Общие функции менеджмента. 3

Пермский  институт (филиал) государственного образовательного учреждения высшего профессионального  образования 

Российский  государственный торгово-экономический  университет 
 
 
 
 

Кафедра менеджмента и права 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

по дисциплине: «Менеджмент» 

Вариант № 7 «Общие функции  менеджмента» 
 
 
 
 
 

Выполнил:                                         

студентка группы БЗ-24

Глумова Марина Ивановна 
 

Проверил:

преподаватель

Волков  Владислав Иванович 
 
 
 

Пермь 2011

План  работы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Введение.

      В процессе развития общества появляются потребности в новых товарах  и услугах. Для их производства необходимо выполнение различных работ, которые часто требуют совместных усилий многих работников. Возникает необходимость согласования этой совместной деятельности.

     С развитием рыночной экономики, в  частности в нашей стране, термины "менеджмент", "менеджер", быстро и прочно вошли в нашу жизнь и наш словарный обиход, заменив такие термины, как "управление", "управленческая деятельность", "руководитель", "директор". 

      Но  прежде чем говорить о менеджере  и его функциях, надо ввести понятие "менеджмента". Этот термин пошел от американского «management» - управление. Менеджмент - это самостоятельный вид профессиональной деятельности, направленный на достижение в ходе любой хозяйственной деятельности фирмы, действующей в рыночных условиях, определенных намеченных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов с применением принципов, функций и методов экономического механизма менеджмента.

      Если  немного раскрыть определение "менеджмента", то мы увидим, что в него входит: изучение рынка (спроса, потребления), т.е. маркетинг и прогнозирование; производство продукции с минимальными затратами и реализация ее с максимальной прибылью; управление персоналом, следовательно знание социологии, психологии, а также анализ информации и разработка программ для достижения поставленной цели.

      Ведь  основная функция менеджмента - это умение достигать поставленных целей. В мелких фирмах эту роль выполняет сам директор, а в крупных - менеджер (организатор, управляющий, руководитель). С одной стороны, в связи с многоуровневой системой управления директор не может довести свои решения сам и контролировать их выполнение на более низких ступенях, к тому же, у него много других дел, более глобальных задач и проблем. С другой стороны, профессиональный менеджер решит многие проблемы зачастую лучше директора. Так что менеджер порой является важнейшим человеком на фирме.

      Для успешного управления организацией необходимо выполнение всех функций  в комплексе, следовательно, вопрос изучения их состава и природы  всегда актуален.

     Целью контрольной работы является теоретическое изучение природы и состава функций менеджмента. Объект работы: теоретические аспекты функций менеджмента. Достижение цели предполагает решение следующих задач:

     1. рассмотреть специфику понятий  управления и менеджмента;

     2. провести теоретический анализ  системы функций менеджмента. 
 
 

     2. Общие функции менеджмента.

     Любой вид человеческой деятельности может  быть представлен как совокупность отдельных операций, выполняемых  участниками этой деятельности. А  управленческой деятельности такие операции принято называть функциями, которые своей целью имеют обеспечение работы организации в целом или ее подразделения в заданном режиме. Понятие «функция» тесно связано с такой управленческой категорией, как задача, задание в совокупности с технологией ее выполнения. В бизнесе они образуют функции менеджмента и аппарата управления.

     Функции управления многообразны. Существуют различные подходы к их классификации. Одним из таких подходов может  быть разделение функций на общие и специализированные. К общим принято относить:

     - планирование,

     - организация,

     - мотивация,

     - контроль.

     Иногда  к этим функциям относят и координацию, но чаще ее считают подфункцией, обеспечивающей согласование и взаимодействие остальных  функций. Эти функции реализуются на всех уровнях управления (высший, средний и нижний уровни) и во всех видах деятельности организации. Содержание этих функций и сложность управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом.

     Рис.1 Взаимосвязь общих функций менеджмента.

     Специализированные  функции включают в себя управление:

     - производством;

     - экономикой и финансами;

     - персоналом;

     - маркетингом;

     - технической политикой и инновациями.

     Рассмотрим  подробнее природу и состав каждой из функций менеджмента.

     1. Планирование (стратегическое) - это одна из важнейших функций управления, обеспечивающая основу всех управленческих функций. Экономическое прогнозирование – это предвидение хода экономического развития на предстоящий период для конкретной организации. Планирование – это разработка плана, определяющего то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством. Другие функции: организация, мотивация и контроль ориентированы на выполнение стратегических планов (3).

     Наиболее  существенным при планировании является выбор цели организации. Для того чтобы цели способствовали эффективной  деятельности организации, они должны соответствовать ряду требований. Во-первых, они должны быть конкретными и  измеримыми.

     Началом выполнения функции планирования является постановка целей. Она включает следующие  этапы:

     1. Выбор цели.

     2. Определение исходных предпосылок  для предстоящего принятия решений.

     3. Поиск и определение альтернатив  для принятия решений.

     4. Выбор наилучшей альтернативы среди имеющихся.

     5. Исполнение плана.

     При выполнении функции планирования, как  правило, принимаются эффективные  решения. В основе принятия таких  решений лежит действие двух факторов:

     а) выбор наилучшей альтернативы,

     б) учет возможностей исполнителей принимаемого решения.

     Этими факторами определяется качество решения. Эффективное решение может быть выражено условно формулой:

     Эффективность решения = Качество решения x Принятие его исполнителями

     Планирование  исключает выполнение незапланированных действий, поскольку они могут быть неадекватны поставленной цели.

     При осуществлении функции планирования учитываются следующие требования:

     1. Устранить отрицательный эффект  неопределенности и измерения.

     2. Сосредоточить внимание на основных  задачах этого этапа.

     3. Составить бюджеты

     4. Облегчить контрольную функцию  управления.

     При выполнении функции планирования реализуется  принцип принятия обязательств, который  рассматривается с учетом гибкости самого планирования для уменьшения риска потерь (финансовых, материальных и др.)

     Остановимся на некоторых характерных признаках, проблемах, связанных с планированием. Во-первых, планирование всегда опирается  на данные прошлого и настоящего, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в будущем. Поэтому его надежность зависит от точности фактических показателей прошлого. Для этого служат разного рода отчеты (производственные, статистические и т.д.), при этом самыми достоверными из них являются бухгалтерские отчеты. Во-вторых, планирование следует начинать от так называемых «узких» мест, таких сфер, в которых возможность влияния на развитие дел более ограничена. Чаще всего это сфера финансов и сбыта. В-третьих, из-за недостаточной опорной информации приходится вводить так называемые резервы («коэффициенты безопасности»), что может привести к неточности, частым корректировкам. В-четвертых, качество планирования во все большей степени зависит от компетенции сотрудников, их глубоких знаний и интуиции. Планирование - это выражение воли руководителей, менеджеров. И, наконец, в-пятых, системы планов снижают риски, но не являются гарантией достижения цели. Необходимо помнить, что строгое планирование душит новые идеи, так как не может дать вдохновения, подсказывающего следующий шаг.

     2. Функция организации. А.Файоль говорил об организации как об одной из функций управления: «Организовать предприятие - значит снабдить его всем тем, что необходимо для его функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом» (3).

     Управление  является динамическим, изменяющимся процессом, что касается организации, то это есть статика дела, или «анатомия» предприятия (по В.И.Терещенко).

     По  П.Друкеру, организационная деятельность - это процесс, посредством которого руководитель устраняет неразбериху, конфликты между людьми и создает внутриорганизационную среду, пригодную для осуществления совместной деятельности.

     Исходными предпосылками выполнения функции  организации являются следующие  факторы:

     а) учет руководителем своих возможностей (потенциальных и реальных), а  также имеющихся резервов (материальных, людских);

     б) учет возможностей своих исполнителей;

     в) правильная расстановка персонала.

     Смыслом организационной работы менеджера  является установление и поддержание  определенного порядка в деятельности. Организация в сфере управления - это работа с персоналом, создание организационных систем, маркетинговая, информационная и экономическая деятельность коллектива и т.п.

     Деятельность  по координации работы других людей  составляет сущность управления. Для того чтобы организация могла выполнить свои цели, ее задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. По этой причине управление является важнейшей деятельностью в организации.

     Общее для всех организаций - это то, что  они нуждаются в управлении. Большинство  организаций имеют горизонтальное разделение труда. Классический пример которого: производство, финансы и маркетинг. Это основные виды деятельности, которые необходимы для успешной работы организации.

     3. Функция мотивации. В жизни поведение человека всегда мотивировано. Под мотивом понимают активные движущие силы, определяющие поведение людей, мотивация - система факторов (побудительных сил), способствующих выполнению определенной задачи.

     Мотивация - это процесс побуждения себя и других работников к активной деятельности для удовлетворения личных потребностей и для достижения целей организации. С другой стороны, мотивация как создание внутреннего побуждения к желательным действиям является сложным психологическим процессом. Цепочка взаимосвязи основных факторов, обуславливающих поступки человека, выглядит следующим образом: внешняя среда - потребности - интересы - побуждение - решение действовать - установка - поступок (действие). Упрощенную модель процесса мотивации можно представить состоящей из трех элементов: Потребности - Целенаправленное поведение - Удовлетворение потребностей. 

     Функция мотивирования в процессе управления деятельностью организации является одной из сложнейших, поскольку основным действующим лицом является личность работника. Менеджеры, осуществляющие эту функцию, придерживаются следующей схемы действий:

     1. Знание самых существенных потребностей  исполнителей.

     2. Учет личностных особенностей  исполнителей.

     3. Понимание своих работников, их целей, желаний, стремлений.

     4. Применение индивидуального подхода  к работникам, когда это требуется.

     5. Учет межличностных отношений  внутри группы.

     6. Умение поощрять работников.

     7. Оказание поддержки и помощи  исполнителям решений.

     8. Знание об отношении к труду  у работников.

     9. Доброжелательность в обращении  с подчиненными

     10. Проявление терпимости и доброжелательности  в разговоре с исполнителями.

     11. Уважение к подчиненным.

     12. Знание себя и особенностей своего поведения.

     Р.Н. Ботавина, в учебнике «Этика менеджмента» (1) предполагает деление коллективов по мотивационным характеристикам, поскольку мотивация деятельности коллектива в целом складывается из мотиваций отдельных сотрудников. Разница в мотивах, определяющих и направляющих группу, влияет на подбор методов воздействия менеджера на подчиненных, на восприятие ими действий руководителя, на формирование взаимоотношений между сотрудниками и, следовательно, на результаты совместного труда.

     Для направления стремлений работника  на достижение поставленных целей часто употребляется термин «стимулирование труда», под которым понимается широкий арсенал методов для выполнения принятых решений и намеченных работ. Соотношение между понятиями «мотивация» и «стимулирование» примерно такое же, как между понятиями «климат» и «погода». Климат в определенной местности если меняется, то крайне медленно, а погодные условия - каждый день. Установки мотивации являются более общими, а стимулирование чаще зависит от рабочей ситуации.

     4. Функция контроля. Контроль - одна из основных функций обеспечения процесса управления. Она занимает большую часть времени менеджера. Функция планирования циклична: в начале периода, года, квартала и т.д. Функции контроля в том или ином виде менеджеру приходится выполнять ежедневно. Поэтому контроль - главный инструмент выработки политики и принятия решения. Есть только одна задача выше рангом - это постановка цели.

     Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит  из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок, если полученные результаты в существенной степени отличаются от установленных стандартов.

     Г.Кунц и С.О`Доннелл отмечают: «Разработанная должным образом система контроля должна обнаруживать возможные отклонения до их появления» (3). В процессе выполнения функции контроля руководитель сталкивается с проблемой акцента контроля с прошлого на будущее. Конечно, нельзя говорить о глобальном характере предотвращения будущих ошибок, однако, изучив особенности работников, с определенной долей вероятности возможно предвидеть степень и особенности ошибок, предпринять меры для их недопущения.

     Осуществление функции контроля - это постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть. И контролировать может только тот, кто знает, что в действительности должно быть, и своевременно делает это достоянием других (3).

     В контроле можно выделить две стороны: организационную и поведенческую.

     Организационная сторона контроля. В ней выделяют четыре стадии:

     1. установление норм деятельности  или стандартов, т.е. точное определение  целей, которые должны быть  достигнуты в определенный отрезок  времени. Она опирается на целевое  планирование;

     2. отбор данных о фактическом  состоянии дел как результат  исполнения или измерения того, что было в действительности достигнуто за определенный период. При этом важно иметь необходимую информацию, используя как компьютерные средства, так и традиционные отчеты исполнителей и анализы статистики;

     3. оценка и сравнение достигнутого с ожидаемым результатом. Здесь главным становится установление факторов, которые определяют отклонение реальных результатов от первоначальных установок;

     4. выработка и осуществление корректирующего  действия, если есть отклонения  от первоначального плана. Возможен также и пересмотр ориентиров с целью сделать их более реалистичными и соответствующими ситуации. Здесь важно представление о том, где как и когда следует предпринять корректирующие действия, пока ситуация не переросла в кризисную.

     Контроль  должен прежде всего ориентироваться на результат, производиться своевременно, быть простым и экономичным. Отвечать существу проводимой работы.

     Поведенческая сторона контроля. Человеческий фактор при контроле - это психологическая  реакция подчиненных на контролируемые функции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничения, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. - все то, что не совпадает с представлениями о свободе личности. Однако возможен другой подход: контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Как отмечает американский теоретик управления Р.Уотермен, чтобы преуспевать, следует осуществлять только благожелательный контроль.

     При правильном контроле можно быстро получить данные об успехах или неудачах и  сделать выводы на будущее. Контроль за результатами деятельности является очень важным, поскольку именно он определяет успех организации. Оценка основных результатов выполнения поставленных задач организации является предпосылкой целенаправленного контроля.

     Измерение результатов с помощью заданных стандартов позволяет менеджерам определить, какие действия нужно предпринимать в конкретной ситуации.

     Итак, проведен теоретический анализ функций управления, рассмотрены их основные задачи, природа и состав. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Заключение.

     Подведем  итог. Целью данной контрольной работы являлось теоретическое изучение природы  и состава функций менеджмента.

     Достижение  цели предполагало решение следующих  задач:

     1.рассмотреть  специфику понятий управления  и менеджмента;

     2.провести  теоретический анализ системы  функций менеджмента.

     Первая  задача решалась нами в ходе теоретического анализа понятий управления и  менеджмента, в результате которого мы определили, что основу менеджмента  составляет управление деятельностью  и людьми в условиях рыночной экономики.

     Для решения второй задачи нами была подробно проанализирована система основных функций менеджмента. По результатам  данного теоретического анализа  мы пришли к общим выводам:

     Существуют  следующие основные функции менеджмента, общие для любых организаций: планирование, организация, мотивация и контроль, к ним относят также подфункцию координации, обеспечивающую согласование и взаимодействие остальных функции.

     При выполнении каждой функции решаются определенные задачи. Для функции планирования важным является постановка целей, составление плана работы. Функция организации - управление выполнением общегрупповых целей. Мотивация - знание и учет потребностей работников, своих возможностей. Функция контроля - обнаружение и предупреждение проблем в доброжелательном ключе.

     Исходя  из проведенного анализа можно прийти к следующему заключению - для эффективного управления организацией необходимо выполнение всех функций в комплексе. Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления).

     Конечным  результатом управления является выработка  управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могу выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом. 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы.

     1. Ботавина Р.Н. Этика менеджмента:  Учебник.- М.: Финансы и статистика, 2002.

     2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация,  процесс: 2-е изд. учебник.- М.: «Фирма Гардарика», 2006.

     3. Кравченко А.И. История менеджмента: Учебное пособие для студентов вузов. - М.: Академический Проект, 2000.

     4. Розанова В.А. Психология управления. Учебное пособие - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.

     5. Сетков В.И. Основы общего менеджмента (краткий курс). - М.: ИНФРА-М, 2003.