Общая характеристика формальных организаций

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ  ХАРАКТЕРИСТИКА ФОРМАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ………………………………………………………………………4

1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ФОРМАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ…………….4
2. ТИПЫ ФОРМАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ……………………………..5

ГЛАВА 2. НЕФОРМАЛЬНЫЕ ОТНОШЕНИЯ  В ОРГАНИЗАЦИИ…………..8

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА НЕФОРМАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ………………………………………………………………..8

2.2 ПРИЧИНЫ ВОЗНИКНОВЕНИЯ  НЕФОРМАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ………………………………………………………………9

ГЛАВА 3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ФОРМАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ С НЕФОРМАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ…………………………………………..12

1. МОДЕЛЬ ХОМАНСА…………………………………………………...12
2. НЕБЛАГОПРИЯТНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ФОРМАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ С НЕФОРМАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ………13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………...15

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………….16

ВВЕДЕНИЕ 

Любая организация, как социальная система, всегда является соединением формальных и неформальных элементов. Поэтому в каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства, что обуславливает актуальность данной темы. Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность, которое должен учитывать менеджер.

Целью данной работы является определение влияния неформальных организаций на формальные организации.

В соответствии с поставленными  целями решались следующие основные задачи:

• охарактеризовать деятельность формальные организации;
• охарактеризовать деятельность неформальной организации;
• выявить их взаимодействие и влияние друг на друга.

.

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ  ХАРАКТЕРИСТИКА ФОРМАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ФОРМАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Формальная организация – это предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается на основе сложившегося взаимодействия между компонентами организации. Она ориентирована на достижение приемлемого уровня производства и общих целей организации. Формальная структура определяет всю систему отношений и набор функций, позволяющих осуществлять целенаправленную деятельность.[1]

Руководство создает формальные организации по своей воле, когда производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов большой организации может существовать десяток уровней управления, групп. Например, производство на заводе можно разделить на более мелкие подразделения – механообработки, окраски, сборки. Эти производства в свою очередь можно делить и дальше. К примеру, производственный персонал, занимающийся механообработкой можно разделить на 3 различных коллектива по 10 – 16 человек, включая мастера. Таким образом, большая организация может состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп.

Наиболее существенными чертами  формальной группы являются наличие поставленной высшим руководством организации перед набором задачи, а также формально закрепленной, максимально стандартизованной системы поведенческих норм, санкций, ролевых требований, то есть формальной роли.

Каждая формальная роль содержит описание процедур и процессов работы, выражающих требования руководства организации или ее подразделений.                  Определяют несколько признаков формальных статусов и ролей :

-формально описанные полномочия в рамках иерархической структуры организации;

-формальное название должности и ее место среди других должностей организации;

-награды и наказания, которые могут быть применены к данному субъекту в соответствии с его статусом;

-поощрения, награды и наказания, которые данный работник может применять по отношению к другим работникам организации в соответствии со своим местом в ее иерархической структуре;

-физическая локализация данного работника внутри организации и степень его доступа к информации.

Формальные группы имеют тенденцию к сохранению относительной устойчивости, хотя их состав может изменяться. Это объясняется безличностью формальной структуры – в группах существуют только статусы независимо от индивидов, занимающие эти позиции. В организации могут создаваться и временные формальные группы для реализации конкретной задачи.

Выделяют три типа формальных групп:

1. команды менеджеров (командная соподчиненная группа руководителя) состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных (заместителей), которые, в свою очередь также могут быть руководителями; 
2. рабочие группы формируются и функционируют как обособленные структурные подразделения, создаваемые для выполнения специализированных функций, выделившихся в процессе разделения труда в производстве и в управлении. Это функциональные рабочие группы;
3. комитеты  формальная группа, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий. Разновидностями комитетов могут быть комиссии, советы.

1.2.ТИПЫ ФОРМАЛЬНЫХ  ОРГАНИЗАЦИЙ.

           Люди вступают в формальные организации по целому ряду причин. Социолог Амитаи Етциони классифицирует организации исходя из этих причин и выделяет три основных типа организаций: добровольные, принудительные и утилитарные. 

     Добровольные организации – это ассоциации, члены которых обладают правом свободного вступления и выхода. Примерами таких организаций являются: клуб шахматистов, общество охраны природы, ветеранов афганской войны, общество рыболовов и т.д. Члены таких организаций не получают платы за участие в их деятельности. Индивиды вступают в добровольные организации, чтобы заполнить свободное время, пообщаться с единомышленниками, исполнить общественный долг, послужить какому-то делу или постараться помочь самим себе. 
         Членами некоторых принудительных организаций становятся против своей воли. Люди могут попасть в клинику для душевнобольных, быть приговорены к   тюремному заключению или призваны на службу в армию.

         Социолог Эрвин Гоффман изучал жизнь людей в так называемых тоталитарных институтах – социальных институтах, цель которых – в условиях изоляции людей от остального общества в течение продолжительного периода времени подчинить их строго регламентированным нормам поведения. В таких окружениях индивиды подвергаются процедурам ресоциализации, в ходе которых их систематизированно стремятся избавить от прежних ролей и убеждений и навязать новые роли. Начальный этап пребывания в таких организациях часто подразумевает подавление личности. Индивидов разлучают с семьями и друзьями, олицетворяющими для них связь с их прежними социальными ролями. Их приучают к организационным правилам и внутренней дисциплине, отбирая личные вещи и одежду, связанные с привычным образом жизни. С помощью единообразных стрижек, форменной или стандартной одежды устанавливается принадлежность людей к новой институциональной структуре. Часто достоинство новичков всячески ущемляется – их заставляют выполнять грязную или унизительную работу, подвергают оскорбительным эпитетам (социологи называют такую процедуру “церемонией деградации”). Все это делает индивидов психологически и эмоционально восприимчивыми к тем ролям и принципам, принятия которых требуют от них принудительные формальные организации . 
Индивиды также вступают в формальные организации, созданные с практическими целями,– в утилитарные организации. Университеты, корпорации, фермерские ассоциации, профсоюзы, правительственные и частные фонды принадлежат к числу формальных организаций, созданных людьми для выполнения насущных повседневных задач.

     Утилитарные организации представляют собой нечто среднее между добровольными и принудительными организациями: членство в них не является ни полностью добровольным, ни исключительно обязательным. К примеру, никто не будет заставлять вас поступить на работу в корпорацию, но если вам понадобятся средства к существованию, вам просто необходимо будет согласиться на эту должность.

ГЛАВА 2. НЕФОРМАЛЬНЫЕ ОТНОШЕНИЯ В  ОРГАНИЗАЦИИ

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА  НЕФОРМАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ  

Многие виды взаимодействий между  работниками не вписываются в схему формальной организации. Существует сеть неформальных организаций, в рамках которых взаимоотношения не носят заранее спроектированного и директивно установленного характера, а возникают под влиянием различных факторов, таких, как общий интерес группы работников, объективная необходимость сотрудничать, личная безопасность и др.

Огромную роль в деле сплочения  трудовой организации играет общение. Применительно к трудовой организации  общение есть форма взаимодействия членов коллектива, его групп по информационному (познавательному), эмоциональному и деятельному обмену, в результате которого формируются единство их ценностных ориентаций, целей и поведения, т.е. происходит сплочение организации.

        Неформальные отношения имеют сложную структуру, основу которой составляют стихийно складывающиеся устойчивые локальные, малые социальные группы. В неформальных группах устанавливаются свои законы жизнедеятельности, правила и нормы поведения для их членов, формируются мнения по различным вопросам, взгляды и установки по отношению к труду и различным сторонам деятельности организации, к другим неформальным группам и администрации, даются оценки поступков. Внутри таких групп выделяются лидеры, которые являются для всех членов группы признанными авторитетами, выразителями их идей и интересов.

Психологи считают, что  неформальные отношения существуют на основе двух уровней психологической  близости: первичном и рациональном.

Первичный уровень возникает уже  при первом контакте (длительное знакомство не требуется, создается ощущение, что вы сто лет знаете друг друга). Он характеризуется высокой спонтанностью эмоционального восприятия, неосознанностью и мало поддается волевому регулированию. Этому уровню близости свойственны легкость, высокая степень доверия и понимания, правильный прогноз партнера в ситуации и, наконец, принятие его со всеми сильными и слабыми сторонами.

Рациональный уровень основан  на понимании сходства установок, ценностей, норм, жизненного опыта.

Формы взаимодействия неформальных отношений:

• «Пара» — два человека взаимно симпатизируют друг другу. Часто один из них бывает лишь дополнением или «спутником» другого.
• «Треугольник» — три человека симпатизируют друг другу и составляют свое маленькое, но вместе с тем очень тесное ядро коллектива.
• «Квадрат» — может образовываться как совокупность пар, отношения между которыми не обязательно имеют одинаковую интенсивность.
• «Цепочка» — это линейная связь между несколькими людьми, которая при определенных условиях может стать источником слухов, «испорченного телефона».
• «Звезда» — основывается на неформальном лидере, к которому приближены несколько членов коллектива.

Каждая из этих форм неформального  общения, так или иначе, возникает  в любом трудовом коллективе с  определенной целью, а именно — наилучшей адаптации к его внутренним правилам и законам существования.

2.2 ПРИЧИНЫ  ВОЗНИКНОВЕНИЯ НЕФОРМАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Для вступления в группы и неформальные организации у  людей всегда имеются причины, но они часто не осознают их. Как  показали Хоторнские эксперименты, принадлежность к неформальным группам может дать людям психологические выгоды, не менее важные для них, чем зарплата. Самыми важными причинами присоединения к неформальной группе являются чувство причастности, взаимопомощь, защита, общение, симпатия и общие интересы.

Основная причина вступления в неформальную группу — стремление удовлетворить потребность в  причастности, которая является одной  из сильнейших потребностей человека. Было обнаружено, что люди, работа которых  не обеспечивает им возможности налаживать социальные контакты, как правило, ею не удовлетворены. Другие исследования показали, что причастность к группе и ее поддержка способствуют удовлетворению людей работой. Но, несмотря на то, что потребность в причастности сегодня признана всеми, большинство формальных организаций планомерно над усилением социальных контактов не работают, и работники зачастую просто вынуждены примыкать с этой целью к неформальным группам.

В идеальной ситуации подчиненные должны иметь возможность  без ограничений обращаться к своему непосредственному начальству за советом либо для обсуждения своих проблем. В противном случае начальнику следует тщательно проанализировать свои взаимоотношения с подчиненными. В любой организации существует множество неписаных правил, которые регулируют менее важные процедуры, например продолжительность перерыва на кофе, отношение начальника к посторонним разговорам и шуткам, стиль одежды. По таким вопросам работники обращаются к начальнику редко.

Обычно в таких случаях  они предпочитают прибегнуть к помощи коллег. Например, рабочий-новичок, вернее всего, попросит объяснить, как выполнить ту или иную операцию, другого рабочего, т.е. он будет стараться примкнуть к уже сформировавшейся социальной группе, включающей опытных рабочих. И эта ситуация выгодна обоим: и получающему, и оказывающему. Первый получает нужный совет, а второй — престиж и самоуважение. Таким образом, потребность в помощи способствует возникновению неформальных групп сразу двумя способами.

Осознанная потребность  в защите также является важной причиной присоединения людей к той или иной группе

Одной из важных причин вступления людей в неформальные группы является также стремление получить доступ к  каналу неформальных коммуникаций —  каналу слухов. По ним распространяются слухи и другая информация, которая либо вовсе не доходит из официальных источников, либо доходит с большим опозданием. Эта информация способна удовлетворить потребность индивидуума в психологической защите и причастности, а также обеспечить быстрый доступ к связанной с его деятельностью информации.

Как правило, руководители отрицательно относятся к существованию  неформальных групп, считают их результатом  неэффективного управления и не видят  их потенциальные достоинства.

Группы в организации  создают и используют собственные образцы неформальных связей и социальных норм, что обусловливает специфическое социальное поведение.

        Примерами таких неформальных норм поведения могут быть, в частности, следующие:

1. не проявляй излишнего рвения в работе (увеличение выработки продукта одним из членов группы может привести к повышению нормативных требований и повредит группе в целом);
2. не жалуйся начальству (неформальная структура воспринимает официальное вмешательство в сферу группового поведения крайне негативно (начальство не в курсе “наших” отношений) и всячески препятствует официальным поведенческим нормам);
3. не зазнавайся, получив повышение или другое вознаграждение (в данном случае возможно нарушение существующих норм взаимной зависимости и контроля через групповое давление);
4. не уклоняйся от действий группы (группа пытается сохранить свою целостность и действенность групповых норм).

Каждая социальная группа в организации разрабатывает  собственную систему санкций  за нарушение групповых норм, в  частности остракизм, всеобщее презрение, бойкот, требование выполнять нежелательную или неперспективную работу, выставление в плохом свете перед руководством и т.д. Благодаря этим санкциям социальные групповые нормы достаточно успешно действуют в группах.

ГЛАВА 3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ФОРМАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ С НЕФОРМАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1. МОДЕЛЬ ХОМАНСА

Менеджерам необходимо понимать, что  неформальные организации динамично  взаимодействуют с формальными. Одним из первых, кто обратил внимание на этот фактории занимался вопросами  создания неформальных организаций, был Дж. Хоманс. В модели Хоманса под видами деятельности понимаются задачи, выполняемые людьми. Выполняя эти задачи, люди взаимодействуют друг с другом. Это взаимодействие приводит к возникновению определенных чувств – позитивного или негативного отношения друг к другу и к менеджерам. Эти эмоции будут влиять на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем. Модель Хоманса показывает, как действия менеджмента приводят к возникновению неформальных групп, иллюстрирует потребность в управлении неформальной группой. Эмоции группы влияют как на задачи, так и на взаимодействие, следовательно, они могут повлиять на эффективность формальной организации. В зависимости от характера эмоций – позитивные или негативные – они способствуют либо повышению, либо снижению эффективности, а также прогулам, текучести кадров, жалобам и другим факторам, определяющим успех.

Рисунок 1.

Модель Хоманса

Неформальные группы весьма значимы для успешной деятельности организации, поэтому даже предпринимаются попытки искусственного создания таких групп.

2. НЕБЛАГОПРИЯТНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ФОРМАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ С НЕФОРМАЛЬНОЙ.

      Одна из самых больших проблем, препятствующих эффективному управлению неформальными организациями, заключается в том, что менеджеры по природе относятся к ним негативно. Некоторые даже считают, что неформальная организация — признак неэффективного менеджмента. По сути, как мы знаем, создание неформальных организаций — явление естественное; они есть в каждой организации, и, как в случае с другими факторами менеджмента, связаны как с проблемами, так и с выгодами.

      Некоторые неформальные группы порой ведут себя непродуктивно и мешают достижению формальных целей. По неформальным каналам могут распространяться ложные слухи, ведущие к негативному отношению к руководству. Групповые нормы нередко приводят к тому, что эффективность группы будет ниже установленных менеджментом стандартов. Тенденция к сопротивлению переменам часто препятствует новаторству. Однако все эти явления, как правило, — лишь реакция группы на воспринимаемое ею отношение менеджера к ней. Правомерно или нет, члены группы воспринимают, что к ним относятся несправедливо, и реагируют на это так, как отреагировал бы на несправедливость любой человек.

Современные ученые сосредоточились  на том, чтобы "заставить" неформальную организацию помочь формальной организации  в достижении ее целей. У. Скотт и  К. Дэвис, например, предлагают следующее  решение.

1. Признать существование  неформальной организации и то, что уничтожить ее возможно, лишь уничтожив формальную организацию. Следовательно, менеджменту надо ее признать, работать с ней и не угрожать ее существованию.

2. Выслушивать мнения  членов и лидеров неформальных  групп. Дэвис пишет: "Каждому  менеджеру надо узнать, кто является лидером каждой неформальной группы, и сотрудничать с ними, поощряя тех, кто способствует достижению целей организации. Если неформальный лидер работает против своего работодателя, его влияние может снизить мотивацию и удовлетворение работой членов его группы".

3. Прежде чем предпринять  какое-либо действие, проанализируйте  его возможное негативное влияние  на неформальную организацию.

4. Чтобы ослабить сопротивление  переменам со стороны неформальной  организации, разрешите группе  участвовать в процессе принятия решений.

5. Контролируйте распространение слухов, максимально быстро распространяя точную информацию.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе было проанализировано влияния неформальных организаций  на формальные организации.

 Исходя из проведённого анализа, можно сделать выводы, что выполняя формальные задачи, люди взаимодействуют друг с другом. Это взаимодействие приводит к возникновению определенных чувств – позитивного или негативного отношения друг к другу, к менеджерам и организации.

Для того чтобы неформальные организации влияли положительно, менеджеру  стоит произвести ряд действий.

В данной работе были выполнены  следующие задачи:

• охарактеризовать деятельность формальные организации;
• охарактеризовать деятельность неформальной организации;
• выявить их взаимодействие и влияние друг на друга.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.

1. Мильнер Б.З. Теория организации: уч. пос.-7 изд./Б.З. Мильнер; переаб. И доп. - М.: ИНФРА-М, 2008.- 864 с. 
2. Базарова Т.Ю. Управление персоналом: уч. пос.-3изд./ Т.Ю. Базарова; отв. ред. Б.Л. Еремина - М:ЮНИТИ, 2005.-525с.
3. Кабушкин Н.И. Основы менеджмент: уч. пос.-11изд./Н.И. Кабушкин; отв. ред. Р.В. Михновец; изд. Стереотип. - Мн.: новое знание, 2009.-336с.
4. Карякин А. М. Организационное   поведение: уч. пос./А.М. Карякин; отв. ред. Н.О.Козина; «Ивановский гос. энергетический ун-т – Ив.: ИГЭУ, 2004. – 218 с.

5. Библиотека менеджмента//Кафедра теории и технологии менеджмента экономического факультета РГУ [Электронный ресурс] – Электрон. дан. – М., cop. 2004–2010. – Режим доступа: http://www.managment.aaanet.ru/