Оформление документов. 2

 

СОДЕРЖАНИЕ

1.Описание оформления протокола             3

2. Протокол                 6

3. Описание как оформить  приказ              8

4. Приказ                  9

5.Описание как правильно  оформить справку           10

6.Справка                 11

7.Описание как правильно  оформить докладную записку        12

8.Докладная записка               13

      9.Описание как правильно оформить заявление о переводе на другую

работу                                                                     14                          10.Заявление                 16

11.Описание как правильно  составить гарантийное письмо          19

12. Гарантийное письмо               20

13.Описание как составить  выписку из приказа            21

14.Выписка из приказа                22

15.Описание как правильно  оформить автобиографию                              23

16.Автобиография                24

17.Список использованной  литературы                                                    26

 

 

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА

ПРОТОКОЛ – документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

 

    Протоколы оформляются  на основании черновых записей,  ведущих во  время заседания,  стенограммы или звукозаписи,  а также материалов, подготовленных  к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок  и т.д.). Коммерческие предприятия составляют протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.д.

1.Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

2.Протоколы могут быть трех видов:

а) краткие – записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения;

б) полные – содержат запись всех выступлений на заседании и принятых решений;

в) стенографические – весь ход заседания записывается дословно.

3.В тех случаях, когда текст доклада прилагается, выступление не записывается, а после фамилии докладчика указывается: «Текст доклада прилагается».

4. Реквизиты протокола:

-название вида документа (ПРОТОКОЛ)

-дата заседания

-индекс (номер)

-место заседания

-гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению)

-заголовок к тексту

- вводная часть текста (состав присутствующих, повестка дня)

- текст

-личная подпись председателя

-личная подпись секретаря

Требования к  оформлению протокола

 

1.Протокол оформляется на общих бланках организации.

2.Датой протокола является дата заседания.

3.Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

4.Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

 

5.Вводная часть.

Вводная часть имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих).

 Слова: «председатель», «секретарь», «присутствовали» пишут  от нулевого положения табулятора.

От 2-го положения табулятора ставят тире, затем пишут инициалы и фамилииэ.

Фамилии присутствующих и  приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу  прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола  указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек».

Вводная часть протокола  заканчивается повесткой дня. Слова  «Повестка дня» печатаются от нулевого положения табулятора. Каждый пункт  повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

 

6.Основная часть

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих  пунктам повестки дня. Текст каждого  раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ  (РЕШИЛИ):

 

После двоеточия с абзаца пишут фамилии и инициалы выступающих. Через тире – краткое изложение текста выступления.

Текст печатают через 1,5 интервала. Перед словами «СЛУШАЛИ»,  «ВЫСТУПИЛИ»  – 2 интервала, перед  «ПОСТАНОВИЛИ»  – 3 интервала.

Протокол, составленный в  ходе заседания, редактируют, при наличии  стенограммы – расшифровывают, печатают и подписывают председателем и секретарем или стенографисткой (если заседание стенографируется).

 

[С.72-74]

 

 

 

 

 

 

 

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ  ОБЩЕСТВО

«ЗАПАД»

ПРОТОКОЛ

26.09.2012        № 46

г. Нижневартовск

Общего  собрания акционеров

Место проведения: конференц-зал.

Время: 10.00.

Председатель – П.И. Рублев

Секретарь - Ю.Н. Никифорова

Присутствовали: 12 человек, что составляет 95% акционеров (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Об итогах  работы за 2011-2012 год.

Выступление П.И. Рублева.

2.Об увеличении уставного капитала Общества

Доклад  председателя Совета  директоров Общества  А.И. Долгоруковой

СЛУШАЛИ:

1. П.И. Рублева - краткое изложение содержание выступления

2. А.И. Долгорукову - краткий доклад об увеличении  уставного капитала на 400000 (четыреста тысяч) рублей

 

 

ВЫСТУПИЛИ:

И.А.Александров – поддержал предложение об увеличении  уставного капитала на  400000 (четыреста тысяч)  рублей.

Д.Д.Паньков – предложил перенести время проведения годового отчета Правления с сентября на декабрь.

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Увеличить уставной капитал общества на 400000(четыреста тысяч) рублей

2. Внести изменения в Устав ОАО «Запад» в части увеличения уставного капитала  до 700000 (семьсот тысяч) рублей.

3. Годовое собрание  акционеров проводить в первых числах декабря.

В голосовании приняли 12 человек, что составляет 95% голосов.

«За» - 9 голосов.

«Против» - 0 голосов.

«Воздержалось» - 3 голоса.

Приложение: на 2 л.

Председатель – П.И. Рублев

                                      Секретарь - Ю.Н. Никифорова 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИКАЗ-это нормативный  документ, издаваемый директором предприятия  для решения каких - либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Подготовка приказа включает  следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся  специалистами предприятия по поручению  руководителя.

Приказы оформляются на общем  бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой  приказа является дата его подписания руководителем.

Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№1,№2 и т.д.).

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу ( персоналу  предприятия).

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос « о чем?», например « Об изменении графика работы», « О реорганизации предприятия» и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: « Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Требования к  оформлению приказа

 

1. Приказ оформляется на общих бланках организации;
2. Наименование предприятия;
3. Наименование вида документа;
4. Дата;
5. Индекс;
6. Заголовок к тексту;
7. Текст;
8. Подпись;
9. Визы.

ТЕКСТ  приказа обычно делят на две части:

1. Констатирующую
2. Распорядительную

В констатирующей части указываются причины издания приказа. Распорядительная часть приказа начинается со слов « ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).

После составления текста приказа необходимо провести его  согласование и подписание. Проекты  приказов могут согласовываться  с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется  визой.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу  с момента  его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

 

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕЯЯ ШКОЛА  № 20 г. НИЖНЕВАРТОВСК

 

 

 

 

ПРИКАЗ

26 сентября   2008 года                                                                         №  147 

О результатах  инвентаризации

 

      

    В связи с окончанием    проведения инвентаризации материальных ценностей и с целью обеспечения достоверности  данных

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить результаты инвентаризации.

2. Повысить контроль  преподавателей за сохранностью  школьного оборудования.

3. Активизировать  работу с учащимися по воспитанию  у них бережного отношения  к имуществу. Ответственные преподаватели.

4. Данные инвентаризации  отразить в отчетности  за 2008г.

5. Контроль за  исполнение оставляю за собой. 

 

 

Директор школы                                                     И.Г.Щикатунова

 

 

 

СПРАВКА

Справка - это документ, подтверждающий определенные факты или события.

В справке должны присутствовать реквизиты, без которых этот документ не имеет юридической силы.

- наименование организации,  выдавшей справку. Данные об  организации указываются полностью,  без сокращений;

- наименование организации,  в которую направляется справка  (адресант). Располагается в правом  верхнем  углу справки. Если  наименование адресанта в точности  неизвестно (например, сотрудник просит  справку для военкомата, но не  называет полное наименование  этого учреждения), можно не указывать  адресата в верхней части документа,  а написать в тексте самой  справки, куда она  предназначается.  Например: «Справка дана для предъявления  в военкомат»;

-регистрационный номер  и дата выдачи. Справка, как  и любой другой документ, должна  иметь регистрационный номер  и дату выдачи. Без этих данных  справка считается недействительной;

-подпись. Справки подписывает   руководитель организации или  лицо, которому такие полномочия  переданы приказом руководителя. На практике справки, выдаваемые  сотрудникам для  предъявления  в сторонние организации, подписывает  начальник отдела  кадров. Если  в справке содержатся  сведения  финансового характера, на ней  обязательно должна стоять подпись  главного бухгалтера;

- печать. На справке ставится  круглая печать организации или  печать отдела кадров. Оттиск  печати должен захватывать наименование  должности, но не заходить на  подпись.

 

 

министерство  образования и науки российской федерации

ГОУ ВПО «НИЖНЕВАРТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

Справка

№15   20.08.2012                                                                               г. Нижневартовск

 

 

Дана  Федоровой Юлии Николаевне в том, что она действительно обучается

Нижневартовском государственном  гуманитарном  университете  на заочной  форме  обучения.

Федорова  Юлия Николаевна является студенткой 2 курса.

Направление подготовки «034700.62 - Документоведение и архивоведение»

Сроком обучения  5 лет.

Зачислена  в  студенты  приказом  № 28   от   01 августа 2011г.

Дата  окончания учёбы   01   июля   2016 г.

Справка дана для предъявления по месту требования.

Декан факультета      МП:              С.Н.Васильева 

 

 

 

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших  место событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или  организации. Докладные записки  составляются по инициативе работника  или по заданию его непосредственного  руководителя в случаях, когда для  разрешения ситуации требуется приятие  решения вышестоящим руководством.

Докладные записки оформляются  на стандартном листе бумаги А4. Обязательными  реквизитами докладной записки  являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок  к тексту, текст, подпись.

Текст докладной состоит  из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие  поводом для ее написания, во второй части- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в  третьей – выводы и предложения  о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке  может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание  сложившейся  ситуации, выводы  и предложения  составителя.

Докладная записка подписывается  составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем  подразделения, если она представляется руководителю организации.

  

ОТДЕЛ        Руководителю АО «Гранит» ПЛАНОВО - ЭКОНОМИЧЕСКИЙ    А.И.Иванову                                                    

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

03.10.2017    № 206

О командировании специалистов

на семинар

 

     В связи  с прохождением семинара в  г.Екатеринбурге на тему: «Совершенствование системы заключения хозяйственных договоров» прошу командировать старшего инженера планово-экономического отдела П.В. Березина г. Екатеринбург с 06.10.2007 года  сроком на 5 дней для выступления с докладом на семинаре.

 

Начальник отдела                                                            Петров          О.Л. Петров 

 

В соответствии со статьей 72.1 ТК РФ:

 

 Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

 

Документирование процедуры  перевода работника на другую работу включает в себя составление следующих  документов: личное заявление работника, представление (или докладная записка) о переводе, приказ (распоряжение) о  переводе работника на другую работу (форма №Т-5, Т-5а), соглашение об изменении  определенных сторонами условий  трудового договора, внешняя переписка (при переводе на постоянную работу к другому работодателю), предложение  работнику о переводе на другую работу и другие.

 

Следует отметить, что перечень данных документов не одинаков, он различается  в зависимости от вида перевода.

 

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: почтовый индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

 

Заявление о переводе на другую работу с изложением мотивов, причин перевода и указанием работы, о которой работник ходатайствует, подписывается автором и передается работодателю для принятия решения.

 

В дальнейшем на заявлении  могут проставляться визы согласования руководителями структурных подразделений (откуда переводится и куда переводится  работник), руководителем кадровой службы и отметка об исполнении документа. В локальном нормативном акте, например, в Положении о документообороте или Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено составление  непосредственным руководителем работника  или кадровой службой представления  на перевод или характеристики на работника и передача их вместе с  заявлением на рассмотрение работодателю (его представителю).

.

 

Заявление с положительной  резолюцией работодателя и соглашение об изменении определенных сторонами  условий трудового договора служат основанием к изданию приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу.

 

Форма приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу №Т-5 заполняется на перевод одного работника, форма №Т-5а - на перевод  группы работников. Формы заполняются  с обязательным указанием вида перевода - временно или постоянно.

 

Если инициатором перевода является работник, то при заполнении формы №Т-5 по строке «Причина перевода»  следует указать «по инициативе работника» или «по просьбе работника», а по строке «Основание» - дату и  номер дополнительного соглашения к трудовому договору и заявления  работника.

 

Подписывается приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу руководителем организации или  уполномоченным на это лицом.

 

Приказ (распоряжение) объявляется  в соответствии со статьей 68 ТК РФ работнику  под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы, что подтверждается проставлением в данном приказе (распоряжении) личной подписи работника и даты ознакомления.

 

Печать на приказе (распоряжении) о переводе работника на другую работу не ставится.

 

По требованию работника  согласно статье 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).

 

 

 

Директору

ООО « Вариант »

И.М. Кругликову

кассир магазина

№ 25

Ю.П. Иванова

г. Нижневартовск

ул. Индустриальная д.12  кв. 10

тел. 55-55-00

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

   Прошу перевести меня на должность менеджера  магазин № 3 согласно штатному расписанию графику работы (рабочий день  два через два), так как в настоящее время должность свободна. Обладаю наличием профессионального образования и опытом работы (с 06.04.2006 работаю кассиром в ООО «Вариант», неоднократно замещала должность менеджера).

 

05.09.2012г.

Иванова     Ю.П. Иванова 

 

Унифицированная форма № Т-5

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301004
ООО «Вариант»		по ОКПО
наименование организации

 

  

 

		Номер документа	Дата составления
	ПРИКАЗ	11 - ок	07.09.2012

(распоряжение) 
о переводе работника на другую работу  

 

 

 

			Дата
	Перевести на другую работу	с	09.09.2012
		по	-

 

  

 

				Табельный номер
Иванова Юлия Петровна				1035
фамилия, имя, отчество
постоянно
вид перевода (постоянно, временно)
Прежнее место  работы	ООО «Вариант» магазин № 25
	структурное подразделение
	кассир
	должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
вакантный характер должности, с согласия Ю.П. Ивановой (заявление от 05.09.2012)
причина перевода
Новое место  работы	ООО «Вариант»  магазин № 3
	структурное подразделение
	менеджер
	должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
	тарифная ставка (оклад)	25000	руб			коп
		цифрами
	Надбавка	-	руб			коп
		цифрами

 

  

 

Основание:

изменение к трудовому  договору от “			”	09 сентября	20	12	г.      №	ТК- 47	; или
другой документ
	документ (заявление, медицинское  заключение и пр.)

 

  

 

 

 

Руководитель  организации	директор		Кругликов		И.М. Кругликов
	Должность		личная подпись		расшифровка подписи

 

  

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен	Иванова	“	09	”	сентября	20	12	г.
	личная подпись

 

  

 

На  обороте визы:

Заместитель директора

По финансовым вопросам                                Главный бухгалтер

Чурков       А.П. Чурков   Закриева         И.Л. Закриева

09.09.2012     09.09.2012

 

Начальник отдела кадров    Юрисконсульт

Сталыпин         С.В. Сталыпин                 Якин    О.Ю. Якин

09.09.2012     09.09.2012

 

 

 

     Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обстоятельство или подтверждение.

    Гарантийные письма  адресуются организациям. Гарантироваться  могут оплата работы, продукции,  услуг, аренды, качество и сроки  выполнения работы и др.

    В тексте гарантийного  письма содержится просьба в  адрес корреспондента и юридически  значимая формула: «Оплату (предоставление  услуг и т.д.) гарантируем».  Эта  фраза является юридически значимым  компонентом текста. Если в письме  гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои реквизиты.