Обеспечение сохранности архивных документов
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1 ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ
ОСНОВЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВА.
ГЛАВА 2 ОБЕСПЕЧЕНИЕ
СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 2.1.
СОБЛЮДЕНИЕ КОДЕКСА АРХИВИСТА
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ
И ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Государственные
архивы — это специализированные
государственные учреждения, основное
звено системы учреждений Федеральной
архивной службы России. В целях
постоянного (вечного) хранения вверенной
им государственной части
Актуальность темы.
В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, имеющие настолько большую информационную и историческую ценность, что ее трудно переоценить.
Обеспечение длительной сохранности архивных фондов, соблюдение правил архивиста, честное и бескорыстное отношение к хранящимся документам является первоочередной задачей работников архивов.
Целью моей работы является:
Рассмотрение условий для обеспечения сохранности архивных документов и соблюдение кодекса архивиста работниками архивов.
Рассмотреть законодательные основы обеспечения сохранности документов архива.
ГЛАВА 1
ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ ОСНОВЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ
СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА.
Документы являются средством закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях.
Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников.
Архивный
фонд Российской Федерации - исторически
сложившаяся и постоянно
Архивы это уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее – горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века – «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.
Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем – пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».
В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.
Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия5. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.
В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.
Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 – «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 – «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 – «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.
В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов – одна из важнейших функций архивных учреждений.
Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона.
Федеральный
закон Российской Федерации от 22
октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации» определяет и
регулирует архивные документы, относящиеся
к государственной собственности; архивные
документы, относящиеся к муниципальной
собственности; архивные документы,
относящиеся к частной собственности; особенности
правового положения архивных документов,
находящихся в собственности Российской
Федерации, субъектов Российской Федерации
или муниципальных образований; защиту
права собственности на архивные документы.
ГЛАВА 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ
СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить сохранность собранных и архивированных документов. Удивительно но, несмотря на понимание и важность сохранения документов, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью и потерей документов.
В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов.
В комплексе работ по обеспечению сохранности документов важное место отводится вопросам технологии хранения документов. Требования к сохранности документов в государственных и ведомственных архивах одинаковы. Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность.
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Чаще применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов.
Основные площади здания отводятся под хранилища. Они изолируются от читального зала и административных помещений.
Кроме них обязательны:
- комната для приема поступающих дел;
- комната для пораженных документов;
- рабочие комнаты для сотрудников;
- читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения;
- помещения для обезвреживания документов вентиляцией;
- комнаты для реставрации и переплета документов;
Здания госархивов должны располагаться вдали от промышленных предприятий, загрязняющих воздух промышленными выбросами, а также больших водоемов. При отсутствии специализированных зданий под архив отводятся помещения, которые можно приспособить для архивохранилища. Исключаются чердачные и подвальные помещения, и помещения, имеющие магистральные трубопроводы.
Если на хранении в архиве находятся особо ценные дела, то для них необходимо иметь отдельное хранилище. Двери архива обиваются металлическим листом с асбестовой прокладкой, имеют прочные замки. На окнах, если их расположение не исключает доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки.
Отдельно стоящие помещения архива оборудуются архивной сигнализацией.
Длительная
сохранность документов зависит
от создания оптимальных условий
их хранения, связанных с благоприятными
температурно-влажностным и
Очень опасны для документов биологические вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве - серьезная угроза сохранности документов. Поэтому, работникам архивов необходимо иметь представление о биологических факторах, влияющих на ускорение "старения" документов, и принимать всевозможные меры для борьбы с этим.
Повреждение документов насекомыми и грызунами встречается гораздо реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки.
Соблюдение
санитарно-гигиенических
Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.
В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего могут сохранять свои свойства.
В
архиве категорически запрещается:
курить, применять
Архивные, библиотечные и музейные фонды содержат издания, рукописи и документы, выполненные, в основном, на бумаге. А бумага наиболее подвержена разрушению и старению в процессе использования и хранения. Цель хранения документов в архивных фондах – снизить воздействие неблагоприятных факторов, увеличить долговечность документов и дать возможность людям пользоваться документами на протяжения всего срока хранения.
Во
многих странах мира ведется постоянный
поиск современных технологий, обеспечивающих
сохранность памятников культуры на бумажных
носителях.
2.1.
СОБЛЮДЕНИЕ КОДЕКСА АРХИВИСТА
В различных архивах, хранилищах, библиотечных и музейных фондах содержатся издания, рукописи и документы, разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы, настоящие памятники культуры. Это печатные и рукописные древние и современные материалы в виде книг, государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения, имеющих огромную историческую, информационную, духовную, экономическую, научную ценность и культурное значение для народа.
Всем известно, насколько важно сохранить документы и экспонаты, рукописи и различные издания в архивах, хранилищах, библиотечных и музейных фондах. Для этого создаются специально оборудованные здания и помещения архивов с соблюдением всех норм для правильного хранения документов, отвечающих всем параметрам обеспечению их сохранности. Уделяется огромное внимание комплексу работ по обеспечению сохранности документов, вопросам технологии хранения документов.
Но сохранение документов еще и от хищений и краж - вот задача, которую необходимо решать постоянно, ведь утеря документов архивов происходит регулярно.
В любом цивилизованном обществе, стране кроме нормативно-правовой системы является соответствующая этика поведения профессионала - архивиста, что закреплено этическим, моральным кодексом. Применение данного кодекса гарантирует сохранность документов, имеющих огромную историческую, информационную, духовную, экономическую, научную ценность и культурное значение для всего народа.
В 1996 голу в Пекине, на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов, был принят Международный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты и рамки поведения для всех, кто занят в архивной сфере.
Основными принципами международного этического кодекса архивистов являются:
- Защита целостности архивных материалов и гарантия их сохранности;
- Осуществление экспертизы ценности, отбор архивных документов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, правовом и административном пространстве;
- Защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования;
- Обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тайны частной жизни, которая может быть в архивных документах;
- Действие в рамках соответствующего законодательства, избегая использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;
- Обеспечение сохранности и использования мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и представителями других профессий;
Эти этические нормы, содержащиеся в Международном этическом кодексе архивистов, признаны и в России. Все, кто работает с документами, должны помнить о профессиональной ответственности и корпоративной культуре работников архивов. Помнить о своей главной задаче - обеспечение сохранности документального фонда архива, Помнить о том, что нельзя использовать свое положение для приобретения документов, проведения сомнительных сделок, противодействие другим лицам по искажению, исправлению или хищению документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Архивы – это уникальные хранители "памяти человечества", государственные центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры. В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа.
Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, имеющие настолько большую информационную и историческую ценность, что ее трудно переоценить. Обеспечение длительной сохранности архивных фондов, обеспечение сохранности документов является научно-технической проблемой, соблюдение правил архивиста, честное и бескорыстное отношение к хранящимся документам является первоочередной задачей работников архивов.
История развития архивов в нашей стране насыщена частыми случаями гибели документов. Причинами этого явились как климатические условия нашей страны, так и безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 года в стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную ответственность за порчу и потерю документов.
В моей работе рассмотрены законодательные основы, действующие в нашей стране, обеспечивающие сохранность документов архива и соблюдение Международного этического кодекса архивиста работниками архивов.
Рассмотрены условия по обеспечению сохранности архивных документов, основные современные методы и тенденции в области обеспечения сохранности документов с учетом разработок архивной практики. Отмечено, что основными требованиями для создания оптимальных условий для сохранности документов является наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности.
Но
не только само здание, но и средства
внутри его имеет значение для
обеспечения сохранности
Отмечено, что длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований, от применения в архивохранилищах приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров, соблюдения температурно-влажностного режима, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего могут сохранять свои свойства.
Ведь
основная цель хранения документов в архивных
фондах – снизить воздействие неблагоприятных
факторов, увеличить долговечность документов
и дать возможность людям пользоваться
документами на протяжения всего срока
хранения. Для этого необходимо выполнять
все необходимые требования, предъявляемые
к помещению, условиям хранения, движению
документов.
СПИСОК
ИСТОЧНИКОВ
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
- Указ Президента РФ от 17 марта 1994 года № 552"Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации"
- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года № 290 "О Федеральном архивном агентстве"
- ГОСТ Р 6.30-97 УСД УСОРД. Требования к оформлению документов. - М., 1998г.-19с.
- ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
- ГОСТ 7.48-2000 «Основные термины и определения»
- Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984.-174с.
- Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002
- Основные правила работы архивов организаций, М., 2003
- Основные правила работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002
- http://www.arhivcentr.ru
СПИСОК
ЛИТЕРАТУРЫ
- Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк. - СПб.: 2001
- Андреева, В.И. Делопроизводство (с образцами документов на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. - 192с.
- Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина.: Под общей ред. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.
- Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие / В.И.Андреева. – М.: КноРус, 2008. - 256 с.
- Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова. – М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 325 с.
- Галахов, В.В. Делопроизводство. Организация и технология работы / В.В. Галахов.: под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: Проспект, 2005. - 456 с.
- Крайская, З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. - 224 с.
- Сергазин, Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. - М.: Высшая школа, 1986. - 239 с.
- Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58-61.
- Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57-61.
- Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №6. – С. 55-60.
- Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58
