Носители информации

 
 
 
 
 
 

Контрольная работа по дисциплине: 

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

 

 

Содержание 

Введение………………………………………………………………………….......3

Носитель  информации как материальная составляющая документа…………….5

Бумажные  носители информации…………………………………………………..6

Оптические (лазерные) носители информации……………………………………7

Магнитные носители информации…………………………………………………8

Перфорированные носители информации………………………………………..11

Микрографические  носители информации……………………………………….13

Проблема  долговечности носителей информации…………………………….....14

Заключение………………………………………………………………………….16

Список  использованной литературы………………………………………….......18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Наша  цивилизация немыслима в её сегодняшнем  состоянии без носителей информации. Наша память ненадёжна, поэтому достаточно давно человечество придумало записывать мысли во всех видах. Носитель информации - это любое устройство, предназначенное для записи и хранения информации.

      Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное  движение.

      Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.        Высокую степень актуальности имеет в настоящее время именно документированная информация (документ). Документы при формировании единого информационного пространства органов федерального, регионального и местного уровней циркулируют довольно активно (в последнее время - больше в электронном формате).

      Актуальность темы работы заключается в том, что понятие "документированная информация" основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т. д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя  информации.

      Примерами носителей могут быть и бумага, или USB-Flash память, также как и глиняная табличка или человеческая ДНК. Информация тоже бывает разная - это и текст и звук и видео. История носителей информации начинается довольно давно ... 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Носитель  информации как материальная составляющая документа

      Сама  информация не выступает достаточным  признаком документа. Материальная составляющая – одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может.

      Материальная  составляющая документа – это  его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

      Материальную  составляющую документа определяет материальный носитель информации –  материальные объекты, в которых  сведения (данные) находят свое отражение  в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

      Согласно  “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения”, носитель документированной информации – это “материальный объект, используемый для закрепления и  хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде”.

      Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени  обусловливает его специфическую  материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п.

      Эта специальная конструкция обеспечивает выполнение документами их главной  функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения сообщения.

      Информация, содержащаяся в документе, обязательно  закреплена на каком-то специальном  материале (бумага, кино-, видео-, аудио-, фотопленка и т. п.), имеющем определенную форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.)1.

      Материальная  основа документа – совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации. В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие  группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь подразделяются на бумажные документы и документы на небумажной основе – полимерные документы (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные).

Бумажные носители информации

      Наиболее  массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.

      В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая информация отнесена к разряду документированной информации и представляет собой различные виды документов.

      К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др.

      Бумага  соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко  фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги – она позволяет  тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги. 
 

Оптические (лазерные) носители информации

      Развитие  материальных носителей документированной  информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя. Начиная с 1980-х годов, всё более широкое распространение получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при помощи лазерного луча.

      В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными  материальными носителями документированной  информации, записанной цифровым способом.

      Оптический  документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в  единой цифровой форме информации любого вида – звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.2

      Оптический  документ - это интегральный вид  документа, способный вобрать в  себя достоинства и возможности  книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи  и т. д., причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

      Самым перспективным видом оптического  документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск – материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча.

      Компакт-диски  изготавливаются из поликарбоната  толщиной 1,2 мм, покрытым тончайшим  слоем алюминия (ранее использовалось золото) с защитным слоем из лака, на котором обычно печатается этикетка.

      По  технологии применения оптические, магнитооптические  и цифровые компакт-диски делятся  на 3 основных класса:

      1. Диски, допускающие однократную  запись и многократное воспроизведение  сигналов без возможности их  стирания (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many - один раз записал, много раз считал). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ.

      2. Реверсивные оптические диски,  позволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW, CD-E). Это наиболее универсальные диски, способные заменить магнитные носители практически во всех областях применения.

      3. Цифровые универсальные видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с  большой ёмкостью (до 17 Гбайт).

      В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными  материальными носителями документированной  информации, записанной цифровым способом. Вместе с тем активно ведутся  работы по созданию ещё более компактных носителей информации с использованием, так называемых, нанотехнологий, работающих с атомами и молекулами. Плотность упаковки элементов, собранных из атомов, в тысячи раз больше, чем в современной микроэлектронике. В результате один компакт-диск, изготовленный по нанотехнологии, может заменить тысячи лазерных дисков. Таким образом, внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документированной информации.

      Магнитные носители информации

      В настоящее время материальные носители магнитной записи классифицируют:

      - по геометрической форме и  размерам (форма ленты, диска,  карты и т.д.);

      - по внутреннему строению носителей  (два или несколько слоёв различных  материалов);

      - по способу магнитной записи (носители для продольной и перпендикулярной записи);

      - по виду записываемого сигнала  (для прямой записи аналоговых  сигналов, для модуляционной записи, для цифровой записи).

      К магнитным носителям информации относят магнитную ленту (МЛ), магнитную карту (МК), магнитный диск (МД) (жесткий и гибкий).

      Из  этой группы в настоящее время  наиболее используемыми для работы с документированной информацией  являются магнитные диски.

      Магнитный диск – носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

      Магнитные диски делятся на жесткие и  гибкие (дискеты).

      Жесткий магнитный диск (винчестер) – это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе с персональным компьютером, и устанавливается внутри него.

      Винчестеры  значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.3

      Гибкий  диск (флоппи-диск) или дискета – это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Гибкий магнитный диск широко используется в персональных компьютерах и является сменным носителем документированной информации. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости.

      В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью 1,44 Мбайт. Они позволяют  переносить документ и программы  с одного компьютера на другой, хранить  информацию, не используемую постоянно в компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестких дисках.

      Широкое применение, прежде всего в банковских системах, нашли так называемые пластиковые  карты, представляющие собой устройства для магнитного способа хранения информации и управления данными.

      Пластиковая карта представляет собой документ, выполненный на основе металла, бумаги или пластика стандартной прямоугольной  формы, хотя бы один из реквизитов которого находится в форме, доступной  восприятию средствами электронно-вычислительной техники и электросвязи.

      Пластиковые карты бывают двух типов: простые  и интеллектуальные.

      В простых картах имеется лишь магнитная  память, позволяющая заносить данные и изменять их.

      В интеллектуальных картах, которые иногда называют смарт-картами (от англ. smart -умный), кроме памяти, встроен ещё и  микропроцессор. Он даёт возможность  производить необходимые расчёты  и делает пластиковые карты многофункциональными.

      Технологии  и материальные носители магнитной записи постоянно совершенствуются. В частности, наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных дисках при уменьшении его размеров и снижении среднего времени доступа к информации. 

      Перфорированные носители информации

      На  перфорированном документе информация записана путем перфорирования (пробивки) отверстий (перфораций) или вырезки  соответствующих участков материального  носителя.

      В зависимости от назначения документы  на перфоносителях подразделяют на три  типа:

      1) для управления автоматическими  устройствами при выполнении  различных операций в процессе  изготовления и контроля спроектированных  изделий;

      2) для управления, обработки, преобразования  информации при проектировании  изделий на ЭВМ;

      3) для использования в процессе обработки и преобразования.

      Запись  информации на перфорированных документах может быть выполнена на непрерывной  ленте или на карточках, представляющих собой как бы отрезки такой  ленты, или на плоскости, на которой  запись информации производится способом перфорирования. Поэтому по материальной конструкции носителя перфорированные документы делят на карточные (перфокарты, апертурные карты) и ленточные (перфоленты).

      Перфокарты  и перфоленты можно сгруппировать  в виды по следующим признакам:

      по  каналу восприятия – перфокарты и перфоленты относятся к визуальным документам;

      по  материальной основе – искусственные, бумажные, реже пластмассовые (перфокарты) и целлулоидные или лавсановые (перфоленты);

      по  предназначенности для восприятия различают машиночитаемые (перфокарты машинной сортировки) и человекочитаемые (перфокарты ручной сортировки);

      по  расположению матрицы различают  перфокарты с краевой и внутренней перфорацией;

      по  способу кодирования – вырезные с перфорацией, вырезаемой в процессе кодирования, и пробивные с перфорацией, получаемой при кодировании;

      по  способу обработки – перфокарты ручной и машинной сортировки;

      по  целевому назначению перфорированные  документы могут быть разделены  на учетные, справочные, библиографические, информационные, диагностические, учебные.

      Перфорационная  карта, перфокарта – это перфорированный носитель информации в виде прямоугольной карточки из тонкого картона, плотной бумаги или пластмассы, предназначенной для записи информации путем пробивки отверстий (перфораций) или вырезки ее соответствующих участков.

      Перфокарты  применяются, в основном, для ввода  и вывода данных в ЭВМ, а также  в качестве основного носителя записи в перфорационных вычислительных комплексах. Существует большое число видов  перфокарт, различающихся формой, размерами, объемом хранимой информации, формой и расположением отверстий.

      Перфорационная  лента, перфолента – носитель информации в виде ленты (бумажной, целлулоидной или лавсановой), на которую данные наносятся определенной последовательностью кодовых комбинаций отверстий. Каждая кодовая комбинация кодирует один знак и размещается на ленте перпендикулярно направлению ее движения.4

      Перфоленту  можно использовать:

      а) при передаче или приеме телеграфных  депеш;

      б) при работе на вычислительных машинах  и другой организующей технике (пишущей, суммирующей, бухгалтерской, и т. д.), на специальных дешифраторах или в выходном устройстве ЭВМ;

      в) как запись информации научного и  технического характера и т. д. на различных машинах и приспособлениях.

      Микрографические  носители информации

      В массиве документов особое место  занимают носители информации, содержащие одно или несколько микроизображений, получившие общее название микрографических документов или микроформ.

      Микрографический  документ выполняется на микроносителе  в виде микрокопии или оригинала микродокумента. Этот класс документов составляют микрофильмы, микрофиши и микрокарты.

      Микрографические  документы или микроформы производятся в компактной форме на фото-, кино-, магнитоленте или оптическом диске. Их отличительными особенностями являются малые физические размеры и вес, значительная информационная емкость, компактность хранения информации, необходимость специальной аппаратуры для ее считывания. Прогнозируемый срок службы микроформ – 500 и более лет.

      Микрофильм - уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. Он содержит одно или несколько текстовых и графических микроизображений, объединённых общностью содержания.

      Микрофиша - плоская микроформа с расположением  микроизображений в форме сетки. Микрофиша представляет собой отрезок фото-, диазо- или везикулярной плёнки стандартного формата, на которой в заданной последовательности располагается микроизображение. Читать микрофишу можно на читальном аппарате при помощи диапроектора.

      Микрокарта  – носитель информации на фотопленке, вставляемый в апертурную или кляссерную карту. Это документ, изготовленный на непрозрачной основе (на отрезке фотографической или обычной бумаги, а также на металлической основе). Читают микрокарту на читальных аппаратах при помощи эпипроектора (т. е. в отраженном свете). В микрокарте можно использовать и лицевую, и оборотную стороны, разместив на одной стороне поисковый образ документа, библиографическое описание, аннотацию или реферат документа, а на другой – микроизображение всего документа.

      Проблема  долговечности носителей  информации

      Передача  документированной информации во времени  и пространстве непосредственно  связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде, и особенно при хранении, они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.

      Поэтому не случайно проблема долговечности  материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается  стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.

      В процессе документирования наблюдалось  стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила.

      Однако, решая проблему долговечности, человек  сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

      Наиболее  распространённый в настоящее время  материальный носитель документированной  информации – бумага – обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям  по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.

      В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров  для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности  бумажных документов. Дело в том, что  многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит – менее доступными для массового потребителя. Материальные носители документированной информации требуют, таким образом, соответствующих условий для их хранения.

      Таким образом, под материальной составляющей документа имеют в виду: 1) материальную основу документа; 2) форму носителя информации и 3) способ документирования или записи информации.

      Носители  информации самым тесным образом  связаны не только со способами и  средствами документирования, но и  с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов  и видов материальных носителей. 
 
 
 
 
 

      Заключение

      Глобальная  информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса.

      Документирование  информации – обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

      При помощи документирования информация приобретает  необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая  управленческие воздействия от объекта  субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции.

      В результате документирования информация закрепляется (фиксируется) на носителе, приобретает юридическую силу, возможность  идентификации, доказательства ее подлинности. Таким образом, основной формой организации информации в управлении является документ.

      Существует  три основных сущностных подхода  к формулированию понятия документа: как материального объекта; как  носителя информации; как документированной  информации. В течение, длительного  времени главенство в термине принадлежало носителю.

      Современное понимание документа выводит  на передний план информационную составляющую документа и ее правовое обеспечение, позволяющее осуществить идентификацию  документа в процессе его функционирования. Включение в понимание документа правовой составляющей позволяет реализовать концепцию управления документацией на всех стадиях ее жизненного цикла.

      Для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».

      Человек способен воспринимать электронный  документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.