Общая характеристика и виды организации
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ПСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
Контрольная работа
по дисциплине «Менеджмент»
Вариант№3
Выполнила:
Псков2011
Часть 1
Тема: Общая характеристика и виды организации. Понятие организации (предприятия). Цели и система управления предприятиями. Горизонтальное и вертикальное разделение труда. Внешняя и внутренняя среда предприятия.
1.Понятие организации(предприятия).
Определение сущности организации как процесса: это составная часть менеджмента, которая заключается в решении вопросов формирования структуры, касающихся: ответственности, посредством которой поставленные перед предприятием задачи распределяются между отдельными руководителями (менеджерами) : инспекторами-контролерами и другими служащими; формальных внутренних взаимоотношений между служащими предприятия по поводу распределения ответственности.
“Организовать” - значит спланировать и определить те функции и действия, которые необходимы для выполнения той или иной работы, а также объединить эти функции и действия в рамках группы, сектора, отдела, подразделения.
“Организационное взаимодействие”. Если исходить из того, что менеджмент в целом распадается на отдельные позиции менеджмента в рамках структуры, то те формальные отношения, которые существуют между отдельными позициями менеджмента, и будут называться организационным взаимодействием.
Организация состоит из лиц, которые имеют перед собой некую цель; работают в одной команде, группе; используют определенные знания и технические приемы; выступают как единый и целостный организм.
Менеджмент осуществляет свои функции в направлении выполнения поставленных задач через посредство людей, используя разнообразные технические приемы, в рамках той или иной организации.
Организационная структура - это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели.
Организацией часто также называют отдельную фирму как производственную единицу, представляющую собой единый целостный организм.
Успех и провал этих фирм и компаний имеют одну общую особенность.
Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:
1. Наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы
2. Наличие, по крайней мере, одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.
3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.
Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение: Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей (определение Честера Бернарда, одного из классиков менеджмента 30-40-х годов).
Приведенное выше определение справедливо не просто для организации, а для формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.
Таким образом, когда употребляется слово организация, имеется в виду формальная организация.
Из определения следует, что организация всегда имеет хотя бы одну общую цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Менеджмент - это управление сложными организациями. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей.
2. Виды предприятия
Форм разновидностей организаций так много, что обо всех сразу рассказать невозможно, поэтому здесь мы остановимся лишь на главных, а в дальнейшем по мере необходимости будем пополнять и углублять наши знания.
Прежде всего, можно говорить о классификации организаций с точки зрения их происхождения. В этом смысле выделяются естественные и искусственные организации.
Естественные возникают сами по себе, спонтанно, и не имеют специально заданных кем-то извне целей, поэтому их деятельность направлена на решение внутренних проблем. Исходя из этой задачи формируется структура организации, которая, как и власть в них является достаточно размытой, и распределяются ресурсы.
Такие организации обладают высокой самостоятельностью и адаптивностью, то есть способностью приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней среды, а поэтому и устойчивостью. Это во многом достигается за счет их полицентрич-ности, наличия в них элементов, не связанных с решением текущих задач, и образующих резерв на случай неожиданных изменений, преобладания самоорганизации.
Естественной организацией является, например, деревня, клуб по интересам и пр.
Искусственные организации проектируются и создаются по определенному плану, характеризуются направленностью на достижение заданных целей. Цели определяют структуру организации, включающую, как правило, только необходимые элементы (подразделения, должности, рабочие места), и расходование ресурсов осуществляется ради их достижения. При этом, координацию отдельных звеньев организации обеспечивает единый центр. Заданность цели и структуры приводит к тому, что на практике такие организации недостаточно гибки и адаптивны.
Деятельность искусственной организации узаконивается социальной системой более высокого порядка, например, государством, общим собранием учредителей и т.п. , что придает ей официальный характер, поэтому она происходит в рамках нормативно-правового пространства.
Такую организацию характеризуют: рациональное
разделение труда; специализация (распределение
задач между исполнителями); иерархичность,
где должностные функции выступают как
полномочия; безличность; наличие механизмов,
при помощи которых можно целенаправленно
регулировать ее деятельность по аналогии
с управлением техническими системами.
Это придает организации стабильность,
устойчивость, прогнозируемость.
С точки зрения предопределенности связей между элементами выделяют формальную и неформальную организации.
Российский социолог А. Пригожий считает, что формальная организация, как система априорно заданных отношений, официально установленных норм, правил и стандартов, присуща всякому социальному институту независимо от его назначения и отражает существующую при любых условиях необходимость упорядочения совместной деятельности людей.
Задачей формальной организации считается повышение эффективности деятельности ее участников за счет ограничения ее разнообразия; сведения к минимуму риска, планирования, регламентирования, координации. Но эффективность по мере формализации растет в одном отношении и уменьшается в другом или сначала растет, а затем начинает в целом падать.
Формализация сама по себе не только рациональна, но и иррациональна, поскольку имеет объективный и субъективный пределы и наряду с функциональными, обладает дисфункциональными свойствами. Поэтому считается целесообразным определять границы формализации специально.
Со временем искусственные формальные организации начинают самостоятельно эволюционировать, отдаляясь от плана, по которому были созданы, и жить своей жизнью.
Формальная организация включает в себя людей только как представителей должностей, но свою личность они, понятно, «оставить дома» не могут и поэтому вносят в организацию собственные интересы и взаимодействуют между собой ради их достижения. В результате в рамках и наряду с формальной спонтанно возникает неформальная организация в виде совокупности запрограммированных контактов, основанных на добровольном выборе партнеров и личных отношениях, и образующая в совокупности с ней реальную организацию.
Неформальная организация всегда возникает в связи с необходимостью компенсировать недостатки формальной, а поэтому так или иначе с ней связана, но связь эта неоднозначна. Социологи выделяют два вида неформальных организаций, каждый из которых играет специфическую роль в управлении.
Во-первых, речь может идти о так называемой в неформальной организации, которая помогает решать задачи формальной способами, отличными от официально предписанных, что возможно, благодаря разделению личности и функции. Дело в том, что все действия членов организации, связанные с достижением ее целей, нельзя заранее предусмотреть и «расписать», и в случае затруднений, чтобы работа не остановилась, люди часто вынуждены вступать в непредусмотренные регламентами, хотя и незапрещенные личные контакты. Совокупность таких контактов как раз и образует в неформальную организацию.
Следовательно, функциональная недостаточность формальной организации — основная причина образования внефор-мальной, как совокупности неформальных деловых связей.
Во-вторых, существует психологическая неформальная организация, которая связана с соответствующей формальной лишь условно. В ее рамках люди удовлетворяют свою потребность в общении или в помощи и поддержке, которые им не оказывает формальная организация. Такая организация принимает вид неформальной группы, не имеющей «инструментальной», т.е. деловой направленности.
Как правило, ни одна организация не может быть или только формальной или только неформальной — это ее крайние формы, а на деле она содержит как те, так и другие элементы. В зависимости от ситуации доля формальных и неформальных элементов постоянно колеблется, причем, как замечено, ее изменение происходит лавинообразно, обычно со сменой руководства.
На практике организация представляет собой мозаику, где одна часть функционирует на базе преимущественно формальных принципов, например бухгалтерия; другая неформальных — научные, маркетинговые и иные подразделения.
Любая организация, являясь сообществом людей, обладающих собственными интересами, целями, стремлениями, представляет собой в миниатюре политическую систему. С точки зрения особенностей «политического строя» выделяют две модели организации: унитарную и плюралистическую.
В соответствии с первой — организация есть единая сущность с определенными функциями, стабильной деятельностью, функционирующая на основе норм и зафиксированных взаимосвязей.
Унитарные организации главное внимание уделяют достижению своих целей с помощью единой команды участников, прилагающих для этого все свои силы. Конфликты в них редки и объясняются действиями инакомыслящих, которые можно легко изолировать посредством грамотного управления и силового давления. Единство и направленность деятельности такой организации обеспечивает жесткая власть, требующая безусловной лояльности, ограничение свобод и идеологическая обработка участников при игнорировании их мнений и их самих как личностей.
Члены такой организации должны ставить заботу о ее интересах и сохранении превыше всего.
Унитарные организации имеют обычно статус первичных по отношению к своим членам. Первичность означает, что организация для объединяемых ею людей выступает как некая внешняя данность, возникшая и существующая независимо от них. Включаясь в организацию, люди признают ее абсолютную приоритетность, главенство над собой, невозможность влиять на решение принципиальных вопросов; подчиняются ее требованиям; действуют в соответствии с устанавливаемыми ею правилами. Примером первичной организации может служить государственное учреждение, которое возникает на основе решения вышестоящих инстанций.
В соответствии со второй моделью организация представляет собой добровольное объединение участников, заинтересованных в собственной выгоде, которая может быть достигнута лишь через общую. В рамках их взаимодействия, основанного на договорах и соглашениях, имеет место как сотрудничество, так и конкуренция, стремление к индивидуализму, или наоборот, к консолидации. Поэтому в таких плюралистических организациях конфликты рассматриваются как ординарные явления, которые легко разрешаются и могут позитивно влиять на их развитие, а власть используется для координации деятельности самостоятельных участников.
Плюралистические организации обычно являются вторичными, то есть создаются, наоборот, самими участниками, наделяющими их определенными правами и ресурсами, устанавливающими «правила игры», которым они на определенных условиях готовы подчиняться. Такие организации существуют как корпоративные и ассоциативные.
К корпоративным организациям относятся те, члены которых готовы для достижения своих целей в определенной степени жертвовать собственным суверенитетом. Организация согласовывает эти индивидуальные цели и способствует их реализации путем подчинения общей цели, формально выступающей как ее цель. Для этого она должна обладать некоторой независимостью от участников и временным приоритетом по отношению к ним.
Примером здесь является акционерное общество, которое в промежутке между собраниями участников диктует им свою волю, а последние подчиняются его решениям. В то же время на самом собрании они определяют судьбу организации, стратегию и перспективы ее развития. Поэтому приоритет корпорации является условным.
Организация ассоциативного типа создается своими членами для повседневной координации деятельности без потери ими суверенитета, и не обладают даже условным приоритетом над ними. Поэтому решения здесь принимаются со всеобщего согласия, в соответствии с чем происходит и распределение имеющихся ресурсов.
Исходя из особенностей взаимодействия отдельных элементов, организации подразделяются на механистические и органические. Первые характеризуются незыблемостью границ, стабильностью структуры, централизацией власти, преобладанием жестких связей, официальным характером отношений, четкой спецификацией прав и обязанностей всесторонней регламентацией и запрограммированностью деятельности, напоминающей работу технических устройств, например часов.
Механистическая организация рассматривается как инструмент достижения заранее запланированных целей, разложенных на специализированные подцели. Такая модель эффективна в условиях стабильной предсказуемой среды при решении простых повторяющихся задач.
Механистическими по своей сути являются все государственные организации, а также крупные и средние коммерческие фирмы, функционирующие в традиционных отраслях экономики, слабо подверженных воздействию НТР и конкурентной борьбы.
Но сегодняшняя жизнь характеризуется неустойчивостью хозяйственной конъюнктуры, неопределенностью ситуаций, постоянной сменой приоритетов, связей, ориентиров. Успеха здесь могут добиться организации, действующие на основе совершенно иных принципов — так называемые органические.
Последние характеризуются такими признаками как размытость границ, значительная самостоятельность отдельных звеньев, их широкая специализация слабая иерархичность, немногочисленность правил и процедур, свобода выбора вариантов деятельности, оценка результатов на основе реального рыночного эффекта, а не централизованно установленных показателей, преобладание неформальных отношений, гибкость и способность к изменениям и развитию. Элементы такой организации часто борются друг с другом за выживание в постоянно изменяющейся среде.
Все это сообщает таким организациям большую гибкость, маневренность, оперативность в работе, дает их членам дополнительные стимулы к труду. Они лучше механистических взаимодействуют с окружением и приспосабливаются, хотя и болезненно, к постоянным изменениям в нем.
Организации такого типа преобладают как правило в сферах деятельности, характеризующихся нестабильностью, сложностью и неопределенностью целей и задач. Чаще всего они связанны с инновационными процессами — научными исследованиями, опытно-конструкторскими разработками, внедрением их результатов в практику.
В то же время, и они не свободны от многих недостатков, поэтому на практике в зависимости от характера производственной и хозяйственной деятельности, традиций, способностей коллектива и руководства часто имеет место разумное сочетание обеих форм.
Наконец, организации можно различать по целям, которые перед ними ставятся. В связи с этим можно говорить о деловых и общественных организациях.
Деловые организации — фирмы, учреждения, ассоциации и пр., создаются для достижения, так называемой инструментальной цели, связанной с удовлетворением общественных потребностей. Это обеспечивает реализацию интересов и самих членов организации. Например, корпорация, реализовав товары и услуги, получает средства, необходимые для выплаты заработной платы работникам и дивидендов акционерам.
По форме результата деятельности такие организации могут быть индивидуально ориентированными (нотариальная контора), общественно ориентированными (парламент) и смешанными (учебное заведение), а по способу доведения результата до потребителя — аудиторными (телевидение) и клиентскими (завод). Общественные организации удовлетворяют потребности своих участников во взаимопомощи, общении, самовыражении. Обычно по происхождению они естественны; по характеру деятельности большей частью неформальны. Они имеют цели, выработанные в результате обобщения личных целей участников, но иногда эти цели ориентируются и вовне, на создание новых общественных ценностей (экологическое движение).
Каждая организация характеризуется определенным стилем поведения. Таких стилей выделяют два: предпринимательский и приростной.
Приростной стиль свойственен как коммерческим, так и некоммерческим организациям. Он заключается в их ориентации на стабильность структуры, постоянный состав слабо связанных друг с другом направлений деятельности, максимизацию текущей прибыли, опору на внутренние возможности и ресурсы, стремлении экономить на масштабах, экстраполяции подходов к развитию, ограничении альтернатив и ориентации на прошлый опыт.
Предпринимательскому поведению организации присуща гибкость структуры, оптимизация прибыльности, стремление к изменению окружающей среды, формированию новых направлений деятельности, поощрение творчества и инициативы, допущение сознательного риска, активный поиск новых возможностей и лучшей альтернативы. Предпринимательское поведение часто имеет место в условиях кризиса.
В 80-х гг. американские исследователи Т. Питере и Р. Уотер-мен выдвинули положение о том, что современная организация должна отвечать трем требованиям: быть эффективной с точки зрения бизнеса, регулярно обновляться и осуществлять профилактику стагнации. Основой этого, по их мнению, являются три «столпа»: устойчивость, предприимчивость и ломка традиций.
Эффективность организации определяется тем, насколько та способствует достижению поставленных людьми целей при минимизации затрат и различного рода неблагоприятных последствий. Она зависит от таких основных факторов, как благоприятная деловая среда, гибкая обоснованная стратегия деятельности; качество человеческих, особенно управленческих ресурсов (оптимальное число соответствующим образом подготовленных сотрудников; четкость и рациональность распределения между ними конкретных функций в соответствии со стоящими задачами).
Укрепление организации достигается двумя путями: усилением взаимной зависимости подразделений и их автономизацией. Взаимозависимость порождает общую заинтересованность, обмен опытом, информацией, а автономизация усиливает личный интерес, самостоятельность, внутреннюю консолидацию. Баланс между этими моментами поддерживается горизонтальной ротацией управляющих, централизацией социальной, научной и технической политики, введением элементов рыночных отношений между подразделениями, систематическим обменом информацией, высокой общей культурой.
2.Система управления предприятиями
Система управления организации» - одно из ключевых понятий Теории
организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления,
работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение
определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий
процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и
профессиональной специализации. Система управления организации построена
для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно
и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители
организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития
как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что
изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной
организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему
достижению поставленных целей и задач.
ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ.
Система – это целое, созданное из частей и элементов,
взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её
основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность
и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем
система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая
система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки,
конечные результаты и обратную связь
Управление – это процесс воздействия на систему с целью поддержания
заданного или перевода её в новое состояние.
Система управления:
– механизм такого воздействия;
- совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении .
При этом любая система управления должна иметь четыре основных
элемента:
1. Выход основной системы.
2. Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о
состоянии выхода.
3. Канал обратной связи.
4. Блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае
необходимости вырабатывающий управляющее воздействие (см. рис. 3).
Очевидно, что именно система управления организации имеет
возможность адекватно реагировать на внешние и внутренние воздействия, что
придаёт организации способность к адаптации в изменяющихся условиях, делает
её само регулируемой.
СТРУКТУРА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
В настоящее
время в составе системы
следующие подсистемы:
1. структура управления;
2. техника управления.
3. функции управления.
4. методология управления
При этом, систему управления можно рассматривать как с позиции
статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с позиции
динамики, как управленческую деятельность.
Структура и техника управления являются элементами механизма
управления и включают себя соответственно:
- функциональную и организационную структуру, схему организационных
отношений, профессионализм персонала;
- компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации
(сети связи), систему документооборота. Структура управления будет
рассмотрена отдельно, а в отношении техники управления следует отметить,
что стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит
от системы документооборота предприятия. От неё напрямую зависит и число
ошибок учёта и планирования, и оперативность реагирования на определённое
воздействие. «Бумажная» бухгалтерия неизбежно отступает перед
"компьютерной". Неизбежно уходит в прошлое «наказуемость» инициативы.
Доказано на практике и находит всё более широкое практическое применение
понимание того, что функциональность организации рабочего места повышает
производительность труда работника и управленца не только технически, но и
в результате получения ими положительного эмоционального настроя.
Процесс управления, как элемент управленческой деятельности,
включает в себя: систему коммуникаций, разработку и реализацию
управленческих решений, информационное обеспечение.
Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и
функции, технологии управления и практику управленческой деятельности.
Основной задачей системы управления организации ставится формирование
профессиональной управленческой деятельности. Как процесс управленческая
деятельность – это совокупность действий, ведущая к образованию и
совершенствованию связей между частями системы. Как явление – это
объединение элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии
организации. Управленческая деятельность рассматривается, как синтез науки
и искусства. Научная часть управленческой деятельности состоит из
прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало
зависит от личности управленца. Искусство же, в данном контексте,
представляет собой использование менеджером своего творческого начала,
интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и т.д. Здесь наблюдается
прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как
здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей
степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.
Наибольший интерес представляет структура управления организации,
как, во многом, определяющая по отношению к другим элементам. Структура
органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и
ответственности часто предопределяет и технику управления, и процесс, и
методы, и функции.
Среди этапов понимания сущности управления и построения
управленческих структур следует выделить пять этапов:
1. Организация представляется, как сумма трудовых операций. Управлять
организацией
– значит правильно
повышать производительность труда. Организация конструируется и
контролируется менеджерами.
