Нормативно-методическая основа делопроизводства

Содержание

 В в е д е н и е

1. Основы делопроизводства

1.1 Понятие делопроизводства

2. Нормативно-методическая  основа делопроизводства

2.1 Понятие нормативно-методической  основы делопроизводства

2.2 Регулирование вопросов  делопроизводства

3. Классификация докуменᴛᴏʙ

3.1 Понятие классификации  докуменᴛᴏʙ

3.2 Виды классификации

3.3 Направления совершенствования  документационного обеспечения  в туризме

Заключение

Список использованной литературы

 В в е д е н и е

Первоначально термин "делопроизводство" появился в устной речи (предположительно в XVII в) и означал процесс решения (производства) дела: "дело производить" - т.е. решать вопрос. 
 
В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, к примеру, достигнутой договоренности. Важно понимать - для этого издревле и создавали документы, учитывая, что устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание докуменᴛᴏʙ, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г. Термин "документ" появился в России в XVIII в. и означал "способ доказательства".

В сфере туризма важное значение имеет организационно-правовая, распорядительная и нормативно- методическая документация, по организации документационного обеспечения предприятий сферы туризма (уставы, положения, инструкции, правила и т.п.), регламентирующая организационно- функциональную структуру и организацию деятельности, задачи и функции, компетенцию, права и ответственность руководителей и специалисᴛᴏʙ. К ней примыкает специальная документация оперативного назначения, относящаяся к организации и правовому регулированию взаимоотношений турисᴛᴏʙ и предприятий сферы туризма. Документация по совершенствованию системы документационного обеспечения и информатизации процессов управления и всей деятельности предприятий сферы туризма, которую необходимо учитывать при выработке стратегии дальнейшего развития документационного обеспечения.

На основании выше сказанного приходим к выводу, что тема реферата является достаточно актуальной.

Цель работы: изучение организации современного делопроизводства в туризме на базе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.

Задачи: характеристика понятия "делопроизводство", знакомство с нормативно-методической основы делопроизводства; изучение классификации докуменᴛᴏʙ.

1. Основы делопроизводства.

1.1 Понятие делопроизводства.

 Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" синонимичны, в и настоящее время значения обоих терминов закреплены ГОСТом Р 51141-98.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Но при этом, новый термин менее удобен в употреблении, учитывая, что он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за ᴄᴫᴏжности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.

От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на базе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.п.).

2. Нормативно-методическая  основа делопроизводства

2.1 Понятие нормативно-методической  основы делопроизводства

Нормативно-методическая основа делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

правила оформления документов;

правила работы с документами;

обеспечение сохранности документов;

порядок передачи документов на архивное хранение;

работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

 2.2 Регулирование  вопросов делопроизводства

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

 Законы РФ.

Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней.

Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам.

Закон РФ от 21.07.93 № 5485 "О государственной тайне" - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гос. тайны и работе с документами, содержащими ее.

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений.

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

 Государственные  стандарты.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:

упорядочение документооборота.

сокращение количества документов.

повышение качества документов.

нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности.

совершенствование работы аппарата управления.

ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительных документов. Требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает: состав реквизитов, расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов;

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" от 27.02.98 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству, по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты, но делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

 Инструкция  по делопроизводству конкретного  предприятия, содержит:

общие положения.

порядок составления и оформления служебных документов.

порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов.

контроль исполнения документов.

порядок работы с исходящими документами.

порядок работы с внутренними документами.

составление номенклатуры дел.

правила формирования дел.

порядок обеспечения сохранности документов.

порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

3. Классификация  документов

3.1 Понятие классификации  документов.

Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на базе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация предоставляет возможность выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

3.2 Виды классификации

В делопроизводстве часто используется понятие "система документации", и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью.

Среди управленческих документов выделяют организационные (устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция) и распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция).

Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.).

Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений.

То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:

документацию по административным вопросам.

документацию по материально-техническому снабжению.

документацию по планированию.

документацию по оперативной деятельности.

документацию по бухгалтерскому учету.

документацию по подготовке и расстановке кадров; и т.д.

Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут условно классифицироваться по ряду признаков:

по месту составления:

входящие - поступившие в организацию.

исходящие - отправляемые из организации.

внутренние - составленные и используемые в самой организации.

Индивидуальные документы - разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми - являются документы, создаваемые вышестоящими органами, для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы - имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку.

Примерные документы - носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, предоставляет возможность строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

по происхождению:

официальные (служебные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке.

личные - касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.

по юридической значимости:

подлинники (оригиналы) - первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором.

копии - документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы.

заверенные копии - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу.

дубликаты - повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

Реже используются другие виды классификации документов:

по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.)

по способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы.

по сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические.

по степени сложности: документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и ᴄᴫᴏжные, где освещается несколько вопросов.

по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы:

"для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная  только для работников конкретной  организации или отрасли).

"секретно", "совершенно  секретно", "особой важности" (информация, содержащая государственную тайну).

"конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ).

"коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения  коммерческих целей, разглашение  которой может нанести ущерб  обладателю информации).

по форме изложения:

индивидуальные - содержание которых излагается в свободной форме.

трафаретные - когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, к примеру, справка с места работы.

типовые - созданные для документирования стандартных ситуаций, к примеру командирования, и используемые во всех организациях.

по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

Еще один критерий классификации документов степень обязательности. По нему вводится деление документов на:

информационные - содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций.

директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.

3.3 Направления  совершенствования документационного  обеспечения в туризме

При изучении состава документации, организации документооборота и процессов документирования ряда типичных предприятий сферы туризма России видно, что их нормативно-методическая основа находится в развитии, однако имеет серьезные недостатки и нуждается в существенном пополнении по целому ряду ключевых направлений.

Требуется, в частности:

совершенствование классификации видов туризма и туристской деятельности.

разработка соответствующих стандартов производства турпродукᴛᴏʙ и комплекса документации.

установление более рациональных процедур документирования и работы с документами при организации туристской деятельности предприятий и оценке ее качества.

необходимость оптимизации состава видов и разновидностей, унификации и стандартизации документации, обеспечивающей управление туристской деятельностью.

Заключение

Подытожив вышесказанное, делаем краткие выводы.

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, и можно выделить две составные его части: документирование деятельности и организация работы с официальными документами, которые взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Далее хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

в работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся - к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами.

от технологии организации работы с документами и от качества создаваемых докуменᴛᴏʙ зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.

классификация предоставляет возможность выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

На основании выше сказанного приходим к выводу, что классификация документов - это распределение документов по группам или видам на базе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Список использованной литературы

1.   ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2.   Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА, 2001. - 272 с.

3.   Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 2001. - 192 с.

4.   Волошин Н.И. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления / Н.И. Волошин, Н.В. Исаева, Е.Н. Ильина, Л.В. Курило. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 304 с.

5.   Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2001. - 112 с.

6.   Терентьева Е.В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е.В. Терентьева. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с.