1 Использование и планирование  рабочего времени. Особенности  использования различных графиков  работы и частичного найма.

    Есть  важнейший жизненный ресурс, данный каждому, но используемый нами с различной  отдачей. Причем от эффективности его  использования в значительной степени  зависит успех в жизни. Этот ресурс – время.

          Как  часто доводилось наблюдать, что люди с одинаковыми  способностями (и прочими равными  стартовыми условиями) добиваются в  жизни совершенно несравнимых успехов  лишь только потому, что один из них  стремился максимально использовать главный жизненный ресурс – время, а у других время расходуется  бездарно.

    Рабочее время – часть календарного времени, затрачиваемого на производство или  выполнение определенного объема работ  и услуг. Оно является косвенной  оценкой затрат труда.

    Неотработанное  время подразделяется на не использованное по уважительным причинам (болезнь, например) и не использованное без уважительных причин – потери рабочего времени (прогулы, простои и др.).

    В целом расписание работы характеризуется  устойчивостью.

    Однако  в настоящее время значительный интерес представляют новые типы рабочего графика: гибкий график, сжатая неделя (суммированный рабочий день), частичная занятость. Под гибким рабочим графиком понимается расписание работы, при котором работник может  выбрать время прихода-ухода в  пределах, устанавливаемых руководством. Сжатая рабочая неделя представляет собой график работы, в котором  происходит обмен между количеством  часов, отрабатываемых ежедневно, и  количеством рабочих дней в течение  недели. Так, обычное число часов  может отрабатываться не за пять дней, а за четыре (по десять часов ежедневно) или за три для (по двенадцать часов  ежедневно). Частичная занятость (частичный  найм) – это работа с выполнением  тех же обязанностей, но в течение  меньшего времени.

    1.1  проблемы оптимального использования рабочего времени

    можно выделить три причины, усугубляющие перегруженность:

1. малая степень делегирования ответственности;
2. неверно избранные приоритеты;
3.    слишком большая погруженность в повседневные хлопоты

          1.2 ПРИНЦИП ПАРЕТО

    В.Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах  может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов.

    Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности  работы руководителя.

1.3 ПРИНЦИП ЭЙЗЕНХАУЭРА

    Этот  принцип очень важен для определения  значимости задач. Эйзенхауэр подразделял  задачи по их важности и срочности  на задачи А, В и С (рис. 1). 

    А – задачи: очень важные и срочные  – выполнять немедленно.

    В – задачи: важные, несрочные –  определить, в какие сроки их следует  выполнять.

    С – задачи: менее важные, но срочные  – делеги В 

                                                                                                 Срочность

    Рисунок 1. Распределение приоритетов решения  задач 

    Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя.

    Наибольшая  опасность для руководителя заключается  в  увеличении срочностью (С - задачами), в то время как В -  задачи (или  даже А - задачи) остаются невыполненными.

1.4РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ РАБОЧЕГО ДНЯ

    Рекомендуется пользоваться следующей схемой:

1. поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (на длительный период);
2. изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ);
3. установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи;
4. на первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день).

    Наивысшим приоритетом должны пользоваться также  задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.).

    Специалисты рекомендуют включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения (например, неприятный разговор с подчиненным).

    К делам второй степени важности можно  отнести различного рода среднесрочную  работу, а также работу, связанную  с выполнением обычных функций.

    На  третье место следует поставить  второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и  т.д.);

5. внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;
6. попытаться сократить список работ.

    Рекомендуется:

1. не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;
2. Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;
3. Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;

    Вписывать невыполненные дела в  календарь  на следующий день, а если одна и  та же задача появляется в вашем  календаре в течение нескольких дней подряд, подумать  о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу. 
 
 
 

    Одним из направлений работы службы управления персоналом является наем новых работников. Его основной задачей является удовлетворение потребности фирмы в персонале.

    Наем  осуществляется:

    при создании фирмы;

    при расширении фирмы;

    при замене работников, уволившихся из фирмы.

    Изучение  рынка труда – это первый этап найма работников. Изучение рынка  труда обеспечивает информацию о  его показателях и динамике.

    К ним относятся:

    соотношение предложения и спроса на труд по интересующим фирму видам профессий;

    оплата  и условия труда в конкурирующих  фирмах;

    информация  о фирмах, оказывающих услуги по обеспечению персоналом (биржи труда, агентства по трудоустройству и  т. п.).

    Сегодня маркетинг активно распространился  не только на рынки товаров, но и  на рынки труда. Задачи этого этапа  найма ориентированы на формулирование привлекательных условий для  необходимых фирме работников. Фирма  может конкурировать на рынке  труда, не только предлагая более  высокую по сравнению с другими  фирмами заработную плату, но и;

    более привлекательное место и время  работы;

    удобные транспортные возможности;

    дополнительные  социальные услуги и т. п.

    Основной  задачей при найме персонала  на работу является удовлетворение спроса на работников в качественном и количественном отношении. При этом следует ответить на вопрос: «Где и когда потребуется  работники?».

    Различают понятия «набор» и «наем кадров». Набор кадров – массовое привлечение  на работу персонала в какую-либо организацию. Набор кадров предполагает системный подход к реализации нескольких этапов, осуществляемых в рамках процесса найма персонала.

    Этот  процесс включает:

    1 общий анализ потребности (настоящей  и будущей) в кадрах;             

    2 формирование требований к персоналу  – точное определение того, кто  нужен организации, путем анализа  работы (рабочего места, должности), подготовки описания этой работы, а также определение сроков  и условия набора;

    3 определение основных источников  поступления кандидатов;

    4 выбор методик оценки и отбора  кадров.

    Наем  на работу – это ряд действий, направленных на привлечение кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией. Это комплекс организационных  мероприятий, включающий все этапы  набора кадров, а также оценку, отбор  кадров и прием сотрудников на работу. Некоторые специалисты в  области управления персоналом рассматривают  этот процесс вплоть до окончания  этапа введения в должность, т. е. до того момента, когда новые сотрудники ограничено впишутся в конкретный трудовой коллектив и организацию в  целом.

    Когда организации необходимо принять  новых работников, возникают два  вопроса: где искать потенциальных  работников и как известить будущих  работников об имеющихся местах?

    Примеры из опыта США.

    Опрос работников отделов кадров организаций  промышленной сферы и сферы обслуживания США выявил следующие источники  найма персонала (источники расположены  по степени важности): справочники-списки ищущих работу; люди, случайно зашедшие в поисках работы; объявление в  газетах, местные школы, служба по трудоустройству, частные агентства по найму, специальные  собрания-сборы заинтересованных лиц, колледжи, университеты; объявления в  специальных изданиях, профессиональные общества, объявления по радио и  телевидению; фирмы поиска, профсоюзы  и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Результаты  опроса менеджеров различных отраслей промышленности США.

    В РФ наибольшее распространение получили следующие источники найма на работу: люди, случайно зашедшие в поисках  работы; объявления в газетах; средние  школы, колледжи, техникумы; профессионально-технические  училища, высшие учебные заведения, службы по трудоустройству; частные  агентства по найму; объявления по радио  и телевидению; профсоюзы и др.

    Прежде  чем начать отбор сотрудников  вне организации, администрации  следует предложить своим работникам найти кандидатов среди знакомых или родственников, желающих подать заявление о приеме на работу.

    Альтернативой найму новых работников может  быть сверхурочная работа, когда организации  необходимо увеличить объем выпускаемой  продукции. При этом отпадает необходимость  в дополнительных затратах на наем и прием на работу новых работников. А сама сверхурочная работа может  обеспечить имеющихся работников дополнительным доходом, хотя здесь возникают проблемы усталости, увеличения производственного  травматизма. Длительные или частные  сверхурочные работы приводят к росту  затрат на персонал и снижению производительности труда.

    Для удовлетворения потребностей организации  во временном найме существуют специальные  агентства. Временный работник, обладающий необходимыми для данной должности  навыками, может выполнять особые задания. Преимущество, которое дает использование временных работников, состоит в том, что организации  не приходиться выплачивать им премии, обучать их, обеспечивать компенсациями  и заботиться о последующем продвижении  по службе. Временного работника можно  как принят, так и уволить в  любое время в зависимости  от требований выполняемой им работы. Недостатком временных работников является то, что они обычно не знают  специфики работы организации, что  мешает эффективной деятельности организации. Обращение к специализированным организациям, занимающимся привлечением, наймом, подготовкой персонала, аналогично временных работников, но в этом случае работники не являются временными.

    Таблица 1

    Схема найма работника

          Рынок труда                                                Организация

          ê                                                                                    ê

                            ê                                                                                    ê

                              ê                                                                                ê

    Кандидат                                                      Должность

    При найме на работу проводится собеседование  с поступающим, которому задают заранее  подготовленные вопросы.

    Например, вопросы могут касаться следующего.

    1 Каковы долгосрочные и краткосрочные  цели кандидата? Почему и как  он готовил себя к их достижению?

    2 Каковы цели кандидата в жизни,  не связанные с работой, на  последующие пять лет?

    3 Что кандидат реально хочет в жизни?

    4 Почему кандидат заинтересован  в получении этой работы?

    5 Что для кандидата более важно:  деньги или работа, которая нравится?

    6 Каковы основные сильные и  слабые стороны кандидата?

    7 Как бы кандидата мог описать  его друг?

    8 Что побуждает кандидата прикладывать  наибольшие усилия?

    9 Считает ли кандидат, что его образование позволяет выполнять ту работу, на которую он претендует?

    10 Почему именно этот кандидат  должен быть принят на работу?

    11 За сколько дней кандидат сможет  показать себя на работе?

    12 Планирует ли кандидат продолжать  образование?

    13 Как кандидат работает в стрессовых  условиях?

    14 Какие из предыдущих работ  кандидата были наиболее интересными  и почему?

    15 Что является наиболее важным для кандидата в работе?

    При найме в процессе проведения собеседования  работникам кадровых служб приходится решать ряд следующих проблем.

    Первая  из них связана с необходимостью защиты организаций от влияния процессов  криминализации, распространенных в  последнее десятилетие в общественной и экономической жизни России. Решение этого вопроса имеет  тем большее значение для организации, чем более конфиденциальный характер имеет информация в обеспечении  эффективной работы организации. Помимо усилий конкурентов, которые готовы использовать приемы экономического и  научно-технического шпионажа для получения  необходимой информации, в настоящее  время серьезную опасность представляют группы организованной преступности, которые, стремясь к новым доходам, а также к легализации источников своих доходов, проводят активный поиск  возможностей внедрения в успешно  работающие организации для захвата  там руководящих позиций и  изъятия в свою пользу собственности  высокорентабельных организаций.

    Оценка  уровня криминализации кандидатов –  достаточно сложная задача. Для ее решения необходимо, чтобы работник соответствующей кадровой службы обладал  навыками проведения соответствующего  собеседования (отвечающего условиям получения тщательно скрываемых сведений) и при необходимости  организовал сбор информации, объективно характеризующей кандидата как  законопослушного гражданина. В связи  с этим работник кадровой службы должен отличатся не только высоким уровнем  профессиональной подготовки к проведению собеседования, но и владением современными методами психолого-криминалистического  тестирования, для чего необходимо взаимодействие с правоохранительными  и другими административными  органами. Все это требует от работника  кадровых служб определенного уровня психологической и профессиональной подготовки.

    Другая  проблема в работе кадровых служб  в настоящее время связана  с оценкой влияния на уровень  профессионализма вновь нанимаемых на работу, условий их жизни и  деятельности. Именно в этот период – при резкой ломке экономических отношений в России, изменении ее политического статуса и государственных идеологических установок – многие вполне профессиональные специалисты были вынуждены сменить профиль своей деятельности, чтобы получать необходимые средства к существованию. Работая в условиях невостребованности образования и опыта, некоторые из них добились успеха в новой сфере деятельности, а другие не смогли обрести необходимый статус. Возвращение в прежнюю сферу деятельности тех, кто не смог адаптироваться к новым условиям, - процесс достаточно сложный, поскольку часть навыков и профессиональных знаний за этот период были утрачены. В результате как у самого кандидата, проходящего собеседование, так и у работников кадровых служб могут быть серьезные сомнения в возможности полного восстановления у него утраченного уровня профессионализма. В этих условиях работник кадровой службы должен не только оценить перспективы реабилитации профессионального уровня оцениваемого кандидата, но и постараться – даже при проведении дополнительных переговоров – хотя бы частично восстановить утраченное данным претендентом чувство уверенности в своих профессиональных качествах. Даже в том случае, когда есть серьезные сомнения в пригодности данного кандидата, необходимо, чтобы в ходе собеседования он мог проявить лучшие стороны своего профессионализма – в этом случае его оценка как возможность кандидата может быть достаточно объективной. Для того чтобы это произошло, необходимы определенные психологические приемы ведения собеседования, которыми должен владеть работник службы управления персоналом. Владение этими приемами и их использование для максимального раскрытия потенциальных возможностей кандидата позволит организации получить необходимого ей специалиста в сложных условиях частичной утраты его доверия к самому себе.

    Вместе  с тем, при всем доброжелательном и терпимом отношении к проверяемому кандидату, работник кадровой службы должен отдавать себе отчет в том, что  специалист – какой бы квалификацией  он ни обладал – в условиях полной утраты доверия к своим возможностям может принести серьезный вред организации. В этом случае потери от неверных решений  могут быть весьма велики, однако они  могут быть вполне сопоставимы с  ущербом от негативного психологического влияния неудачного выбора. Последнее  определяется тем, что во многих случаях  даже временные неудачи в жизни  и тем более – утрата статуса  полноценного и профессионального  специалиста – могут быть причиной серьезного  изменения стиля повседневного  поведения. Человек, поставивший себе диагноз неудачника, резко меняет формы общения с окружающими. Существенную роль в этом случае будет  играть его критическое отношение  не только к жизненным ценностям, но и к тем, с кем ему приходиться  сталкиваться, - родным, друзьям, сослуживцам, руководству и т. д. Такое поведение  является причиной проявления конфликтов в коллективах организаций. В  этих условиях работник кадровой службы должен взять на себя не легкую задачу диагностики возможного изменения  поведения кандидата на вакантную  должность. Для этого кадровому  работнику необходима хорошая психологическая  подготовка, либо он должен использовать знания привлекаемого специалиста-психолога.

    Наибольшие  сложности представляет собой отбор  при найме работников высшего  эшелона – руководителей организации, их заместителей, руководителей отдельных  направлений деятельности организации. Очевидно, что основу организации  оценки качества руководителей высших эшелонов в рамках данной организации  составляет парадоксальное убеждение: чем выше должность, которую должен занимать претендент, и чем выше ответственность, которую он должен нести, тем меньше число людей  могут выполнять эту работу. Основная причина этого – низкий уровень  профессионализма кадровой работы, присущий руководителям разных уровней (отметим, что парадокс заключается в том, что чем выше уровень руководителя, тем больше он предпочитает руководствоваться собственным мнением и тем меньше доверять научному профессиональному отбору и подбору соответствующих специалистов). Подобный подход – прямое следствие узости профориентации руководителей высших эшелонов, которые из-за высокой ежедневной нагрузки ограничивают объемы поступающей к ним и используемой информации, главным образом сугубо узкими рамками, имеющими непосредственное отношение к проблемам руководимых ими организаций. Проблемы научного подхода к кадровому отбору в этих условиях часто остаются вне их интересов. Исключение составляют те руководители организации, которые по роду своих обязанностей профессионально занимаются отбором персонала.

    Другой  причиной существенных недостатков  в отборе и подборе и подборке кадров высшего эшелона является стремление к отбору в первую очередь  работников, лояльных по отношению  к тому человеку, который занимается данным отбором. Такое желание вполне понятно, если учесть не только условия, в которых приходится работать современному руководителю, но и особенности формирования его карьеры.

    Деловая оценка персонала – целенаправленный процесс установления соответствия качественных характеристик человека требованиям должности или рабочего места.

    Различаются два основных вида деловой оценки персонала: оценка кандидатов на вакантную  должность или рабочее место  при отборе персонала и текущая  периодическая оценка сотрудников  при аттестации персонала.                                                 

    Методы  оценки персонала

    Отбор персонала – часть процесса найма  персонала, связанная с выделением одного или нескольких кандидатов на вакантную должность среди общего числа людей, претендующих ни данную должность (общепринятая трактовка термина). Отбор персонала, как уже отмечалось, осуществляется не только при найме работников, и поэтому в общем случае его следует рассматривать как процесс отбора кого-либо по установленным критериям с использованием определенных методов из общего числа работников, отвечающих этим критериям.

    В условиях рыночных экономики качество персонала стало главнейшим фактором, определяющими выживание и экономическое  положение российских организаций. Отбор работников всегда старались  проводить достаточно тщательно, поскольку  качество людских ресурсов во многом определяет возможности и эффективность  последующего использования, но в прошлом  ограничивались оценкой качества претендентов, обращавшихся за работой по своей  инициативе. В настоящее время  перешли к активным методам поиска и вербовки персонала. Сейчас стремятся  привлечь в организацию как можно  больше соискателей, удовлетворяющих  требованиям, совершенствуется процедура  самого отбора. В прошлом руководитель нередко выбирал работника без  помощи кадровых служб. Он полагался  на свою интуицию и опыт, а также  на рекомендации с прежнего места  работы. Частые ошибки приводили к  увольнению работника и его замене новым. Такой подход в современных  условиях становится не только не эффективным  с точки зрения обеспечения потребностей в квалифицированной рабочей  силе, но и попросту дорогостоящим.

    Работники кадровых служб давно ощущали  потребность в более обоснованных и надежных процедурах. Повышение  эффективности и надежности отбора связывается с последовательным проведением проверки деловых и  личностных качеств кандидата, основанной на взаимодополняющих методах их выявления и источниках информации. Осуществляется поэтапный отбор  кандидатур. Каждый раз отсеивают  тех, кто обнаружил явное несоответствие предъявляемым требованиям. Одновременно применяют, по возможности, объективную  оценку фактических знаний и степени  владения кандидатом необходимыми производственными  навыками. Таким образом формируется  сложная многоступенчатая система  проведения отбора человеческих ресурсов. 
 
 
 
 

2. Обеспечение безопасности бизнеса. Коммерческая тайна и защита информации.