Ирина Эланс
Нормативно-методическая база делопроизводства. 2
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Тема 1. Нормативно-методическая база делопроизводства
1.1. Понятие документа. Виды документов, их классификация.
1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов.
1.3. Состав реквизитов документов и общие требования к их оформлению.
1.4. Бланки документов предприятия.
1.1. Понятие документа. Виды документов, их классификация
Понятие "делопроизводство" базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.
Принятый 25 января 1995 года Государственной думой закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» в статье 5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы». Результатом документирования является документ - «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [1.Ст.2], т.е. установить полное ее совпадение, тождественность.
В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с бумагой сейчас широко используются и другие носители: лента, диски, позволяющие использовать для документирования технические, в том числе автоматизированные средства.
Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.
Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Сюда относятся следующие виды документов:
·организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
·распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указы, постановления);
·информационно-справочные и справочно-аналитические документы (акты, письма, факсы, справки, протоколы, докладные и объяснительные записки и др.).
Все перечисленные документы
называют сокращенно ОРД (организационно-
Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений. Данные документы изучаются в соответствующих учебных курсах.
Документы могут классифицироваться:
по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по виду оформления: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты.
Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки надо обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
1.2. Унификация
и стандартизация
В современных условиях произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Кроме того, ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.
Унификация - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
Результатом унификации является создание унифицированных систем документации (УСД).
"Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности [7.С.8]"
Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.
Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унифицированные формы документов могут быть разработаны и конкретной организацией, но такие формы обязательны для применения только в пределах этой организации.
В настоящее время действует 8 общегосударственных УСД:
·унифицированная система организационно- распорядительной документации;
·унифицированная система банковской документации;
·унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
·унифицированная система отчетно-статистической документации;
·унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
·унифицированная система документации по труду;
·унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
·унифицированная система внешнеторговой документации.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
В «Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», введенном в действие с 1 января 1995 года приказом Министерства финансов Российской Федерации, указано, что типовые формы бухгалтерской отчетности и инструкции о порядке заполнения этих форм разрабатываются и утверждаются Министерством финансов Российской Федерации.
Министерства и ведомства Российской Федерации, республик, входящих в состав Российской Федерации, дополнительно к типовым формам могут устанавливать специализированные формы бухгалтерской отчетности для организаций системы, по согласованию соответственно с министерствами финансов Российской Федерации и республик, входящих в состав Российской Федерации.
Одновременно с разработкой унифицированных систем документации разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации - это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Все они по содержанию подразделяются на 3 группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях, например общероссийский классификатор продукции (ОКП), общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), общероссийский классификатор валют (ОКВ) и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах: общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах: общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.
Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты, так и унифицированные системы документации:
ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.
ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные
системы документации. Система организационно-
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: термины и определения.
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 году Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.
ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
1.3. Состав реквизитов документов и общие требования к их оформлению
Юридическая сила документа
обеспечивается установленным для каждой
разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных
элементов оформления документа (подпись,
дата, текст, печать, наименование автора
документа и др.). Современные требования
к оформлению организационно-
Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.
Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.
ГОСТ Р 6.30-97 установил максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов - 29. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:
01 - государственный герб Российской Федерации,
02 - герб субъекта Российской Федерации,
03 - эмблема организации или товарный знак,
04 - код организации,
05 - код формы документа,
06 - наименование организации,
07 - справочные данные об организации,
08 - наименование вида документа,
09 - дата документа,
10 - регистрационный номер документа,
11 - ссылка на регистрационный
номер и дату входящего
12 - место составления или издания документа,
13 - гриф ограничения доступа к документу,
14 - адресат,
15 - гриф утверждения документа,
16 - резолюция,
17 - заголовок к тексту,
18 - отметка о контроле,
19 - текст документа,
20 - отметка о наличии приложения,
21 - подпись,
22 - гриф согласования документа,
23 - визы согласования документа,
24 - печать,
25 - отметка о заверении копии,
26 - отметка об исполнителе,
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело,
28 - отметка о поступлении документа,
29 - идентификатор электронной копии документа.
Рассмотрим данные реквизиты более подробно (схемы расположения реквизитов даны в приложении 1 и 2).
01 Государственный герб Российской Федерации
Государственный герб РФ изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.
02 Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
Гост Р 6.30-97 содержит специальный раздел «Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ». Данный раздел предусматривает, что «бланки документов с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти или иных государственных органов и учреждений. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров...» [4.С.9].
03 Эмблема организации или товарный знак
Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение.
Эмблему также не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб или герб субъекта РФ. Рекомендуется эмблему фирмы делать размером не более 2,5х2,5 см.
04 Код организации
Код по общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть поставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Код по ОКПО присваивается органами статистики.
05 Код формы документа
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ) и строится следующим образом:
хх хх ххх х
Здесь первые две цифры обозначают класс форм (принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации);
следующие две цифры - подкласс форм (общность содержания множества форм документов и направленность их использования);
следующие три цифры - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
последняя цифра - контрольное число.
Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом:
09 - Унифицированная система
документации Пенсионного
01 - Документация по учету и распределению средств,
004 - Расчетная ведомость
по страховым взносам в
6 - контрольное число.
Код по ОКУД впечатывается при составлении конкретного вида документа.
06 Наименование организации
Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже.
Например:
Федеральная архивная служба России
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.
Если имеется двойное подчинение - министерству и местным органам власти, то в документе указывают только наименование местных органов власти.
Наименование организаций субъектов
Российской Федерации, имеющих наряду
с русским языком в качестве государственного
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организаций указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию.
07 Справочные данные об организации
Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения).
08 Наименование вида документа
Этот реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Этот реквизит проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов. Для писем разрешается применение данного реквизита только в словосочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
Наименование вида документа печатается прописными буквами от границы левого поля (на бланке с угловым расположением реквизитов) или посередине верхнего поля документа (на бланке с продольным расположением реквизитов). Точка в конце не ставится. Если документ пишется от руки, например докладная или объяснительная записка, то данный реквизит пишется с большой буквы.
09 Дата документа
Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой считается дата подписания документа, его утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.
Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты, как гриф согласования (визирования), гриф утверждения, резолюция, отметки о получении и исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.
В организационно-
В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например, 22 августа 2000 года.
10 Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.
Регистрационный номер исходящих документов чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/89, где 02 - индекс структурного подразделения, 15 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправляемого документа или № ОМ-3/115, где ОМ - отдел маркетинга, 3 - номер дела, 115 - порядковый номер документа. Или: № 115/ЮЛ- 3 (115-порядковый номер документа, 3 - номер дела, ЮЛ - Юрий Лужков).
На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например, совместный документ Центробанка РФ и Государственного таможенного комитета (ГТК) РФ может иметь номер:
01-20-105/11921,
где 01-20-105- номер, присваиваемый Центробанком,
11921- номер, присваиваемый ГТК РФ.
11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Важным реквизитом является ссылка на регистрационный номер и дату документа-запроса, на который дается ответ. Этот реквизит появился лишь в 1972 году в ГОСТе. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой «На Ваше письмо от 17 мая 1970 г. за № 02-15/89 сообщаем...». Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Оформляется следующим образом: на № 02-13/36 от 04.09.2000.
При получении ответного документа по этому реквизиту подбирается копия инициативного документа, на который пришел ответ, подкладывается к полученному ответу и только вместе эти документы идут в работу. В этом случае сразу будет полная информация по вопросу: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.
12 Место составления или издания документа
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам " Наименование организации" и "Справочные данные об организации", например: на бланке Московского института стали и сплавов город Москва не указывается.
Место составления или издания
указывают с учетом принятого административно-
Сокращение "г." в этом реквизите не ставится при обозначении "Москва", а также при написании городов, оканчивающихся на "град", "город" и "бург", например: Санкт-Петербург, Волгоград, Нижний Новгород.
13 Гриф ограничения доступа к документу
Этот реквизит проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию. Проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа или на титульном листе.
В первой строке данного реквизита
могут проставляться следующие отметки:
"КТ" (коммерческая тайна), "ДСП"
(для служебного пользования), "Конфиденциально".
Во второй строке проставляется номер
экземпляра. Он может быть дополнен другими
данными, предусмотренными действующим
законодательством об информации, отнесенной
к государственной тайне или конфиденциальной.
Например,
КТ
Экз. №2.
или:
Конфиденциально
Экз. №1
14 Адресат
Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки).
Таким образом, адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.
Порядок написания адресата установлен стандартом.
Реквизит адресат максимально может состоять из следующих составных частей:
- наименование организации, учреждения (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
