Оформление акта. Оформление протокола
Государственное автономное профессиональное образовательное
учреждение Тюменской области
«Западно - Сибирский государственный колледж»
(ГАПОУ ТО «ЗСГК»)
Контрольная работа
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
на тему «Оформление акта. Оформление протокола.»
Выполнила: студентка
группы ПР-031з
Габерман Н.Е.
Преподаватель:
Тюмень 2015
Содержание:
Вопрос 1. Оформление акта:
1.1. Акт…………………………………………………….......
1.2. Реквизиты акта………………………………………………………………….
1.3. Требования к оформлению текста акта………………………………………...4
1.4. Процедура оформления акта…………………………………………………....4
Пример 1. Акт выполненных работ…………………………………………………7
Пример 2. Акт сверки взаиморасчётов…………………………………………
Вопрос 2. Оформление протокола:
2.1. Понятие протокола и его назначение………………………………………….9
2.2. Правила оформления протоколов……………………………………………...
2.3. Виды протоколов……………………………………………………
Пример 1. Протокол общего собрания учредителей……………………………..14
Список литературы…...................
Вопрос 1. Оформление акта.
1.1. Акт
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные о фирме.
Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.
Далее указывается состав комиссии: фамилия председателя, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.
Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».
В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения. Акт подписывается председателем и членами комиссии.
Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).
Реквизиты акта:
- наименование организации
(наименование министерства
- наименование вида документа - АКТ;
- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);
- номер (на одной строке с датой);
- заголовок документа;
- место издания (город);
- текст (пишут через 1,5 интервала);
- приложение (если есть);
- грифы утверждения и согласования (если необходимо);
- подпись (лиц, указанных в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами.
1.3.Требования к оформлению текста акта
1. В заголовке к тексту
акта следует писать название
или краткое содержание
2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
2.1. Вводная часть акта строится по схеме:
- основание;
- составлен комиссией в составе…;
- председатель;
- члены комиссии.
2.2. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указывают должности, инициалы, фамилии.
Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через полтора интервала.
2.3. В констатирующей части
излагаются цели и задачи, сущность
и характер проведенной работы,
фиксируются установленные
2.4. В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
3. Дата акта должна
соответствовать дню
1.4. Процедура оформления акта
Акты всегда составляются в присутствии нескольких сотрудников, которые выступают в качестве свидетелей. В дальнейшем благодаря составленному акту могут быть приняты решения, которые могут изменить ход событий, повлиять, на чью-либо жизнь. Достаточно часто акты используются при судебных разбирательствах. На основании статьи 230 ТК РФ, акты приема-сдачи документов, ценностей, при проведении инвентаризации и в других случаях составляются только специально созданной для этих целей комиссией.
Самой распространенной причиной в области составления актов является нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации.
Отметим, что в данном случае установленной формы для издания акта с такой формулировкой нет. Поэтому будем прибегать к практической стороне вопроса.
Итак, к наиболее распространенным проступкам относят:
-прогулы;
-появление на работе в состоянии опьянения;
-несвоевременное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
-некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
-некачественное выполнение распоряжений, приказов, заданий руководства;
-несвоевременное выполнение распоряжений, приказов, заданий руководства.
Структура акта о нарушении дисциплины труда состоит из следующих элементов:
- дата, место и время составления;
- автор акта;
- свидетели составления акта;
- конкретное указание нарушения работника;
- предварительные объяснения нарушителя;
-подписи свидетелей;
-подпись составителя акта;
-подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.
В случае отказа работника, совершившего проступок, ставить свою подпись в акте об ознакомлении с ним, мы обязательно делаем пометку об этом факте.
Если на работе сотрудник появился в алкогольном или наркотическом опьянении, то акт незамедлительно составляется в этот же день. Ознакомление сотрудника, совершившего проступок, в данной ситуации происходит на следующий день.
В случае отказа дать объяснение в акте обязательно фиксируем причину, которую озвучил работник (почему он не захотел делать объяснение).
Если в организации существует утвержденный бланк для фиксации акта, то всю информацию мы фиксируем в нем. Либо можно использовать специальный бланк организации для оформления акта. реквизитов:
Заголовок должен согласовываться со словом «акт» и стоять в родительном или предложном падеже.
Обязательно в акте укажите количество составленных экземпляров и, если есть, зафиксируйте приложения к акту.
Если акт подписан всеми участниками события, то он вступает в силу с момента его подписания всеми заинтересованными лицами. В случае несогласия кого-либо, делается на акте отметка о его отношении, потом им ставится подпись, и акт вступает в силу.
Вопрос 2. Оформление протокола.
2.1. Понятие протокола и его назначение
В ряду управленческих документов
особое место принадлежит протоколам.
Они входят в состав унифицированной системы
организационно-
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях
Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события.
Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение действующие тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.
С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества - коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание содержанию этих документов.
Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.
Обязательными реквизитами протокола являются:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер;
- место составления или издания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи.
2.3. Виды протоколов
Существует два вида протоколов: полный и краткий.
-Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседаниях.
-Краткий протокол - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.
Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
-Вводная часть оформляется одинаково в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" (без кавычек) печатают слева от поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.
Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
-Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тир указывают даты начала и окончания заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - "ПРОТОКОЛ" - или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола.
Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.
Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
Пример 1:
Протокол №1
Общего собрания учредителей
Общества с ограниченной ответственностью
«________________________»
(учредителями ООО
являются юридические или физические лица)
Дата проведения собрания: «__»
__________ 20__ г.
Место проведения собрания: ______________________________
Присутствовали учредители Общества с
ограниченной ответственностью «______________»
(далее Общество): - Фирменное наименование
юридического лица, в лице руководителя
Ф.И.О., действующего на основании Устава;
- Ф.И.О. учредителя физического лица.
Единогласно решили избрать Счетную комиссию общего собрания учредителей, проводящую подсчет голосов, в составе: Ф.И.О. учредителей
ПОВЕСТКА ДНЯ:
- 1. Об избрании председателя и секретаря собрания.
- 2. Об учреждении Общества.
- 3. Об утверждении Устава Общества.
- 4. О заключении договора об учреждении Общества.
- 5. Об избрании Генерального директора Общества.
- 6. Об утверждении проекта трудового договора (контракта) с Генеральным директором Общества.
- 7. Об утверждении денежной оценки вносимых в уставный капитал Общества не денежных вкладов.
- 8. Об избрании ревизионной комиссии (Ревизора) Общества.
- 9. Об избрании членов Совета директоров Общества.
- 10. О назначении ответственного лица за осуществление государственной регистрации Общества.
- 11. О выборе способа подтверждения принятия решения общим собранием учредителей и состава учредителей, присутствующих при его принятии.
ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:
1. Избрать председательствующим
на учредительном собрании
Результат голосования: «ЗА» - единогласно;
«ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.
2. Учредить (создать) Общество
с ограниченной
3. Утвердить Устав Общества.
Результат голосования: «ЗА» - единогласно;
«ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.
4. Заключить договор об
учреждении Общества.
Результат голосования: «ЗА» - единогласно;
«ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.
5. Избрать Генеральным директором Общества Ф.И.О. (паспорт гражданина РФ: 00 00 000000, выдан _____________________ ________________________ 00.00.2000 года, код подразделения: 000-000, адрес регистрации: 000000, г. ________, ул. _____________, д.__, кв.____). Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.
6. Утвердить проект трудового
договора (контракта) с Генеральным
директором Общества. Подписание
трудового договора (контракта) с
Генеральным директором
Результат голосования: «ЗА» - единогласно;
«ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.
7. Утвердить денежную
оценку вносимого учредителями
Общества не денежных вкладов
(имущества) в размере ___________ (____________)
рублей, а именно: ____________, ___ шт., стоимостью
__ рублей. Отчет об оценке вносимого
учредителями Общества
Результат голосования: «ЗА» - единогласно;
«ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.
8. Вариант 1: Избрать ревизором
Общества Ф.И.О.
Вариант 2: Избрать членами ревизионной
комиссии Общества: Ф.И.О, Ф.И.О, Ф.И.О.
Результат голосования: «ЗА» - единогласно;
«ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.
9. Избрать членами Совета
директоров Общества: Ф.И.О, Ф.И.О., Ф.И.О.
Результат голосования: «ЗА» - единогласно;
«ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.
10. Назначить ФИО учредителя
ответственным лицом за
Результат голосования: «ЗА» - единогласно;
«ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.
11. Определить в качестве
способа подтверждения
Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.
Иных вопросов в повестке дня общего собрания учредителей нет. Собрание закрыто.
Подсчет голосов проведен счетной комиссией общего собрания учредителей в составе: Ф.И.О.
Председатель собрания
Ф.И.О.
Секретарь собрания
Ф.И.О.
ПОДПИСИ УЧРЕДИТЕЛЕЙ:
Фирменное наименование ЮЛ
Ф.И.О. руководителя
Ф.И.О. учредителя ФЛ
1. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. Проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб, и доп. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 592 с. - (Серия «высшее образование»).
2. Воронов Ю.С., Овчинников
С.А. Документоведение: Учебное пособие
для студентов специальности
«Документоведение и
3. Основные декреты и
постановления советского
4. Кудряев В.А. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М: Научная книга/ Под ред. В.А. Кудряева 2010. -- 137 с.
5. Воронов Ю.С., Овчинников
С.А. Организация и технология
документационного обеспечения
управления: Учебное пособие для
студентов специальности «
6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.В. Стенюков М.: Приор, 2012.
7. Ларин М.В. Управление документацией в организации. М., 2012.
8. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М., Информ-М, 2010.
9. Н.А. Храмцовская. Проблемы современного делопроизводства. Секретарь-референт, №5 2010.
10. Елисеев В.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота.
