Оборудование офиса и его дизайн

Содержание

Введение

Из всех типов сооружений сегодня, пожалуй, именно офисное здание претерпевает наибольшие изменения. Благодаря современным информационным и коммуникационным технологиям офис больше не привязан жестко к месту и времени. Человек работает там, где есть подключение к компьютерной сети.

Несмотря на это, офис не утратит своего значения. Наоборот, в условиях виртуальности важнее, чем когда-либо, становятся непосредственное общение людей и единый центр для всей организации. Перемещаясь по всему миру, сотрудники компании используют центральный офис как своего рода штаб, который поддерживает необходимое чувство принадлежности к коллективу.

Этим обусловлена актуальность темы контрольной работы.

Цель контрольной работы – показать важность правильного  оборудования офиса и его дизайна. Цель достигалась посредством решения  следующих задач:

1. Описать построение офисного пространства;
2. Выделить стандарты оборудования офисов;
3. Описать наиболее современный тип офиса – прозрачный офис.

Работа имеет следующую  структуру: введение, основная часть, заключение, список использованной литературы, приложения. Основная часть состоит из следующих глав:

1. Построение офисного пространства;
2. Стандарты оборудования офисов;
3. Прозрачность: офис 21-го века.

1.Построение  офисного пространства

XIX век был эпохой  зарождения множества новых типов  сооружений. Одним из них было  конторское, офисное здание. На исходе столетия в условиях Северной Америки, в отличие от Европы, возник небоскреб, который более чем полвека оставался - а для некоторых остается и сейчас - наиболее совершенным типом офисного здания. Несмотря на то, что небоскреб весьма эффективен с точки зрения использования пространства, он оказался в целом довольно «бесчеловечным» с точки зрения среды. На смену небоскребу пришел бизнесцентр, сочетающий в себе эффективность многоэтажного делового здания с преимуществами торгового комплекса, ориентированного на потребителя. Другой тенденцией стало перемещение компаний в пригороды, что привело к появлению «бизнес-парков» - комплексов умело спроектированных малоэтажных зданий, окруженных привлекательным ландшафтом и связанных скоростными магистралями с городом и аэропортом.

Современное развитие информационных технологий радикально изменяет представления  о работе в офисе, что сказывается  затем и на самом офисном здании. В 80-х годах основной проблемой  было моральное устаревание определенных типов зданий. Сейчас гораздо большее значение имеет возрастающее несоответствие современным процессам стандартного восьмичасового рабочего дня и всех связанных с ним схем трудовых отношений, расположения предприятий и организации доступа к ним, которые формировали наши города на протяжении сотни лет¹.

Каковы главные принципы, определяющие внешний вид офиса? Хотя эстетические соображения - неотъемлемая часть любого проектирования, красота не может быть главным определяющим фактором в дизайне рабочего помещения. Офис предназначен для определенных процессов, и если их невозможно полноценно осуществить, такой проект не может считаться удачным - каким бы прекрасным он ни казался.

Никто не сомневается  в том, что в проектировании промышленного  здания обязательно должен принимать участие специалист-технолог. Процесс производства подразумевает оптимальную технологическую организацию, и хорошее индустриальное здание всегда ориентировано на этот процесс. Лучшие современные офисные здания следуют тому же принципу, рассматривая работу в офисе как специфический процесс со своими строгими технологическими требованиями.

Офисная работа в целом  может быть разделена на две категории: концентрация и общение. Основной сложностью в проектировании офисов является поиск  равновесия между двумя этими видами деятельности, которое наибольшим образом соответствовало бы той или иной компании. Юридические фирмы предъявляют иные требования, чем торговые компании, банки отличаются в этом смысле от проектных бюро.

Лучшим решением для  сосредоточенной работы был бы отдельный кабинет, в то время как для общения больше подходит открытое пространство. Из взаимодействия этих крайностей и складывается план этажа. Основные из возможных решений - офис закрытого коридорного типа, единое общее пространство и комбинированный офис.

Офис кабинетного типа (Рис. П.1.). На одном конце диапазона находится традиционный офис, состоящий из отдельных комнат, расположенных вдоль коридора. Это традиционная схема офиса, которая создает атмосферу уединения и спокойствия. В таких условиях практически невозможно реализовать коллективную работу, общение сотрудников затруднено, а использования пространства неэффективно. Такое решение подходит для компаний, разделенных на отделы, состоящие из небольшого количества людей. Сообщение между ними ограничено - изоляция важнее. Хотя в целом такая организация работы отходит в прошлое, существуют и будут существовать процессы, которые требуют такой степени уединения.

Существует два вида офисов кабинетного типа. К первому  виду относятся кабинеты для одного-двух человек. В Западной Европе такая схема была распространена до 1970-х годов. Для нее характерным является максимальная уединенность, четкая пространственная организация, статичное впечатление, невозможность работы в команде и отсутствие гибкости. Ко второму типу относятся офисы, состоящие из комнат большего размера, рассчитанных на пребывание в них трех человек и более. При этом возникает определенный дух коллективизма, который однако распространяется только на небольшую группу людей. Одновременно могут возникать проблемы в отношениях с другими отделами компании. Этот тип офиса был популярен в Европе в 70-х годах, в эпоху ранней компьютеризации. Для него характерным является относительная уединенность, статичное впечатление, слабый командный дух и ограниченная гибкость.

Открытое пространство (Рис. П.2). На другом конце диапазона находится офис, состоящий из огромных помещений, рассчитанных на большое количество людей. Пространство ограничивается только наружными стенами. Рабочие места отделяются друг от друга невысокими мебельными перегородками. Эта схема явилась результатом дороговизны офисных площадей и необходимости частых перепланировок. Здания такого типа, как правило, большой ширины и простых очертаний, что позволяет достичь максимальной эффективности. В них обеспечивается высокая степень гибкости и прозрачности. Одновременно с этим присутствуют такие недостатки, как плохая звуковая и зрительная изоляция рабочих мест. Этот тип подходит главным образом для быстрорастущих организаций и больших корпораций. В Западной Европе такие офисы использовались в 1980-е годы, до начала широкого использования персональных компьютеров. Такой офис характеризуется высоким духом коллективизма, отсутствием приватности, гибкостью плана и динамичным впечатлением.

Разновидностью открытого  пространства является групповой офис. В нем общее пространство делится  невысокими перегородами на отдельные  зоны. Такое разделение пространства приветствуется сотрудниками. Интенсивное  общение возможно только в пределах небольших групп. Для обмена информацией предлагаются общие зоны. Усиливается чувство принадлежности коллективу. Пространство используется с максимальной эффективностью и гибкостью. Недостатком является недостаточная звукоизоляция.

Комби-офис (Рис. П.3). Вовлечение пользователей в процесс проектирования офиса в Австрии, Германии, Голландии и Скандинавских странах, где расположение рабочего места у окна является чуть ли не неотъемлемым правом сотрудника, сильно повлияло не только на интерьерное, но и на объемное решение зданий. Этим постройкам присущи более узкие и сложные планы застройки, высокое качество пространства и множество общественных зон².

Как следует из самого названия, комбинированный  офис сочетает в себе преимущества двух предыдущих планировочных решений. Индивидуальные и групповые комнаты отделяются прозрачными перегородками от центральных зон, предназначенных для общего пользования. Таким образом сглаживается противоречие между стремлением сосредоточиться и потребностью в общении. В Западной Европе такие офисы популярны с начала 1990-х годах. Они способствуют развитию коллективизма, обеспечивают неплохую гибкость и изоляцию рабочих мест, выражают динамичность и ясность пространственной организации.

Человек. Офис - искусственная среда, где люди проводят больше половины своей сознательной жизни. Поэтому переоценить значение человечности этого пространства невозможно.

Хотя некоторые компании все  еще расположены экономить на офисном пространстве, все больше людей понимают, что среда оказывает сильное воздействие на производительность труда. Удовольствие от работы и эргономичность оборудования становятся, таким образом, основными условиями охраны здоровья на рабочих местах. В широком понимании эргономичность офиса строится из различных элементов - от удобной клавиатуры до мер по контролю чистоты воздуха. Большое значение имеет также планировка помещений.

Психологи подмечают, что «представление каждого человека о его значении для компании зависит в равной степени как от вознаграждения, получаемого от анонимного кассира, так и от возможности влиять на окружающую среду (в самом широком смысле)». Удовлетворить эту потребность можно, в частности, с помощью многофункциональной и подвижной мебели, а также с помощью гибких пространственных решений.

Оборудование. Влияние офисного оборудования на конфигурацию рабочих мест будет рассмотрено в статье, посвященной офисной мебели. Здесь же мы ограничимся обсуждением значения технических средств для определения плана офиса.

Некогда офисные здания не слишком отличались от жилых, а оборудование офиса сводилось к пишущей машинке и телефону. С развитием информационных технологий не только увеличился диапазон офисного оборудования, но и возникли проблемы, связанные с устройством электрической проводки, увеличением тепловой нагрузки на помещение, необходимостью зонировать системы кондиционирования воздуха. На пространственное решение офиса большое влияние оказывает выбранная схема разводки электричества и компьютерной сети. Для того чтобы спрятать провода, их достаточно развести внутри гипсокартонной перегородки. Однако к проводам требуется доступ, поэтому возникают такие решения, как настенные короба. Размещение проводов в стенах или настенных коробах возможно в традиционных офисах кабинетного типа или как часть комбинированной системы разводки.

Образ. Наглядная демонстрация корпоративной философии, ценностей и задач становится одним из факторов, определяющих успех организации. Образ компании формируется ее историей, основателями, продукцией, услугами, а также социальной культурой.

Пространство, которое мы создаем  вокруг себя, так или иначе влияет затем на наше восприятие философии  компании. Успешно выраженная в пространственных формах идеология компании приводит к более сильному эмоциональному сближению с ней сотрудников и посетителей, делает ее запоминающейся. Необычайно важно, чтобы те люди, которые половину своей жизни проводят в офисе, отождествляли себя с компанией, направлением ее деятельности и ее целями, чувствовали себя на рабочем месте как дома.

Эта цель достигается не только художественными средствами, но и всеми факторами, составляющими целостную офисную среду.

Влияние на культуру корпорации перегородок  как основных формообразующих средств  при этом часто недооценивается. Глухие стены, как кирпичные, так и гипсокартонные, стеклянные перегородки и разделительные экраны, которые влияют на степень прозрачности комнат, оказывают колоссальное влияние на корпоративную культуру, легкость общения, рабочие процессы, атмосферу в офисе.

Таким образом, современное развитие информационных технологий радикально изменяет представления о работе в офисе, что сказывается затем и на самом офисном здании. В 80-х годах основной проблемой было моральное устаревание определенных типов зданий. Сейчас гораздо большее значение имеет возрастающее несоответствие современным процессам стандартного восьмичасового рабочего дня и всех связанных с ним схем трудовых отношений, расположения предприятий и организации доступа к ним, которые формировали наши города на протяжении сотни лет.

2. Стандарты оборудования  офисов

Проектирование офисной среды - многосторонний процесс. В него входит как проектирование целого здания, так и выделение конкретному  сотруднику определенного рабочего места. Из-за технологической сложности  нынешнего мира один архитектор или дизайнер уже не в состоянии быть специалистом во всех областях оборудования офисного пространства. В процессе его создания участвуют много людей различных профессий, и исход зависит от того, насколько ясно каждый из них понимает достоинства качественного офиса. Цель каждого из них - создать оптимальные условия для функционирования компании в течение всего времени использования офисного пространства.

Процесс проектирования - всегда поиск  равновесия между отдельными составляющими. С одной стороны, это требования заказчика по площади помещений, стандартам рабочих мест, организации хранения документов, административное устройство компании и ее техническое обеспечение. С другой - совершенно определенная форма здания, планировочная сетка, площадь этажей и их количество. Кроме того, существуют эстетические соображения, которые являются весьма важными для всего процесса проектирования, но которые мы не беремся здесь рассматривать, поскольку основная задача этого руководства - представить взгляд на офис с точки зрения его функциональности. И конечно, при принятии любого решения важным является вопрос стоимости, которая складывается из стоимости строительства и дальнейших эксплуатационных расходов³.

Офис - сложная система, в которой  каждый элемент влияет на эффективность работы компании. У каждого заказчика свое административное устройство, политика и другие идеологические особенности, влияющие на рабочие процессы. Задача проектировщика - найти в каждом случае наиболее подходящее решение, не превышая определенного бюджета. На макроуровне это решается посредством анализа требований заказчика, его организационной структуры, функциональных связей и выработкой оптимального планировочного решения. На микроуровне - проектированием эргономичных рабочих мест, подбором качественных отделок и удобного оборудования, созданием человечной среды.

После решения общих вопросов зонирования  и определения функциональных связей проектировщику необходимо решить, какие  использовать отделки для разных поверхностей помещений, какое установить инженерное оборудование, как обеспечить защиту от солнца. Современный рынок предлагает настолько широкий спектр материалов и оборудования, что часто бывает трудно сделать выбор. Каковы должны быть критерии правильного выбора? В компании BENE уверены, что наиболее верным подходом является профессиональный. Профессиональным мы называем системный подход, опирающийся на знания. Ключевым служит вопрос о том, насколько проект соответствует своему назначению. Если офис неправильно освещен, звукопоглощение недостаточно, а рабочие места неудобны, он явно не отвечает требованиям, предъявляемым к офису, как бы красиво он ни был украшен.

С точки зрения дизайна  офис - не художественное произведение, а скорее инструмент, который позволяет компании осуществлять свою деятельность. Решения, которые принимаются на стадии проектирования, будут оказывать влияние на всю дальнейшую жизнь пространства. Вот почему так важен взвешенный, разумный выбор элементов рабочей среды. Современный офис стал настолько сложным объектом, что его технические стороны нуждаются во внимании специалиста в такой же степени, как эстетические - участия архитектора или дизайнера.

Исходя из всего вышесказанного, разработана классификация офисного пространства, основанного на функциональности его компонентов. Каждый элемент высшей категории функционально богаче, чем его аналог в низшей категории. Такое разделение отражает также и экономическую сторону: чем больше возможностей предоставляют решения, тем они дороже изначально.

Нашей целью было помочь архитектору и заказчику сделать  правильный выбор материалов и оборудования, с тем чтобы добиться равновесия между функциональностью различных  компонентов и затратами на строительство.

Едва ли не основой  структуры любого современного офиса  является решение разводки компьютерной сети. Различные компании могут в  разной степени использовать современные  информационные технологии, однако вряд ли какой бы то ни было офис обходится сегодня без компьютера. Другим фактором, влияющим на функциональность офиса, являются стены: их правильное расположение и использование сказывается на эффективности работы компании. Другие элементы офиса - это потолок, пол и средства защиты от солнца. Все они, будучи правильно подобраны, обеспечивают сбалансированную функциональность офисного помещения.

Предлагаемая классификация  отражает функциональное содержание каждого  компонента, а не качество материалов или строительных работ (что конечно  же тоже влияет на стоимость). Эту функциональность мы понимаем как количество функций, обеспечиваемое данным элементом.

Возьмем для примера  стену. Ее основное назначение - разделять  пространство на комнаты и служить  опорой для навесного оборудования. Таковы функции традиционной кирпичной стены. Гипсокартонная перегородка более функциональна, поскольку она не только решает две предыдущие задачи, но может также служить для размещения электрической проводки. Следующий уровень - модульная перегородка, которая, помимо упомянутых функций, допускает гибкое использование пространства благодаря легкости сборки и разборки. Добавляя в модульную перегородку остекление, мы еще более обогащаем ее функциональность, поскольку теперь она не только разделяет зоны, но и обеспечивает зрительную связь между помещениями, способствуя спонтанному общению. Точно так же организованы и прочие элементы офисной среды.

Британская Энциклопедия дает следующее определение стандартизации: «Стандарт - образец, с которым могут сравниваться объекты или действия. В промышленности стандартизация - развитие и применение стандартов, позволяющее широко производить отдельные компоненты, легко соединяемые с другими компонентами. Стандартизация делает возможными четкое взаимодействие между индустрией и поставщиками сырья, относительно невысокие затраты, производство на базе взаимозаменяемых частей».

В строительстве существует множество внутренних стандартов, которые  регулируют отношения между всеми  участниками процесса. В большинстве  случаев они не очевидны для конечного потребителя.

Компании, занимающиеся недвижимостью, вырабатывают свои собственные  стандарты оценки имущества, позволяющие  систематизировать информацию о  рынке офисных зданий. Здания делятся  на категории - классы «А», «В» и «С». Здания класса «А» наиболее престижны, наиболее удобны и расположены в лучших местах. Качество зданий класса «С» заметно ниже, а здания класса «В» находятся посередине между ними в отношении как качества, так и цены. Эта система категорий основывается на расположении офисного здания, качестве проекта, предлагаемых услугах и условиях аренды или владения. Такая система отражает скорее экономические показатели офисного пространства, нежели его функциональные характеристики.

В предлагаемой классификации  важной, является наглядность отображения информации, что позволяет заказчику быстро оценить качество того или иного решения (Табл. 2.1.).

Таблица 2.1. Классификация  категорий офисов

Продолжение табл. 2.1.

Таким образом, во время  работы над дизайном рекомендуется  сочетать элементы из смежных категорий, а не подбирать их произвольно. Благодаря  этому можно избежать ситуации, когда, скажем, великолепное светотехническое оборудование уживается в офисе с примитивным решением электрической разводки. Подобные решения могут быть оправданы с эстетической точки зрения, однако ни в коем случае не с точки зрения функциональности. Сбалансированность компонентов обеспечивает эффективное использование офиса, тогда как более низкий стандарт одного элемента при более высоком стандарте другого, выбранный по чисто эстетическим соображениям, снижает общую эффективность.

3. Прозрачность: офис 21-го века

Новый, прозрачный, мир офиса - пространство общности, область высокой энергии, место увлекательного труда и меняющаяся сцена.

В век глобализации требуется  быстро обрабатывать сложную информацию и быстро подводить итоги. Проницаемость, прозрачность становится одной из основ эффективной организации. Она становится фактором состязательности, неотъемлемой частью корпоративной культуры, выражаясь также в архитектуре и выборе системы планировки комнат. В прозрачном офисе возможен мгновенный зрительный контакт. Работая, отдельные сотрудники чувствуют биение пульса всей компании. Они ощущают собственную привилегированность, работая и общаясь в хорошо спланированном и правильно устроенном окружении. Они находятся в курсе происходящего, но в то же время они могут сосредоточиться на своей работе.

Прозрачный офис - живое  пространство. Информация течет быстрее, человек чувствует себя погруженным  в это течение, в жизнь компании. При этом прозрачные перегородки  не исключают и возможности уединиться: люди видят друг друга, ощущают присутствие друг друга, но, используя перегородку как фильтр, могут сами решать, должен ли кто-то слышать их и должны ли они слышать других. Так же никого не беспокоят чужие телефонные звонки. У всех людей разная потребность в общении⁴.

В тех офисах, где созданные по современным технологиям перегородки обеспечивают прозрачность, люди сами могут очерчивать свои границы. Они становятся режиссерами собственного сценария общения. Офис превращается в залитую светом сцену, арену энергичных действий по открытому обмену информацией, быстрой реализации идей и предложений. В таком рабочем пространстве сеть человеческих коммуникаций соткана с куда большим качеством, чем в офисах со строго расчерченным планом, где сотрудники едва видят друг друга и работают в изоляции. Всем известно, сколько энергии расходуется впустую в таких офисах из-за недостатка прозрачности.

В офисах, организованных с помощью стеклянных перегородок, которые позволяют гибко использовать пространство, очень ясно прочитывается  структура компании. В наши дни при мотивации работников принципиальными становятся понятия осведомленности, прозрачности и вовлеченности. Иерархии становятся горизонтальными, между «верхом» и «низом» больше не нужны барьеры, главным становится совместный труд, работа над проектами, в которой принимают участие команды с переменным составом. Служащие приобретают все большую ответственность. Они организуют свою жизнь и свое рабочее пространство крайне независимо, руководствуясь индивидуальными потребностями в общении.

В отличие от традиционного статичного офиса, где люди почти не видят друг друга, а встречи редко бывают спонтанными, прозрачный офис - это настоящее место общения. Здесь коллеги встречаются, чтобы поведать друг другу о том, что происходит в мире и в их работе. Формируются команды. Те члены коллектива, которые в основном работают вне офиса, также могут приобщиться здесь к духу компании. Прозрачный офис - это их «база»: они могут выпить в баре офиса чашечку эспрессо и поболтать о текущих проектах, оставаться таким образом на связи и ощущать пульс компании.

В прозрачных офисах «мертвые» зоны обретают жизнь. Центральные пространства и проходы, подобно рыночной площади, превращаются в место неожиданных встреч: «Привет! Как дела? Как прошла презентация? Ты зайдешь? Поговорим насчет работы. Обязательно продолжим вчерашний разговор! Ну, пока».

Таким образом, меняется само значение офиса. Место, где человек  проводил годы только ради заработка, теперь становится площадкой новой  жизни и нового опыта. Прозрачность заряжает комнаты положительной энергией. В открытых, проницаемых комнатах мы ощущаем, как «звучат» другие работники: современная философия управления все чаще сравнивает новую культуру работы с творчеством, импровизацией (например, в джазе).⁵

Офис начальника часто  мало выделяется. Он открыт и доступен всем. Прежние «символы власти» утратили значение. В мире современного офиса знаки занимаемого положения становятся более тонкими и индивидуализированными. Живой ум и инициативность простых членов команды являются более важными, чем чин в «табели о рангах». Начальник уже не является «надсмотрщиком», он - человек, управляющий творческим потенциалом компании.

Мир офиса становится общим, интерактивным пространством; прозрачность становится неотъемлемым элементом корпоративной культуры, оцениваемым как извне, так и изнутри.

С внешней точки зрения, при работе с клиентами, прозрачность пространства демонстрирует открытость, динамизм и просвещенность. С внутренней - когда офис ощущается как зона действия положительной энергии, удовлетворение от работы и продуктивность растут по меньшей мере пропорционально уменьшению количества отгулов по болезни. Работодатели отмечают при этом экономию времени от 20 до 30 процентов и с энтузиазмом отзываются о мотивированных, коммуникабельных командах сотрудников, добивающихся значительного увеличения продуктивности. Творческий подход в бизнесе никогда еще не был так важен, как сейчас. Девиз будущего - «общаться, обновлять, творить». Все большее значение придается таким качествам, как эмоциональность, творческое начало, способность к общению. Соответственно меняется и концепция пространства. С одной стороны, офис должен быть средоточием пульсирующей жизни; с другой, рабочая комната должна быть спокойной гаванью в бурном море цифровых коммуникаций. Поэтому прозрачная планировка офиса будущего тщательно дифференцирована и включает защищенные зоны для человека. Лишь прозрачные перегородки делают возможным такую двойственность. Они не ставят нас перед необходимостью выбирать «общение или изоляция», делая возможным оба состояния.