Обучение навыкам информационной деятельности

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

 С дисциплины    Коммуникации в управленческой  деятельности

На тему:  Обучение навыкам  информационной деятельности

Обучение навыкам информационной деятельности

Менеджерам организаций  принадлежит важнейшая роль в  выработке навыков информационной деятельности. Известно, что образцы  поведения, которые демонстрирует  менеджер подчиненным, и требования, которые он им предъявляет, являются очень важным фактором, определяющим эффективность управленческого  труда. Наиболее приемлемой для практики следует признать упрощенную четыре стадийную модель обучения. Каждая стадия этой модели соответствует стадии овладения сотрудником какими-то навыками.

Первая стадия – неосознанная некомпетентность. На этой стадии сотрудник  не осознает, что эффективность его  работы не соответствует предъявленным  требованиям. Такой сотрудник не осознает необходимости в улучшении  своей работы и потому не может  ее улучшить. Поэтому первый акт  в руководстве обучением –  перевод его в состояние осознанной некомпетентности.

Вторая стадия – осознанная некомпетентность. Для перевода сотрудника в состояние осознанной некомпетентности необходимо использовать обратную связь. Роль такой связи может сыграть  либо самоанализ, либо внешний сигнал. Последнее обеспечивает руководитель, оценивая, насколько умело, подчиненные решают проблемы и принимают решения. При появлении различного рода упущений в работе руководитель должен обсуждать их с подчиненными и тем самым содействовать лучшему осознанию подчиненными требований и установлению уровня эффективности его работы.

При этом надо больше внимания акцентировать даже не на результат  работы, а на ее процесс. Справедливая оценка способствует осознанию подчиненным  необходимости в повышении своего уровня.

Известно несколько способов, с помощью которых руководитель может сформировать обратную связь. Один из них состоит в отборе руководителем конкретных проектов, заданий или решений, в целенаправленном контроле хода их выполнения и сообщении оценок исполненного на ключевых стадиях информационного процесса. Другой способ заключается в систематической оценке уровня владения подчиненным отдельными навыками в области информационной деятельности. Чтобы правильно организовать обучение, нужно, прежде всего, выявить сильные и слабые стороны подчиненного применительно к каждой операции информационной деятельности. Удобным инструментом такой работы может стать схема оценки навыков в области информационной деятельности (табл. 1).

Таблица 1 – Оценка  навыков в   области   информационной  деятельности

Руководитель и подчиненный  независимо друг от друга оценивают  уровень владения навыками и важность каждой операции процесса. Оценка производится по пятибалльной шкале. При оценке в 3 балла всех позиций таблицы не обеспечивается адекватная обратная связь.

Значимость операции процесса в пятибалльной шкале следующая:

1 – абсолютно необходим  для успешной работы;

2 – важен для успешной  работы;

3 – входит в должностную  инструкцию;

4 – иногда используется  в работе;

5 – не входит в должностную  инструкцию.

 Уровень владения навыком  по такой же шкале:

1 – мастерское владение  навыком;

2 – уровень выше, чем  у большинства работников;

3 – удовлетворительный  уровень владения навыком;

5 – не использует навык  или не владеет им.

После заполнения таблицы  менеджер и подчиненный могут  сравнить результаты. При этом возможны варианты:

- менеджер и подчиненный согласны в том, что необходимо повысить

уровень выполнения конкретной операции;

- менеджер и подчиненный расходятся в оценке уровня владения конкретными навыками. Такие расхождения обсуждаются на предмет выявления их абсолютности.

При этом могут возникнуть две ситуации: подчиненный еще  пребывает в состоянии неосознанной некомпетентности и не понимает, что  нуждается в обучении. В этом случае менеджер должен дать разъяснения. Если же подчиненный прав в своей самооценке, а менеджер ошибается, то последний  должен признать свою ошибку и обратить внимание на те ситуации, где достигнуто согласие относительно необходимости  улучшения.

Третья стадия – осознанная компетентность. На этой стадии сотрудник  пока еще неуверенно владеет приобретенными навыками. Он знает, что от него требуется, и может выполнить порученную работу. Применение навыков требует продумывания каждого действия. Помощь подчиненному на этой стадии может оказать чтение курса лекций, стажировка, инструктаж, индивидуальные собеседования и другие методы обучения.

Важно отметить, что только обучение в той или иной форме  может поднять уровень владения навыками до уровня осознанной компетентности. Чтобы обучение могло достичь  своей конечной цели, оно должно обеспечить переход сотрудника в  состояние неосознанной компетентности.

Четвертая стадия – неосознанная компетентность. Характеризуется овладением всеми необходимыми навыками, автоматическим выполнением правильных действий, которые  уже входят в привычку. Теперь обучающийся  может сосредоточить свое внимание на самой задаче, а не на методах  ее решения.

Переход в это состояние  обеспечивает только практика и поощрение. Содействие развитию у подчиненных  навыков обзора ситуации, причинно-следственного  анализа, принятия решений и разработки планов их реализации является одной  из важнейших обязанностей каждого  менеджера.

Межличностное пространство

У народов различных культур  существуют разные представления об оптимальных расстояниях между  собеседниками. Так, немцы обычно ведут  разговор, стоя на расстоянии не ближе  60 сантиметров друг от друга. В отличие от арабов, для которых это слишком большое расстояние для общения.

Наблюдая за беседой незнакомых людей, например араба и немца, можно  увидеть, как первый все время  стремится приблизиться к собеседнику, в то время как второй делает шаг  назад, увеличивая расстояние для общения. И если спросить немца, какое впечатление  производит на него араб, он скорее всего  отметит, что тот излишне настойчив  и претендует на установление близких  отношений. А араб наверняка охарактеризует своего собеседника как высокомерного  и надменного человека. И оба, таким  образом, ошибутся в своем мнении, поскольку при разговоре у  каждого из них была невольно нарушена приемлемая дистанция для общения.

То же касается и восприятия пространства. Так, американцы привыкли работать в больших помещениях при  открытых дверях. Открытый кабинет, по их представлению, означает, что человек  на месте и ему нечего скрывать. Не случайно небоскребы в Нью-Йорке  целиком построены из стекла и  просматриваются насквозь: там все - от директора фирмы до посыльного - постоянно на виду. И это создает у служащих вполне определенный стереотип поведения, вызывая ощущение, что «все сообща делают одно общее дело».

У немцев подобное рабочее  помещение вызовет лишь недоумение. Немецкие традиционные формы организации рабочего пространства - принципиально иные. Каждое помещение у них должно быть снабжено надежными (часто двойными) дверями. А распахнутая настежь дверь символизирует крайнюю степень беспорядка.

Различные народы весьма по-разному  используют и взгляд в общении. Занимавшиеся этим вопросом этнопсихологи условно  разделили человеческие цивилизации  на «контактные» и «неконтактные». В «контактных» культурах взгляд при разговоре и общении имеет  огромное значение, впрочем, как и  близкое расстояние между собеседниками. К таким культурам относятся  арабы, латиноамериканцы, народы юга  Европы. Ко второй группе, условно «неконтактных», относятся индийцы, пакистанцы, японцы и североевропейцы.

Так, шведы, разговаривая, смотрят  друг на друга чаще, чем англичане.

Японцы при разговоре  смотрят на шею собеседника, прямой взгляд в лицо, по их понятиям, невежлив. А у других народов, например, у  арабов, наоборот, считается необходимым  смотреть на того, с кем разговариваешь. Детей учат, что невежливо беседовать с человеком и не смотреть ему  в лицо.

Таким образом, человек, мало смотрящий на собеседника, кажется  представителям контактных культур  неискренним и холодным, а «неконтактному»  собеседнику «контактный» кажется  навязчивым, бестактным и даже нахальным. Однако у большинства народов  существует неписаный закон, своего рода табу, запрещающий в упор рассматривать  другого человека, особенно незнакомого.

Одежда человека (ее цвет и стиль) может быть одним из способов невербального общения, поскольку  передает информацию об уровне благосостояния, статусе и настроении ее владельца. Так, человек в красном способен произвести впечатление сильной, активной и импульсивной личности, лидера и бойца по жизни. В желтом - общительного, интеллектуального и готового к переменам человека. В зеленом - рассудительного профессионала, обладающего неиссякаемым запасом энергии и воли. В синем - мудрого политика, способного решить стоящую перед ним проблему. В фиолетовом - человека, обладающего хорошей интуицией и творческими способностями.

Отношение к цвету и  его восприятие в каждой стране свое, и существует даже своя национально-культурная специфика, которую также необходимо учитывать при деловом общении.

Любимые цвета той или  иной страны, как правило, отражены в национальном флаге.

В Америке красный цвет ассоциируется с любовью, желтый - с процветанием, зеленый - с надеждой, голубой - с верностью, белый олицетворяет чистоту, спокойствие, мир, а черный - символ сложности и чрезвычайной ситуации. В Австрии наиболее популярным является зеленый цвет; в Болгарии - темно-зеленый и коричневый; в Пакистане - изумрудно-зеленый; в Италии - красный, желтый и зеленый, а в Голландии - оранжевый и голубой.

В целом, чем ближе к  Востоку, тем большее значение придается  символике цвета. Так, в Китае  красный цвет означает доброту и отвагу, черный - честность, а белый в отличие от общепринятого европейцами символа чистоты и святости  ассоциируется с подлостью и лживостью.

Интересно, что требования к деловой одежде мужчин практически во всех странах одинаковы - черный или серый костюм, белая или синяя рубашка, галстук в тон, до блеска начищенные ботинки, дорогие часы. Однако в отношении деловой женщины эти правила не распространяются, и в каждой стране существует свое представление о том, как должна выглядеть настоящая бизнесвумен.

Подходящей одеждой для  деловой женщины американцы считают  модный, хорошо сшитый брючный костюм. Обязателен хорошо заметный и тщательно  наложенный макияж. Прическа может  быть любая, но предпочтение отдается деловой короткой стрижке.

Деловые англичанки в отличие  от сложившегося о них мнения не чопорны, но придерживаются строгих  правил этикета. Для деловой встречи  они подберут классический костюм не режущих цветов. Как можно меньше ювелирных изделий, тщательно наложенный макияж.

Немки, как правило, в одежде несколько консервативны. Предпочитают спокойную, немного скучноватую  классику, спокойную цветовую гамму. Строгую деловую прическу. Минимум  украшений.

Француженки прекрасно разбираются  в одежде. И хотя придерживаются классического стиля, но без сухости, «с этаким шармом»: легкий шарфик к  элегантному костюму, модная, со вкусом подобранная брошь.

Итальянки отдают предпочтение экспрессивной и экстравагантной  деловой одежде высокого качества и  изысканного вкуса. Дорогим украшениям, яркой и теплой цветовой палитре.

Деловые испанки чаще всего  используют в одежде сочетание черного  с белым или черного с красным  с отделкой золотом. А гречанкам  близок деловой силуэт из струящейся ткани пастельных тонов.

Таким образом, как мы видим, в каждой стране существует свое представление  о нормах и правилах невербального  общения. Знание этих особенностей поможет  не только избежать ошибок восприятия, но и произвести благоприятное впечатление  на собеседника и установить с  ним долгосрочные партнерские отношения.