Нормативно-правовое регулирование делопроизводства

Оглавление

Введение……………………………………………………………………...……3

Глава I. Нормативно-правовое регулирование делопроизводства…………....4

Глава II. ГОСТ Р 53898-2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению…………………………………………………..........9

Заключение……………………………………………………………………….14

Список использованных источников и литературы…………………………...15

Введение

Нормативно-методическое регулирование  делопроизводства (или документационного  обеспечения управления) позволяет  грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

организовать документооборот;

обеспечить хранение и использование  документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных  правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и  использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение  и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

- законодательные акты Р Ф  в сфере документации и информации;

- указы и распоряжения Президента  Российской Федерации, постановления  Правительства Российской Федерации  в сфере делопроизводства;

- нормативные правовые акты  федеральных органов исполнительной  власти (министерств, комитетов,  служб, агентств и др.), регламентирующие  вопросы документационного обеспечения;

- технические регламенты и национальные  стандарты в области документационного  обеспечения управления;

- общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации;

- унифицированные системы документации;

1. Нормативно-правовое регулирование делопроизводства

Современные технологии глобальной коммуникации позволяют экономическим  отношениям существовать в электронной  форме. Это связано с организацией совместной работы большого количества людей, находящихся на значительном расстоянии друг от друга, возможностью напрямую связываться между собой, полной свободой перемещения нематериальных активов по личному усмотрению. Распространение и

обработка, хранение информации являются важнейшей сферой человеческой деятельности, требующей четкого правового регулирования. И ее значение будет возрастать по мере включения все большего числа людей в активный информационный обмен. Развитая компьютерная и коммуникационная инфраструктура стала одним из ключевых факторов успешного социально-экономического развития современного Российского государства, деловой активности его граждан .

Деятельность всех субъектов  гражданских правоотношений так  или иначе связана с документооборотом. Документы используются во всех правовых системах и существовали на протяжении всех исторических этапов как форма выражения гражданских правоотношений и использовались как доказательство.

Опираясь на единые правила, гражданам и бизнесу будет  легче взаимодействовать с государством, особенно в сфере исполнения государственных  услуг, в налоговой, финансовой, социальной сферах. Если мы добьемся отмены бумажного документооборота и перейдем на электронные формы взаимодействия, то достигнем ощутимого ускорения документооборота.

В России сегодня мы находимся  на пороге грандиозной перестройки  всего комплекса знаний и опыта в сфере управления документами. К примеру, в целях внедрения новых информационных технологий в работу органов государственного управления, а значит поддержки электронного документооборота, принят и осуществляется ряд правительственных программ и решений. На протяжении нескольких последних лет в стране выполнялась Федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002-2010 гг.), которая финансировалась из государственного бюджета. В настоящее время идет Федеральная государственная программа (ФГП) «Информационное общество» (2011-2020 гг.) .

Речь идет, прежде всего, об электронном взаимодействии органов  между собой и гражданами или  организациями при обеспечении  и реализации их прав через отраслевые информационные системы или много-

функциональные центры, осуществляющие сервисные задачи или отдельные  операции путем непосредственного  взаимодействия и обмена ЭД. Самыми трудными и самыми актуальными становятся вопросы развития  законодательно-нормативной базы, необходимой для электронного документооборота.

Информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) прочно вошли, встроились и развиваются в системе государственного управления. Органы государственной  власти самого разного уровня в той  или иной мере

при реализации своих функций  и полномочий уже сегодня широко используют сетевые ИКТ, реализуя модель так называемого «электронного правительства», в том числе и в сфере организации предоставления и оказания хозяйствующим субъектам, гражданам и населению широкого спектра государственных сервисов и услуг.

Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить:

− обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;

− интеграция государственных  информационных систем и ресурсов;

− увеличение объемов и  качества государственных услуг, предоставляемых  организациям и гражданам

в электронном виде;

− совершенствование нормативно-правового  обеспечения стандартизации и администрирования  государственных услуг.

Исходя из контрольных  значений показателей развития информационного  общества в Р Фна период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70%.

Соответственно использование  сетевых технологий и сети Интернет для решения указанных задач в свою очередь требует установления нормативных предписаний ОГВ и иным субъектам по порядку их взаимодействия и урегулирования порядка предоставления государственных услуг. Все эти обстоятельства однозначно диктуют необходимость изменения принципов организации и регулирования электронного документооборота, учитывающих особенности инфокоммуникационных технологий.

Анализ существующей законодательно-нормативной  базы нашей страны и ее сравнение  с законодательством других стран  показывает, что Россия существенно  отстает в правовом регулировании  использования юридически значимых электронных документов в государственном управлении и деловой деятельности, что значительно снижает эффективность использования ИКТ, прежде всего, в государственном управлении.

Развитие законодательно-нормативной  базы не успевает ни за электронными документами, ни за системами электронного документооборота (СЭД). Тенденция перехода на электронные формы взаимодействия требует проведения эффективной законотворческой деятельности, комплексной работы по систематизации законодательства, устранению административных барьеров и ограничений действующего законодательства по всей сфере правоотношений.

Все это также указывает  на необходимость разработки новых  проектов недостающих федеральных  законов, устанавливающих принципы и общий порядок организации  электронного документооборота, оказания государственных услуг на основе использования ЭД и электронных форм взаимодействия. Несмотря на то, что в развитии отечественной законодательной базы есть элементы хаотичности и фрагментарности, все же

общее направление изменений  видится достаточно логичным и ясным. В этом процессе можно выделить несколько  основных тенденций, которые в первую очередь влияют на вопросы законодательно-нормативного

регулирования управления документами:

− Активное расширение сферы  использования электронных документов как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности. Многие коммерческие организации стремятся  максимально эффективно использовать те возможности, которые уже сейчас предоставляет законодательство. Одновременно возрастает потребность в использовании  электронных документов в государственных  органах.

− Попытка привести российское законодательство в соответствие с  законодательством Европейского союза. Это проявилось в принятии двух федеральных законов. Положения российских законодательных актов были приняты с учетом действующего европейского законодательства в этой области. Европейское законодательство послужило основой и при разработке проектов других законов, например об электронной подписи.

− Ужесточение требований к определенным видам деятельности, в том числе к документированию этой

деятельности. Это выражается, с одной стороны, в установлении более четких и жестких требований к работе с документами в коммерческих организациях и государственных  органах. С другой стороны, в Кодекс

Р Ф об административных правонарушениях введены новые  и значительно увеличены старые штрафы за утрату документов и непредставление их контролирующим органам..

При этом в настоящее время  действуют два федеральных закона о реквизите электронного документа:

Федеральный закон «Об  электронной цифровой подписи» (действует  до 01.07.2012 г.), и вступил в силу новый  Федеральный закон «Об электронной  подписи» от 06.04.2011 г., в то время как базовый закон «Об электронном документе» отсутствует. И это в то время, когда есть четкое понимание, что государственные и муниципальные услуги невозможно эффективно реализовать иначе, чем посредством дистанционных электронных форм взаимодействия и электронного документооборота.

Государственная Дума, принимая Федеральные законы «Об организации  предоставления государственных и  муниципальных услуг», «Об электронной  подписи» в отсутствии законопроектов «Об электронном документе» и «Об информационном взаимодействии органов государственной власти и местного самоуправления», совершает системную ошибку.

Без этих базовых законов  государственные услуги в электронной  форме на практике трудно будет организовать. Базовым законом «Об электронном документе» должны быть определены легальные формулировки терминов единого понятийного аппарата во всей системе законодательства [Возможность использования электронных документов уже давно предусмотрена гражданским законодательством. Так, например, договор в письменной форме может быть заключен как путем составления одного документа, подписанного сторонами, так и путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ст.434 Гражданского кодекса РФ). Использование при совершении сделок электронной подписи (служащей подтверждением авторства электронного сообщения) допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством (п.2 ст.160 ГК РФ).

2. ГОСТ Р 53898-2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.

Настоящий стандарт устанавливает  формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Электронное сообщение должно состоять из XML-документа установленной в  настоящем стандарте структуры  и с заданным составом элементов  и их атрибутов и, возможно, набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения.

 Как электронное сообщение  в целом, так и составные  его части, могут быть независимо  подписаны электронными цифровыми  подписями и другими аналогами  собственноручной подписи и (или)  зашифрованы. Порядок применения  электронной цифровой подписи  и (или) шифрования не относится  к области применения настоящего  стандарта, а рассматривается  как "внешний" по отношению  к нему и регламентируется  отдельными документами.

В настоящем стандарте применены  термины по ГОСТ Р 51141, ГОСТ Р ИСО 15489-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:

1 дополнительные материалы к документу, в том числе дополнительные документы: Документ или совокупность документов, информация которого разъясняет, уточняет и т.п. отдельные вопросы, затронутые в основном документе (справочные материалы по документу).

2 информационное взаимодействие систем управления документами: Обмен электронными сообщениями заданного вида по правилам и в порядке, которые соответствуют требованиям настоящего стандарта, между двумя системами управления документами.

3 отправитель электронного сообщения: Система управления документами, в которой формируется и отправляется электронное сообщение в другую систему управления документами.

4 получатель электронного сообщения: Система управления документами, которая в ходе информационного взаимодействия получает электронное сообщение и обеспечивает его обработку.

5 регистрационно-контрольные данные о документе; РКД: Совокупность сведений о документе, включенных в систему управления документами.

6 XML-документ: XML-файл установленной настоящим стандартом структуры и с заданным настоящим стандартом составом элементов и их атрибутов.

Каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, должно оформляться как XML-документ и, возможно, один или несколько дополнительных файлов - документов в электронном  виде, являющихся неотъемлемой частью сообщения. 
Заголовок сообщения должен быть самостоятельной, обязательной зоной сообщения. Зона сообщения "Заголовок" сообщения должна составлять корневой элемент XML-документа.

электронное сообщение; сообщение: XML-документ, а также, при необходимости, дополнительные файлы, передаваемые (получаемые) из одной системы управления документами в другую систему управления документами. Зоны сообщения оформляются как самостоятельные, независимые элементы XML-документа первого уровня иерархии. Передаваемая в зоне сообщения информация оформляется как вложенные элементы XML-документа второго и последующих уровней иерархии.

Информационное взаимодействие двух систем управления документами осуществляется посредством последовательного  обмена сообщениями заданного вида.

При этом одна система управления документами рассматривается как  отправитель документа на исполнение (или на обработку), а вторая —  как получатель, обеспечивающий исполнение (обработку) полученного документа. Работа с документами ведется  в системах управления документами  независимо и в рамках данного  стандарта не рассматривается.

При информационном взаимодействии систем управления документами отправка уведомлений, документов-ответов, дополнений к основному документу и дополнений к документу-ответу может либо не производиться, либо может производиться  неоднократно.

Зоны сообщения оформляются  как самостоятельные, независимые  элементы языка XML первого уровня иерархии. Передаваемая в зоне информация оформляется  как вложенные XML элементы второго  и последующих уровней иерархии. Как и для элемента – описателя  зоны, так и у вложенных элементов  указывается их имя типа, содержание и допустимые атрибуты.

При описании вложенных элементов  дополнительно указывается их допустимое количество (кратность):

1 - обязательный, может встречаться  только один раз; 

1-n - обязательный и может  встречаться несколько раз; 

0-1– не обязательный, может встречаться только один раз;

0-n – не обязательный, может встречаться несколько  раз. 

Для атрибутов элементов  кратность может быть установлена  только равной:

1 – обязательный атрибут; 

0 – не обязательный  атрибут. 

При описании атрибутов и  содержания элементов используются следующие типы данных:

String — строка;

Date — дата в формате  дд.мм.гггг;

DateTime — дата и время  в системе UTC;

Num — целое число; 

1. Enum — целое число из перечня допустимых значений.

Сообщения могут содержать файлы (наборы файлов), обеспечивающие передачу документов в электронном виде.

Возможны два способа передачи файла (содержимого файла) в сообщении:

1. внутри основного XML-документа; 

2. отдельно от основного XML-документа. 

Во втором случае возможна передача в XML-документе указателя местонахождения  файла (ссылки на файл). Формат данных файлов настоящим стандартом не регламентируется и их обработка производится по усмотрению разработчиков систем управления документами. Данные файла трактуются при передаче как двоичные.

Для передачи файла в сообщении  определен специальный элемент DocTransfer, единый для всех зон (элементов) и  который может быть использован  на любом уровне иерархии. Набор  файлов передается как совокупность данных элементов.

Зону «Заголовок» образует корневой элемент XML-документа — Header, определяющий версию стандарта, по которому сформировано сообщение, вид передаваемого сообщения, дату и время его формирования и от кого/кому и когда оно передается.

Зону «Документ» образует элемент Document первого уровня иерархии и вложенные  в него элементы. Зона «Документ» может использоваться в сообщении для передачи:

1. полной информации о реквизитах  и файлах передаваемого в сообщении  документа; 

2. ссылочной информации о ранее  переданном документе: 

Зону «Задания» образует элемент TaskList первого уровня иерархии и вложенные  в него элементы. Зона содержит реквизиты  заданий по исполнению документа.

Зону «Дополнительные материалы» образует элемент AddDocuments первого уровня иерархии и вложенные в него элементы. В данной зоне могут передаваться как материалы, представленные в  электронном виде (в виде файла, набора файлов; просто текста), так и ссылки на ранее переданные документы.

Зону «Расширение» образует элемент Expansion первого уровня иерархии и  вложенные в него элементы. Состав и структура вложенных элементов  зоны «Расширение» настоящим стандартом не регламентируется и определяется разработчиком соответствующей  передающей системой управления документами. В зоне «Расширение» рекомендуется  использовать элементы, определенные в данном стандарте.

Зону «Уведомление» образует элемент Acknowledgement первого уровня иерархии и  вложенные в него элементы.

Стандартом предусматривается  два вида уведомлений:

1. «Уведомление о доставке и  приеме сообщения». Информирование  отправителя сообщения о том,  что сообщение получено и прошло  формальный разбор. Осуществляется  проверка соответствия структуры  сообщения стандарту. 

2. «Уведомление о регистрации  документа». Информирование отправителя  сообщения о том, что документ, переданный в сообщении, принят  в работу (зарегистрирован).

Заключение

Итак, прежде чем внедрять информационные технологии, необходимо привести в порядок существующее делопроизводство и его нормативную  базу, а также разработать новые  или дополнить имеющиеся нормативные  акты, включив в них положения, регламентирующие работу с электронными документами.

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) приводит к интересному  феномену: техническая работа с документами (регистрация, создание, согласование и т.д.), которой раньше занимались специально выделенные сотрудники службы ДОУ, перекладывается на плечи исполнителей. Делопроизводством в той или  иной мере начинают заниматься все  пользователи системы, и их ошибки могут  иметь серьезные последствия. Чтобы  избежать неприятностей и снизить  риски финансовых потерь, необходимо регулярно проводить переподготовку персонала, давая всем сотрудникам  базовые знания по делопроизводству и по особенностям работы с электронными документами.

Опыт показывает, что если руководители сами работают в СЭД, то ее внедрение проходит проще и  эффективнее, повышается исполнительская  дисциплина и увеличивается качество и скорость принятия решений.

Внутренние нормативные  документы довольно редко разрабатываются  заново, чаще всего в уже существующие вносятся дополнения и изменения, регламентирующие работу с электронной информацией. Это особенно характерно для инструкции по делопроизводству, так как она  чаще всего представляет собой многостраничное  руководство, переписать которое целиком  нет ни сил, ни времени.

.

Список использованных источников и литературы

1. Ларин М. В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации [Электронный ресурс] // временные технологии делопроизводства и документооборота: сетевой журнал. 2010. URL: http://www.mcfr.ru/

2. Моченов В. Ю. Правовое регулирование электронной коммерции: дисс. … канд. юр. наук. М., 2007. 175 с.

3. О персональных данных: Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 года // Собрание законодательства Россий-

ской Федерации (СЗРФ). 2006. № 31.1. Ст. 3451.

4. Об обеспечении доступа  к информации о деятельности  государственных органов и органов  местного само-

управления: Федеральный закон № 8-ФЗ от 09.02.2009 года // СЗРФ. 2009. № 7. Ст. 776.

5. Семилетов С. И., Соловьев  В. Ю. Законодательная база электронного документооборота в Российской Федерации

// Информационное право. 2011. № 3. С. 7-13.

6. Храмцовская Н. А.  Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления доку-

ментами в России [Электронный ресурс]. URL: http://ecm-journal.ru/docs/Tikhaja-ehlektronnaja-revoljucija-vdeloproizvodstve-

i-arkhivnom-dele.aspx (дата обращения: 23.12.2011).

7. Шелепина Е. А. Правовые аспекты электронного документооборота: дисс. … канд. юр. наук. М., 2007. 226 с.