Официально-деловой стиль речи. 2

Введение

Слово «стиль» восходит к  греческому существительному «стило» - так называлась палочка, которой  писали на доске, покрытой воском. Со временем стилем стали называть почерк, манеру письма, совокупность приемов использования языковых средств. Функциональные стили языка получили такое название потому, что они выполняют важнейшие функции, являясь средством общения, сообщения определенной информации и воздействия на слушателя или читателя.

Под функциональными стилями  понимают исторически сложившиеся  и социально осознанные системы  речевых средств, используемых в  той или иной сфере общения  и соотносимых с той или  иной сферой профессиональной деятельности.

В современном русском  литературном языке выделяются книжные  функциональные стили: научный, публицистический, официально-деловой, которые выступают  преимущественно в письменной форме  речи, и разговорный, которому свойственна  главным образом устная форма речи.

Стили литературного языка, прежде всего, сопоставляются на основе анализа их лексического состава, так  как именно в лексике заметнее всего проявляется различие между  ними.

Помимо понятия и стилистической окраски, слово способно выражать чувства, а также оценку различных явлений реальной действительности. Выделяются две группы эмоционально-экспрессивной лексики: слова с положительной и отрицательной оценкой. В зависимости от того, какая эмоционально-экспрессивная оценка выражается в слове, оно употребляется в различных стилях речи. Эмоционально-экспрессивная лексика наиболее полно представлена в разговорной речи, которая отличается живостью и меткостью изложения. Характерны экспрессивно окрашенные слова и для публицистического стиля. Однако в научном, техническом и официально-деловом стилях речи, эмоционально окрашенные слова, как правило, неуместны.

Разговорные слова противопоставляются  книжной лексике. К ней относятся  слова научного, технического, газетно-публицистического  и официально-делового стилей, представленных обычно в письменной форме. Лексическое значение книжных слов, их грамматическая оформленность и произношение подчиняются установившимся нормам литературного языка, отклонение от которых недопустимо.

Сфера распространения книжных  слов неодинакова. Наряду со словами, общими для научного, технического, газетно-публицистического и официально-делового стилей, в книжной лексике есть и такие, которые закреплены только за каким-нибудь одним стилем и составляют их специфику.

В деловом стиле  – официальной переписке, правительственных актах, речах – употребляется лексика, отражающая официально-деловые отношения (пленум, сессия, решение, постановление, резолюция). Особую группу в составе официально-деловой лексики образуют канцеляризмы: заслушать (доклад), зачитать (решение), входящий (номер), препровождать.

Однако не все  слова распределяются между различными стилями речи. В русском языке  имеется большая группа слов, употребляемых  во всех стилях без исключения и  характерных как для устной, так  и для письменной речи. Такие слова образуют фон, на котором выделяется стилистически окрашенная лексика. Их называют стилистически нейтральными.

1.Сфера функционирования, жанровое разнообразие

Официально-деловой  стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Важнейшие функции этого стиля – сообщение и воздействие – реализуются в таких документах, как законы, постановления, указы, приказы, договоры, соглашения, деловая переписка, заявления, расписка и др. Этот стиль называют еще административным, так как он обслуживает сферу официальных, деловых отношений, область права и государственной политики. Другое его название – деловая речь – свидетельствует о том, что этот стиль – самый древний из книжных стилей, его истоки – в деловой речи эпохи Киевского государства, в котором юридические документы (договоры, «Русская правда», различные грамоты) создавались уже в Х веке.

Официально-деловой  стиль выделяется среди других книжных  стилей своей стабильностью, замкнутостью и стандартизованностью. Несмотря на большое разнообразие деловых документов, их язык строго подчиняется требованиям официально-делового изложения: точность формулировок правовых норм и необходимость абсолютной адекватности их понимания, состав обязательных элементов оформления документа, обеспечивающих его юридическую правомочность, стандартизованный характер изложения, устойчивые формы расположения материала в определенной логической последовательности и т.д.

Для всех форм делового письма обязательно строгое соответствие литературной норме на всех языковых уровнях: недопустимо использование лексико-фразеологических средств разговорного, просторечного характера, диалектных, профессионально-жаргонных слов, нелитературных вариантов словоизменения и словообразования, разговорных синтаксических конструкций. Официально-деловой стиль не приемлет экспрессивных элементов: оценочной лексики, высоких или сниженных слов (шутливых, иронических), образных выражений. Важнейшее требование к языку документа – объективность и «бесстрастность»» изложения фактов.

Официально-деловой стиль функционирует преимущественно в письменной форме, однако не исключается и его устная форма – выступления государственных и общественных деятелей на торжественных собраниях, заседаниях, приемах. Устную форму деловой речи характеризуют полный стиль произношения, особая выразительность интонации, логические ударения. Выступающий может допустить некую эмоциональную приподнятость речи, даже вкрапление иностилевых языковых средств, не нарушая, однако, литературной нормы. Недопустимы неправильное ударение, нелитературное произношение. 

Тексты официально-делового стиля представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, инструкция, заявление, докладная записка, объяснительная записка, автобиография, анкета, трудовой договор, статистический отчет, доверенность, расписка, характеристика и др.

2. Языковые особенности официально-деловой речи

Несмотря на многообразие жанров и форм деловых  документов, деловую речь характеризуют  некие общие языковые особенности, которые в силу их функциональной обусловленности и постоянства употребления являются функционально-стилистической нормой официально-делового стиля.

Для лексики  официальной речи характерно широкое  использование тематически обусловленных  специальных слов и терминов (юридических, дипломатических, военных, бухгалтерских, спортивных и т.д.). Стремление к краткости обусловливает обращение к аббревиатурам, сложносокращенным наименованиям государственных органов, учреждений, организаций, обществ, партий и т.п. (ВДВ, МЧС, ВВС, НИИ, ЛДПР, ЧП, СНГ, Минфин, Минздрав), а также к сокращениям (неликвид, нал (черный), федерал и т.п.).

Деловые тексты отличаются употреблением слов и  выражений, не принятых в иных стилях (вышеуказанный, нижеследующий, вышеперечисленный, надлежащий, воспрещается, мера пресечения, содеянное, наказуемость и т.п.). К ним относятся устойчивые словосочетания: кассационная жалоба, акт гражданского состояния, акт неповиновения, подписка о невыезде и др. Регулярное употребление таких слов и выражений, не имеющих синонимов, способствует точности речи, исключает инотолкования.

Долженствующе-предписывающий характер, свойственный официально-деловому стилю, требует выбора из ряда синонимов  таких, которые выражают волю законодателя: разрешить, запретить, указать, обязать, постановить, назначить.

Многие из слов с окраской официально-делового стиля  образуют анатомические пары: права - обязанности, истец – ответчик, наказан – оправдан, действие – бездействие, правовой – противоправный.

Официально-деловая  речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, поэтому ее лексика предельно обобщена в семантическом плане. Предпочтение отдается родовым, а не видовым понятиям: населенный пункт, транспортные средства, учебное заведение и т.д.

Лексика официально-делового стиля характеризуется полным отсутствием жаргонизмов, просторечных слов, диалектизмов и слов с эмоционально-экспрессивной окраской.

Морфологические особенности  официально-деловой речи определяются в значительной мере ее именным характером: в ней наблюдается абсолютное преобладание имен при незначительном использовании глаголов.

Неуместность экспрессивной  окраски официальной речи делает невозможным употребление междометий, модальных слов, ряда частиц, слов с  суффиксами субъективной оценки, прилагательных в сравнительной и превосходной степени. 

Среди имен существительных  употребляются названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием  или отношением:работодатель, усыновитель, свидетель, квартиросъемщик, заказчик, поставщик.

Существительные, обозначающие должности, употребляются, как правило, в форме мужского рода (бухгалтер, директор, лаборант, почтальон, контролер и др.).

Частое употребление отглагольных существительных является следствием закрепления устойчивых оборотов речи (синонимичных глагольным выражениям): порядок составления и исполнения плана перевозок, в целях совершенствования порядка сборов налогов. В таких оборотах речи часто возникает «цепочка» форм родительного падежа существительных (выяснение условий совершения преступления; проверка соблюдения паспортного режима), что придает фразе тяжеловесность и затрудняет восприятие подобных оборотов.

Прилагательные и причастия  в деловой речи часто употребляются  в значении существительных (больной, отдыхающий, нижеподписавшиеся), продуктивны краткие формы прилагательных (должен, обязан, обязателен, необходим, подотчетен, подсуден, ответствен). Обращение к ним диктуется предписующим характером деловой речи (Вызов экспертов обязателен для установления причин смерти – Уголовно-процессуальный кодекс).

Одна из основных черт официально-делового стиля – точность.

Во избежание неточностей, имя существительное не заменяется местоимениями и повторяется  даже в рядом стоящих предложениях.

Для деловой речи характерен отбор местоимений: здесь не употребляются  личные местоимения я, ты, он, она, они (в силу полного отсутствия индивидуализации речи, конкретности, точности высказывания). Местоимения первого лица допустимы лишь в определенных ситуациях, когда устанавливаются правовые отношения между частным лицом и организацией или государством, например, при заключении трудового соглашения, оформлении доверенности. Вместо указательных местоимений (этот, тот, такой и т.п.) используются слова данный, настоящий, соответствующий, известный, указанный, вышеуказанный, нижеследующий и др.) Совсем не применяются в деловой речи неопределенные местоимения (некто, какой-то, что-либо и т.п.).

Целевая установка большинства  официально-деловых документов –  выразить волю законодателя. В этом находит объяснение самый высокий  процент употребления инфинитива в официально-деловом стиле среди всех других стилей.

Для характеристики глаголов в официально-деловой речи также  важен именной ее строй: это определяет частоту употребления глаголов-связок (является, становится, осуществляется), замену глагольного сказуемого сочетанием вспомогательного глагола с существительным, называющим действие (оказывать помощь, проводить контроль, осуществлять заботу и т.д.). В сравнении с другими книжными стилями деловой имеет самую низкую частоту употребления глаголов. 

В официально-деловой речи более употребительны неличные формы глаголов – причастия, деепричастия, инфинитивы, которые особенно часто выступают в значении повелительного наклонения (принять к сведению, внести предложение, рекомендовать, изъять из употребления и т.д.).

Глаголы несовершенного вида, как более отвлеченные по значению, чем глаголы совершенного вида, преобладают  в жанрах деловой речи более общего характера (конституция, кодексы, уставы и др.). Формы совершенного вида употребляются  в контекстах более конкретного содержания (приказы, распоряжения, протоколы собраний, постановления, акты, договоры). Они используются в сочетании с модальным словами в значении долженствования и выражают категорическое приказание, разрешение (должен сообщить, вправе предписать, обязан передать), а также констатацию (Министерство рассмотрело, приняло меры, внесло предложение; организовали, оплатили, завершили и т.д.).

Яркая черта официально-делового стиля – употребление в нем  отыменных предлогов: в целях, в ходе, в силу, во избежание, по линии, на предмет, а также сочетаний существительных в предложном падеже с предлогом по: по причине, по болезни, по возвращении.

Числительные в официально-деловом  стиле пишутся цифрами, за исключением  денежных документов (счета, доверенности, расписки и пр.).

Синтаксис официально-делового стиля отражает безличный характер речи. В связи с этим широко применяются страдательные конструкции, которые позволяют абстрагироваться от конкретных исполнителей и сосредоточить внимание на самих действиях.

Синтаксические конструкции в официально-деловой речи насыщены клишированными оборотами с отыменными предлогами. Эти синтаксические клише – специфическая черта официально-делового стиля. Употребление подобных синтаксических построений необходимо для выражения типовых ситуаций. Они облегчают и упрощают составление типовых текстов.

В официально-деловых документах чаще встречаются сочинительные  союзы, чем подчинительные. В то же время характерной особенностью деловой речи является преобладание сложных предложений: простое предложение не может отразить последовательность фактов, подлежащих рассмотрению в официально-деловом плане.

Большую роль в синтаксисе официально-делового стиля играют условно-инфинитивные конструкции (особенно в текстах  законов, где это мотивировано целевым заданием – оговорить обусловленность правовой нормы). Характерной чертой деловой речи является также употребление инфинитивных и безличных предложений со значением долженствования.

В целях достижения лаконизма и точности в деловом  стиле часто употребляют параллельные синтаксические конструкции (причастные и деепричастные обороты, конструкции с отглагольными существительными). Для синтаксиса делового стиля характерен строгий и определенный порядок слов в предложении. Это вызвано требованием логичности, последовательности, точности изложения мысли в деловых текстах.

Стилистической особенностью деловой речи является также преимущественное использование косвенной речи. К  прямой речи в официально-деловом  стиле прибегают только в тех  случаях, когда необходимо дословное цитирование законодательных актов и других документов.

Помимо лексических, морфологических  и синтаксических особенностей официально-деловому стилю присущи и некоторые  другие признаки.

В оформлении текстов официально-делового стиля большую роль играют абзацное членение и рубрикация, реквизиты – постоянные элементы содержания документа: наименования, даты, подписи, а также принятое для данного документа графическое оформление. Все это имеет первостепенное значение в делопроизводстве, свидетельствует о грамотности составителя документов, его профессионализме и культуре речи.

Текстам деловых документов присущи все функционально-смысловые  типы речи: повествование (автобиография, отчет), описание (постановление, приказ), рассуждение (объяснительная записка, служебное письмо). На практике эти виды изложения сочетаются и дополняют друг друга.

Перечисленные отличительные черты официально-делового стиля органически вписываются  в письменную сферу употребления этого стиля, в свойственные ему  жанры документации.

3. Культура официально-деловой  речи

Официально-деловая  письменная речь в любой языковой культуре, в том числе и русской, призвана служить осуществлению основных функций права. Право регулирует отношения между государствами (международное право), между организациями, между юридическими и частными лицами. Правовые отношения требуют документального закрепления, т.к. только записанная регламентированная информация приобретает юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства.

Единые, интернациональные  требования, предъявляемые к служебной  информации – это объективность, актуальность, аргументированность, полнота. Эти требования должны соблюдаться в официальных документах.

В социальном плане  любой официальных документ одновременно выполняет несколько функций  – как общих, так и частных.

Общие функции  документа: 

- информативная  (документ создается для сохранения  информации),

- социальная (документ  определяется той или иной  социальной потребностью и, следовательно,  является социально значимым,

- коммуникативная  (документ выступает в качестве  средства связи между учреждениями или учреждениями и частными лицами),

- культурная (документ  закрепляет и передает культурные  традиции.

Специальные функции  документа:

- управленческая (документ представляет собой  инструмент управления),

- правовая (документ  закрепляет правовые нормы),

- историческая (документ выступает в роли  источника сведений о развитии  общества).

Интернациональные функции документа:

- Соблюдение норм официально-делового этикета.

Адресат и адресант документов выступают в роли субъектов  правоотношений. Правовая сущность официальной  переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль.

- Лаконичность и информативность содержания. 

Оптимально письмо не должно превышать одной - двух страниц. Одновременно документ должен быть достаточно информативен. Недостаточность информации может вынуждать к дополнительным запросам, избыточность – привести к затруднению восприятия сути документа.

- Объективность информации.

Деловое письмо отражает реальное состояние дел  и дает непредвзятую оценку событий.

- Структурированность  изложения.

Это последовательность расположения составных частей документа  – аспектов. Структура аспекта  состоит из двух частей: информация об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса) и предполагаемые, желательные события (просьбы, предложения, требования).

- Стандартизация  и унификация языковых и текстовых  средств.

Одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, характеризующее все типы деловых бумаг, определяющее строгую закрепленность частей делового письма, его композицию.

В сфере культуры официально-деловой речи действуют  текстовые и языковые нормы. Основные различия между ними сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.

За многолетнюю  практику деловой переписки были выработаны языковые формулы для типовых официально-деловых ситуаций и соответствующего им жанра документа.

Языковые формулы  – это устойчивые языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся  ситуациях делового общения. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.

4. Жанровые особенности  официально-делового стиля

Многообразие  жанров в официально-деловом стиле дает основание выделить в его составе официально-документальные и обиходно-деловые жанры. В официально-документальных жанрах представлены особенности языка дипломатии и законов. Обиходно-деловые жанры отличаются языком служебной переписки, деловых бумаг.

Точность и  стандартизация официально-делового стиля  влекут за собой употребление специальных  языковых средств, языковых формул, образующих относительно замкнутую систему  официально-деловой речи.

Язык дипломатических  документов разнообразен: у него есть своя терминология. Правила дипломатической вежливости требуют обращения к высокопоставленным особам с указанием их титулов и форм титулования. Выработаны строгие формы начала и окончания различных документов.

Синтаксис дипломатических  документов отличается сложностью, в нем преобладают длинные предложения, осложненные причастными оборотами, придаточными (преимущественно определительными и изъяснительными), пространным перечнем однородных членов, нередко подчеркнутым графически при помощи абзацного членения текста.

Язык законов отличается иным стилистическим оформлением: он всегда должен быть прост и краток, главное в нем – точность выражения мысли. Четкость и точность формулировок здесь абсолютно необходимы, так как законы рассчитаны на однозначность восприятия, они не должны быть истолкованы по-разному.

Лексика таких важных документов не лишена некоторой высокопарности, что определяется содержанием текста. Возвышенное звучание речи вполне закономерно в подобных случаях. Так пишутся ноты правительств, международные договоры и т.д. Однако в ряду законодательных документов немало и таких, которые отличаются сухим, даже скучным языком. Такую репутацию ему создает употребление специальных слов и выражений, так называемых канцеляризмов. Этот стиль изобилует стандартными формулировками, множеством повторов, что также функционально обусловлено.

Повторяемость ситуаций, рассматриваемых в законодательных  документах, ведет к стандартизации способов выражения. Это накладывает  печать и на морфологию этого подстиля. Для него характерно частое использование отыменных предлогов, которые, как правило, «тянут» за собой отглагольные существительные (достижение, урегулирование, установление и т.д.). Кроме отглагольных существительных, здесь часто употребляются и личные, то есть существительные, обозначающие названия людей по их действиям, социальным ролям, иным признакам: усыновитель, свидетель, задержанный, отдыхающий, клиент, абитуриент, покупатель, зритель, пассажир, посетитель и т.д. Все эти и подобные слова получают негативную оценку за пределами официально-деловой речи как типичные канцеляризмы. Здесь же употребление их оправдано, они выполняют стилеобразующую функцию.

Для языка законов  свойственна безличная форма  изложения, поскольку в законодательстве отражается воля не отдельного лица, а государства. Это объясняет обилие глаголов страдательного залога. Из других форм здесь наиболее употребительны инфинитивы: они нужны для императивных конструкций, выражающих предписание, приказ.

Для синтаксиса законодательных документов характерно преобладание сложных предложений; в сложноподчиненных обычны придаточные условные. Здесь много условно-инфинитивных конструкций, что определяется целевым заданием – оговорить обусловленность правовой нормы, а также тем, что законы не имеют обратной силы.

В законодательном  языке выработался тип предложения, связанный с особой композицией  текста законов. В таких случаях  важную роль играет рубрикация, отражающая композиционную структуру текста. Простейшей рубрикой является абзац, который служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Абзац всегда внутренне замкнутая смысловая единица.

Характерной чертой законодательного жанра является употребление специальных сочинительных союзов: а равно, равно как, а также, как … так и. Здесь отмечается преимущественное использование косвенной речи (прямая речь возможна только тогда, когда дословно цитируются законодательные акты, а также в устной судебной речи адвокатов, прокуроров и других членов суда).

Способ изложения  в законодательном жанре – директивный.

Язык административно-канцелярского  жанра заслуживает особого внимания, так как знание его важно для каждого гражданина, поскольку деловые бумаги, такие как заявление, расписка, объяснительная записка и многие другие, постоянно сопровождают нас в работе и даже на отдыхе.

Умение написать нужную «бумагу» является неотъемлемой чертой грамотности, культуры речи человека. Однако назначение административно-канцелярского  жанра шире, чем составление обиходно-деловой  документации. Сфера функционирования канцелярского жанра – это административно-ведомственные отношения, с которыми связаны различного рода канцелярии, ведающие служебной перепиской, оформлением документации. У административно-канцелярского жанра две функции: информационно-содержательная (повестка, объявление) и организационно-регулирующая (распоряжение, приказ, деловая переписка). Административно-канцелярский жанр включает в себя много жанров. К ним относятся так называемые подзаконные (то есть издаваемые на основании и во исполнение закона) документы, выпускаемые исполнительно-распорядительными органами (административные акты, циркуляры, приказы, распоряжения), и договорные документы, а также различная канцелярская документация: заявление, характеристика, автобиография, доверенность, расписка и т.п.

Административно-канцелярские документы выделяются на фоне других деловых текстов некоторыми особенностями  в использовании языковых средств.

Лексика этой документации включает различную терминологию (профессионально-техническую, бухгалтерскую, торговую, спортивную и т.п.), обращение к которой обусловлено ситуацией. Используются номенклатурные обозначения различных предприятий, учреждений; наименования должностей, ученых званий, степеней; специальная терминология, связанная с оформлением деловых бумаг: входящий, исходящий (документ), документооборот (движение документов в учреждении), индекс (условные обозначения, присваемые документам в процессе их учета (регистрации) и исполнения), гриф (пометка, указывающая на особый характер документа – «секретно», «срочно», «лично»), реестр (перечень, список чего-либо, применяемый в делопроизводстве, реквизиты (обязательные элементы служебных документов), формуляр документа (совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа) и т.д.