Официально-деловой стиль и характерные черты общения в деловой сфере
3
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение ………………………………………………………………….
1. Особенности официально-делового стиля ………………………….. 5
2. Характерные черты общения в деловой сфере ……………………... 11
Заключение ………………………………………………………………..
Список использованной литературы …………………………………… 17
ВВЕДЕНИЕ
Взаимоотношения специалистов в профессиональной деятельности становятся предметом все более пристального внимания ученых. Исследования психологов и социологов показывают, что до 70% управленческих решений принимаются руководителями в устной форме, в процессе делового взаимодействия. Без преувеличения можно сказать, что характер деловых контактов оказывает решающее влияние на эффективность совместной деятельности, на успешность проведения бесед, деловых совещаний и переговоров, пресс-конференций и дискуссий, торгов и презентаций.
Бесспорно, что управление имеет информационную природу, по крайней мере в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно себе представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации.
Официально-деловой стиль является частью делового общения, т. е. его косвенной формой, когда во время общения существует некая пространственно-временная дистанция, т. е. письма, телефонные разговоры, деловые записки и т. д.
Владение знаниями основ официально-делового стиля и навыками общения в деловой сфере позволяет специалистам эффективно взаимодействовать с деловыми партнерами и дает возможность снизить риск неблагоприятных последствий решений при ведении переговоров и консультировании, проведении деловых совещаний и собраний.
Перечисленными выше факторами обусловлена актуальность выбранной автором темы контрольной работы, а так же тем, что будущая профессия автора связана непосредственно с людьми и общением с ними.
Целью работы является рассмотрение особенностей официально-делового стиля и общения в деловой сфере.
Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:
1. Раскрыто понятие официально-делового стиля.
2. Рассмотрены основные черты общения в деловой сфере.
3. Сделаны выводы о роли владения навыками делового взаимодействии в профессиональной деятельности.
Таким образом, объектом данного исследования является деловое взаимодействие в профессиональной сфере, а предметом – официально-деловой стиль и характерные черты делового общения.
Поставленные цель и задачи обусловили структуру курсовой работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.
1. Особенности официально-делового стиля
Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств связи в соответствии с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т. е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.
Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме [1, с. 79].
Документы могут быть разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство документов в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку документов присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль документов к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.
Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т. д.) [1, с. 103].
Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:
краткость и компактность изложения официального материала;
точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
нейтральный тон изложения.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: "необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), "удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость - возможный вариант: "снизить себестоимость") [4, с. 89].
Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лексике, например "секретарша", "лаборантка".
Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова "представить" и "предоставить".
Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель - именно месяц, и ничто иное), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию). Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования", "данное явление полностью проявляется в условиях"...
Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.
Стандартные обороты речи типа: "в связи с распоряжением правительства", "в порядке оказания материальной помощи", "в связи с тяжелым положением, сложившимся..." - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: "принять во внимание", "довести до сведения". Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол "допускать" ("допустить") в значении "сделать что-либо, совершить" может сочетаться со словами, выражающими негативный результат деятельности: "допустить нарушение", "допустить ошибку", "допустить просчет" и др., но не со словами, выражающими положительное действие, - "допустить успех" [7, с. 210].
Наряду с такого рода словами существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля. Например, в деловом стиле:
Таблица 1.1
ЖЕЛАТЕЛЬНО | НЕЖЕЛАТЕЛЬНО |
Предоставить в пользование Направить на рассмотрение Передать в управление Оказывать содействие Осуществлять контроль Вносить предложения Предоставить кредит Обладать правом Вступать в силу | Предоставить для использования Выслать на рассмотрение Передать для управления Оказывать помощь Вести контроль Давать предложения Выдать кредит Владеть правом Входить в силу |
В деловой речи следует использовать конструкции с "расщепленным" сказуемым, которые не только называют действие, но и обозначают предмет этого действия. Например:
оказать содействие, а не посодействовать;
оказать помощь, а не помочь;
произвести уборку, а не убрать;
провести учет, а не учесть;
оказать поддержку, а не поддержать;
произвести ремонт, а не отремонтировать.
Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является по своему характеру официальным, поэтому ему присущ безличный характер изложения текста, в связи с чем следует употреблять глаголы в форме 3-го лица и, как правило, в неопределенно-личном значении. Например:
"комиссией проведена проверка и установлено...";
"акт подписан членами комиссии и утвержден...".
Особенность деловой речи - употребление большого количества терминов.
Термин - слово или словосочетание, являющееся названием определенного понятия какой-нибудь специальной области науки, техники, искусства. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию [5, с. 92].
При употреблении терминов в документах необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору документа, но и всем корреспондентам, работающим с данным документом. При использовании автором малоупотребительных, незнакомых терминов необходимо раскрыть содержание и смысл этого термина. Этого можно достигнуть следующими способами:
дать официальное определение термина (принятые определения терминов фиксируются в терминологических словарях и ГОСТах);
расшифровать понятие словами, относящимися к нейтральной лексике;
исключить из текста термин и заменить его общеупотребительным словом или выражением.
В деловой речи в целях сжатия речи для обозначений понятий используются сокращения.
Различают два основных вида сокращенных слов:
лексические сокращения (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: СНГ, АСУ, Мосгаз, зам., спецназ и др.;
графические сокращения - применяемые при письме сокращенные обозначения слов, например: п/о, ж-д, тчк, кв. м и др.
Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются, применяются только при письме и при чтении расшифровываются и читаются полностью [7, с. 119].
Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них: 1) по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются [9, с. 98].
2. ХАРАКТЕРНЫЕ ЧЕРТЫ ОБЩЕНИЯ В ДЕЛОВОЙ СФЕРЕ
Как упоминалось выше, официально-деловой стиль является частью делового общения, т. е. его косвенной формой.
Деловое общение – искусство, позволяющее войти в контакт с другими лицами или организациями для получения взаимовыгодных результатов.
Участники делового общения выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Деловое общение всегда целесообразно. А значит и использование языковых средств в деловом общении четко подчинено личностной позиции по определенной проблеме и достижению позитивного результата в решении конкретной проблемы.
Общение свойственно всем высшим живым существам, но на уровне человека оно приобретает самые совершенные формы, становится осознанным и опосредованным, то есть речью. В жизни человека нет даже самого непродолжительного периода времени, когда бы он находился вне этого процесса жизнедеятельности, вне взаимодействия с другими объектами общества. Деловое общение обычно включено как частный момент в какую-либо совместную продуктивную деятельность людей и служит средством повышения качества этой деятельности, информативным сопровождением его. Его содержанием является то, чем заняты люди, а не те проблемы, которые затрагивают их внутренний мир, в отличие от личностного общения между близкими людьми, друзьями, родственниками.
Деловое общение — это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели.
Специфика делового общения заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляется в правовых рамках. Чаще всего люди вступают в деловые отношения, чтобы юридически оформить взаимодействия в той или иной сфере. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения и доверия.
Другой специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям [7, с. 279].
Эти правила определяются типом делового общения, его формой, степенью официальности и теми конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися. Эти правила определяются национальными культурными традициями и общественными нормами поведения.
Они фиксируются, оформляются в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социального поведения, в виде этикетных требований, ограничений временных рамок общения.
В целом деловое общение отличается от неформального тем, что в его процессе ставятся конкретные задачи и конкретные цели, которые требуют определенного разрешения, что не позволяет нам прекратить процесс переговоров с партнером или партнерами по переговорам в любой момент.
Совещания, собрания представляют собой особый тип протокольного общения, в котором по большей части представлена монологическая деловая речь, не только имеющая письменную природу, но и существующая сразу в двух формах - устной и письменной.
Сегодня рамки делового общения расширяются. Реклама, светское общение становятся неотъемлемой составляющей делового общения. Успех предприятия, дела сегодня во многом зависит от умения представить свои позиции в наиболее выгодном свете, заинтересовать потенциального партнера, создать благоприятное впечатление. Поэтому, помимо читаемой монологической речи, в практику делового общения все активнее входит подготовленная, но нечитаемая монологическая речь (презентационная речь, торжественная речь, вступительное слово на различных встречах), поздравительные письма и другие этикетные тексты.
Владение всеми перечисленными жанрами делового общения входит в профессиональную компетенцию менеджера, руководителя.
Еще десять лет тому назад можно было руководить только директивными методами, правда, и тогда подобный метод был малоэффективен. Сегодня это невозможно в принципе. Директивные речевые акты остались в деловом общении в жанрах организационно-
Центральным принципом речевого поведения в деловом общении, таким образом, является принцип кооперации, реализующийся согласно теории Г.П. Грайса в семи максимах (принципах поведения):
максима такта;
максима великодушия;
максима релевантности высказывания;
максима полноты информации;
максима симпатии;
максима согласия;
максима скромности.
Не все эти максимы могут быть реализованы в одном речевом акте: не всегда необходимо соглашаться с собеседником, выказывать ему симпатию, но быть тактичным, корректным, уважать право собеседника на получение точной и полной информации и на выражение ее со своей стороны должен руководитель любого ранга [5, с. 220].
Основной принцип современного делового общения заключается в том, что изначально общение строится исходя из определения собеседника как партнера, равноправного участника диалога, вне зависимости от его социальной позиции и от его коммуникативной позиции.
Можно выделить две основные стратегии делового общения: достижение победы и достижение согласия. Стратегия достижения победы предусматривает успех в речевой коммуникации за счет подавления партнера. Эта доминантная стратегия в отдельных случаях имеет право на использование.
В большинстве же речевых контактов, особенно в сфере сервиса и туризма, в бытовом общении, партнеры стремятся к взаимопониманию, т. е. стараются прийти к успеху путем достижения согласия: клиента нельзя победить - он просто уйдет. Поэтому стратегия достижения согласия наиболее перспективна для развития нормального партнерства.
Умение правильно и адекватно вести себя во время делового общения – одно из основных составляющих успеха делового человека и руководителя. Умение бесконфликтно и продуктивно провести этот процесс является одним из самых необходимым качеств для того, кто хочет достичь успеха в деловой сфере [7, с. 211].
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Итак, в заключение вышесказанного автором сделаны следующие выводы.
Деловое общение – важнейшая сторона морали профессионального поведения. Культура поведения в деловом общении немыслима без соблюдения правил вербального (словесного, речевого) этикета, связанного с формами и манерами речи, словарным запасом, т.е. со всем стилем речи, принятым в общении данного круга деловых людей.
Официально-деловая речь – один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль в жизни общества.
Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.
Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри одного предприятия. Между сторонами того или иного вида делового общения существует своя специфика. Задача состоит в том, чтобы сформулировать такие принципы делового общения, которое не только соответствовали каждому виду делового общения, но и не противоречили общим нравственным принципам поведения людей. Вместе с тем, они должны служит надежным инструментом координации деятельности людей, вовлеченных в деловое общение.
Применительно к деловому общению основной этический принцип можно сформулировать таким образом: в деловом общении при принятии решения о том, какие ценности следует предпочесть в данной ситуации, поступать так, чтобы максима твоей воли была совместима с нравственными ценностями других сторон, участвующих в общении, и допускала координацию интересов всех сторон.
Таким образом, в основе делового общения должна быть координация, а по возможности и гармонизация, интересов. Естественно, если оно осуществляется этическими средствами и во имя морально оправданных целей. Поэтому деловое общение должно постоянно проверяться этической рефлексией, оправдывающей мотивы вступления в него. При этом сделать этически правильный выбор и принять индивидуально решение часто дело совсем не простое. Рыночные отношения предоставляют свободу выбора, но вместе с тем увеличивают количество вариантов решения, порождают комплекс моральных дилемм, поджидающих деловых людей на каждом шагу в процессе их деятельности и общения.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие [Текст] / В.И. Андреева. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 196 с.
2. Басаков, М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо: учеб. практ. пос. [Текст] / М.И. Басаков. - М.: Дашков и К, 2005. - 170 с.
3. Гущина, И.А. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: учеб. пос. [Текст] / И.А. Гущина. - М.: Альфа-М, Инфра-М, 2010. - 260 с.
4. Жеребенкова, А.В. Документооборот на предприятии [Текст] / А.В. Жеребенкова. – 2-е изд., пер. и доп. – М.: Вершина , 2005. – 260 с.
5. Ильина, Е.Н. Туроперейтинг: организация деятельности: учебник [Текст] / Е.Н. Ильина. – М.: Фин. и стат., 2004. – 270 с.
6. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пос. [Текст] / М.В. Кирсанова, Ю.А. Асимов. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 340 с.
7. Курноскина, О.Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение [Текст] / О.Г. Курноскова. - М.: Изд-во «Альфа-Пресс», 2005. – 440 с.
8. Организация работы с документами: учебник [Текст] / под ред. В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 339 с.
9. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: учеб. пос. [Текст] / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «Март, Ростов н/Д.: ИЦ «Март, 2004. – 360 с.
10. Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления: учебник [Текст] / В.С. Соколов. – М.: ФОРУМ, 2010. - 176 с.
11. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (делопроизводство) [Текст] / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2005. – 270 с.
