, процес складання номенклатур справ став невід’ємною  частиною діловодства кожної організації, установи тощо.  

     Об’єктом  дослідження  є методика, вимоги до групування документів та створення номеклатур справ.

     Предметом дослідження є номенклатури справ та їх компоненти.

     Мета  роботи полягає у дослідженні процесу складання та використання номенклатури справ.

     Мета  визначає завдання роботи:

• ознайомитись із дефініцією поняття «номенклатура справ»;
• проаналізувати види та форми номенклатур;
• охарактеризувати основні вимоги до складання номенклатур.

     Робота  складається зі вступу, трьох розділів, висновків та списку літератури. 

     РОЗДІЛ  1

     Поняття номенклатури справ та її класифікація

     Номенклатура  справ – це систематизований перелік  найменувань справ, створюваних  у діловодстві ОДПС, оформлений у  відповідному порядку із зазначенням  термінів зберігання справ. Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається  для створення єдиної системи  формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

     Номенклатура  справ є класифікаційним довідником і використовується при вибудовуванні  інформаційно-пошукової роботи. До неї включають усі документи, що утворюються в результаті діяльності підприємства, крім технічної документації та друкованих видань (брошур, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформації тощо).

     Для правильного формування справ документи  групують за змістом та видами ще у  поточній роботі з ними. Групування документів закріплюється в номенклатурі справ.

     Існує три види номенклатур справ: типова, взірцева та індивідуальна. 
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

     Взірцева  номенклатура справ встановлює примірний  склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний  характер [1; с. 32].

     Типові  та взірцева номенклатури справ розробляються  органами вищого рівня для мережі підвідомчих та використовуються останніми  як методичні посібники під час  складання індивідуальних номенклатур справ. 
Індивідуальна номенклатура справ складається з конкретних номенклатур справ структурних підрозділів і оформляється у зведену номенклатуру. Незалежно від наявності типової чи взірцевої номенклатури справ, органи державної податкової служби повинні мати індивідуальну номенклатуру справ. 
Реквізитами номенклатури справ є: назва установи, організації; назва виду документа; гриф затвердження; дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; гриф погодження, візи. 
Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи складається з номера структурного підрозділу (чотири знаки для Державної податкової адміністрації України і три знаки для обласного й районного рівнів) та порядкового номера справи (два знаки) у межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 12-2318, де 12 – номер самостійного структурного підрозділу (головного управління), 2 – номер управління у складі головного управління, 3 – номер відділу у складі зазначеного управління, 18 – номер справи зазначеного відділу. У тому випадку, коли самостійний структурний підрозділ не має внутрішнього поділу на управління або відділи, то у зазначених місцях проставляється цифра “0” (нуль). Наприклад: 13-0215, 01 -0012. Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках на підставі глибокого вивчення документів з усіх питань його діяльності:

• перший примірник – оригінал, зберігається у структурному підрозділі;
• другий примірник – передається до діловодної служби ОДПС  (організація довідково-пошукової служби);
• третій примірник – використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

     Зведена номенклатура справ ОДПС розробляється  діловодною службою на підставі номенклатур справ структурних підрозділів та аналізу діяльності ОДПС у цілому. При цьому слід враховувати чинне законодавство України з питань оподаткування та про державну податкову службу, положення про структурні підрозділи ОДПС, номенклатури справ за минулі роки, відомчі й типові переліки документів із зазначенням термінів зберігання документів, рекомендації Головархіву України тощо [2; с. 260].

     Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний  або функціональний принцип її внутрішньої  побудови. Структурний принцип використовують у разі чітко встановленої в установі структури: відділ кадрів, відділ планування. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом зазначають канцелярію, організаційний відділ, плановий відділ (наприклад: канцелярія, плановий відділ, відділ кадрів тощо).

     Функціональний  принцип, тобто за напрямами діяльності використовується у разі розподілу  основних напрямків діяльності між  структурними підрозділами, службами та окремими виконавцями. Розділи і  підрозділи номенклатури справ побудовані за таким принципом розміщення в  ній: за ступенем важливості: відділ планування, відділ фінансування (наприклад: керівництво, планування, фінансування, кадрова робота тощо).

     Справи  з питань, вирішення яких триває більше одного року, називають перехідними. Вносять їх до номенклатури справ кожного року, протягом всього терміну вирішення [8; с. 167]. Зведену номенклатуру справ доцільно складати, враховуючи структурний принцип її побудови. Назви розділів номенклатури справ повинні відповідати назві структурних підрозділів (згідно зі штатним розписом), при цьому першим розділом номенклатури зазначається діловодна служба. Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією (ЕК) установи й експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником ОДПС. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою: 
         –   перший – зберігається у справі в діловодній службі;

     – другий – передається до архіву ОДПС для здійснення контролю за формуванням  справ у структурних підрозділах;

     – третій – надсилається до відповідного державного архіву, з яким погоджувалася  номенклатура справ;

     – четвертий – розподіляється за розділами  між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

     У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що відображають всі документальні  ланки її роботи. Можуть бути включені і незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ  для їх подальшого продовження, в  тому числі довідкові і контрольні картотеки номенклатурних справ  тощо. Справи з питань, вирішення  яких триває понад один рік (перехідні  справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирішення. До номенклатур справ можуть включатись справи з грифом для службового користування (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК. Реєструються номенклатури справ у журналі реєстрації вихідних документів та підшиваються до справ [11, c. 44].

     До  номенклатури справ можуть також  включатись:

     -  колективний договір (копія);

     - колективний договорів між власниками підприємства, з однієї сторони, та обраними на загальних зборах представниками найманих працівників або уповноважених ними органів, з другої сторони;

     - положення про кадрову службу установ та функціональні обов’язки співробітників;

     - правила внутрішнього трудового розпорядку. Відповідно до статті 142 КЗпП, трудовий розпорядок на підприємствах (в установах, організаціях) регулюється Правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за поданням власника або уповноваженого ним органу та профспілкового комітету. Правила мають бути розроблені на основі типових правил і містити такі розділи: "Загальні положення", "Порядок прийняття та звільнення працівників", "Основні обов'язки працівника", "Обов’язки адміністрації", "Робочий час та час відпочинку", "Заохочення працівників за успіхи в роботі", "Відповідальність працівників за порушення трудової дисципліни";

     -  правила протипожежної безпеки, правила дотримання умов санітарії та гігієни, умови бережливого ставлення до майна та обладнання роботодавця;

     - списки кадрового резерву створюються для заміщення посад та просування по службі на вищі (керівні) посади. Кадровий резерв формується з двох або більше резервістів на посаду. Для державних службовців формування кадрового резерву є обов'язковим і регламентується постановою Кабінету Міністрів України № 199 від 28 лютого 2001 р.;

     -  списки працівників-інвалідів, які відповідно до медичних висновків мають можливість працювати;

     -     графіки відпусток.

     Отже, основними принципами побудови номенклатури справ є: єдність підходів до обліку, систематизації, опису й пошуку документів; застосування індексації документів, що забезпечує внесення до відповідних розділів номенклатури справ змін, доповнень і поправок; стабільність індексів справ; збереження за номенклатурою справ функції обліку документів. Під час складання номенклатури справ відділу кадрів слід керуватися положенням про кадрову службу її штатним розкладом, планами і звітами про проведену роботу, переліком документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурою справ за попередні роки. При цьому вивчаються всі документи, що створюються в діяльності відділу кадрів, їх види і склад.  
 
 

     РОЗДІЛ 2

     ПРАВИЛА ТА Порядок складання номенклатур

     Документи після їх виконання групують у  справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і  зміст документів. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

     У кінці діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий  запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби (у структурному підрозділі – відповідальна за діловодство  особа). Про наявність заведених  за рік справ повідомляється архів  установи. 
Зведена номенклатура справ, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада – грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується в установленому порядку. Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

     Незалежно від наявності типової чи примірної  номенклатури справ кожна установа мусить мати індивідуальну номенклатуру справ. Вона складається зазвичай з  номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

     Номенклатура  – найважливіший документ, тому добре складена номенклатура справ  дозволяє мати чітко налагоджене  поточне збереження документів. Однак  складання номенклатури потребує спеціальних  знань. Багаторічний аналіз досвіду роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спеціаліст у галузі діловодства або архівіст. Якщо суб'єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно звернутися до архівної служби. Обкладинки справ заводяться відповідно до номенклатури. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині справ також повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил.

     Складання номенклатури справ, формування справ  та їх збереження пов'язані з експертизою  цінності документів. Під експертизою  розуміють визначення практичного  та наукового значення документів, визначення термінів їх зберігання. Залежно  від цінності документів вони можуть мати різні терміни зберігання: короткострокові (до 10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які зберігаються 25 – 75 років) та постійні.

     Текст номенклатури справ є таблицею з  п'яти граф:

     У графі 1 номенклатури справ указується діловодний індекс справи, який повинен  включати порядковий номер розділу  і порядковий номер заголовка  справи в межах цього розділу. Наприклад: 01-05.

     У графі 2 указують заголовки справ. Порядок  розташування заголовків усередині  розділу визначається важливістю документів, що входять в справу. На початку  розташовуються заголовки організаційних документів, далі – розпорядливих і довідково-інформаційних (плани, звіти, акти, довідки тощо) в порядку убування термінів зберігання.

     Також, у номенклатуру справ включаються  довідкові картотеки і журнали  реєстрації. Графа 3 заповнюється після закінчення року, на який складена номенклатура справ, тобто в номенклатурі справ на 2000 рік графа 3 буде заповнена в 2001 році.

     У графі 4 указується термін зберігання справи і посилання на статтю переліку, якою керувався укладач номенклатури справ (терміни зберігання деяких документів подаються у додатках).

     У графі 5, якщо необхідно, проставляються відмітки про перехідні справи, про  знищення справ, про місце зберігання оригіналу, «Справа не заведена»  тощо [6; с. 121].

     При оформленні номенклатури справ у кожному розділі залишають резервні номери (вільне місце) для того, щоб була можливість внести до номенклатури заголовки справ, сформованих протягом року. До початку календарного року слід перенести дані граф 1, 2, 4 на обкладинки справ, що заводяться.

     Отже, протягом календарного року необхідно формувати справи строго відповідно до номенклатури справ. А після того, як рік закінчився, на початку наступного календарного року на підставі даних граф 3, 5 складається підсумковий запис про кількість заведених справ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РОЗДІЛ 3

     Методика  складання номенклатур  справ

     Для складання номенклатур справ діловоди створили методику, на яку посилаються працівники організацій, підприємств та установ.  

     1. Номенклатури справ складаються  на підставі вивчення функцій  і напрямів діяльності певної  категорії однорідних організацій,  складу та змісту документів, які утворюються в їхній діяльності.

     До  номенклатури справ включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.

     Справи  з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ  кожного року протягом всього терміну  їх вирішення.

     У номенклатурі справ може бути передбачене  запровадження однієї справи з грифом “ДСК”, якщо в діяльності установи створюється незначна кількість  документів із зазначеним грифом. Строк  зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка “ЕПК”.

     При розробці номенклатур справ слід керуватися Примірною інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних органах державної влади, Уряді Автономної республіки Крим, місцевих органах державної виконавчої влади та місцевого самоврядування, статутами організацій або положеннями про них, їхніми типовими структурами та штатами, типовими й відомчими (галузевими) переліками документів із зазначенням термінів їхнього зберігання, переліками документів, котрі підлягають прийому на державне зберігання, індивідуальними номенклатурами справ організацій, схемами класифікації та галузевими табелями документів, архівними описами справ.

     2. На початковому етапі роботи визначаються базові організації, документи яких будуть слугувати основою для складання номенклатур справ.

     На  другому етапі розробки номенклатури справ проводиться вивчення та узагальнення інформації зібраних нормативно-методичних документів, уточнюються функції та структура організацій, на які поширюватиметься її дія.

     3. Після проведення підготовчих робіт, укладачі обирають класифікаційну схему номенклатури справ, яка може бути побудована за структурним або функціонально-виробничим принципом.

     При наявності в організаціях, на які поширюється дія номенклатури справ, структурних підрозділів, як правило, обирається структурна схема побудови номенклатури, розділами якої стають назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до штатного розпису.

     4. У номенклатурі справ, побудованій  за функціонально-виробничими напрямками  діяльності організацій, розділами  слугують основні напрями їхньої  діяльності. Така схема застосовується для організацій, котрі не мають структурних підрозділів.

     5. У деяких випадках номенклатура справ може бути побудована за змішаною схемою [11; с. 132].

     До  номенклатури справ включаються заголовки всіх справ, які утворюються у вибраній категорії організацій та їхніх громадських органах. Заголовки друкованих видань до номенклатури справ не вносяться. 
 
 
 
 
 

     ВИСНОВКИ

     Номенклатура  справ є обов’язковим для кожної установи систематизованим і проіндексованим списком назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Вона забезпечує обґрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів у процесі діловодства для державного зберігання.

     Номенклатура  справ є класифікаційним довідником і використовується при вибудовуванні  інформаційно-пошукової роботи. До неї включаються всі документи, що утворюються в результаті діяльності підприємства, крім технічної документації та друкованих видань. Вона також є покажчиком індексів документів, що присвоюється їм при реєстрації, оскільки індекс документа вміщує як індекс структурного підрозділу структури так і номер справи за номенклатурою.

     Такий вид документа визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, встановлює терміни зберігання документів. Номенклатура може використовуватись як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і являється звітним документом архівного підрозділу. Документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки, групуються на загальних підставах. Не допускається включення до номенклатури справ, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.

     Розгляд даної теми показав, що у сучасному інформаційному суспільстві важливо створювати та використовувати номенклатуру справ. Адже, із упорядкованими документами, сформованими у справи, дуже легко працювати і знаходити потрібну інформацію.  
 
 
 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 

1. Андреева  В. И. Делопроизводство / В. И. Андреева. – М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – C. 32 – 40.
2. Блощинська В. А. Сучасне діловодство : навч.посіб. / В. А. Блощинська. – К. : Центр навч. л-ри, 2005. –  C. 259 – 269.
3. Бондарева Т. Н. Секретарское дело / Т. Н. Бондарева. – М. : Высшая школа, 1989. – C.78 – 90.
4.    Веселов П. В. Современное деловое письмо в промышленности / П. В. Веселов. – 3-е изд. – М. : Изд. стандартов, 1990. – C.62 – 70.
5. Головань С. М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом «Для службового користування» : навч. посіб. / С. М. Головань. – К. : НАУ, 2003. – C.56 – 60.
6. Головач А. С. Зразки оформлення документів / А. С. Головач. – Донецьк : Сталкер, 1997. – C.120 – 123.
7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство/ А. Н. Діденко. – 2-е вид. – К. : Либідь, 2000. – C.211-214.
8. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: навч. посіб. / А. Н. Діденко. – 5-те вид. – К. : Либідь, 2006. – С.165-170.
9. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: навч. посіб. / А. Н. Діденко. – К. : Либідь, 2004. – 384 с.
10. Коваль А. П. Ділове спілкування / А. П. Коваль. – К. : Либідь, 1992. – C.17.
11. Козоріз В. П. Загальне і кадрове діловодство: навч. посіб. / В. П. Козоріз. – К., 2002. – 165 с.
12. Комова М. В. Діловодство: навч. посіб. / М. В. Комова. – К. : Львів, 2007. – 220 с.
13. Молдованов М. І., Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ / М. І. Молдованова. – К. :   Техніка, 1992. – C.89 – 91.
14. Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Українське ділове мовлення / Л. М. Паламар. – К. : НМКВО, 1991. – C. 48 – 50.
15. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління / Ю. І . Палеха. – К. : МАУП, 1997.– С. 121 – 123.
16. Слиньков В. Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте бизнеса / В. Н. Слиньков. – К. : Агата, 1999. – C. 12-15.
17. Хоменко М. Ф., Горбаль О. В. Посібник з діловодства / М. Ф. Хоменко. – 2-ге вид., випр. і доп. – К. : Генеза, 2003. – 104 с.
18. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення / С. В. Шевчук. – К. : Вища школа, 1997. – C.11 – 14.