Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Общение и способы коммуникации

Общение для человека – его среда обитания. Без общения невозможно формирование личности человека, его воспитание, развитие интеллекта. Общение помогает организовать совместную работу, наметить и обсудить планы, реализовать их.

Овладение искусством общения необходимо для каждого человека независимо от того, каким видом деятельности он занимается или будет заниматься.

На первый взгляд, кажется, что содержание понятия «общение» всем понятно и не требует особых разъяснений. А между тем общение – это очень сложный процесс взаимодействия людей. Как справедливо отмечает А. А. Леонтьев, в современной науке об общении существует огромное количество несовпадающих определений данного понятия. Это объясняется полисистемностью и многогранностью явления. Проблемами общения занимаются представители разных наук – философы, психологи, лингвисты, социологи, культурологи и др. Каждый из них рассматривает общение с позиции своей науки, выделяет специфические аспекты для изучения и соответственно формулирует определение. Понятие «общение» приобрело междисциплинарный характер. Естественно, что и среди ученых той или иной науки тоже существуют разные взгляды на общение.

Отметим, что наряду с термином общение широкое распространение получило слово коммуникация. Чаще всего они используются как синонимы. Приведем словарную статью из «Лингвистического энциклопедического словаря»:

«Коммуникация (лат. communicatio, communico – делаю общим, связы-ваю, общаюсь) – общение, обмен мнениями, сведениями, идеями и т. д. – специфическая форма взаимодействия людей в процессе их познавательно-трудовой деятельности».

В последнее время в научной литературе делаются попытки развести смысл терминов общение и коммуникация (например, теория коммуникации = теория связи = теория передачи информации по каналу связи), однако общепринятого мнения по данному вопросу не существует. В нашем курсе эти слова употребляются как синонимы.

Человеческое общение, по данным исследователей, на две трети состоит из речевого. Именно при помощи речи чаще всего происходит общение между людьми. Речевая деятельность человека является самой сложной и самой распространенной. Без нее невозможна никакая другая деятельность, она предшествует, сопровождает, а иногда формирует, составляет основу любой другой деятельности человека (производственной, коммерческой, финансовой, научной, управленческой и др.).

Особенность речевой деятельности заключается в том, что она всегда включается в более широкую систему деятельности как необходимый и взаимообусловленный компонент. Так, например, образование, обучение, пропаганда знаний немыслимы без общения, без речевой деятельности.

Предприниматель, управляющий, дизайнер, референт, врач, строитель, инженер, продавец, выполняя свою основную работу, вынужден что-то обсуждать, советоваться, вести переговоры, задавать вопросы, отвечать. От того, насколько умело осуществляется речевая деятельность, зависит успех любой профессиональной деятельности.

Коммуникация является смысловой аспект социального взаимодействия, одной из крупнейших общих характеристик любой деятельности, включая управленческую. Она представляет собой новую форму политической, научной, организационной и технической силы в обществе, с помощью которой организация включается в окружающую среду, осуществляется обмен мнениями и информацией для обеспечения взаимопонимания. Она имеет довольно широкое толкование. Коммуникацию можно определить как форму связи, как одно из проявлений информационного обмена или обмена информацией между живыми существами в процессе их непосредственного общения с помощью технических средств.

Коммуникации - это всепроникающий и сложный процесс, который включает людей, которые разговаривают во время личного общения или в группах, на собрании, ведут разговор по телефону или читают и составляют служебные записки, письма и отчеты. Таким образом, коммуникация рассматривается как общение с помощью слов, букв, символов, жестов и как способ, посредством которого выражается отношение одного работника к знаний и пониманий другого, достигается доверие, взаємоприйняття взглядов и т.д.

Исследования показывают, что руководитель 50-90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется очень много, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим постоянно, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене в процессах принятия решений в планировании, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией входит во все виды управленческой деятельности, коммуникацию называют связующим процессом, который связывает части организации в единое целое. Поэтому если устранить коммуникацию, то организация перестает быть управляемой, ее деятельность приобретает хаотичного, нескоординованого характера.

Коммуникабельность (коммуникативность) - это склонность, способность к коммуникациям; установление контактов и связей, достижения взаимопонимания.

Теория коммуникаций - комплексная отрасль знаний. ее разработкой занимаются специалисты в области психологии, языкознания, математической логики, электроники и других наук. Ученые исследуют виды информации и способы ее передачи с точки зрения влияния на поведение отдельных лиц и коллективов. По теории коммуникаций, их желательное поведение достигается только через понимание и согласование с принятой информации. Чтобы эффективно осуществлять коммуникацию, то есть передавать качество сообщение в виде методических указаний, инструкций, приказов, докладов, отчетов и т.п., нужно учесть различные факторы: подбор слов в формировании сообщений, настроение, самочувствие, потребности адресатов. Поэтому необходимость повышения эффективности коммуникации имеет различные аспекты: формально-логический, ценностный, семантический (смысловой; относится к значение слов), социально-психологический, текстово-логический, организационный, технический.

Установление надлежащей коммуникации связано с решением многих вопросов. Это готовность партнеров устанавливать коммуникацию, выявления и устранения препятствий, выбор способов коммуникации, правильное сочетание устной, визуальной и письменной форм коммуникации и т.д. Коммуникацию принято изучать не только в ее теоретических аспектах, но и как искусство и практику. Именно так рассматривается способность к коммуникации (умение говорить, слушать, читать, писать) и, в частности, ораторское искусство, склонность к журналистике, преподавательской работы, рекламного дела, литературы, радио - и телевещания.

Коммуникации - это обмен информацией, на основе которой руководитель получает данные, необходимые для принятия решений, и доводит их до работников организации.

Коммуникационная сеть - это совокупность индивидов, которые постоянно взаимодействуют между собой на основе созданных и функционирующих информационных каналов.

Обмен информацией пронизывает все управленческие функции, поэтому коммуникации рассматриваются как связующий процесс в менеджменте. Если налаженные коммуникации плохо, решения могут быть ошибочными, персонал может неправильно понимать руководящие команды, межличностные отношения могут деформироваться. Западные специалисты утверждают, что руководители от 50 до 90% своего рабочего времени тратят на коммуникации. Это становится понятным, если учесть, что руководители обмениваются информацией для реализации своей роли в межличностных отношениях, в процессе принятия управленческих решений, а также для выполнения функций планирования, организации, мотивации и контроля.

Для эффективного функционирования любой организации необходимо обеспечить надлежащие коммуникации. Однако управленческая практика дает возможность констатировать, что создание эффективной, надежной системы обмена информацией, которая бы отвечала требованиям полноты, достаточности, оперативности, гибкости, - это одна из самых сложных проблем в организациях. Поэтому вполне понятно, что эффективно работающий руководитель - это эффективный руководитель в коммуникациях.

Коммуникации - сложный процесс, который включает ряд взаимосвязанных шагов, каждый из которых играет существенную роль в обеспечении понимания и восприятия информации другим лицом. Чаще всего причиной низкой эффективности коммуникации является игнорирование факта, что коммуникация - это обмен, в котором каждому принадлежит активная роль. В процессе коммуникации отправитель составляет сообщение и передает его адресату (получателю).

Наиболее очевидной функцией коммуникации является передача каких-то сведений, какого-то содержания и смысла. Это – семантическая (смысловая сторона). Но эта передача, в конечном счете, влияет на поведение человека, его действия и поступки, на состояние и организованность его внутреннего мира. Специфика коммуникаций в том, что они являются средством взаимодействия психических миров людей друг с другом. Коммуникации выполняют три основные функции: информационно-коммуникативную; регулятивно-коммуникативную; эмоционально-коммуникативную.

Информационно – коммуникативная функция

Раскрывается в процессах передачи и приема информации партнерами по общению.

Не просто передается – принимается, но и формируется, что является важным моментом для творческого продуктивного общения.
Выравнивание различий в исходной информированности партнеров.
Стремление понять взгляды и установки друг друга, сопоставить их.
Выразить свое согласие или несогласие.
Прийти к определенным согласованным или новым результатам.

Регулятивно – управляющая функция

Проявляется в воздействии на поведение партнеров в процессе их общения, может быть представлена как возможность:

регулировать не только собственное поведение, но и поведение других людей;
взаимной “подстройки” действий;
оказывать управляющее воздействие на человека, глубина которого зависит от индивидуальных свойств партнеров общения.

Эмоционально – коммуникативная функция

Оказывает большое воздействие на эмоциональное состояние человека.

Весь спектр человеческих эмоций возникает и развивается в процессе общения людей.
Потребность в общении часто возникает в связи с необходимостью изменить свое эмоциональное состояние.
В процессе общения людей может измениться интенсивность эмоциональных состояний партнеров: происходит либо сближение этих состояний, либо их поляризация, взаимное усиление или ослабление.
Человек в общении может эмоционально разрядиться или, наоборот, усилить эмоциональную напряженность.

Аутокоммуникация

Аутокоммуникация – естественное условие психологической активности человека, постоянное общение с самим собой, приводящее при определенных обстоятельствах к внутриличностному конфликту.

Общение с самим собой – механизм осуществления самосознания. Общение с другими тесно связано с возможностями и формами общения человека с самим собой. Аутокоммуникация при некоторых психологических ситуациях может резко ослабиться. Общение с самим собой – механизм осуществления самосознания.

Если коммуникация лежит в сфере официальных отношений и направ-лена на решение конкретной проблемы или достижение необходимого ре-зультата, исходя из общих интересов и целей коммуникантов, то она называется деловой. Деловое общение – самый массовый вид общения людей в социуме. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего, лидера общественной организации. Для достижения высокой результативности практически в любом виде управленческой деятельности вы должны владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения коммуникации, о постулатах делового общения.

Важная особенность делового общения – строгое соблюдение его участниками статусной роли: начальник – подчиненный, партнеры, коллеги и др. Если деловым людям приходится постоянно общаться с людьми, стоящими на разных ступенях служебной лестницы, говорят о вертикали и горизонтали отношений. По вертикали – это субординационные отношения, они обусловлены социальным статусом, административно-правовыми нормами и характеризуются подчинением младшего старшему по чину. Горизонтальные отношения предполагают участие в совместной деятельности на принципах сотрудничества, взаимопонимания, с учетом общих интересов.

Деловое общение всегда целесообразно. Это значит, что сама организация делового общения, выбор коммуникативных стратегий и тактик, использование языковых средств в деловой речи четко подчинены цели достижения позитивного результата в решении конкретной проблемы.

Умению говорить, или ораторскому искусству, обучали еще в античности. Оно предполагает умение точно сформулировать свои мысли, излагать их доступным для собеседника языком, ориентироваться в общении на реакцию собеседника. Конечно, разговор по канонам античной риторики сейчас будет выглядеть экстравагантно, но тем не менее для успешного делового общения жизненно необходимо овладеть основами культуры речи.

Речь в деловом общении направлена на то, чтобы убедить собеседника в своей точке зрения и склонить к сотрудничеству. Убедительность определяется следующим:

психологическими факторами, самой атмосферой беседы, которая может быть благоприятной или неблагоприятной, доброжелательной или недоброжелательной;

культурой речи.

Культура речевого общения включает в себя прежде всего свободное владение языком.

Любой естественный язык имеет сложную структуру, составными частями которой являются:

литературный язык, в котором выражена языковая норма;

просторечье;

профессиональная лексика;

ненормативная лексика.

Речевая культура в деловом общении выражается в оценке уровня мышления собеседника, его жизненного опыта и в обращении к собеседнику на понятном для него языке. При деловом разговоре нужно употреблять простые, ясные и точные слова, грамотно формулировать свою мысль. Недаром существует выражение "режет слух". Сплошь и рядом режет слух неправильное ударение в словах типа "начать", "договор", "каталог", "мышление", употребление несуществующего в русском языке глагола в повелительном наклонении "лежите".

В книге В. Зигерта и Л. Ланг "Руководить без конфликтов" выделяются типичные ошибки, связанные с ориентацией на себя, которые не позволяют донести свою мысль до собеседника.

Если в общении мы ориентированы на себя, а не на собеседника, то мы:

не организуем свои мысли перед тем, как их высказываем, а говорим спонтанно, надеясь, точнее требуя, чтобы другие "поспели" за нами;
из-за небрежности или неуверенности не выражаем свои мысли точно, поэтому они приобретают двусмысленность;
говорим слишком длинно, так что слушатель к концу нашего высказывания уже не помнит, что было вначале;
продолжаем говорить, даже не замечая, реагирует слушатель или нет.

Высказывания без ориентации на собеседника носят форму монолога. Сумма потерь информации при монологическом общении может достигать 50%, а в некоторых случаях — и 80% от объема исходной информации.

Наиболее эффективной формой общения является диалог, в основе которого лежит умение задавать вопросы.

В литературе по деловому общению ¹

¹См.: Емельянов Ю.Н. Обучение паритетному диалогу. — ЛГУ, 1991;

Мицич Я. Как проводить деловые беседы. — М.: Экономика, 1987.

выделены некоторые типы вопросов, помогающие получить нужную информацию.

Наиболее эффективны для ведения диалога открытые вопросы типа:

Каково ваше мнение ?

Каким образом ?

Сколько еще?

Почему?

Как? и т.п.

Информационный опрос относится к вопросам открытого типа и его следует строить так, чтобы он вызвал к жизни информацию, способную заинтересовать и сгруппировать вокруг себя различные мнения. Если вопрос рассчитан на "да" или "нет", он закрывает диалог и его нельзя считать информационным, например, вопрос типа "Какие меры вы приняли, чтобы улучшить обслуживание?", относится к информационным, а вопрос "Вы действительно думаете, что приняли все меры?" к таковым не относится.

Закрытые вопросы, ответом на которые будут "да" или "нет", рекомендуются не для получения информации, а для получения подтверждения согласия или несогласия с высказанной позицией.

Чтобы обеспечить непрерывность открытого диалога, можно использовать зеркальный вопрос. Технически он состоит в повторении с вопросительной интонацией части утверждения, только что произнесенной собеседником для того, чтобы заставить его увидеть свое утверждение как бы со стороны:

Я никогда не буду иметь с ним дела!

Никогда?

Сейчас у меня нет для этого средств!

Нет средств?

Зеркальный вопрос позволяет, не противореча собеседнику и не опровергая его утверждений, создавать в беседе моменты, придающие диалогу новый смысл. Он дает значительно лучшие результаты, чем круговорот вопросов: "Почему?", которые обычно вызывают защитные реакции, отговорки, поиски причинности и могут привести к конфликту.

Эстафетные вопросы призваны динамизировать диалог: при их помощи стремятся опережать высказывания партнера, а не перебивая, а помогая ему. Эстафетный вопрос требует способности слушать и схватывать налету реплики партнера и провоцировать его сказать еще больше, сказать по-другому и сверх того, что сказано.

Умение слушать – необходимое условие правильного понимания позиции партнера. Слушать – это сосредоточиваться на воспринимаемом, понимать значение, смысл сказанного. Умение слушать, таким образом, это: восприятие информации от говорящих, при котором человек воздерживается от выражения своих эмоций; поощряющее отношение к говорящему, подталкивающее его продолжать акт коммуникации; незначительное воздействие на говорящего, способствующее развитию его мысли.

Умение слушать, следовательно, эффективно помогает собеседнику снизить уровень эмоционального возбуждения и начать “трезво” рассуждать по поводу возникшей проблемы; повышает самооценку собеседника; ослабляет воздействие стресса и психического напряжения; развивает у человека чувство уверенности в себе; способствует росту искренности и взаимопонимания; демонстрирует уважение к чувствам другого.

В процессе слушания могут возникнуть барьеры, мешающие эффективной коммуникации. К таким трудностям относятся: отвлечение внимания; высокая скорость умственной деятельности (мы думаем быстрее, чем говорим); антипатия к чужим мыслям; избирательность внимания; потребность в реплике. Для устранения возможности искажения информации в процессе слушания с говорящим устанавливается обратная связь, которая может выступать в двух формах: 1) “здесь и сейчас”; 2) по конкретному вопросу. Обращаться нужно к конкретному человеку, его высказываниям и мыслям.

Исходная установка обратной связи – корректность и доброжелательность. Не следует самоутверждаться за счет других. Обратную связь следует устанавливать в том случае, если у партнера ощущается потребность в ней. Для этого необходимо знать, значимо ли для него Ваше мнение. Иногда партнеру достаточно Вашего взгляда, жеста. Не следует говорить о том, что Вас не интересует, отражать чувства, которые Вы не испытываете.