Нормативно-правовая база документоведения
Раздел 1. Нормативно-правовая база документоведения
Задание 1. Познакомиться с содержанием Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ.
Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
Обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам.
Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.
Информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения. Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа). Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на: информацию, свободно распространяемую; информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях; информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению; информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается. Законодательством Российской Федерации могут быть установлены виды информации в зависимости от ее содержания или обладателя.
Задание 2. Познакомиться с содержанием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 N 1-ФЗ.
Цель закона: настоящий ФЗ регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.
Определения:
Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Задание 3. Познакомиться с содержанием Федерального конституционного закона «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ (с изменениями на 30 июня 2003 г.). Определить порядок использования Государственного герба на бланках.
Государственный герб РФ может размещаться на бланках как в многоцветном варианте (Президента Российской Федерации; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации и др.), так и в одноцветном варианте (Администрации Президента Российской Федерации; Счетной палаты Российской Федерации; Генеральной прокуратуры Российской Федерации и др.), а также в одноцветном варианте без геральдического щита (Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации; федеральных судов и др.).
Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации.
Задание 4. Познакомиться с содержанием закона РСФСР «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991 N 1807-1 (с изменениями на 1 декабря 2002 г.).
Основные правила использования языков:
Официальное делопроизводство. На территории РФ делопроизводство ведется на русском языке, в республиках на государственном языке данных республик, это же правила распространяется и на сам текст документов. В необходимых случаях может вестись на языках народов РФ. Отдельны документы (паспорт, диплом, военный билет и др.) оформляются с учетом национальных традиций РФ, в республике может вестись на государственном языке республики.
В отношениях РФ с зарубежными партнерами и международными организациями. Осуществляется на государственном языке Российской Федерации и на языке соответствующей страны.
В официальной переписке. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации. В республике на государственном языке республики.
Задание 5. Познакомиться с содержанием закона РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара» от 23 сентября 1992 г. N 3520-1 (с изменениями на 11 декабря 2002 г).
Товарный знак и знак обслуживания - обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг (далее - товары) юридических или физических лиц.
Использованием товарного знака считается применение его на товарах, для которых товарный знак зарегистрирован, и (или) их упаковке правообладателем или лицом, которому такое право предоставлено на основе лицензионного договора, также применение товарного знака в рекламе, печатных изданиях и т.д.
Юридические и физические лица могут использовать как свой товарный знак, так и товарный знак изготовителя.
Задание 6. Изучить федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ.
Архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Виды архивов:
Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Сроки временного хранения различных документов:
Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций - 15 лет;
Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;
Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;
Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов: записей актов гражданского состояния - 100 лет; документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет; проектной документации по капитальному строительству - 20 лет; технологической и конструкторской документации - 20 лет; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет; научной документации - 15 лет; кино- и фотодокументов - 5 лет; видео- и фонодокументов - 3 года.
Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Задание 7. Познакомиться с содержанием ФЗ
- «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ (с изменениями на 5 января 2006 г.);
- «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ (с изменениями на 27 июля 2006 г.);
- «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ (с изменениями на 8 декабря 2003 г.).
Акционерным обществом признается коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на определенное число акций, удостоверяющих обязательственные права участников общества (акционеров) по отношению к обществу.
Обществом с ограниченной ответственностью признается созданное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества.
Унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на имущество, закрепленное за ней собственником. В форме унитарных предприятий могут быть созданы только государственные и муниципальные предприятия. Имущество унитарного предприятия принадлежит на праве собственности Российской Федерации, субъекту Российской Федерации или муниципальному образованию.
Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.
Общество с ограниченной ответственностью должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Общество
вправе иметь штампы и бланки
со своим фирменным
Унитарное предприятие должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения унитарного предприятия. Печать унитарного предприятия может содержать также его фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Унитарное
предприятие вправе иметь
Акционерное общество хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.
Общество с ограниченной ответственностью хранит документы по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества. Общество обязано обеспечивать участникам общества доступ к имеющимся у него судебным актам, предоставляется в течение трех дней в помещении исполнительного органа общества, по требованию также предоставляются копии. Плата не превышает затраты на их изготовление.
Унитарное предприятие хранит документы по месту нахождения его руководителя или в ином определенном уставом унитарного предприятия месте. При ликвидации унитарного предприятия документы передаются на хранение в государственный архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Задание 8. На основании гл. 13 и гл. 19 Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (Извлечение) Закон РФ от 30.12.2001 N 195-ФЗ составить перечень норм ответственности должностных и юридических лиц за нарушение норм работы с документами.
Нарушение установленного законом порядка представления обязательного экземпляра документов, письменных уведомлений, уставов редакций или заменяющих их договоров, а равно порядка хранения материалов теле-и радиопередач - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц - от одной тысячи до двух тысяч рублей; на юридических лиц - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.
Нарушение требований законодательства о хранении документов в акционерном обществе влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей. В обществе с ограниченной ответственностью или унитарном предприятии - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
Нарушение оператором почтовой связи правил оказания услуг почтовой связи в отношении сроков и (или) порядка доставки (вручения) адресату судебных извещений, в том числе несвоевременное сообщение суду о доставке (вручении) судебного извещения или невозможности его доставки (вручения) адресату, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пятисот до одной тысячи рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
Непредставление ходатайств, уведомлений (информации), сведений (информации) в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на выполнение функций по контролю за осуществлением иностранных инвестиций в Российской Федерации влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пятисот тысяч до одного миллиона рублей.
Непредставление в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на выполнение функций по контролю за осуществлением иностранных инвестиций в Российской Федерации, сведений (информации), предусмотренных законодательством об иностранных инвестициях на территории Российской Федерации влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пятисот тысяч до одного миллиона рублей.
Нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации - влечет наложение административного штрафа в размере от пятисот до одной тысячи рублей.
Умышленные уничтожение или порча удостоверения личности гражданина (паспорта) либо небрежное хранение удостоверения личности гражданина (паспорта), повлекшее утрату удостоверения личности гражданина (паспорта), - влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере от ста до трехсот рублей.
Незаконное изъятие должностным лицом удостоверения личности гражданина (паспорта) - влечет наложение административного штрафа в размере от ста до трехсот рублей.
Принятие удостоверения личности гражданина (паспорта) в залог -
влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере ста рублей.
Представление заведомо ложных сведений для получения удостоверения личности гражданина (паспорта), в том числе заграничного паспорта, либо других документов, удостоверяющих личность или гражданство, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от пятисот до одной тысячи рублей.
Подделка документа, удостоверяющего личность, подтверждающего наличие у лица права или освобождение его от обязанности, а равно подделка штампа, печати, бланка, их использование, передача либо сбыт - влечет наложение административного штрафа на юридических лиц в размере от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей с конфискацией орудий совершения административного правонарушения.
Раздел 2. Развитие документа и его формуляра
Занятие 2.1. Документ и его функции. Способы документирования
Задание 1. Проанализировать употребление понятия "документ" и его синонимов по Генеральному регламенту 1720 г., Общему губернскому учреждению 1775 г., Общему учреждению министерств 1811 г.
Вся информация записывается, а значит, документ выступает средством управления. Позже понятие «документ» изменяется на понятие «информация». С развитием государственного аппарата усложняются делопроизводственные процессы: расширяется сфера применения письменной фиксации действий чиновников, появляются требования к оформлению документов, порядок разрешения вопросов и контроля над их исполнением. Особое внимание уделяется документам, касающихся землевладения, а именно регистрации этих документов. В 1811г. сделки оформляются крепостным порядком. Документирование сделки - это оформление соответствующим способом ее записи и регистрация в государственном органе. В судебнеке уделяется внимание оформлению актов о холопстве и об обязательной регистрации этих актов.
Задание 2. Проанализировать развитие понятия «документ» по словарям и специальной литературе. По выпискам из словарей и специальной литературы определить, какие аспекты – информационный, правовой, управленческий, исторический – легли в основу определения понятия «документ».
Документ - материальный носитель информации, предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве. Содержащиеся в документе сведения должны быть удобны для обработки и иметь в соответствии с действующим законодательством правовое значение;
Документ - деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-то.
Естественные науки. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Большой юридический словарь. Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах.
Экономический словарь. Документ - деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ее обладателей, фиксирующая, удостоверяющая определенные факты, события;
Издательский словарь. Документ - любой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для того, чтобы ее хранить, распространять и использовать: издания всех видов, архивные рукописные.
Экономико-математический словарь. Документ [document] - носитель информации, используемый в любых системах управления, в том числе и автоматизированных.
Ушаков. Документ [от латин. documentum - доказательство] - деловая бумага, служащая доказательством чего-н., подтверждающая право на что-н. (офиц.)
Даль. Документ - всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство.
Большой юридический словарь. Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации.
Задание 3. Проанализировать развитие термина «документ» по государственным стандартам.
В ходе развития общества установилась неразрывная связь между понятиями «документ» и «юридическая сила документа».
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.
Задание 4. Проанализировать развитие термина «информация» по словарям и Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г.
Информация (Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г.) - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Информация (Даль В.И. Толковый словарь живого великорусского языка) – 1. сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством (спец.). передача информации. теория информации (раздел кибернетики, изучающий способы измерения и передачи информации). 2. сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-н. научно-техническая и. газетная и. средства массовой информации (печать, радио, телевидение, кино). * генетическая информация (спец.) - совокупность наследственных признаков, передаваемых от клетки к клетке, от организма к организму. ii прил. информационный, -ая, -ое. информационное бюро. и. бюллетень.
Информация (Советский энциклопедический словарь) - первоначально — сведения, передаваемые одними людьми другим людям устным, письменным или каким-либо другим способом (например, с помощью условных сигналов, с использованием технических средств и т. д.), а также сам процесс передачи или получения этих сведений. И. всегда играла в жизни человечества очень важную роль. Однако в середины 20 в. в результате социального прогресса и бурного развития науки и техники роль И. неизмеримо возросла. Кроме того, происходит лавинообразное нарастание массы разнообразной И., получившее название «информационного взрыва». В связи с этим возникла потребность в научном подходе к И., выявлении её наиболее характерных свойств, что привело к двум принципиальным изменениям в трактовке понятия И. Во-первых, оно было расширено и включило обмен сведениями не только между человеком и человеком, но также между человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире. Передачу признаков от клетки к клетке и от организма к организму также стали рассматривать как передачу И. (см. Генетическая информация, Кибернетика биологическая). Во-вторых, была предложена количественная мера И. (работы К. Шеннона, А. Н. Колмогорова и др.), что привело к созданию информации теории (См. Информации теория).
