КРАСНОЯРСКИЙ  ФИЛИАЛ

АКАДЕМИИ  УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ

(г. Санкт Петербург) 
 
 

Факультет: «Экономики и управления»

Специальность: «Государственное и муниципальное 

управление» 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

ПО ДОКУМЕНТАЛЬНОМУ  ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ

Тема: ОБЩИЙ  ВИД И СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ 
 
 
 

г. Красноярск, 2011 г.

     СОДЕРЖАНИЕ

                                                                        Стр.

1. Введение          2
2. Состав реквизитов        2
3. Правила оформления реквизитов документа    4
4. Общий вид реквизитов       15
5. Заключение         18
6. Список литературы        19

     ВВЕДЕНИЕ

     Управление  предприятием неизбежно требует  создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная  на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

     Любая управленческая деятельность связана  с запечатлением информации в  документе. Умение надлежащим образом  преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить  и оформить документ, является залогом  успешной деятельности в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, наука и др.)   

     От  того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и  выразительность мысли в документе.

     Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой  организации. На основе ее принимаются  соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение термина  «документ» как «способ доказательства».

     Каждый  документ состоит из элементов, которые называются реквизитами.

     Реквизит специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.

     Состав  и правила оформления реквизитов определяется                   ГОСТом Р 6.30-2003. 

     СОСТАВ  РЕКВИЗИТОВ

     Всего установлено 30 реквизитов:

     01- Государственный герб Российской Федерации;

     02- герб субъекта Российской Федерации;

     03- эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

     04- код организации – автора документа;

     05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

     06- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ;

     07- код фирмы документа;

     08- наименование организации – автора документа;

     09- справочные данные об организации;

     10- наименование вида документа;

     11- дата документа;

     12- регистрационный номер документа;

     13- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

     14- место составления или издания документов;

     15- адресат;

     16- гриф утверждения документа;

     17- резолюция;

     18- заголовок к тексту;

     19- отметка о контроле;

     20- текст документа;

     21- отметка о наличии приложения;

     22- подпись;

     23- гриф согласования документа;

     24- визы согласования документа;

     25- оттиск печати;

     26- отметка о заверении копии;

     27- отметка об исполнителе;

     28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

     29- отметка о поступлении документа в организацию;

     30- идентификатор электронной копии 

     Однако  на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые  из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и  работы с ним.

     Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоянные – повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

     Особенно  важно правильное оформление таких  реквизитов, как дата, подпись, гриф утверждения, которые придают документу  юридическую силу. 

     ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

     Государственный герб Российской Федерации (01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». 

     Герб  субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 

     Эмблему организации или  товарный знак (знак обслуживания) (03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

     Реквизиты 01, 02, 03 располагают в верхней части  документа. 

     Код организации (04)проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) ниже справочных данных об организации (09) и наименования вида документа (08). 

     Основной  государственный  регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица (05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами рядом с кодом организации (04). 

     Идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами рядом с ОГРН (05). 

     Код формы документа (07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) рядом с ИНН/КПП (06). 

     Наименование  организации (08) помещается в верхней части документа и пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах. Организация может иметь и сокращенное наименование, которое помещают (в скобках) ниже полного. Кроме наименования организации указывают (полное или сокращенное) наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит. 

     Справочные  данные об организации (09) включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, расчетных счетов в банках (на практике часто не указываются), адрес электронной почты. Располагаются в левом верхнем углу по наименованием организации (08). 

     Наименование  вида документа (10) должно соответствовать видам документов, предусмотренным «Общероссийским классификатором управленческой документации» и располагается в левом верхнем углу ниже наименования организации (08) и справочных данных об организации (09). Как правило печатается крупным шрифтом от границы левого поля и проставляется на всех документах кроме писем, позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию. 

     Дата  документа (11) – обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска, располагается ниже наименования вида документа (10), оформляется в последовательности: число (пара арабских цифр), месяц (пара арабских цифр), год (четыре арабских цифры): 01.03.2010. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права  организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 1 марта 20010 года. Документ, составленный несколькими организациями (юридическими лицами), должен иметь одну дату. Датой документа является:

     - дата его подписания (для приказов, справок, писем, докладных записок);

     - дата принятия документа коллегиальным  органом (для решений, постановлений);

     - дата утверждения (для положений, уставов, инструкций);

     - дата составления, события (для актов, протоколов). 

     Регистрационный номер документа (12) – условное обозначение документа, которое присваивается при регистрации, проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с датой документа (11). В его состав входят: индекс по номенклатуре дел, порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, иные обозначения. Например: 11/674-гх. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация с начала года. Например; ПРИКАЗ № 28,               ПРОТОКОЛ № 7. 

     Ссылка  на регистрационный  номер и дату документа (13) помогает адресату, получившему письмо-ответ, быстро найти копию своего письма. Специальное место для этого реквизита обычно предусматривается на бланке писем под датой(11) и регистрационным номером (12). Заполняется при оформлении ответа на письмо, полученное от иной организации. Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На № 28/6-5 от 25.02.2011. 

     Место составления или  издания документа (14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения, располагается под ссылкой на регистрационный номер и дату документа (13).

     Адресат (15) может состоять, максимально, из следующих частей:

     - наименование учреждения в именительном  падеже;

     - наименование структурного подразделения  в именительном падеже;

     - должность и фамилия в дательном  падеже;

     - почтовый адрес (в письмах).

     Этот  реквизит размещается в правом верхнем  углу документа. Каждая составная часть  должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк (составных  частей) знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются. Инициалы ставятся перед фамилией. Например:

                                               ООО «Омега»

                                               Бухгалтерия

                                               Главному бухгалтеру

                                               В.Е. Васильевой 

     Если  документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

                                               Администрации районов

                                               города Красноярска 

     При направлении документа руководителю организации, наименование организации  включается в состав должности адресата. Например:

                                               Директору ООО «Омега»

                                               И.П. Соловьеву 

     При направлении документа физическому  лицу указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

                                               Смирехиной Н.Г.

                                               ул. Парковая, 17, кв. 7,

                                               г. Красноярск, 660075 
 

     Гриф  утверждения документа (16) располагается в правом верхнем углу документа.

     При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ. Его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

                                               УТВЕРЖДАЮ

                                               Генеральный директор

                                               ООО «Русский Узор»

                                               _____________А.В. Петров

                                               01.03.2011 

     При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагаются  на одном уровне.

     При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

                                               УТВЕРЖДЕН

                                               Постановлением администрации

                                               города Красноярска 

                                               от 31.03.2010 № 375 
 

     Резолюция (17) пишется руководителем непосредственно на документе и включает в себя: фамилию исполнителя, краткое изложение поручения, срок исполнения, подпись и дату. Обычно помещается справа в верхней части документа. Основная функция резолюции – побудить сотрудников к практическим действиям в соответствии с теми задачами, которые поставлены в документе. 

     Заголовок к тексту (18) – краткая формулировка основного смысла документа, располагается в левом верхнем углу бланка ниже даты (11) и регистрационного номера (12). Заголовок пишется одной фразой и должен грамматически согласовываться с названием документа. Например, отчет (о чем?) о работе приемной комиссии, протокол (чего?) заседания Ученого совета. На документах формата А5, в телефонограммах, письмах, телеграммах, содержание которых не более 7 строк, заголовок не указывается.

     Польза  заголовка в том, что он сразу  определяет тему документа. Это особенно удобно при регистрации и рассмотрении входящих документов. 

     Текст документа (20) – основная и важнейшая часть документа, пишется на русском (или национальном) языке. Основные требования – краткость, последовательность и логичность изложения, исключение повторений и излишних подробностей. Формулировки служебных документов должны быть точными, правильными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Тексты большинства документов состоят из вводной части и основной, в которой излагаются выводы, предложения, решения. Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.

     Тексты  большого объема иногда делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел
1. Подраздел
1. Пункт
1. Подпункт

     В некоторых документах (акт, справка)текст может быть оформлен в виде таблицы. 

     Отметка о наличии приложения (21) располагается от границы левого поля бланка между текстом и подписью. Если полное наименование приложения к докумен6ту упоминается в тексте, то отметка о приложении оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 2л. в 3 экз.

     Если  документ имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: 

Приложение: 1. Распоряжение администрации города от 23.02.2010 № 35

        на 2 л. в 1экз.

    2. Приказ департамента городского  хозяйства от 15.03.2010

        № 24 на 1 л. в 1 экз. 

     Документы-приложения должны иметь все необходимые  реквизиты: наименование вида документов (10), заголовок (18), дату (11), подпись (22). Кроме  того, на приложении в правом верхнем  углу делается отметка, указывающая  на его связь с основным документом. Например:

                                            Приложение 2

                                            к постановлению  администрации

                                            города от 23.05.2005 № 315

     Подпись (22) проставляется ниже текста (20) и отметки о приложении (21), ставится всегда на первом экземпляре. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем или одним из его заместителей. Например:

Руководитель  управления

образования   подпись             А.П. Семенова 

     Если  документ составлен на фирменном  бланке, тогда дается сокращенное  название должности. Например:

Руководитель   подпись              А.П. Семенова 

     Если  ответственность за содержание документа  несут несколько лиц (например за денежные документы), проставляются две подписи и более. Тогда подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Руководитель   подпись     А.П. Семенова 

Главный бухгалтер  подпись     Т.П. Пак 

     Если  документ составлен комиссией, то при  подписании указывают не должностных  лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:

Председатель  комиссии  подпись    Т.Р. Соколов 

Заместитель председателя

комиссии     подпись    С.С. Бурцев 

Члены комиссии:    подпись    Т.П. Голубева 

                                    подпись    С.В. Хохлова 

    При подписании документа несколькими  равными по должности лицами их подписи  располагаются на одном уровне. Например:

Директор  ООО «Омега»    Директор ЗАО «Союз» 

подпись     Е.П. Куликов    подпись С.Н. Матвеев 

     Документ  может быть подписан работником, исполняющим  обязанности должностного лица (с  указанием его фактической должности  и фамилии). Не допускается ставить  предлог «за», надпись от руки «Зам.»  или косую черту перед наименованием  должности. Лицо, подписавшее документ, берет на себя персональную ответственность  за его содержание.

     Подпись – обязательный реквизит документа. Не подписанный документ не имеет  юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации – автора документа. 

     Гриф  согласования документа (23) располагается ниже подписи (22) или на отдельном листе согласований, состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Например:

     СОГЛАСОВАНО

Руководитель  управления

образования

подпись А.П. Семенова

21.08.2010 

     Если  согласование осуществляется письмом, протоколом или другими документами, гриф согласования оформляют по следующей  форме:

     СОГЛАСОВАНО

Протокол  заседания правления

ТСЖ «Планета»

От 13.09.2010

     С помощью согласования расширяется  круг лиц, ответственных за составленный документ. Согласование осуществляется до того, как документ утвержден.

     Согласование  документа может быть внутренним и внешним.

     Внутреннее  согласование производится в учреждении со структурными подразделениями, а  также с ответственными работниками, специалистами, имеющими отношение к данному вопросу. Это повышает надежность документа.

     Внешнее согласование документа производится с заинтересованными или подчиненными организациями, а также с органами государственного надзора и вышестоящими органами. Как правило, на подобное согласование уходит много дополнительного времени. 

     Оттиск  печати (25) ставится на документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным лицом, чем заверяется подлинность подписи и подтверждается достоверность документа. Печать проставляется таким образом, чтобы она захватывала часть личной подписи должностного лица и была хорошо читаема. Организации необходимо разработать свой перечень документов, на которых ставится печать.

     Примерный перечень документов, на которых ставится печать:

1. Акты.
2. Архивные справки.
3. Доверенности.
4. Договоры.
5. Командировочные удостоверения.
6. Положение об организации.
7. Письма гарантийные.
8. Сметы расходов.
9. Удостоверения.
10. Устав организации.
11. Штатные расписания.

    В государственных учреждениях используют гербовую печать и простую печать. Гербовая печать ставится на документах, удостоверяющих права организации  или должностных лиц, фиксирующих  расходование денежных средств, а также  предусмотренных государственными правовыми актами.

    Порядок изготовления и хранения печатей  регулируется законодательством Российской Федерации. 

     Отметка о заверении копии (26) ставится ниже подписи (22), пишется «Верно», указывается должность лица, заверившего копию, ставится его личная подпись, делается расшифровка подписи, отмечается дата. Например:

     Верно

Начальник отдела кадровой

политики     подпись   А.Р. Карпова