Нормативная база делопроизводства

1. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики. Язык деловых бумаг должен соответствовать  традициям официально-делового стиля  литературного языка. Основные его  особенности: точность, исключающая  возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей и  языковой стандарт - стремление к выражению  мысли единообразным способом, использование  для этого готовых языковых формул-клише. Эти особенности отражаются в  оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и  т. д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему  деловой речи.

Документационное  обеспечение управления (ДОУ) или  делопроизводство, по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и  организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей  деятельности учреждения, а также  деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое  обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
2. указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
3. законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);
4. нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
5. технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
6. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
7. унифицированные системы документации;
8. нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое  осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных  органов государственной власти, координирует развитие государственной  системы делопроизводства и унифицированных  систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт  России) осуществляет государственное  управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению  и ведению общероссийских классификаторов  технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные  органы исполнительной власти несут  ответственность за организацию  документационного обеспечения  в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные  правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных  и нормативных правовых актов, принимаемых  на государственном уровне, а также  соответствующими министерствами и  ведомствами. В учреждениях для  правильной организации документационного  обеспечения разрабатывается собственная  нормативно-методической база - документы  организационного, инструктивного, методического  характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Типология, языковое и композиционное представление  деловых бумаг закреплены следующими основными документами:

1. Государственным  стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно - распорядительной  документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

Стандарт  распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор  управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к  оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая  бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

2. Типовой  инструкцией по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти (Утверждена Приказом Министерства  культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536). Положения Типовой  инструкции устанавливает общие  требования к функционированию  служб документационного обеспечения  управления, документированию управленческой  деятельности и организации работы  с документами в федеральных  органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах  и распространяются на организацию  работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

3. Постановлением  Государственного комитета Российской  Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты".

Оформление  текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому  делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской  документации (ЕСКД). 
 

2. АЛГОРИТМ И СПОСОБЫ  СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Анализ  показывает, что независимо от степени  автоматизации документооборота маршрут  движения проекта документа в  процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим  руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего»  заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование  с подразделениями, участвующими в  выполнении операций, которые затрагиваются  проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями  обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного  вида документа централизованно  в регламенте согласования или самим  инициатором. Маршрут проекта документа  в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного  согласования проекта документа  данного вида / разновидности в  зависимости от значимости вопроса  и подготовленного проекта управленческого  решения выбор маршрута зависит  от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним  из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки  согласования должны соблюдаться в  обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа  направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным  лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом  реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий  модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа  в последовательности, которая устанавливается  регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике –  самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления  проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем  – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих  рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что  фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного  согласования считается фактическая  дата завершения согласования проекта  документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих  в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать  к рассмотрению проект документа  до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно  удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных  видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в  конкретных инструкциях, правилах и  других внутренних нормативных актах  предприятия при условии обязательного  соблюдения установленных инструкцией  по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика  показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним  подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей»  визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки  согласования документов рекомендуем  уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его  содержания, например, «пять рабочих  дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и  т.п. Кроме того, рекомендуем более  тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры  внешнего согласования, если организация  не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться  очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не  позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем  эти сроки соотносить также с  утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости  от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным  является срок согласования проекта  документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или  комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты  движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются  в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами  и документооборотом организации  перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в  тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни  подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно  выполнить поручение, подготовить  проект документа и согласовать  его в оптимальные сроки, но в  рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим  образом (при параллельном способе  согласования очередность подразделений  и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней»  инстанцией согласования, оценивающей  качество составления и оформления подготовленного проекта документа  в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к  проекту документа, направляемого  на согласование, почти всегда требуется  прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

—  обоснование  необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений  в действующие документы;

—  обоснование  финансовых параметров или изменений  финансовых условий договоров по сравнению с действующими;

—  договоры и соглашения, являющиеся основными  или первичными по отношению к  направляемым на согласование документам;

—  пояснения  к «схемам» договоров и сделок;

—  материалы  проведенных тендеров / конкурсов;

—  выписки  из протоколов заседаний коллегиальных  органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;

—  приложения, на которые даются ссылки в проекте  документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных  документов и доверенностей должностных  лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко  устанавливать состав всего комплекта  документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного  документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление  результатов согласования.

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в  подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в  листе согласования. Направление  на согласование осуществляется централизованно  через службу делопроизводства (в  соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения  и до направления проекта на процедуру  согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в  согласовании, или уполномоченные ими  сотрудники рассматривают проект документа  самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются  визой на проекте документа или  визой, проставленной в листе  согласования.

При наличии  замечаний (дополнений) к проекту  должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии  замечаний, которые могут быть сделаны  в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих  подразделений может быть проставлена  виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить  новую редакцию проекта документа  и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также  в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений  в проект документа по результатам  согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке  конструктивного взаимодействия подразделений  и сотрудников. В спорных случаях  оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих  руководителей подразделений или  коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей  перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего  согласования возможно проставление виз  по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

—  оформляет  окончательную редакцию проекта  документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования

—  проставляет  отметку об учете замечаний, которая  является документальным подтверждением процедуры доработки проекта  документа. Отметка об учете замечаний  к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;

—  после  завершения согласования проект документа  направляется руководителю или уполномоченному  им должностному лицу для утверждения  или подписания централизованно  через службу делопроизводства. Направление  на подписание возможно осуществить  в бумажном или электронном виде.

Контроль  согласования

Контроль  за соблюдением установленной процедуры  согласования документов является одной  из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

—  сопровождение  процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе  электронного документооборота);

—  информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении  сроков согласования документов (в  системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);

—  анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей  о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической  функции службы делопроизводства). 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

      Форма организации делопроизводства

Существует  три формы организации делопроизводства:

-    централизованная;

-     децентрализованная;

-    смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке  документов сосредоточены в одном  структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами  осуществляется в других структурных  подразделениях. К преимуществам  централизованной формы организации  делопроизводства относится возможность  формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и  создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность  поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том  случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная  форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной  службы делопроизводства в каждом структурном  подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной  структуры или в условиях территориальной  разобщенности структурных подразделений  организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных  подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации  делопроизводства одна и та же технологическая  операция, например регистрация поступающих  и отправляемых документов, может  осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее  время отсутствуют какие-либо нормативные  документы или документы методического  характера, которыми следовало бы руководствоваться  при выборе наименования службы ДОУ  и определении ее структуры, поэтому  организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом  следует  учитывать несколько факторов:

-  характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

-  объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

Управление  делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно  рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и  привычное название службы ДОУ. Оно  удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской  рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами  делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку  слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и  т.п. более удачны. Исходя из этих соображений  при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его  понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных  предприятиях в составе службы ДОУ  выделяются функциональные группы и  за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений  населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних  предприятиях функции службы ДОУ  выполняют отдельные специалисты  по участкам работы.

На небольших  предприятиях служба ДОУ состоит  из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а  входит в состав административно-хозяйственной  службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация  работы с документами – это  вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным  обеспечением или бухгалтерским  учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными  потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной  численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно  руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему  вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще  и потому, что служба ДОУ непосредственно  работает с руководством, решает вопросы  рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.