Оформление документов

 

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПО ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВУ»

                                      Кафедра землепользования и кадастров

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 
Расчетно-графическая работа  
по дисциплине: «Делопроизводство»

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 
 

 

 

 

 

 

Студент группы КН заочно                                                     М.Н. Егорова 
 

Старший преподаватель         Л.А. Каталина

 

 

 

 

 

 

 
 
 

 

 

                                                             Москва 2017 

 

                                             Содержание.

Введение

Глава 1. Распорядительная документация 
Глава 2. Информационно-справочная документация

Глава 3. Персональная документация

Заключение

Список используемой литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                 
 
                                                                   Введение.

Делопроизводством называется деятельность человека по разработке и оформлению документов организации документирования, учёту и хранению. В данной работе рассмотрим правила оформления организационно-распорядительной организации по ГОСТ Р6.30 - 2003.

 

Организационно-распорядительная документация подразделяется на три группы:

1. распорядительная документация: приказы, распоряжения, решения, постановления, указания;
2. информационно-справочная документация: письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные, объяснительные записки;
3. организационная документация: уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания.

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создаёт условия для унификации документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1

Распорядительная документация

 
          Распорядительные документы – это документы с помощью которых осуществляется распорядительная деятельность, оперативное руководство в определенной учреждении, организации или на предприятии.

Основная функция распорядительных документов – регулятивная; целевое назначение – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от деятельности предприятия.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа у управляемому, от вышестоящей организации в подведомственную, от руководителя организации к руководителю структурного подразделения и работников данной организации и т.д.. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы: их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач, поставленных перед данным предприятием, учреждением, органом власти.

Приказы также выдаются по вопросам создания, организации, ликвидации, переименования, изменения масштаба деятельности предприятия или структурного подразделения, утверждения или изменения положений, правил, инструкций, планов, структур.

 
Различают приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказ по основной деятельности оформляют на основных бланках. В состав реквизитов приказа входят: реквизит углового или продольного бланка с указанием наименования вида документа, даты, номера, заголовка к тексту, текст, подпись, реквизиты согласования и визирования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметки для автоматического поиска документа.

Текст приказа состоит из 2-х частей: констатирующей, распорядительной. В констатирующей части излагаются основания или причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Точка в конце констатирующей части не ставится. Т. к. приказ предусматривает несколько разнохарактерных действий. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами от нулевого положения табулятора. Она делится на пункты, а иногда на подпункты.  В последнем пункте назначается лицо, которому поручается контроль за исполнением приказа.

Совокупность    документов, в    которых    зафиксированы    этапы    трудовой деятельности сотрудников, называются документами по личному составу.

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:

• название вида документа;
• дату;
• порядковый номер приказа;
• место издания приказа;
• индекс документа;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• отметку о согласовании;
• фамилию и номер телефона исполнителя

 
          Распоряжение - правовой документ, составленный руководителем организации или его заместителем. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова.

Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или герб муниципального образования;
• эмблему;
• наименование организации;
• название вида документа;
• дату и номер документа;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• визы.

Указание   -   организационно-правовая форма управленческого решения, оформляемая в виде распорядительного документа. Издаётся при оформлении командирования, наложения взыскания.

Право издания этого документа имеют руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Распорядительная часть начинается со слова «Обязываю». Если согласно законодательству, нельзя обязать выполнить действие, не входящее в обязанности по должности, то распорядительная часть начинается словом «Предлагаю».

 

 
 
  Решение   -    распорядительный документ коллегиального органа управления (совет директоров, учёный совет), принимаемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Текст решения состоит из вводной и распорядительной частей. В водной части указывается причина издания решения и его цели, а в распорядительной – исполнитель-организация, структурное подразделение, должностное лицо, действие и срок исполнения документа.

Решения оформляется в том же порядке, что и постановления, но ключевыми словами в них являются: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Постановление - правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти (комитетами, комиссиями), образуемыми при органах власти.

 

 

 

 

ООО «Лунтик»   Ул. Морозова, д.33, г. Москва, 117403 (495)555 11 22   ПРИКАЗ ООО «Лунтик»
20.11.2017  № 04-33
Об итогах ревизии по проверке финансового учета
В связи с тем, что  ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учёта, полное отсутствие учёта и отчётности по командировкам, отсутствие журнала учёта доверенности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителю финансового отдела ООО «Лунтик» с 20.11.2017 ужесточить контроль ведения финансового учёта 2. Создать журнал учёта и отчётности по командировкам 3. Создать журнал учёта  доверенностей 4. Контроль над выполнением  настоящего приказа возложить  на заместителя директора   предприятия Козлова Д.К.
Директор предприятия                                                                                                О. Л. Лунев                                                                              Личная подпись
Заместитель директора                                                                                              Д. К. Козлов                                                                              Личная подпись
В дело 04-33 20.11.2017                                                       Личная подпись                                 М.Ю. Дроздов
ООО «Лунтик»   ПРИКАЗ
20.11.2017                                                                                                                                №04-33
Москва
Об итогах ревизии по проверке финансового учета
В связи с тем, что ревизией обнаружены факты  грубого нарушения финансового учёта, полное отсутствие учёта и отчётности по командировкам, отсутствие журнала учёта доверенности   ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителю финансового отдела ООО «Лунтик» с 20.11.2017 ужесточить контроль ведения финансового учёта 2. Создать журнал учёта и отчётности по командировкам 3. Создать журнал учёта  доверенностей 4. Контроль над выполнением  настоящего приказа возложить  на заместителя директора   предприятия Козлова Д.К.
Директор предприятия                                Личная подпись                                О. Л. Лунев
Заместитель директора                               Личная подпись                                Д. К. Козлов
В дело 07-23 16.06.2017                                                     Личная подпись                                 М. Ю. Дроздов

 

 

 

Фирма «ВАРЕЖКА»    Приказ
20.11. 2017 №8 л/c
Об увольнении К. К. Дуракова
УВОЛИТЬ:           Кросова Константина Дуракова, помощника инженера, с 06.12.2017 по собственному желанию.           Основание: заявление К. К. Дуракова от 22. 11. 2017
Директор фирмы                                                                                                         А. О. Конев                                                                              Личная подпись
Юрисконсульт                                                                                                           Д. К. Котова                                                                                Личная подпись                               К. К. Дураков с приказом ознакомлен                                                       23. 11. 2017                                                                              Личная подпись
В дело 07-18                                 Личная подпись                                 Н. Н. Бурова 30. 11. 2017

 

 
 
               Глава 2.             Информационно-справочная документация.

Информационные письма — разновидность письма, извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо, организацию о свершившемся акте.

Письма-приглашения — могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. Целесообразно использовать изготовленные типографские трафареты, в которых заполняется от руки фамилия, имя, отчество приглашённого, время и день события, на которое приглашается адресат.

Письма-просьбы — излагают какую-либо просьбу предельно кратко и уважительно. Подчёркивают заинтересованность организации в её скорейшем исполнении, заранее выражают благодарность за исполнение.

Докладная записка—документ, адресованный руководителю предприятия, содержащая изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка, подписанная автором и адресованная руководителю предприятия, называется внутренней. Она может быть составлена с помощью компьютера или рукописным способом.

Объяснительная записка—документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Служебная записка — документ внутренне деловой переписки между структурными подразделениями, организациями или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Детский развлекательный центр «Добрый мишка» Ул. Морозова, д. 55, Москва 112233  тел. (495) 111 11 11  ОКПО 777…, ОГРН 888…  ИНН/КПП 222…/333….		Генеральному директору  АО «Ласта»   М. И. Смолову   ул. Российская, д. 22, г. Клин, Московская область, 141600
20.11. 2017 № 88     На № 33 от 11. 11. 2017
О выделении средств на расширение детских развлекательных комнат
Просим выделить средства из областного бюджета в сумме 4 млн. рублей на расширение детских развлекательных комнат.            Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом вопросе.
Генеральный директор                                                                                                         А. О. Попов                                                                              Личная подпись
К. У. Ульянов   (495) 111 22 22
В дело 03-14                                                                     Личная подпись              О. О. Бурова 20.11. 2017

 
 

АО «Сфера»                                      Москва, ул. Дядькова, д. 33, кор. 4, 112233, тел. (495) 777 99 33                 ОКПО 555…., ОГРН 444…, ИНН/КПП 222/333….

20.11. 2017                            Директору ООО «Лидия» Г. К. Капустину                                                 ул. Ментовская, д. 666, г. Москва, Московская область 101000

На № 77 от 15.11. 2017

О продаже персональных компьютеров

Уважаемый Григорий Константинович!            Сообщаем Вам, что после оплаты заказа по договорной стоимости, партия персональных компьютеров была отправлена по адресу ООО «Сфера».             Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества и уведомляем Вас о возможности принимать заказы на составление программного обеспечения.

Генеральный директор                                                                                            Л. П. Химков                                                                   Личная подпись

У. К. Перова  (495) 111 11 11

В дело 67-12                                   М.О. Курова 20.11.2017  Личная подпись

 
 
 
 
 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА		Государственный университет по землеустройству   Декану экономических наук  Кандидату экономических наук  доценту М. А. Смирновой
20.11. 2017 № 88     Москва
О непосещении занятий по дисциплине «Делопроизводство»
В период с 19.11.2017 по 30. 11. 2017 мной, Егоровой Марией Николаевной, студенткой  заочной группы «кадастр недвижимости», были пропущены занятия по  причине болезни.
Приложение: медицинская справка № 55     Студентка «Кадастр недвижимости» заочно                                                               М. Н. Егорова                                                                                                                Личная подпись

 
 
 
 
 
 
 
                       Глава 3. Персональная документация.  
 
В случае персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или организации составляются документы личного характера, автором документа является его составитель. К таким документам относятся:

• резюме;
• автобиография;
• заявление;
• расписка;
• доверенность (личная).

Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но реквизиты: наименование вида документа, дата, подпись должны быть обязательно в любом из этих документов.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАЯВЛЕНИЕ		ОАО «Инвест»  Генеральному директору   А.Р. Седкову   от Егоровой М. Н., ул. Медведкова, д. 77, Москва, 111222, тел. 8-800-111-22-22
20.11. 2017
Прошу Вас принять меня, Егорову Марию Николаевну, на должность младшего менеджера.
М. Н. Егорова                                                                                                                Личная подпись

 
 
 
 
 
 
 

ЗАЯВЛЕНИЕ		ОАО «Инвест»  Генеральному директору   А.Р. Седкову
06.05. 2018
Прошу Вас уволить меня, Егорову Марию Николаевну, с 20.05. 2018 по собственному желанию.
Младший менеджер                                                                  М. Н. Егорова                                                                                                                Личная подпись

 
 
 
 
 
 

РАСПИСКА
20.11.2017
Я, Егорова Мария Николаевна (паспорт 4605 № 34597, выдан УФМС Истринского района, 25.03.2011), получила от старшего менеджера Дорохиной А. Д. (паспорт 2587 №57295, выдан УВД Химкинского р-на, 01.09.2011) ноутбук «Asus» до 30.11. 2017.
Старший менеджер                                                                                                           Д. А. Дорохина                                                                                                                Личная подпись

 
 
 

ДОВЕРЕННОСТЬ
20.11.2017
Я, Егорова Мария Николаевна, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за декабрь 2017 г. в сумме 20 000 (двадцать тысяч) руб. коллеге по отделу Дорохиной Алёне Дмитриевной.
Младший менеджер                                                                                                           М. Н. Егорова                                                                                                                Личная подпись  Подпись М.Н. Егоровой удостоверено     Генеральный директор                                                                                                      Т. О. Шаманов                                                                                                                Личная подпись

 
 
 
 
                                           Заключение.

  В заключении хотелось бы отметить, что документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Из всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы. 
 Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. 
 Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». 
 Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию быстрого поиска документов, оперативное и качественное составление и исполнение документов, более активное использование ПЭВМ при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами. 
 Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. 
 Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.  
 
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                  
                                         Список литературы.

1. Делопроизводство: Учеб./ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. и др. Вялова. -2-е изд.-М.: Акад., 2005;

2.Делопроизводство: документационное обеспечение управления/ Т.В. Кузнецова.-М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2005.

3. Делопроизводство: Учеб. пособие/ В.А.Спивак. -СПб.: Питер, 2005.

4. Документационное обеспечение управления (делопроизводство)/ А.В. Пшенко. -М.: Форум; М.: ИНФРА-М, 2005.

5. Мельникова А.С. Документы и делопроизводство. – М, 2000

6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.,с.3.

7. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

8. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ № 79.