Официально-деловая письменная и устная речь

Содержание 

Введение

      Официально  – деловой стиль обслуживает  сферу отношений, возникающих между государственными органами, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их служебной, государственно – производственной, правовой ( юридической) деятельности. Рассматриваемый стиль – это стиль государственных актов, договоров, постановлений, юридических законов, приказов, уставов, дипломатических нот, меморандумов, договоренностей, заявлений (личных, исковых, служебных), справок, деловой переписки, докладных и объяснительных записок и т.д.

      Деловая речь – это любая профессиональная коммуникативная форма деятельности. Письменная речь отличается тем, что сохраняет знаки языка неопределённо долгое время. Очевидно, что устная речь играет важнейшую роль в деловом общении. Практически во всех аспектах повседневной жизни произнесённые слова могут либо углубить взаимопонимание, либо воспрепятствовать ему.

            Целью данной контрольной  работы является раскрыть содержание официально-деловой письменной и устной речи.

      Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач, среди которых анализ:

• Жанров официально-деловой устной речи;
• Подстилей официально-делового стиля;
• Лингвистических особенностей официально-делового стиля
• Словообразовательных и морфологических черты

      Для написания данной работы были использованы материалы учебных пособий, среди которых Ботавина  Р.Н. Этика деловых отношений; Кузин Ф.А. Культура делового общения; Смирнов Г.Н. Этика деловых отношений и др.

1. Понятие и виды  делового общения

1.1. Признаки делового общения

     Деловое общение служит способом приобретения и закрепления профессиональных навыков, знаний и умений. Этому в значительной мере способствуют многообразные формы делового общения: деловые дискуссии, пресс-конференции, дебаты, переговоры, презентации, совещания, беседы.

       На их основе осуществляется  развитие профессиональных качеств  деловых партнеров и повышение  их профессиональной компетентности.

     Важнейшим признаком делового общения является наличие в нем формально-ролевого принципа взаимодействия субъектов  общения, который реализуется на основе распределения их должностных ролей и статусных функций. По существу формально-ролевой принцип определяет коммуникативную среду общения деловых партнеров, направленность и субординацию их коммуникаций и делового взаимодействия. Особую роль при этом приобретают разного рода конвенциональные ограничения, которые определяют статусные рамки делового общения. К ним можно отнести социально-правовые нормы делового общения (трудовое право, трудовой договор, трудовой кодекс), моральные нормы (кодекс чести, деловой этикет), а также деловые традиции, существующие на предприятии, в учреждении, фирме, корпорации.

     Признаки  делового общения позволяют определить его особый статус среди других видов  общения. Признаки делового общения  следует рассматривать в целостном единстве и взаимосвязи; на их основании можно дать общее определение делового общения.

     Деловое общение — это особый вид общения, который реализуется в совместной профессионально-предметной деятельности людей и содержание которого определяется социально значимым предметом общения, взаимным психологическим влиянием субъектов общения и формально-ролевым принципом их взаимодействия.

     Это общее определение позволяет  учесть самые существенные характеристики делового общения и отличить его от других видов общения.

       Общение будет считаться деловым  и в том случае, если хотя бы для одного из субъектов общения оно будет связано с реализацией его профессиональной деятельности.

     1.2. Структура, виды и формы делового общения

     В деловом общении принято различать такие структурные компоненты, как содержание, цель, средства, формы, стороны общения.

     Содержание делового общения детерминируется социально значимым предметом общения, в качестве которого может выступать любая социально-значимая проблема какой-либо сферы жизни общества (материальной, духовной, регулятивной). Она может быть связана с производством материальных или духовных продуктов, созданием и предложением разного рода услуг (информационных, образовательных, финансовых, менеджерских, маркетинговых).

     В зависимости от содержания такая  многопредметность делового общения  позволяет выделить основные виды делового общения: деятельностное, когнитивное, мотивационное, материальное, духовное, регулятивное.

     Деятельностное  деловое общение осуществляется в виде обмена действиями, приемами, навыками, умениями в совместной профес-сионально-предметной деятельности людей. Здесь общение между деловыми партнерами носит явно выраженный научающий и инструментально-операциональный характер. С помощью этого вида делового общения идет усвоение профессиональных приемов, навыков, умений, отдельных операциональных действий, поведенческих актов.

     Когнитивное деловое общение предполагает обмен  познавательным профессиональным и социальным жизненным опытом деловых партнеров. Этот обмен осуществляется как на базовом, социально значимом для делового общения, профессиональном уровне (обмен профессиональными знаниями, идеями, представлениями), так и на обыденно-практическом уровне. Последний присутствует в деловом общении лишь в косвенной форме, обнаруживая себя лишь в отдельных вербализированных суждениях, верованиях, убеждениях, сложившихся на основе повседневного практического опыта деловых партнеров.

     Особенность мотивационного делового общения состоит  в том, что оно обеспечивает избирательную направленность действий деловых партнеров, стимулирует их поведенческую активность и поддерживает ее на определенном уровне. Мотивационное общение осуществляется как взаимный обмен деловых партнеров личностными диспозиционными (внутренне им присущими) мотивациями: стремлениями, желаниями, потребностями, интересами, установками, побуждениями. Этот обмен может активизироваться под влиянием ситуационной мотивации — детерминирующих факторов самой деловой ситуации. Потребность в мотивационном деловом общении  возникает тогда, когда у деловых партнеров необходимо сформировать определенную установку к действию или актуализировать какую-либо потребность.

     Специфика материального делового общения  проявляется в том, что оно  реализуется преимущественно в экономической сфере общества, связанной с производством непосредственных материальных средств для жизни, обменом материальными продуктами и услугами и удовлетворением насущных материальных потребностей деловых партнеров. Именно поэтому материальное деловое общение является определяющим среди других форм делового общения, так как посредством его создается базисная материальная основа для формирования и функционирования всех других форм.

     Деловое общение в духовной сфере общества — духовное деловое общение — имеет свои особенности. Оно связано с производством духовных ценностей и созданием услуг в таких сферах общества, как наука, искусство, религия. Здесь в наибольшей мере проявляется творческий ментальный характер делового общения. Оно выступает формой реализации социально значимой научной, эстетической деятельности деловых партнеров. При этом деловое общение реализуется как обмен духовными ценностями: научной информацией, философскими, эстетическими представлениями и идеями. Духовное деловое общение, таким образом, в наибольшей степени способствует развитию духовного, ментального внутреннего мира деловых партнеров.

     Регулятивное  деловое общение выступает формой реализации совместной социально значимой деятельности людей в политической, правовой и моральной сферах жизни общества. Оно осуществляется деловыми партнерами как взаимный обмен политическими, правовыми, моральными знаниями, идеями, представлениями. Посредством регулятивного делового общения осуществляется социализация деловых партнеров, усвоение ими политических, правовых, моральных норм, ценностей, традиций.

     Деловое общение разнообразно не только по средствам, но и по своим формам. Форма делового общения составляет важнейший структурный элемент делового общения. Она характеризует способ реализации коммуникативного процесса делового общения. Одно и то же информационное содержание делового общения может быть реализовано на основе различных способов коммуникации и совместной деятельности деловых партнёров: деловой беседы, совещания, переговоров, пресс-конференции, публичного выступления, презентации, дискуссии.

     Наиболее распространенная и общепринятая форма делового общения в современной деловой практике — деловая беседа. Ее особенность состоит в том, что она представляет собой диалоговую форму коммуникации, в которой межличностное общение деловых партнёров ограничено формально -  ролевыми и пространственно – временными рамками.

      Общепринятая  структура деловой беседы включает пять этапов: начало беседы, передачу информации, аргументирование, подведение итогов, принятие решений. Деловая беседа является одной из самых эффективных форм организации межличностных отношений в общении, активизации интеллектуальных возможностей её участников для совместного поиска оптимального решения, доведения этого решения до заинтересованных лиц и в конечном счёте для его реализации. К числу целей, требующих проведение деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определённое влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений или высказываний сотрудников. Деловые беседы могут быть незапланированные и спланированные заранее. Запланированные беседы, как правило, тщательно готовятся, чтобы обеспечить благоприятный исход, в спонтанных же на первое место выходит так называемый подготовленный экспромт. Особенно тщательной подготовки требуют беседы, цель которых – изменить мнение собеседника. Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов:

- подготовительный этап;

- начало беседы;

- обсуждение проблемы;

- принятие решения;

- завершение беседы.

      Деловые переговоры — специфическая форма  делового общения, имеющая жесткие  формально-ролевые и статусные  рамки и предполагающая обязательное следование деловому протоколу в процессе поиска взаимоприемлемого решения. Принято различать два вида деловых переговоров: спонтанные (импровизированные) и спланированные (к которым готовится заранее). В деловых переговорах наиболее часто применяют конфронтационный и партнерский подходы. Целью конфронтационного подхода является стремление одной из сторон получить односторонний выигрыш и максимально реализовать свои собственные интересы. Целью партнерского подхода является сотрудничество и поиск конструктивного, приемлемого для обеих сторон решения проблемы.

      Деловое совещание — форма деловой  коммуникации, реализующая совместное коллективное обсуждение какой-либо социально значимой проблемы. Принято выделять несколько основных типов делового совещания: оперативные — по решению ситуационных вопросов; организационные — по координации действий структурных подразделений; планирующие — определяющие стратегию и тактику деятельности; мотивационные — по стимулированию производительности труда; контролирующие — по контролю за результатами деятельности. Деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев. Формы такого обсуждения разнообразны – это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и решаемых задач, а также места, времени и продолжительности работы. Различают два основных стиля ведения совещания: дипломатический и авторитарный.

     Пресс-конференция  — особая форма делового, общения, которая реализуется как кратковременная официальная встреча с представителями СМИ и общественностью, которая длится, как правило, не более часа. Ее цель — информационная направленность на представление точки зрения предприятия (фирмы) на какую-либо социально значимую проблему.

      Деловой разговор по телефону занимает значительное место в деловой жизни. На телефонные разговоры — переговоры тратится около 30 % рабочего времени. С помощью телефонного разговора люди обмениваются информацией, дают консультации, договариваются о встречах, заказывают билеты и т.д. Таким образом, телефон является незаменимым средством в работе современной организации любого профиля.

     Любая телефонная деловая беседа требует  предварительной подготовки, которую  можно свести к ответам на следующие  вопросы: что представляет собой фирма, с которой предполагается заключить сделку? В чем основная суть предложения? Какие конкретные выгоды можно получить от сделки? Какие отрицательные моменты возможны при заключении (не заключении) сделки?

     Главное в телефонных переговорах: лаконичность; логичность; отсутствие повторов и длиннот; дружелюбный тон (вашу улыбку собеседник почувствует даже по телефону); четкое произношение слов, особенно дат и фамилий; средний темп речи; обычная громкость голоса. Существует еще множество разных нюансов. Мастер телефонных разговоров обязательно их учитывает.

      Средства  делового общения — знаковые и  символические системы деловой коммуникации, которые обеспечивают передачу, обмен и переработку информации, поступающей от деловых партнеров.

     Форма делового общения — способ реализации коммуникативного процесса делового общения.

2. Официально – деловая письменная речь

2.1. Функции документа

     Формирование  официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено  развитием государственности,  аппарата управления и связано с необходимостью документально закрепить правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно служить  инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой  деловой, служебной информации. К служебной  информации предъявляются общие требования:  достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность),  убедительность (аргументированность),  полноту (достаточность информации).

     Документирование  — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута иди подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснованна юридически.  Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

     Итог  Документирования — создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько  функций, что и позволяет ему удовлетворигь различные человеческие потребности.

. Среди функций документа выделяют общие и специальные. Общие функции документа:

     - информационная : любой документ создается для сохранения информации;

- социальная : документ является социально  значимым объектом, поскольку порождён той или иной социальной потребностью;

- коммуникативная  : документ выступает в качестве  средства связи между отдельными  элементами общественной структуры,  в частности между учереждениями;

- культурная : документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

      2.2. Стиль делового письма

         Основные черты письменной деловой речи - императивность (в широком смысле) и предписующе-долженствующее значение. Это характерно для самых различных языковых единиц, функционирующих в деловой сфере. Можно говорить о том, что официально-деловая речь несет на себе стилевую окраску долженствования.

     Речевому  воплощению основных деловых функций  способствует и такая стилевая черта, как точность, не допускающая инотолкования.  Точность формулировок правовых норм и необходимость абсолютной адекватности их понимания (толкования) - идеал официальных текстов, способствующий их «безотказной» реализации. Напротив, неясность этих формулировок, допущение неоднозначных толкование мешают осуществлению деловых проектов, подрывают их незыблемость и авторитет.

     Кроме отмеченных черт, официально-деловой  речи свойственна своего рода безличность выражения, точнее, неличный характер общения и речи. За исключением некоторых немногих жанров (приказы, заявления, докладные), высказывание в деловой сфере осуществляется не от лица конкретного говорящего, пишущего. Таким образом, высказывание исходит от «лица» особо обобщенного, абстрактного. В речи это вызывает грамматическую ослабленность форм лица, что находит выражение в значениях и функционировании соответствующих языковых единиц, прежде всего глагола и личных местоимений. Итак, выделяется еще одна специфическая для деловой речи стилевая черта - ее неличный характер.

     Не  следует, однако, пользоваться предложениями  в пассивном залоге. Используйте  только активный залог, который как  бы имитирует иллюзию движения. Например, вместо пассивной конструкции фразы: «Ваше предложение было одобрено генеральным директором фирмы» уместна активная конструкция: «Генеральный директор фирмы одобрил ваше предложение». Нужно исключить из текста письма слова и выражения, которые засоряют его и отвлекают от основного содержания: «как указывалось ранее», «к сожалению», «для вашего информирования» и т. п.

     Необходимо  учесть и условия общения, которые  в деловой сфере определяют появление  такой типичной для официально-делового стиля черты, как стандартизированность (клише, форма). Поскольку общение осуществляется по определенным стандартам, которые облегчают это общение, постольку речевой стандарт, шаблон оказываются здесь неизбежными, необходимыми и даже целесообразными и оправданными.

     Отсюда  большая роль в деловой речи фразеологизмов, устойчивых словосочетаний, однако в большинстве своем терминированного характера и отнюдь не отличающихся эмоциональностью и экспрессивностью, которые вообще присущи русской фразеологии (в разговорной, художественной и

публицистической  сферах общения). Правда, последнее не означает, что деловая речь вообще лишена выразительности, но характер этой выразительности специфичен; она направлена на наилучшее языковое воплощение основных стилевых черт деловой речи, на наилучшее осуществление специфических задач коммуникации. Следовательно, оценивать выразительность деловой речи надо не с общеязыковых позиций, но с учетом специфики делового стиля.

     Деловым текстам в общем не свойственно  рассуждение. Отсутствие этого способа изложения резко отличает официально-деловой стиль от научного, хотя по ряду других черт они могут сближаться между собой. Этот факт находит отражение прежде всего в синтаксисе: сравнительно низкий процент сложноподчиненных предложений, особенно с придаточными предложениями; количество средств выражения логичности и последовательности изложения деловой речи в три раза меньше, чем в научной. Необходимостью детализации изложения и оговорок объясняется осложнение простых предложений многочисленными обособленными оборотами, однородными членами, часто выстраивающимися в длинную цепь пунктов. Это влечет за собой увеличение размеров предложения (в том числе простого) до нескольких десятков словоупотреблений. Предложения в 50—60 словоупотреблений в официально-деловой речи не редкость.

       Встречаются предложения размером и до 200 слов и более.

     Такой способ изложения, как повествование, также не характерен для деловой сферы общения, поскольку здесь не возникает необходимости рассказа о каких-либо событиях. Лишь в таких жанрах, как протокол, отчет, отчасти договор, в некоторых частях постановления (констатирующих) наблюдается обращение к повествовательной манере изложения. Однако в частях протоколов, представляющих решения собраний, и в постановлениях высших органов не встретишь чистого повествования или описания. Здесь изложение идет именно в стиле констатации, утверждения (с акцентами на этих аспектах).

     Почти нет в деловой речи «чистых» описаний.

     Одной из базовых стилевых черт официально-деловой  речи является, как сказано выше, ее долженствующе-предписывающий характер (императивность). Это выражается различными средствами и способами.

     Широко  используется неопределенная форма  глагола и инфинитивные конструкции. Это не случайно, поскольку с помощью инфинитива удобно выражать прямую или непрямую императивность, реализовывать свойственные официально-деловой речи коммуникативные задания и ее основную специфичную стилевую черту — предписывающий характер. При этом весьма часто образуется цепь взаимосвязанных инфинитивов, иногда до 20 членов. Таковы обычные формулы и синтаксические схемы приказов и постановлений, однако это явление свойственно и другим деловым жанрам.

       Для выражения императивности  и регламентированности инфинитив в деловых текстах используется со словами приказываю, постановляю, нужно, необходимо, следует (в значении «нужно»), должен, обязан, обязуется, может, имеет право и т. п. Для усиления категоричности приказа (или установления) дополнительно используются в качестве усилителей и другие лексические средства, обычно наречные слова, например: Необходимо решительно устранять недостатки.

     Предписывающе-долженствующий характер официально-деловой речи находит проявление и в функционировании других форм и категорий глагола. Так, формы настоящего времени выступают в значении, которое называют настоящим предписания (или долженствования): В этих случаях первоначальный застройщик и приобретатели долей несут (т. е. обязаны нести) по всем обязательствам... солидарную ответственность («Гражданский кодекс РФ»); Наниматель отвечает за вред, причиненный нанятому имуществу его домашними (Там же); Переселение нанимателя... на другую жилую площадь... производится жилищно-эксплуатационной организацией (Там же).

     Глаголы несовершенного вида как более отвлеченные  по значению, чем глаголы вида совершенного, преобладают в жанрах деловой речи более общего характера (кодексы, уставы предприятий и др.)- Формы же совершенного вида употребительны в текстах более конкретного содержания (приказы, распоряжения, протоколы собраний, постановления, акты, договоры). Они используются в сочетании с модальными словами в значении долженствования и выражают категорическое приказание, разрешение (должен сообщить, вправе предписать, обязан передать, обязую обеспечить), а также констатацию (Комитет рассмотрел, принял меры, внес предложение; внедрили, организовали, ускорили).

     Предписывающе-долженствующий характер деловой речи проявляется в высокочастотном использовании кратких прилагательных модального характера (со значением долженствования), которые в других функциональных стилях менее употребительны. Таковы слова должен, обязан, обязателен, подотчетен, необходим, подсуден, ответствен и некоторые другие: Совхоз обязан ... выплатить долю ...с рассрочкой (Из закона РФ «О крестьянском (фермерском) хозяйстве»); Нотариальное удостоверение сделок обязательно в случаях... [«Гражданский кодекс РФ»]; Пенсионер обязан известить орган, выплачивающий ему пенсию, о... [Из закона РФ «О пенсиях»]; Банк или его отделение обязаны открыть расчетный счет [Из закона РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельности»].

     Такая стилевая черта деловой речи, как  точность, исключающая толкование, проявляется прежде всего в употреблении специальной терминологии, в однозначности  и безобразности нетерминологической лексики. Стремление к точности ограничивает возможности синонимических замен, так как последние вызывают обычно изменение оттенков смысла.

       Поэтому типичная особенность  деловой речи — широкая повторяемость  одних и тех же слов, преимущественно терминов. Кроме того, проявлению точности способствуют разного рода уточнения и оговорки, ведущие к широкому употреблению обособленных оборотов, в том числе причастных и деепричастных, а также использование условных предложений, преобладание союзных связей над бессоюзными. В целом все это приводит к значительному увеличению размеров предложения (в том числе и простого).

     Неличный  в основном характер деловой речи обнаруживает себя, кроме отсутствия в ней форм глагола 1-го и 2-го лица и соответствующих личных местоимений, еще и в том, что формы 3-го лица глагола и личные местоимения часто используются в неопределенно-личном значении.