Общие правила подготовки и проведения презентаций
РЕГ. №_______ «___»__________20__г.
МОСКОВСКИЙ НОВЫЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
КАФЕДРА
Кафедра гуманитарных
и социально-экономических
Контрольная работа
по русскому языку и культуре речи
на тему: Общие правила подготовки и проведения презентаций
Москва 2012 г.
Содержание
Введение….……………………………….…………………
1. Общий обзор
презентаций……………………………………………….
2. Планирование презентаций………………………………………………6
3. Особенности и основные этапы презентаций…………………….....…...9
3.1. Вступительная часть……….……………………………………………9
3.2. Основная часть…………………………….………………………...…
3.3. Заключительная часть…………………………….……………………11
Заключение……………………………...………………
Список использованной литературы……………………………………..13
ВВЕДЕНИЕ
Изучение методов, способов и приемов проведения презентации является актуальной темой для исследования, поскольку конкуренция охватывает все виды человеческой деятельности. А непременный атрибут успешной конкуренции - увеличение своей заметности. В профессиональной деятельности заметность состоит в том, чтобы быть увиденным, быть услышанным, быть признанным.
Пытаясь привлечь к себе внимание, предприниматели и специалисты разных областей в наши дни сталкиваются с беспрецедентными трудностями. Слишком многие желают того же, и борьба оказывается поистине жестокой. Средства долговременного воздействия то и дело приходится менять.
Презентация - испытанное средство привлечь к себе внимание. Деловая презентация, проведенная искусно, заставляет людей положительно оценить и Вас и Ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций успешная презентация - это профессиональный инструмент, помогающий добиться желаемого.
Целью работы являлось рассмотрение этапов подготовки презентации, изучение способов и методов проведения презентации и применение их на практике.
1. ОБЩИЙ ОБЗОР ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Презентация - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.
Презентации бывают следующих видов:
Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.
Презентация
проекта. Цель этого вида
* Презентация
объема и содержания
* Презентация
плана будущих работ. Такая
презентация аналогична
Очевидно, что презентация - это коммуникационный процесс. Термин процесс определяется как серия действий. Этому термину присуща идея поступательного движения, которое приводит к конечному результату. То же самое относится и к презентации. Деловая презентация разворачивается через серию коммуникационных действий, которые направлены на вызов реакции, удовлетворяющих цели презентатора. Требования к презентатору возрастают в прямой зависимости от числа людей, к которым он обращается. Презентация один на один требует меньшей подготовки, чем презентация для пяти и боле человек. В то же время с возрастанием аудитории увеличивается потенциал воздействия деловой презентации. Презентатор, обращающийся к одному лицу, может воздействовать только на это лицо, обращение же к большему числу людей колоссально увеличивают диапазон воздействия.
В любой презентации, устной или письменной, следующие факторы воздействуют на характер общения и исход презентации.
Презентатор. Это, конечно, лицо, передающее сообщение. Для большинства устных презентаций выступающий - центральная фигура, он несет полную ответственность за исход презентации. Поэтому очень важно, чтобы презентатор тонко понимал динамику коммуникационного процесса и свободно владел приемами активного общения. [1, с.245]
Сообщение. Это, непосредственно та информация, которую презентатор передает аудитории.
Аудитория. Это, лица, которые были приглашены на презентацию. Их состав и число определяется организаторами презентации заранее.
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Для привлечения партнеров, клиентов, установления деловых отношений широкое распространение получили презентации. Презентации необходимы при открытии нового офиса, филиала фирмы, демонстрации нового изделия и т. п. Очень важно, чтобы презентация была хорошо спланирована, поскольку гости воспринимают это мероприятие как "смотрины" компании.
Организуя презентацию, заранее определяются сроки ее проведения, рассылаются приглашения (не позднее, чем за 4 дня до проведения), составляется программа. [5, с.139]
Презентации лучше всего проводить после обеда в 15-16 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет. Персонал компании выступает в роли "хозяев". На груди у работников должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Во время презентаций нагрудные карточки незаменимы. Они помогают гостям сразу выделить хозяев и обратиться к ним в случае необходимости. Подобные карточки помогают общению, так как в этом случае собеседникам не надо усиленно вспоминать имена и отчества друг друга.
Хозяева должны радушно встречать прибывающих гостей, представлять их руководителям компании, другим гостям.
В начале презентации
у вас есть 2 – 3 минуты, чтобы завладеть
вниманием аудитории или
Удачное начало презентации:
«Доброе утро — и думаю, оно действительно доброе! Меня зовут Сергей Иванов. Я собираюсь поделиться с вами информацией о правильной организации банного бизнеса, которая, я уверен, будет для вас интересна и полезна, и изменит ваши представления о рассматриваемом вопросе».
Если запланированные речи организаторов, гостей займут более 30 минут, то необходимо подумать о том, где рассадить гостей. Если помещение не позволяет рассадить всех приглашенных, тогда следует ограничить время выступлений.
Обычно открывает презентацию и ведет ее один из руководителей фирмы. Он также представляет других руководителей. Затем, как правило, следует сообщение о деятельности предприятия, его перспективах.
Презентация бесполезна, если компания скрывает свои цели. Это все равно, что прийти на переговоры и не обсуждать цену контракта. Если фирма рассчитывает на то, чтобы приглашенные стали клиентами, скажите им об этом и снабдите всей необходимой информацией. На презентации часто приглашают высокопоставленных гостей, решения которых могут повлиять на бизнес фирмы. Кроме того, их присутствие само по себе способствует формированию солидного имиджа фирмы.
Для наглядной иллюстрации деятельности компании можно показать небольшой видеофильм. Затем могут быть ответы на вопросы приглашённых.
Презентация - это тщательно спланированное действо, в котором есть точки подъема и спада эмоций.
Не следует планировать самое важное событие презентации на ее конец. Эксперты считают, что "изюминку" презентации лучше провести, когда пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.
Если презентация не представляет собой традиционный банкет, избегайте заказывать закуски, для которых требуются тарелки, ножи и вилки. Идеальный вариант - закуски, которые можно брать руками или салфеткой, разносимые на подносах официантами. Из напитков подойдут шампанское, пиво, вино или пунш; непременно закажите большое количество безалкогольных напитков. Ведь это, в конце концов, не свадьба, а деловое мероприятие.
Если раньше при проведении презентаций основное внимание уделялось процессу угощения и создания хорошего настроения, то сегодня организаторы в первую очередь стремятся донести до приглашенных полную информацию о компании и наладить диалог с потенциальными клиентами.
Размер помещения должен соответствовать числу приглашенных. Если вы планируете застолье, то знайте, что служащие ресторанов имеют тенденцию накрывать в таких случаях больше столов, чем нужно, а это не в ваших интересах: пустые места за столами создадут впечатление неудавшейся презентации. Пусть лучше накроют столов меньше, но вы должны заранее определить, где в случае необходимости можно будет быстро накрыть дополнительный стол. Если все же гостей окажется меньше, чем вы ожидали, попросите немедленно убрать лишние столы. [5, с.139]
Удачная форма музыкального сопровождения презентации - небольшой камерный или джазовый ансамбль, пианист или виолончелист. Музыка не должна быть навязчивой, а только служить фоном, не привлекая всеобщего внимания.
3. ОСОБЕННОСТИ И ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРЕЗЕНТАЦИИ
3.1. Вступительная часть
Многое нужно понять и сделать впервые минуты вашего выступления:
Необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.
Первое, что
необходимо сделать, это привлечь интерес
публики. Вот пять возможностей и
путей для привлечения и
Используйте юмор. Бизнес - вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.
Расскажите
историю. Большинство людей
Стройте
выступление вокруг яркого
Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.
Приведите
интересные статистические
Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики. [5, с.140]
Кроме того, вступление должно кратко содержать основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.
Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части выступления..
3.2. Основная часть
Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики.
Очень важно, чтобы за структурой презентации стояла логика подачи материала. Только тогда можно говорить с уверенностью о том, что Ваши идеи будут понятны слушателям.
Какие бывают типы логической
последовательности?
Материал можно излагать:
- в хронологическом порядке,
- в порядке приоритета,
- в территориальном порядке,
- в тематической последовательности,
- структурируя его по принципу «проблема-решение».
Какой бы метод Вы ни выбрали, самое главное, чтобы он соотносился именно с Вашим материалом. Подкрепляйте Ваши идеи дополнительной информацией в виде примеров, цитат, статистики, историй, определений, сравнений и т.д.
3.3. Заключительная часть
Завершение — самый важный и основной этап презентации, который обычно запоминается лучше всего. Поэтому в заключение должна произойти кульминация, которую следует подготовить с самого начала. Вот некоторые возможные варианты завершения презентации:
Счастливый конец. Оратор указывает на преимущества и выгоды товара и делает вывод, что он лучше всех остальных аналогичных товаров на рынке.
Лучшее лекарство. Оратор обращает внимание аудитории на то, что определенные особенности товара позволяют покупателям избежать проблем, устранить риски и достичь своих целей.
Последний экзамен. В конце презентации оратор подводит итоги каждого из основных пунктов презентации, и объясняет, каким образом происходит удовлетворение определенной потребности клиента или решение какой-то его проблемы.
Показательный пример. Оратор рассказывает реальную историю из своей жизни или из истории компании, которая иллюстрирует все пункты презентации.
Эмоциональное завершение. Оратор доводит слушателей до пика эмоций — они готовы смеяться и плакать. Эмоциональное завершение должно быть мощным и сильно влиять на аудиторию.
По окончании презентации гостям вручаются рекламные издания, памятные сувениры. Секретарь должен заранее рассчитать необходимое количество информационных материалов, с тем, чтобы хватило на всех приглашенных, и вместе с руководителем определить какие сувениры понадобятся для презентации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Итак, в вышеизложенном материале было рассмотрено понятие презентации, ее необходимость и значение в современном бизнесе, а также виды и цели презентаций в зависимости от направления деятельности фирмы или поставленных задач, поскольку определение цели - один из важнейших этапов организации презентации.
Также было уделено внимание аудитории проекта презентации. Чтобы презентация не прошла «впустую» и затраченные на нее средства оправдали себя в дальнейшем, необходима четкая адресность мероприятия.
Структура презентации - своего рода общий шаблон, который в определенной мере может меняться в зависимости от различных факторов.
Речевая подготовка
презентации имеет очень
Для предпринимателей презентация - это реклама имени фирмы или представление ее нового товара. Для служащего крупной корпорации опыт в проведении презентаций, позволяет ему эффективнее доносить свои идеи до начальства и, следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.
Презентация помогает отдельным лицам и организациям приобрести благоприятную заметность и таким образом достичь своих целей (при условии ее эффективности).
Я считаю, что презентация является наиболее эффективным, а зачастую и единственно возможным способом убедить людей в чем бы то ни было. Знания способов, методов и приемов подготовки и проведения презентации, обязательно пригодятся в карьере менеджера.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Алешина И.
В. Паблик Рилейшнз для
2. Горкина М. Б., Мамонтов А. А., Манн И. Б. PR на 100%. Как стать хорошим менеджером по PR - 3-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. - 240 с.
3. Джей Э. Эффективная презентация. - М.: Баланс-Клуб, 2004. -280с.
4. Рафел М. Как завоевать клиента /пер.с англ. Д.Раппопорте.- Минск: Питер, 2003 г. - 356с.
5. Стенюков М.В. Секретарское дело. - М.: «Издательство ПРИОР», 2005. - 227с
