Общие правила организации документооборота

План

7. Информационно-справочная  документация: справка, телеграмма,

   телефонограмма, доверенность. . . . . . . 3

14. Общие правила организации документооборота: прием и

    обработка входящей документации, обработка исходящей

    документации, обработка внутренней документации. . . 10

1.7 Задание. . . . . . . . . . 18

2.2 Задание. . . . . . . . . . 20

5.6 Задание. . . . . . . . . . 22

6.1 Задание. . . . . . . . . . 23

7.4 Задание. . . . . . . . . . 25

Список литературы. . . . . . . . . 27

7. Информационно-справочная документация: справка, телеграмма, телефонограмма, доверенность

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие  принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют  выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью  этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции  руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Справка:

1)  документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

2)  документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и  внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как  правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки  оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним  докладным запискам, внутренние –  на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. 

Заголовок к  тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки  подписывают руководитель организации  или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического  или служебного характера, подписываются  двумя лицами: руководителем и  главным бухгалтером или руководителем  и заведующим отделом кадров, –  и заверяются печатью. Для таких  справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5¹.

Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:

- фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;

- указание, в удостоверении каких сведений выдана;

- для каких целей или в какую организацию выдана;

- подпись и указание должности лица, выдавшего справку;

- дату составления;

- оттиск печати. 

Текст справки  личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что … действительно работает…» и т.д.

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Телеграмма  – текстовое сообщение, предназначенное  для передачи средствами телеграфной  связи. 

Телеграммы  составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Передача телеграмм  осуществляется в соответствии с  Правилами оказания услуг телеграфной  связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации  от 15 апреля 2005 г. № 222.

Телеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:

- «вне категории»;

- «внеочередная»;

- «Президент Российской Федерации»;

- «Председатель Правительства Российской Федерации»";

- «высшая правительственная»;

- «правительственная»;

- «срочная»;

- «обыкновенная». 

Сроки прохождения  телеграмм, передаваемых между административными  центрами субъектов Российской Федерации, а также внутри любого населенного  пункта (поселения), имеющего телеграфную связь, должны составлять:

- для телеграмм категории «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации» – не более 2 часов;

- для телеграмм категорий «высшая правительственная», «правительственная» и «срочная» – не более 4 часов;

- для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 8 часов. 

Сроки прохождения  телеграмм, передаваемых между иными  населенными пунктами (поселениями), имеющими телеграфную связь, должны составлять:

- для телеграмм категории «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации» – не более 2 часов;

- для телеграмм категорий «высшая правительственная», «правительственная» и «срочная» – не более 4 часов;

- для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 12 часов. 

Сроки прохождения телеграмм, адресованных в населенные пункты (поселения), оборудованные средствами факсимильной (телефонной) связи, должны составлять не более 12 часов. 

Срок вручения отправителю  уведомления о вручении телеграммы с отметкой «уведомление телеграфом» должен быть не более 24 часов с момента вручения телеграммы. Срок вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой «уведомление телеграфом срочное» должен быть не более 12 часов с момента вручения телеграммы².

В сроки прохождения телеграмм (вручения отправителю уведомления  о вручении телеграммы) не включается время, в течение которого в соответствии с установленным режимом работы отделения связи (пункта коллективного  пользования, пункта связи и прочих мест оказания услуг телеграфной связи) в пункте назначения не осуществляется доставка телеграмм, время пересылки телеграмм средствами почтовой связи, а также время, в течение которого телеграммы (уведомления) не могут быть доставлены по причинам и обстоятельствам, зависящим от адресата.

Телеграммы, имеющие особенности  по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются  на следующие виды:

- «с уведомлением о вручении телеграфом» (с отметкой «уведомление телеграфом»);

- «с уведомлением о вручении телеграфом «срочное» (с отметкой «уведомление телеграфом срочное»);

- «с доставкой в срок, указанный отправителем» (с отметкой «вручить (дата)»);

- «с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи» (с отметкой «почтой заказное»);

- «на художественном бланке» (с отметкой «люкс»);

- «на художественном бланке формата А4» (с отметкой «люкс/в»);

- «на художественном бланке детской тематики" (с отметкой «люкс/и»);

- «на художественном музыкальном бланке» (с отметкой «люкс/м»);

- «на художественном музыкальном бланке детской тематики» (с отметкой «люкс/м/и»);

- «на художественном бланке по случаю траура» (с отметкой «делюкс»);

- «заверенная оператором связи» (с отметкой «заверенная»);

- «криптограмма» (с отметкой «криптограмма»);

- «криптограмма перфоленте» (с отметкой «криптограмма перфоленте»);

- «метео» (с отметкой «метео»);

- «переводная» (с отметкой «переводная»);

- «схемная» (с отметкой «схема (номер)»)³.

Телеграмма  может иметь один или несколько  видов. Телеграмма, не имеющая особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из указанных видов не относится (без отметки).

Телефонограмма  – это обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. 

Телефонограмма  составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. 

Телефонограммы  используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. 

Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Доверенность  – документ, выдаваемый одним лицом другому для представительства перед третьим лицом.

В соответствии с законодательством России доверенность может быть как в простой письменной форме, так и нотариально удостоверенной. Доверенность на совершение действий, требующих нотариального удостоверения (так называемой «нотариальной формы»), должна быть нотариально удостоверена. Доверенность на совершение действий, не требующих нотариального удостоверения, имеет силу и без нотариального удостоверения.

Доверенность  является односторонней сделкой, в которой четко расписаны полномочия представителя представляемым. К тому же, представляемый вправе напрямую передать доверенность третьему лицу, минуя представителя. К доверенности применяются правила ст. 155 ГК, т.е. правила, применяемым к односторонней сделке, но действуют специальные сроки относительно формы и срока доверенности.

Требование  к доверенности:

- письменная форма

- доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом (п. ст. 185 ГК)

- доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК)

Существуют  специальные требования к доверенности, выдаваемой юридическим лицом, так  они должны быть подписаны руководителем  организации или иным уполномоченным лицом. Руководитель же юридического лица, основанного на государственной  или муниципальной собственности, должен подписать доверенность вместе с главбухом.

Отношения между  представляемым лицом и представителем носят фидуциарный (лично-доверительный) характер, и поэтому доверитель должен лично осуществлять все сделки. Но есть исключение, дело в том, что в ГК предусмотрена возможность передоверия другому лицу, тем не менее ответственность за сделку все равно лежит на изначальном представителе⁴.

14. Общие правила организации документооборота: прием и обработка входящей документации, обработка исходящей документации, обработка внутренней документации

Все документы  организации делятся на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) – документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний  документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что  на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают  из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

- прием и первичную обработку документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- передачу на исполнение.

Первичная обработка  документов

Прием и первичная  обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших – секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, – экспедиции.

Входящие документы  могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте  или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения  необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение⁵.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении  обязанностей между руководством, где  закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа  и дату поступления (при необходимости  часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение  руководством

Рассмотрение  документа руководством состоит  в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится  в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа  на исполнение осуществляется после  рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться  в срок, поэтому входящие документы  обязательно передаются исполнителю  в день его получения и регистрации  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует  немедленного исполнения, он может  быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными  задачами обработки входящих документов являются:

- проверка правильности доставки документов;

- проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

- фиксация факта получения документов;

- подготовка их к исполнению;

- передача документов исполнителям.

Обработка исходящих  документов

Исходящие – документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

- составление чернового документа;

- подготовку проекта документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа;

- отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель  приносит проект документа, полностью  оформленный: напечатанный на соответствующем  бланке, со всеми визами⁶.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

- проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;

- проверка наличия удостоверяющих реквизитов;

- проставление исходящего регистрационного индекса;

- обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

- сортировку;

- вложение в конверты;

- адресование;

- сдачу в отделение связи.

Принимая документы  для отправки, обязательно нужно  проверить:

- правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

- наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

- правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены  в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется  фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при  наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот  же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня⁷.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и  оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения – входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние  документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

- проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

- протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

- фельдъегерской или курьерской связью;

- секретарями;

- с помощью технических средств.

Структурные подразделения  некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально  привлечь секретаря, который может  забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических  средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки  документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы  должны передаваться с отметками  о факте передачи в соответствующих  регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения  в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи⁸.

1.7 Задание

Отделом организационной  и кадровой работы Управления Министерства юстиции РФ по Республике Карелия  в конце календарного года была составлена номенклатура дел на следующий календарный год. 27 декабря текущего года  начальником Управления Т.П. Игнатьевой был издан и подписан приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел с 1 января следующего года. Руководителям структурных подразделений приказом предписывалось формирование, использование и хранение дел в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Контроль за исполнением приказа был возложен на начальника отдела организационной и кадровой работы Хюннинена А.В.

Ответ: