Общие правила и требования оформления документов
Содержание
Введение
Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией — это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, другая недвижимость. За всем этим стоят документы.
На основе документов
принимаются соответствующие
Выполняя несложные правила делопроизводства, можно значительно сократить и даже исключить потерю документов.
Цель работы – рассмотреть
общие правила оформления документов, и в частности организационно-
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Рассмотреть общие правила и требования оформления документов; работу с документами в современных условиях: логические, технические и творческие операции.
- Изучить состав и назначение организационно-распорядительны
х документов (ОРД). Привести перечень и дать определения всех основных видов организационно-распорядительны х документов.
- Общие правила и требования оформления документов. Работа с документами в современных условиях: логические, технические и творческие операции
Общие правила и требования
к оформлению документов определяются
ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительно
При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа2.
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты,
которые используются при подготовке
и оформлении организационно-
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный
номер налогоплательщика/код
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Формуляр-образец – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
Бланк документа – стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной.
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понятным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, кто их подготовил – государственное предприятие или коммерческое, каким видом деятельности оно занимается, как ведет делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии). Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает3:
- юридическую силу документов;
- качественное и своевременное составление и исполнение документов;
- организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит
из ряда элементов – реквизитов
(даты, текста, подписи). Расположение их
на документе и правила оформления
установлены ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-
В соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-03 все документы изготавливают на бланках. Установлены два основных формата бланков документов – А4 (210-297 мм) и А5 (147-210 мм). Допускается также использование бланков форматов A3 (420-297 мм) и А6 (148-105 мм) по ГОСТу 9327.
Бланки, воспроизводящие постоянную информацию, изготавливаются типографским способом или вводятся в память компьютера и автоматически выводятся при распечатке документов; реже наносятся на стандартный лист бумаги с помощью специального штампа.
Для организации, ее структурного подразделения или должностного лица установлено три вида бланков4:
-общий бланк организации;
-бланк письма;
-бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используется
для всех видов организационно-
Максимальный набор реквизитов общего бланка (рис. 3.2) включает:
—Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта российской Федерации или города (такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право);
-эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
-наименование вышестоящей организации (если она имеется);
-наименование организации — автора документа.
На общих бланках
допускается указывать
Технология работы с
документами состоят из совокупности
последовательно выполняемых
Творческие операции связаны с мышлением, со способностью документоведа к анализу, обобщению информации, выявлению методов решения поставленных перед ними задач. Переработка первичной информации для получения качественно новой требует творческой работы.
К числу логических операций относятся операции по учету, группировке, суммированию, обработке исходных данных. Такие операции строго определены правилами или инструкциями и не требуют творческой инициативы работника, поэтому могут быть автоматизированы с помощью компьютерной техники.
Технические операции - это простые, регулярно повторяющиеся операции по информационной обеспеченности выполнения той или иной работы. Эти операции связаны со сбором информации, ее фиксацией, доставкой и т.д. Они могут быть механизированы и автоматизированы с помощью традиционных средств организационной техники. Логические и технические операции не влияют на содержание информационных процессов.
При работе с документами логические и технические операции преобладают. Поэтому цель механизации и автоматизации заключается в передаче выполнения нетворческих операций оргтехнике. Это обеспечивает наиболее эффективную организацию работы с документами.
При автоматизации офисов они оснащаются персональными компьютерами и средствами электронной оргтехники. В результате сочетания технических возможностей вычислительной техники, средств электросвязи, цифровых копировальных аппаратов, электронных пишущих машин появляется возможность не только повысить производительность труда управленческого персонала, но и существенно изменить способы обработки документов. Например, использование для изготовления документов компьютеров, «настольных издательств» позволяет исключить из технологической схемы обработки документов такие операции, как ручное составление черновика, повторное ручное перепечатывание при редактировании и корректировке. Внедрение сканеров и систем оптического распознания символов позволяет отказаться от клавиатурного ввода информации в компьютер и т.п.
Экспедиционная обработка документов, отправляемых по почте, включает такие операции, как фальцевание, конвертирование, маркирование, адресование документа при его отправке и вскрытие конверта, расконвертирование документа, его первичный учет, скрепление при поступлении5.
Достижения современных технологий способствуют активному внедрению в повседневную практику различных видов связи: телефонной, телеграфной, компьютерной и др. Примером влияния оргтехники на способы обработки документов является применение факсимильной связи. Под факсимильной связью понимают метод передачи на расстояние неподвижного изображения. Факсимиле означает точное воспроизведение фиксированного плоского изображение на твердом носителе фотоэлектрическим способом. Для передачи факсимильных сообщений используется обычная телефонная сеть.
Рассмотрим общие правила оформления документов в ОАО «РЖД». В соответствии с инструкцией по делопроизводству в ОАО «РЖД» Документы общества и его подразделений оформляют, как правило, на бланках установленной формы, которые представляют собой стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) с соответствующими реквизитами, расположенными на них в определенном порядке.
Департаментом управления делами создаются и передаются в подразделения аппарата управления общества, в электронном виде следующие формы бланков документов общества6:
- общий бланк;
- бланки конкретных видов документов (приказ, распоряжение, поручение);
- бланки протоколов;
- бланки писем.
Докладные и служебные записки должностных лиц общества, пояснительные записки, справки, отчеты подразделений аппарата управления общества, заявления, а также переписку между подразделениями аппарата управления общества оформляют, как правило, на стандартных листах бумаги форматов А4 и А5 с расположением реквизитов в установленном порядке.
В телеграфной связи общества используются условные (сокращенные) наименования должностных лиц аппарата управления, железных дорог, иных филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД" и других организаций, перечень которых разрабатывается Департаментом связи и вычислительной техники совместно с Департаментом управления делами и утверждается президентом (первым вице-президентом) общества.
В текстах нормативных документов, распоряжений, поручений, протоколов, писем применение указанных условных (сокращенных) наименований не допускается. Они могут применяться лишь при оформлении реквизитов "Визы согласования документа", "Отметка об исполнителе", в регистрационном штампе при регистрации документов, при их разметке, в справочных материалах, указателе рассылки и т.п.
Документы, издаваемые обществом
совместно с другими
Делопроизводство в аппарате управления общества осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и контроля исполнения документов «Документооборот».
- Состав и назначение организационно-распорядительны
х документов (ОРД). Приведите перечень и дайте определения всех основных видов организационно-распорядительны х документов
Документация организации
включает различные по назначению и порядку использования группы
документов. Наиболее распространенными
являются уставы, должностные инструкции,
приказы, протоколы, акты, служебные письма
и другие документы, которые входят в состав
организационно-
В состав организационно-
К организационным (организационно-правовым) документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатные расписания, инструкции, правила, памятки и т. д.
Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т. д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.
Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов8:
- названия организации (подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения);
- наименования вида документа;
- даты и номера документа;
- заголовка к тексту;
- текста;
- подписи.
Решения, принятые руководством, фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в регулировании деятельности организации, реализации поставленных перед ней целей и задач, в обеспечении ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
В соответствии с действующим
Постановления, решения и приказы издаются, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам, относящимся к компетенции данной организации. Распоряжения издаются по оперативным вопросам, а также в целях организации исполнения постановлений, решений и приказов.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.5
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
- правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003
не оговаривает полный перечень организационно-
Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.
Под уставом – как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.
Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.
Положение о коллегиальном (или совещательном) органе – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиальных (или совещательных) органов.
Регламент – правовой
акт, устанавливающий порядок
Штатное расписание – перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов.
Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.
Указание – правовой
акт, издаваемый органом государственного
управления, преимущественно по вопросам
информационно-методического
Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Заключение
С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов. Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.
Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
К организационно-правовым
документам относятся устав, учредительный
договор, положение об организации,
положение о структурном
Список используемой литературы
- ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
- Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительно
й документации, требования к оформлению документов»: ГОСТ Р 6.30. 2003 г. - Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 2011. - 122 с.
- Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие для вузов М.: Эксмо, 2011. - 624 с.
- Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие для вузов М.: Эксмо, 2010 - 425 с.
- Быкова Т. А. Делопроизводство: учеб. для вузов М.: МЦФЭР, 2010. - 355с.
- Васильева И.Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2011. - 272 с.
- Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2011. – 237 с.
- Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2011. - 220 с.
- Организация работы с документами: Учебник, 3-е изд., перераб. и доп. / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФРА-М, 2011. – 440с.
- Савенкова Т.М. Документирование и делопроизводство. Новосибирск: СибАГС, 2011. – 398с.
- Сотов П. В. Делопроизводство. М.: Проспект, 2011. - 280 с.
- Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2011. - 344 с.
Приложение
ОАО «ЧТПЗ» Директор Ивлев И.Н |
Приказ
02.03.2013 № 132
Об организации материальной ответственности
В связи с производственной необходимостью, на основании Положения о бухгалтерском учете № 12 от 01.02.2013
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Зав. складом
(И.И. Иванова) осуществлять
2. Расход товаро-материальных цен
3. Зав. складом
(И.И. Иванова) своевременно
4. Бухгалтерии
(А.В. Петрова) своевременно
5. Установить
порядок отчетности
6. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Приложение: список материально-ответственных лиц, на 1 л. в 1 экз.
Гл.бухгалтер
Юрисконсульт
ОАО «ЧТПЗ»
ПРИКАЗ
- № 20
г. Челябинск
Об увольнении Иванова В.Н.
На основании данных аттестации сотрудников ОАО «ЧТПЗ» от 25.01.2012
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Уволить Иванова В.Н. по статье 86 ТК РФ в связи с несоответствием квал
ификации занимаемой должности. - Начальнику отдела кадров Петрову В.К. документально оформить увольнение Иванова В.Н.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор ОАО «ЧТПЗ» ________________ В.Г. Петров
ОАО «ЧТПЗ» ул. Машиностроителей, 21, г.Челябинск, 454021 |
ПРОТОКОЛ
12.03.2013 №35
Заседания Совета директоров
