Общие правила составления и оформления документов. Процесс разработки документов

Общие правила составления и оформления документов. Процесс разработки документов.

План:

1.      Общие правила составления и оформления документов…………….3

2.      Процесс разработки документов……………………………………..14

Список использованных источников……………………………………22

1.                  Общие правила составления и оформления документов.

Составление и оформление различных как по назначению, так и по содержанию документов, создаваемых в органах внутрен­них дел, подчиняются некоторым общим требованиям (правилам), содержащимся в ГСДОУ[1], ГОСТах и других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти тре­бования касаются содержания различных частей текстов докумен­тов, качества и формата бумаги и пр.

В совокупности перечисленных и других требований можно выделить: юридические требования; требования информационной культуры; требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов; требования к бланкам, требования к тек­стам документов, требования к документам, изготовляемым с по­мощью печатающих устройств.

Юридические требования, предъявляемые к документам органов внутренних дел. Их соблюдение обеспечивает юридическую силу документа, то есть основанную на законе бесспорность, автори­тетность, достоверность содержащихся в документе сведений, а, следовательно, обязательность документа для определенной кате­гории лиц. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного субъекта и строго соответствующий его компетен­ции. Так, постановление о наложении административного взыскания, вынесенное с учетом обстоятельств правонарушения, с соблюдением установленной законом формы, имеет юридическую силу при условии, что оно исходит от должностного лица, имею­щего соответствующие административно – юрисдикционные пол­номочия для издания подобного рода документов. Кроме того, юридическая сила документа обеспечивается соблюдением уста­новленного порядка его подготовки, принятия и утверждения. Например, акт об уничтожении некоторой документации органов внутренних дел должен быть подготовлен специально назначен­ной экспертной комиссией, подписан ее членами, руководителем органа внутренних дел и утвержден начальником вышестоящего органа. Несоблюдение этих правил ведет к признанию такого до­кумента недействительным. Постановление о наложении административного взыскания, вынесенное коллегиальным органом, име­ет юридическую силу лишь при условии, если оно принято про­стым большинством голосов членов органа, присутствовавших на заседании, и подписано председательствующим и секретарем.

Помимо правил, соблюдение которых обеспечивает юридиче­скую силу документов, к рассматриваемой группе следует отнести правила, обеспечивающие их правовую культуру. Они касаются, прежде всего, правильного, с юридической точки зрения, упот­ребления в документах различных терминов. Не всегда правильно употребляются при составлении документов такие юридиче­ские термины, как «доставление», «задержание», «арест», «обыск», «досмотр», «осмотр» и др. Каждый из этих терминов означает строго определенное законом административно – процессуальное или уголовно – процессуальное действие. Употребление этих тер­минов должно соответствовать юридическому характеру имен, но тех процессуальных действий, которые фиксируются (указываются) в документах. Следует признать ущербными, с точ­ки зрения правовой культуры, документы, в которых употребля­ются такие выражения, как «карманные кражи», «квартирные кражи», «государственные кражи» и т.п.

Требование правовой культуры документов предполагает, что при их составлении в ряде случаев нужно ссылаться на акт, в со­ответствии с которым они составлены. Так, при составлении в адрес организации служебного письма, информирующего его ру­ководителя о совершении работниками этой организации админи­стративных проступков и предлагающего ему принять меры вос­питательного характера к этим работникам, необходимо указать, что предложение направляется в соответствии с КоАП РФ[2]. Выполнение этого правила не только отражает уровень правовой культуры документа, но и обеспечивает на стадии его подготовки проверку соответствия составляемого документа зако­ну (другим правовым актам), а на стадии исполнения документа формирует у исполнителя более ответственное отношение к вы­полнению содержавшихся в нем предложений. Требования информационной культуры документов предполага­ют, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, то есть при минимуме текста в документе должно содержаться максимум информации. Документ должен излагаться ясным, убедительным, понятным для адресата языком – языком документально – делового стиля.

Для такого стиля характерен прямой порядок слов в предло­жениях. Подлежащее должно стоять ближе к началу предложения, сказуемое – возможно ближе к подлежащему. Не рекомендуется построение фраз с применением большого числа сложноподчи­ненных предложений. Длинные сложные предложения заменяют­ся несколькими простыми. Для этого стиля характерна замена ме­стоимений существительными, сведение к минимуму личного мо­мента.

Употребления в документах метафор, эпитетов, характерных для художественно – беллетристических стилей, терминов и выра­жений, допускающих двусмысленное толкование информации, документально – деловой стиль не допускает. Исключением из письменной речи слов, не несущих смысловой нагрузки, достига­ется краткость документа. Так, деловой стиль характеризуется весьма широким употреблением отглагольных существительных (разъяснение, задержание, соревнование и т.п.), которое призвано сократить количество слов в предложениях. Однако их чрезмерное употребление с другими глаголами лишь засоряет письменную речь, удлиняет предложения, делая документы громоздкими и ма­ло – информационными. Например, не следует писать: «произвести внедрение», «произвести задержание», «обращаться с просьбой», если можно написать: «внедрить», «задержать», «просить» и т.п.

Применение устойчивых стандартизированных словесных оборотов, обладающих высокой информационной емкостью, так – же позволяет достичь краткости и информационной емкости документов. В деятельности органов внутренних дел встречается большое количество однотипных ситуаций, для описания которых могут применяться одни и те же тексты (выражения). Использо­вание устойчивых стандартизированных словесных оборотов при составлении служебных документов не является свидетельством недостаточности словарного запаса у составителя документа, проявлением бедности его языка. Этот прием экономит время разра­ботчика документа, освобождая его от поиска терминов и по­строения грамматических конструкций. Кроме того, стандартизи­рованные информационно емкие обороты быстрее и легче вос­принимаются специалистами, которые знакомятся с документами, исполняют их[3].

В процессе многолетней управленческой практики органов внутренних дел складываются устойчивые словесные обороты, ис­пользуемые для описания тех или иных событий, действий. По­этому используемые в настоящее время в органах внутренних дел некоторые словесные штампы содержат архаизмы и канцеляриз­мы, которые должны быть исключены из употребления в деловой речи.

К ним относятся устаревшие слова и словосочетания (доверительный, безотлагательно, оповещаем, надлежит, доношу, по поводу Вашей просьбы и т.п.).

Канцеляризмы – архаичные, устойчивые, считаемые неруши­мыми предложения, характеризующиеся неизменяемым порядком слов, характерными союзами, громоздкостью фраз. И в настоящее время можно встретить документы, начинающиеся словами: «Мы, ниже­подписавшиеся, в лице..., сего числа составили акт...», и заканчи­вающиеся словосочетаниями типа: «о чем и составлен настоящий акт», «о чем и докладываю (доношу) рапортом» и т.п.

Канцеляризмы – не только пережитки канцелярской практи­ки коллежских учреждений Петровских времен, дошедшие до на­шего времени, они рождаются и в сегодняшней делопроизводст­венной, управленческой практике, придавая сухость, казенность, формализм, невыразительность деловой речи. Например: «Имеет место рост количества зарегистрированных преступлений», «Возрастающее значение наиболее эффективного использования в деле борьбы с преступностью имеющейся в наличии криминалистической техники» и т.п. Поэтому при составлении документов следует употреблять лишь те устойчивые, стандартизированные обороты (словосочетания), которые действительно обладают вы­сокой информативностью и не делают язык документа бюрокра­тическим, казенным[4].

Требования оперативности изготовления, оформления и обра­ботки документов. При составлении документов следует учиты­вать, что после изготовления они, как правило, регистрируются, отправляются, по месту их получения обрабатываются и проходят другие стадии документооборота. Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во мно­гом зависят от соблюдения определенных правил составителями документов. Они должны учитывать, что с составленными ими документами будут работать многие сотрудники.

Секретарю органа, получившему документ, важно знать, ка­кой поступил документ, его краткое содержание, чтобы правильно определить направление его дальнейшего движения. Руководите­лю органа внутренних дел необходимо знать наименование и ха­рактер вопросов, освещаемых в документе, от кого он поступил, и лишь непосредственному исполнителю требуется вся содержащая­ся в документе информация.

Каждый документ содержит оперативную и статистическую информацию. Оперативная информация отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована, прежде всего, конкретному должностному лицу – исполнителю документа. Статистическая информация – сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие сведения, адресованные, главным образом, работникам делопроизводственных подразделений. Эта информация содержится в реквизитах документа. Правильное выполнение реквизитов способствует оперативному изготовлению, оформлению и обработке документов с наименьшими затратами усилий[5].

Документы в зависимости от их назначения могут иметь сле­дующие основные реквизиты[6]: наименование вышестоящей орга­низации, наименование организации, наименование структурного подразделения; индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телефона организации; наименование и заголовок документа; да­ту, место издания; адресат; грифы согласования, утверждения, секретности и др.; удостоверение документа, отметку о приложе­нии; отметку об исполнителе документа и др.

Все реквизиты располагаются на бланке (на стандартном лис­те) в порядке, определяемом ГОСТами. Следует иметь в виду, что ни один документ не содержит полный набор реквизитов. В зави­симости от назначения каждый документ несет тот или иной со­став реквизитов.

Заголовок документа – краткое (в 1–2 строки) изложение со­держания документа («о недостатках в хранении материальных ценностей», «о поощрении сотрудников отдела внут­ренних дел» и т.п.). Заголовок выполняется ниже наименования документа в левой верхней части бланка (листа). Заголовок к тек­сту должен иметь все документы формата А4 (стандартный лист). Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы на формате А5 (148x210 мм). Удостоверение документа включает в себя следующие реквизиты: подпись, грифы утверждения, согла­сования и печать. Обязательным способом удостоверения любого документа является подпись.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должно­сти лица, подписавшего документ (полное, если документ оформ­лен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают одну под другой в последовательно­сти, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В некоторых случаях требуется утверждение документа выше­стоящим по отношению к сотруднику, подписавшему этот доку­мент, должностным лицом. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа и должен состоять из слова «Утверждаю», наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают на­именование организации.

Если документ утверждается постановлением, решением, при­казом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу доку­мента.

Документы, требующие согласования, должны иметь соответ­ствующий гриф. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Грифы согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования.

В реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения» и «Гриф согла­сования» должны указываться фактическая должность лица, под­писавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть за­верена гербовой печатью. Оттиск печати следует проставлять та­ким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» к проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допус­кается не указывать дату заверения и должность лица, заверив­шего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

При визировании документа, кроме личной подписи, указы­вают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего.

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:

—                   краткие сведения об исполнении, если отсутствует доку­мент, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии та­кого документа, ссылку на его дату и номер;

—                   слово «В дело»;

—                   номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором ис­полнен документ.

Требования к бланкам предполагают изготовление документа с таким расчетом, чтобы он был удобен для обработки, изучения и последующего хранения.

На бланке документа как уже было отмечено выше, должен быть состав реквизитов, порядок расположения которых установ­лен ГОСТом 6.30  – 97[7]. Устанавливаются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно – распорядительных документов. Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.

Устанавливаются два формата бланков – А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) по ГОСТ 9327[8]. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с про­дольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразде­ления должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структур­ного подразделения допускается наряду с типографским печатать машинописным способом. В качестве эмблемы организации дол­жен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зареги­стрированный в установленном порядке. Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.

На бланках для писем указывают реквизиты: «Индекс пред­приятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «Дата», «Индекс», «Ссылка на индекс и дату входящего докумен­та», «Код письма по ОКУД», «Код организации по ОКПО». На общих бланках указывают реквизиты: «Дата», «Индекс», «Место составления или издания», «Код организации по ОКПО»[9].

При печатании бланков должны применяться типографиче­ские шрифты размеров от 6 – го до 16 – го кегля по ГОСТ 3489. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 – го до 24 – го кегля. Бланки документов должны иметь поля, мм: левое – 20; верхнее – не ме­нее 10; правое и нижнее – не менее 8. Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бу­маге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной поли­графии.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

2.                  Процесс разработки документов.

Требования к текстам организационно – распорядительных до­кументов предполагают их оформление в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также в виде соединения этих форм.

При составлении текста в виде анкеты наименования призна­ков должны быть выражены именем существительным в имени­тельном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («были», «находились», «владеете», «имеете»). Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выражен­ные именем существительным в именительном падеже. Подзаго­ловки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной страни­це, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст из­лагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст из­лагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множест­венного числа («слушали», «выступили», «постановили»),

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используют форму изложения («отдел осуществляет функции», «в состав подразделения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («МВД России не возражает», «МВД России считает воз­можным»)[10].

Требования к документам, изготавливаемым с помощью печа­тающих устройств.

Текст документов на бланках формата А4 печатают через пол­тора межстрочных интервала, на бланках: формата А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, допускается печатать через два меж­строчных интервала. Реквизиты (кроме текста), состоящие из не­скольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Со­ставные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5 – 2 межстрочными интервалами».

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 – 3 межстроч­ными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют 8 стандартных поло­жений табулятора:

— от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согла­сования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНО­ВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

— после 5 печатных знаков для начала абзаца в тексте;

— после 16 – 24 печатных знаков для составления таблиц;

— после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;

— после 40 печатных знаков для реквизита «гриф утвержде­ния» и «гриф ограничения доступа к документу»;

— после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»;

— после 56 печатных знаков для составления таблиц, а также для простановки кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0 – го и 5 – го положений табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший ос­нованием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» пе­чатают от 0 – го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вто­рая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны быть проставлены посередине верх­него поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Помимо указанных и иных содержащихся в ГОСТах и других нормативных актах общих правил и рекомендаций по составле­нию документов, существуют специальные правила составления и оформления отдельных видов управленческой документации. Ба­зируясь на общих требованиях, предъявляемых к любым докумен­там, соответствуя единым (общим) правилам их составления и оформления, они более конкретно регламентируют перечень и порядок выполнения реквизитов, детализируют требования к тек­стам конкретных документов[11].

Сотрудники большинства служб органов внутренних дел наи­более часто составляют такие виды управленческих документов, как служебное письмо, акт, справка. Рассмотрим подробнее пра­вила их составления и оформления.

Служебное письмо является одним из распространенных видов управленческих документов, составляемых в органах внутренних дел. Посредством служебных писем даются ответы на запросы организаций, по заявлениям граждан, возбуждаются ходатайства и пр.

Служебное письмо должно выполняться на бланке либо на бумаге стандартного формата с оттиском штампа, содержащего наименование органа внутренних дел и некоторые другие рекви­зиты, характерные для учрежденческих бланков.

Адресование служебного письма может выполняться следую­щим образом. Письмо может быть адресовано в учреждение. В этом случае указывается наименование учреждения в именитель­ном падеже.

При адресовании письма на имя руководителя структурного подразделения сначала в именительном падеже указывается наименование учреждения, а затем наименование должности и фа­милия руководителя структурного подразделения – в дательном падеже.

После наименования учреждения (структурного подразделе­ния, должностного лица) указывается полный почтовый адрес этого учреждения.

При направлении служебных писем гражданам сначала указы­вается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата.

Если письмо оформляется на бланке (бумаге) формата А4, то оно должно иметь заголовок, который обычно начинается с пред­лога «о» или «об» и отвечает на вопрос «о чем составлено пись­мо».

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Текст служебного письма должен иметь такие логические элементы, как введение, доказательства, выводы и заключение.

Введение содержит описание причин и повода для составле­ния письма.

В доказательствах приводятся факты, доводы, ссылки на законодательство, формулируются логические выводы.

В заключении излагается основная суть письма: просьба, предложение, отказ, согласие и т. п.

Однако текст не каждого письма должен содержать все пере­численные элементы. Их совокупность необходима при составле­нии сложных писем. Если составитель убежден, что выполнение его просьбы не требует специального обоснования, то письмо мо­жет состоять только из заключения.

Порядок расположения в тексте письма указанных элементов строго не определен. Простые короткие письма могут начинаться с заключения, после чего возможно приведение доказательств. В больших по объему, сложных письмах целесообразно, приводя доказательства, логические выводы, сформировать у адресата убе­ждение в необходимости выполнить просьбу, предложение, ука­занное в заключении.

Убедительность служебного письма определяется доказатель­ностью, бесспорностью содержащихся в нем данных, а не применяемыми грамматическими средствами выражения эмоций соста­вителя письма. Поэтому при составлении текста следует экономно употреблять такие наречия, как «очень», «срочно», «безот­лагательно». Они далеко не всегда придают письму желаемую убедительность, а частое их повторение ведет к снижению ускори­тельной функции.

Следует иметь в виду, что служебное письмо составляется от имени органа (учреждения), поэтому личный момент в нем дол­жен быть сведен к минимуму, тон изложения должен быть ней­тральным, исключающим иронию, проявление бестактности. Из­ложение текста письма целесообразно вести от третьего лица, на­пример: «Отделение полиции просит...»

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значение.

Требования к его составлению и оформлению определены ГОСТом 6.30 – 97[12], которым установлены следующие его реквизиты наименование ведомства (например, МВД России); наименование учреждения (например, ГУВД Москвы); адрес учреждения или место составления (например, г. Москва); название вида докумен­та (акт); дата; заголовок к тексту (например, о приеме и передаче дел); подписи составителей акта. Кроме того, он может содержать такие реквизиты, как номер (индекс) и штамп (гриф) учреждения.