Общая характеристика документации по личному составу

1.Общая характеристика документации  по личному составу

 

Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых. Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

Схема классификации выглядит следующим образом:

1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.

2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными напредприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.

4. Документы, фиксирующие  образование, повышение квалификации: списки работников с высшим  и специальным образованием и  карточки их учета, подлинные  личные документы, удостоверяющие  образование, протоколы заседаний  государственных экзаменационных  комиссий, протоколы заседаний и  постановления аттестационных и  квалификационных комиссий.

5. Документы, фиксирующие  должностные и иные заслуги  человека: списки награжденных государственными  и иными наградами, удостоенных  государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении  к государственным и ведомственным  наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы  заседаний специализированных советов  по защите диссертаций и присуждению  ученых степеней.

6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

7. Особую группу  документов по личному составу  составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно  разделить наподгруппы: - личные  работников; - личные (наградные) дела; - личные дела по аттестации (аттестационные  дела); - личные дела учащихся, студентов, аспирантов; - личные дела по усыновлению  детей; - регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице; - личные (учетные) дела пострадавших;

- личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

- персональные дела членов  партии;

- выездные дела;

- судебно-следственные дела;

- истории болезней.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

 

2. Общие требования  к составлению и оформлению  приказов по личному составу

 

В каждом учреждении,  организации, на предприятии (далее – организация) издается большое количество приказов различного содержания. Все приказы можно разделить на три группы:

 

- приказы по основной  деятельности;

- приказы по личному  составу;

- приказы по административно-хозяйственным  вопросам.

Центральное место в организации занимают приказы по основной деятельности, связанные с решением основных задач управления. Однако работник отдела кадров в практической работе чаще имеет дело с приказами по личному составу, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, увольнении, поощрении, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др.  И хотя составление и оформление приказов всех видов регламентируется одними и теми же нормативными и методическими документами, разрабатываемыми и утверждаемыми Государственной архивной службой Республики Беларусь, оформление приказов по личному составу имеет  некоторые особенности.

Требования к подготовке и оформлению приказов, в том числе и  по личному составу, сформулированы в следующих основных нормативно-методических документах:

  • Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95;
  • Примерная инструкция по делопроизводству  в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13);
  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации (утверждена Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г.).

При подготовке приказа в организации используется так называемый «общий бланк». Название этого бланка говорит о том, что он может использоваться при  составлении любого организационно-распорядительного документа (приказа, положения, распоряжения, акта, справки и т.д.), за исключением письма, для которого предусмотрен специальный бланк. На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты (элементы) документа:

 

  • Государственный герб Республики Беларусь – если организация является государственной;
  • товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации – если они зарегистрированы в установленном порядке;
  • наименование вышестоящей организации – если  имеется;
  • полное и сокращенное наименования организации – автора документа в соответствии с уставом (положением об организации);
  • ограничительные линии для даты и индекса документа;
  • место издания (составления) документа.

 

Между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса документа на бланке оставляется свободное место, которое используется для написания названия вида документа (приказ, акт, справка). При изготовлении бланка следует помнить, что государственные органы и  организации, обязанные помещать на бланки изображение Государственного герба Республики Беларусь, должны оформлять все реквизиты бланка на двух языках (белорусском и русском).

Негосударственные организации, не имеющие права помещать изображение Государственного герба на бланки, могут изготавливать общий бланк на одном из государственных языков (белорусском или русском).

Если общий бланк используется для составления приказа, то на свободном месте (на макете обозначено словами «Назва віду дакумента» и «Название вида документа», заключенными в скобки)  впечатывается название этого вида документа (соответственно «ЗАГАД» и «ПРИКАЗ»). Название вида документа в кавычки не заключается.

Организация может изготовить и специальный бланк для приказов для облегчения и ускорения их подготовки. Его отличие от общего бланка заключается в том, что на нем сразу указывается название вида документа, для которого он предназначен.

При составлении приказа обязательно указывается заголовок, который облегчает регистрацию документа и его поиск в деле. Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста. Он должен грамматически согласовываться с названием вида документа. Например, приказ (о чем?) «О приеме на работу», «О премировании», «О командировании», «О предоставлении отпуска» и т.п. Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы, например: «О приеме на работу ЛинникаП.А.». В конце заголовка точка не ставится, сам заголовок в кавычки не заключается.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа.

Обычно она начинается словами «В соответствии», «В целях» и т.п. Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть будет отсутствовать. В приказах по личному составу констатирующая часть, как правило, отсутствует, а основание для издания приказа указывается в конце текста. Вместе с тем, при необходимости констатирующая часть может быть вынесена в начало текста приказа.

Распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами, без кавычек, без разрядки (пробелов между буквами), с новой строки от границы левого поля. Распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими предписываемые действия, например: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕМИРОВАТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.п.

После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа. Каждый приказ по личному составу должен иметь основание.при приёме на работу основанием является заявление работника о приёме на работу и трудовой договор.

Одним из важнейших реквизитов, придающих документу юридическую силу, является подпись. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи.

Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя организации или другого лица, имеющего право издания и подписания приказов.

 

3. Особенности оформления текста  приказов о приёме на работу, переводе, предоставлении отпуска, об увольнении

 

Приказ о приёме на работу.

Приказ о приёме на работу составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию. при одновременном приёме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы,, при расширении предприятия допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников.

Согласно УСОРД текст приказа о приеме на работу имеет следующую структуру:

 

  • фамилия, имя, отчество принимаемого на работу – указываются в винительном падеже, например: НИКОЛАЕВА Ивана Ивановича;
  • наименование должности, на которую принимается работник, профессии, разряд по ЕТС и т.п., например: на должность младшего научного сотрудника, НО: токарем 5 разряда.
  • наименование структурного подразделения, в котором будет работать  принимаемый работник;
  • дата приема – указывается с предлогом «с», например: с 01.08.2001;
  • вид приема – с предварительным испытанием, по контракту и др.;
  • тарифная ставка или оклад – указывается точная сумма ставки (оклада) на момент издания приказа или  делается отсылка к штатному расписанию («согласно штатному расписанию»).

Эти данные берутся из трудового договора.

Подписанные руководителем организации Приказ регистрируют и объявляют работнику под расписку в трёхдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

Приказ о переводе

Условия и порядок перевода работника на другую работу определяется Трудовым кодексом РБ

Текст приказа о переводе (перемещении) на другую работу согласно УСОРД имеет следующую структуру:

  • фамилия, имя, отчество –  указываются в винительном падеже;
  • наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода (перемещения) на другую работу;
  • наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения, в которое переводится  (перемещается) работник.
  • дата перевода (перемещения) – указывается с предлогом «с»;
  • вид перевода;
  • тарифная ставка (оклад);
  • причина перевода (перемещения) – указывается при необходимости с использованием слов «в связи».

Перевод на другую должность оформляют приказом (распоряжением) для одного работника или группы работников.

Приказ (распоряжение) визируют начальник структурных подразделений прежнего и нового места, и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

Перевод на другую должность, как правило, влечёт за собой изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующего приказа направляется в бухгалтерию.

 

Приказ о предоставлении отпуска

 

Трудовой отпуск – освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы.

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (ст. 152 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Таким образом, вы вправе по своему усмотрению выбрать, что оформлять в случае предоставления отпуска: либо приказ (распоряжение, решение), либо записку об отпуске.

Для издания приказа необходимо в первую очередь его основание. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска могут служить график отпусков, уведомление о предоставлении отпуска и заявление работника.

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливают в соответствии с графиком трудовых отпусков, который утверждает наниматель по согласованию с профсоюзом или в случае отсутствия профсоюза самостоятельно (часть первая ст. 168 ТК).

График отпусков – это локальный нормативный правовой акт, обязательный для исполнения как для работников, так и для нанимателя. Его составляют на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением, либо в иной срок, согласованный с профсоюзом. При составлении графика отпусков вы должны принимать во внимание как особенности производства, так и интересы работников.

График отпусков обычно составляется в 3 экземплярах, Один остаётся в отделе кадров, второй сдаётся в бухгалтерию, а третий в виде выписки передаётся в структурные подразделения.

При предоставлении отпусков помните об обязанности, предусмотренной ст. 169 ТК, согласно которой вы должны уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Поскольку уведомление работника о начале трудового отпуска является обязанностью нанимателя, во избежание спорных ситуаций необходимо это сделать в письменной форме и желательно составить в 2 экземплярах. Один экземпляр надо вручить работнику, а второй, подписанный им, хранить у себя.

Если конкретная дата трудового отпуска предусмотрена графиком трудовых отпусков, то требовать от работника заявления не нужно. Уведомление совместно с графиком трудовых отпусков и будет являться основанием для издания приказа. В такой ситуации возможен и другой способ оформления трудового отпуска. Для этого необходимо издать приказ о его предоставлении заранее (например, 15 апреля – о предоставлении трудовых отпусков в мае) и не позднее чем за 15 календарных дней до начала отпуска ознакомить с приказом под роспись каждого заинтересованного работника. В таком случае основанием для издания приказа будет являться только график трудовых отпусков.

Если же конкретная дата трудового отпуска не предусмотрена графиком трудовых отпусков либо работник желает пойти в трудовой отпуск не по графику, то предложите ему написать соответствующее заявление.

Заявление о предоставлении отпуска до момента его поступления на рассмотрение к руководителю организации либо уполномоченному лицу и принятия по нему решения должно быть правильно оформлено и содержать следующую информацию:

1) наименование  структурного подразделения, в котором  работает сотрудник, желающий пойти  в отпуск;

2) адресат (т.е. должность руководителя организации  либо уполномоченного им должностного  лица, его фамилия и инициалы);

3) название  вида документа («ЗАЯВЛЕНИЕ»);

4) дата  подписания заявления и регистрационный  номер;

5) текст;

6) подпись  заявителя;

7) визы  заинтересованных лиц.

Оформление заявления допускается как от руки, так и с помощью компьютера. Однако независимо от способа оформления как работник, так и визирующее лицо должны собственноручно проставить на заявлении свою подпись и дату.

 

Дату и регистрационный номер в заявлении о предоставлении отпуска проставляют в соответствии с записью, сделанной в журнале регистрации внутренних документов.

В тексте заявления работник должен указать вид отпуска, в который он собирается пойти, количество дней, которое он хочет использовать, и желаемую дату начала. Если работник собирается воспользоваться своим правом на социальный отпуск, то он обязательно указывает причину, в соответствии с которой он желает пойти в данный отпуск, либо основание, по которому законодательством предусмотрена обязанность предоставления такого отпуска нанимателем.

Под текстом заявления работник подписывается с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи.

После подписи заявителя, слева, заявление визируют заинтересованные должностные лица организации.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (п. 61 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция)).

Визы проставляют ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся.

 

Приказ об увольнении

 

Увольнение (высвобождение) работника осуществляется по схеме:

  1. Заявление работника или иные основания для увольнения.
  2. Приказ (распоряжение) об увольнении (о прекращении действия трудового договора)
  3. Запись в трудовой книжке.
  4. Запись в личной карточке (Ф.Т-2).
  5. Бухгалтерия (закрытие лицевого счёта по заработной плате.)

Трудовой договор (контракт), заключённый между работником и организацией (работодателем), может быть расторгнут по различным причинам. Основание для прекращения действий трудового договора (контракта) установлены Трудовым кодексом РБ.

Заявление об увольнении работник пишет за 2 недели до предполагаемого срока увольнения с работы. Подписывается руководителем организации на основании чего издаётся приказ. В состоянии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке по форме №Т-2. Бухгалтерия организации на основании приказа производит полный расчёт с работником.  Приказ вносится в личное дело работника, которое сдаётся в архив.

Текст приказа об увольнении (приложение  2) согласно УСОРД имеет следующую структуру:

- фамилия, имя отчество (в родительном падеже);

-наименование  должности, профессии, разряд по  ЕТС, наименование структурного  подразделения;

- дата  увольнения – указывается без  предлога «с»;

-причина  увольнения – указывается с  использования слов «в связи»  и указанием пункта и статьи  Трудового кодекса РБ, по которым  увольняется работник.

 

4. Особенности оформления приказов  о наложении дисциплинарных взысканий.

 

Нарушением трудовой дисциплины (дисциплинарным проступком) является противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником его трудовых обязанностей.

За допущенные нарушения трудовой дисциплины работники могут быть привлечены к ответственности, которая заключается в применении к нарушителям дисциплинарных взысканий. В соответствии со ст. 198 Трудового кодекса Республики Беларусь за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение.

К отдельным категориям работников (например, государственным служащим) могут применяться и другие меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные соответствующими нормативными актами.

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю. При этом должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.

Обязательным признаком дисциплинарного проступка является наличие вины. При отсутствии вины работника нет должностного проступка, следовательно, не может быть наложено и дисциплинарное взыскание.

 

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске. Днем обнаружения проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосредственно подчинен по службе, независимо от того, наделено ли оно правом применения дисциплинарных взысканий.

При рассмотрении материалов дела о дисциплинарном проступке правоохранительными органами дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня отказа в возбуждении или прекращении уголовного дела.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки, проведенной компетентными государственными органами или организациями, – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Нельзя, например, за один и тот же проступок объявить работнику выговор и одновременно уволить его с работы. Дисциплинарное взыскание оформляется приказом (распоряжением), постановлением нанимателя.

До применения дисциплинарного взыскания от работника должно быть затребовано письменное объяснение. Оно оформляется в виде объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины, которая адресуется руководителю организации. Отказ работника давать объяснения не является препятствием для применения взыскания и оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины оформляется в одном экземпляре на трафаретном бланке или стандартном листе бумаги формата А4. Пишется объяснительная записка от первого лица.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) установлена следующая структура текста объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины:

  • фамилия, имя, отчество;
  • наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;
  • наименование структурного подразделения;
  • с какого времени работает в данной организации;
  • дата нарушения;
  • вид нарушения;
  • изложение причин, обстоятельств нарушения.

После оформления объяснительной записки работник подписывает ее, регистрирует в службе делопроизводства (в журнале регистрации внутренних документов; если такой журнал отсутствует – в журнале регистрации  исходящих документов) и передает руководителю своего структурного подразделения.

 

5. Особенности оформления приказов  о командировании

 

Приказы о командировании оформляются на общем бланке организации. Проекты этих приказов проходят все необходимые стадии подготовки и внутреннего согласования (визирования) и в этом плане не отличаются от других приказов по личному составу.

Структура текстов приказов о командировании может варьироваться в зависимости от цели командировки, а также количества командируемых сотрудников. Указание на цель командировки является одной из особенностей текстов этих видов приказов. Цель командировки может быть включена в состав распорядительной части либо вынесена в констатирующую часть. Первый вариант оформления приказа наиболее удобен при командировании одного или нескольких работников с разной целью. Если работник командируется в один и тот же пункт с одной целью, то цель командировки пишется в констатирующую часть приказа.

Формулировки целей могут быть:

«В целях закупки сырья и комплектующих материалов»

«Для участия в работе международной научно-практической конференции»

Основанием для издания приказа о командировании является, как правило, докладная записка, подаваемая на имя руководителя.

Приказ о командировании руководителя оформляется в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к составлению приказов этой разновидности. В случае если в командировку отправляется руководитель организации, приказ о командировании может подписать либо он сам, либо его заместитель, имеющий право подписи соответствующих документов.

При командировании руководителя в некоторых случаях возникает необходимость возложить исполнение обязанностей директора на одного из работников организации. В этом случае в приказе о командировании руководителя включается отдельный пункт о временном замещении руководителя.

 

6. Решение отдельных вопросов  о трудовых отпусках по соглашению  между работником и нанимателем.

 

Статья 161 Трудового кодекса Республики Беларусь предусматривает возможность замены трудовых отпусков денежной компенсацией по соглашению между работником и нанимателем при соблюдении следующего условия: допускается замена основного и дополнительного отпусков, кроме предоставляемого за работу с вредными условиями труда, за исключением 7 календарных дней. Наряду с этим законодатель ограничивает данную договоренность сторон трудового договора еще одним условием: не допускается замена денежной компенсацией трудовых отпусков, предоставляемых авансом.