КУРСОВАЯ  РАБОТА

по курсу: «Архивоведение» 

на тему: 

«ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ» 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 

     Оформление  дела — это подготовка дела к хранению в соответствие  с установленными правилами.

     Законченные делопроизводством дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

     Оформление  дел начинается с момента их заведения  в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

     Оформление  дел - полное или частичное, производят в зависимости от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела ременного хранения (до 10 лет включительно).

     Полное  оформление дела¹ включает в себя:

• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи;
• составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
• переплет или подшивку;
• оформление обложки.

1.  ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ  ДЕЛА 

     1.1 Нумерация листов дела

     Нумерацию листов в делах осуществляют для  закрепления порядка расположения документов после систематизации и  для обеспечения их сохранности.

     Нумеруют  все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.

     Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

     Нумерацию листов производят в развернутом  виде.

     В правом верхнем углу, не задевая  текст документа, черным графитным  карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.

     Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.

     Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.

     Лист, на котором документы наглухо  наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.

     Выносить  заверительную надпись на обложку  дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.

     Если  на документ наклеены одним краем  фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.

     Конверты  с вложениями нумеруют следующим  образом: сначала конверт, затем  поочередно каждое вложение.

     Подшитые  в дело документы с собственной  нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.

     Листы дел, состоящих из нескольких томов  или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.

     Если  в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.

     Пример:

     20, 20а, 206, 21, 22 и т.д.

     При большом количестве ошибок в нумерации  листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.

     Любые особенности нумерации оговаривают  в заверительной надписи дела.

     1.2 Составление заверительной надписи

     Заверительную надпись  составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие  в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

     Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой².

     Если  дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю  часть на внутренней стороне обложки  дела.

     В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе³.

     Лист-заверитель в случае необходимости может  быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала. 

     ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________

     В деле подшито (вложено) и пронумеровано 

     (цифрами и прописью)

     листа(ов)

     в том числе: литерные листы 

     пропущенные номера_________________ + листов внутренней описи_________________________ 

     Наименование  должности лица,             Расшифровка

     составившего  заверительную надпись     Подпись           подписи 

     Дата

     Формат  А4 (210 х 297 мм) 

     В заверительной надписи указывают:

• номер дела, к которому составлена надпись;
• количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
• количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак "+";
• номера литерных листов и пропущенные номера;
• номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
• номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
• номера листов-чертежей, фото и т.п.;
• номера конвертов с вложениями и количество вложений;
• номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;
• должность составителя с расшифровкой подписи;
• дата составления.

     Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и  т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

     При необходимости составляют новую  надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

     1.3 Составление внутренней описи документов дела

     Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела .

     Наличие внутренней описи в тех или  иных категориях дел оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации.

     Внутренняя  опись содержит:

• номер дела, документы которого внесены в данную опись;
• номера документов дела;
• индексы документов;
• даты документов;
• вид документа и краткое содержание документа;
• номера листов, на которых расположен документ;
• примечание.

     К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой  внутренней описи и количество включенных в дело документов.

     Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления.

     В графе "Примечание" отражают со ссылками на соответствующие акты изменения  в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.

     Бланки  внутренней описи целесообразно  изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой  или переплетом дела. Если дело переплетено  без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

     1.4 Переплет (подшивка) дел

     Документы, составляющие дела, переплетают или  подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

     Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость  подшивки оговорена специальной  инструкцией. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона.

     При подготовке к переплету (подшивке) из документов удаляют скрепки, булавки  и другие металлические скрепления.

     К документам, имеющим слишком маленькое  поле, подклеивают слева, не задевая текста, полоску бумаги, которая используется во время подшивки и переплета в качестве поля документа.

     Если  в деле имеются отдельные особо  ценные документы, а также невостребованные личные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), то их вкладывают в конверт, который затем подшивают в дело.

     Дела  постоянного хранения и по личному  составу после нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи целесообразно временно хранить непереплетенными, в канцелярских папках с клапанами и завязками, на которых поставлены карандашом номера дел по описям.

     Переплетают данную группу дел после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методической комиссией государственного архивного учреждения.

     Дела  со сроками хранения свыше 10 лет (кроме  дел по личному составу) переплетают  после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителем организации. 

     1.5 Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения⁴

     Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после  согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного  учреждения.

     Оформление  обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения описей с ЭК и руководителем организации.

     Дела  со сроками хранения до 10 лет включительно допускается оставлять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведении дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.).

     Обложки дел должны содержать следующие  реквизиты:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• заголовок дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

     На  обложке дел постоянного хранения предусматривают место ниже верхнего Поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение⁵.

     Наименование  организации указывают на обложках полностью в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.

     Документы дела могут охватывать период, в  котором изменялось наименование организации (структурного подразделения). В таком случае на обложке пишут старое и новое наименование организации (структурного подразделения); прежнее наименование заключают в скобки. Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в другое подразделение и т.п.

     Индекс  дела после переплета переносят  на обложку из номенклатуры дел.

     Номер дела (тома, части) проставляют на обложке  дел постоянного хранения после утверждения описи на дела ЭПК государственного архивного учреждения; на дела по личному составу - после согласования описи с ЭПК архивного учреждения. На обложках дел со сроками хранения свыше 10 лет номер дела проставляют после одобрения описей ЭК организации и утверждения руководителем организации.

     Заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенклатурой дел с учетом изменений, которые были сделаны  в процессе подготовки дел к оформлению.

     Если  дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок, каждого тома (части).

     В заголовках дел делают ссылку на копийность документов, из которых состоит дело.

     На  подлинность документов в заголовках дел не указывают.

     Аннотацию к документам составляют к делам, в составе которых имеются особо ценные документы (ОЦД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.

     Дата  дела должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).

     Датой дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы, доклады, письма и  т.п.), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, помещенного в дело.

     При обозначении дат указывают число, месяц и год. Число и год  обозначают арабскими цифрами, а месяц - словами.

     Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

     Пример:

     2 января 1998 года или 02.01.98;

     2 января 2000 года; 02.01.00 - недопустимое  написание даты; 2 января 2001 года; 02.01.01 - недопустимое написание даты; 01.02.2000 - рекомендуемое написание даты начиная с 2000 года.

     Если  дата содержится в заголовке дел, ее отдельно не указывают.

     Если  делом является журнал регистрации  документов, то датой такой дела будут крайние даты первой и последней  записи в журнале.

     Датами  протоколов заседаний будут даты составления или утверждения первого и последнего протоколов.

     Личные  дела датируются в соответствии с  датами приема и увольнения  лица, на которое оно заведено.

     Если  дата документа или отдельные  ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебания оговаривают, а дата или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком.

     Количество  листов переносят на обложку из заверительной надписи.

     Срок  хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после  сверки с ведомственным или типовым  перечнем документов с указанием  сроков хранения документов. На делах  постоянного хранения пишут "Хранить  постоянно".

     Архивный  шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение. На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

     Надписи на обложках дел производят стойкими черными чернилами или тушью. 

     2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ СТРУКТЕРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

     На  все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каждом структурном подразделении организации по окончании делопроизводственного года составляют описи .

     Опись дел структурного подразделения  является прежде всего документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обеспечивающего быстрый поиск документов⁶.

     При наличии в структурном подразделении  дел, за несколько лет, составляют общую опись за несколько лет.

     Порядок составления описей структурных  подразделений должен быть изложен  в инструкции по ведению делопроизводства в организации.

     Ответственность за качественное и своевременное  составление описей несут руководители структурных подразделений.

     Перед внесением заголовков дел в описи  проверяют:

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
• правильность оформления и группировки документов в деле;
• правильность оформления дел.

     В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки  о заведении дел, структурное  подразделение принимает меры к  розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсутствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

     Описи структурного подразделения составляют по установленной форме.

     Описательная  статья описи включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• примечание.

     При составлении описи соблюдают следующие правила:

• дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенклатуре;
• каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номером;
• графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
• в графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, о физическом состоянии документов и т.д.;
• при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишут полностью; все остальные однородные дела обозначают словами "то же"; дополнительные сведения о деле пишут полностью; заголовок воспроизводится в начале каждого нового листа также полностью.

     За  последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую запись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).

     Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения⁷.

     При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена.

     Составляют  опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй - вместе с делами передают в архив  организации.

     Номера  описям структурных подразделений  присваивает архив организации.

     По  согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным  карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Законченные делопроизводством дела постоянного  и временного (до 10 лет) хранения после  окончания календарного года ( или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

     Подготовка  дел и документов к передаче в  ведомственный архив включает в  себя:

• систематизацию документов в делах;
• проведение экспертизы ценности документов в делах;
• оформление дел;
• составление описи дел структурного подразделения.

     Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений  ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при  непосредственном практическом участии  заведующего архивом организации. Перед техническим оформлением  дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.

     Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.

     В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов.

      СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕТАТУРЫ

1. Список  источников

1. 1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

1.2 ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.

1.3 ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».