Федеральное агенство по образованию 

ГОУ ВПО

УФИМСКИЙ  финансово-экономический колледж 
 

контрольная работа № 1

По  дисциплине «ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ» 

Вариант 1 
 
 
 
 
 
 
 

                                                            Выполнил:

                                                            Студент  4 курса

                                                            Группа: 4 СД

                                                            Кеслер К.В.

                                                            Проверил(а):

                                                            ___________________

Уфа 2007

Содержание  
 

1. Нормативно-методическая база делопроизводства. Распорядительные документы. Приказ ………………………………………………………… 3
2. Оперативное хранение документов (организация хранения документов, номенклатура дел, формирование дел) …………………………………...7
3. Приказ о проведении инвентаризации……………………………………. 11

Список  используемой литературы ………………………………………………..12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Нормативно-методическая база делопроизводства. Распорядительные документы. Приказ (по плану).

    При подготовке кадровой документации, и  прежде всего приказов по личному составу, необходимо руководствоваться статьями Кодекса законов о труде Российской Федерации в редакции от 25 сентября 1992 г. с последующими изменениями и дополнениями. Важно подчеркнуть, что КЗОТ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку; на всех работников ведутся трудовые книжки; администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии и т.д.

    Действующие подзаконные акты регламентируют работу с конкретными видами кадровых документов. Так, оформление, учет и ведение трудовых книжек работников описаны в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях в редакции от 2 августа 1985 г. (Постановление Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 2 августа 1985 г. N 252). В дальнейшем в Инструкцию вносились изменения и дополнения, касавшиеся порядка выдачи дубликата трудовой книжки, внесения сведений о работе по совместительству, изменения записей о дне увольнения при задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации, двуязычного оформления записей в трудовой книжке (постановления Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201, от 15 августа 1990 г. N 332, от 19 октября 1990 г. N 412; постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 30 мая 1989 г. N 164).

    При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на данную систему документации - ГОСТ 6.38-90. Стандарт на оформление организационно-распорядительной документации (ОРД) устанавливает состав и правила оформления отдельных реквизитов ОРД, требования к бланкам и текстам документов, а также требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.

    Указания  ГОСТа 6.38-90 по оформлению ОРД дополняются  рекомендациями общегосударственной  инструкции по ведению делопроизводства - Государственной системы документационного обеспечения управления, включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных ОРД.

    Помимо  нормативно-методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации специалисты-практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В Основных правилах работы ведомственных архивов¹⁸ излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

    Важной  составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914-72.

    Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

    Законодательные акты и нормативно-методические документы  по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб организаций и предприятий всех форм собственности.

    Деятельность  любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне  зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

     организационные документы предприятия (устав, учредительный  договор, структура и штатная  численность, штатное расписание, должностные  инструкции, правила внутреннего  трудового распорядка);

     распорядительные  документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

     документы по личному' составу предприятия (приказы  по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые  счета по зарплате, трудовые книжки);

       финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

     информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, 
справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

     От  государственных и муниципальных  организаций могут поступать  на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы государственных органов.

     В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые  являются основными документами  предпринимательской деятельности.

     Все перечисленные документы относятся  к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки, регламентируемые специальными инструкциями.

     В зависимости от объективных (профиль  предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

     Часть документов ОРД, мало используемых на практике или имеющих незначительные отличия от других, не рассматривается в данной книге. Например, такие документы, как распоряжения и решения, оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит "наименование вида документа" и в тексте вместо слова "ПРИКАЗЫВАЮ" употребляются слова "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ" для распоряжений и "РЕШИЛ" или "РЕШИЛИ" для решений. Распоряжения руководства предприятия издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам.

    Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производственным вопросам.

    Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

    Приказы являются одними из наиболее важных документов предприятия.

    Приказ  — это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

    Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и  другим производственным вопросам относятся  к приказам по основной деятельности.

    Подготовка  приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта  приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

    Проекты приказов готовятся специалистами  предприятия по поручению руководителя.

    Приказы оформляются на общем бланке предприятия  или на бланке приказа.

    Приказ  должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в  валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

    Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

    Приказ  должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "о чем?", например: "О  реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпусков" и т. д. Недопустимо использовать заголовки типа: "Приказ по предприятию" или "Приказ генерального директора".

     Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием я издания приказа являются:

     - нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);

     -   решения совета директоров, общих собраний акционеров;

     -   производственная необходимость.

     Констатирующую  часть приказа опускают,  если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

     Во  второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова "ПРИКАЗЫВАЮ", пишут "кому" (исполнителю или структурному подразделению), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания).

     Если  поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

     Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если  пункт о контроле отсутствует, контроль за исполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

     Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия  с его содержанием. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Оперативное хранение документов (организация  хранения документов, номенклатура дел, формирование дел).

    Внутренние  документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);
• регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).

     На  этапах исполнения и завершения работ  с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

• передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
• контроль исполнения документа;
• исполнение документа;
• проставление отметки об исполнении;
• подшивка исполненного документа в дело.

     Завершающими  стадиями работы с внутренними документами  являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трехлетнего срока или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

     Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел, одним из разделов которой является номенклатура дел кадровой службы.

     Номенклатура  дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной > системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

     Номенклатура  дел составляется по установленной  и   включает   реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).

    Номенклатура  дел кадровой службы является выпиской из номенклатуры дел предприятия, подписывается руководителем этой службы и не содержит грифа утверждения.

    Содержательная  часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5-ти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) и N статьи по перечню, примечания.

    В графе 1 таблицы номенклатуры дел  указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

• индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
• порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

    В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

    Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью  документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

      Название  вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 2006 год. Копии».

     Дела  по вопросам, не разрешенным в течение  одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел  следующего года с тем же индексом.

     В номенклатуру дел также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

     Графа 3 «Количество томов» заполняется  по окончании календарного года. В  графе 4 «Срок хранения и номер  статьи по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные  номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.

     При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

     По  окончании календарного года сведения о заведенных в кадровой службе делах вносятся в итоговую запись о количестве заведенных в организации дел по всем структурным подразделениям в целом.

     При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по вопросам текучести кадров (сводки, аналитические справки, докладные записки)».

     Авторский Признак предполагает группировку в дела документов  одного  автора. Для     группировки     переписки     используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и   раскрывается   содержание   вопроса. Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Группировка   документов   за   какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому Признаку. Планово-отчетные документы группируются в дела  по номинальному,  авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

     Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

     При формировании дел необходимо соблюдать  следующие требования: документы  постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные документы - от их проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

     Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

     В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел, не закрывающихся по окончании  календарного года (например, личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).

     Дело  должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

     Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым они относятся.

     Документы, помещенные в дело, должны иметь  подписи, дату, индекс, копии-заверительную надпись, отметку «В дело».

     Документы в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

    Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

    Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

    Утвержденные  предприятием планы и отчеты по работе с кадрами группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

    Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

    Переписка группируется за календарный год  и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

     Обзоры, докладные записки, акты, справки  и другие документы группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Закрытое  акционерное общество

     Трест «БашСпецПокрытие» 
 
 

     ПРИКАЗ  

     г.Уфа                                                    № 1                           от «01» января 2007 г. 
 

     «О  проведении инвентаризации» 
 
 

     Для проведения инвентаризации по предприятию 

     ПРИКАЗЫВАЮ:  

1. Создать комиссию для проведения инвентаризации в составе:

Председатель  комиссии: Джулай Е.С. – главный инженер

     Члены комиссии:             Тимофеев Н.В. – начальник ХО

                                                Зотов И.А. – начальник ОМТС

                                                Иванова А.В. – бухгалтер

2. Сроки проведения инвентаризации с 01.01.2007 по 31.01.2007 года.
3. Инвентаризации подлежат все материальные ценности.
4. Акт инвентаризации предоставить на рассмотрение и утверждение не позднее 01.02.2007 года.
5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

     Генеральный директор                     ________________          С.В.  Петров  
 
 

     С приказом ознакомлен:        ____________________

                                                        ____________________

                                                        ____________________

                                                        ____________________ 
 
 

   Используемая  литература  

1. Трудовой  Кодекс РФ.
2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе/ - М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
3. Документы. Делопроизводство. – М.: «Издательство ПРИОР», 2004