Оформление и ведение трудовых книжек

1. 1. Оформление и ведение трудовых книжек.убликат

Трудовая  книжка по-прежнему является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. От того, насколько  грамотно и аккуратно она заполнена, зависит, возникнут ли у человека проблемы на новом месте работы или  с оформлением пенсии.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ведения трудовых книжек регулируется ст. 66 ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 №225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 №69. В данной Инструкции во многом сохранились положения, предусмотренные ранее действовавшей. Вместе с тем имеются и новшества, одно из которых состоит в том, что теперь не допускаются никакие сокращения. Так, например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение, «пер.» вместо «переведен» и т.п.

Согласно  указанным нормативным правовым актам работодатель (за исключением  работодателей физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого  работника, проработавшего в организации  свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника  основной. Работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Оформление  трудовой книжки работнику, принятому  на работу впервые, осуществляется работодателем  в присутствии работника не позднее  недельного срока со дня приема на работу.

Запись  о приеме на работу – это начало заполнения содержательной часта трудовой книжки в данной организации. В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику трудовой деятельности работника и происходящие в организации изменения. Внесение всех необходимых записей, т.е. ведение трудовой книжки, регламентировано Инструкцией, однако нередко вызывает трудности у практиков и сопровождается многочисленными ошибками.

Одной из наиболее распространенных ошибок является отсутствие в трудовых книжках следующих  сведений: – о присвоении рабочему нового разряда или об установлении второй и последующих профессий; – о выполнении работ по вновь установленной профессии; – о работе в составе специализированной или комплексной бригады с одновременным указанием совмещения нескольких профессий; – о переводе работника на другую постоянную работу.

Эта информация должна быть внесена в трудовую книжку в том же порядке, что и сведения о приеме на работу.

Другой  серьезной ошибкой является отсутствие информации об изменении наименования организации, структурного подразделения  или должности. Записи об этих изменениях вносятся отдельной строкой в  графе 3 на основании свидетельств о  регистрации, приказов вышестоящих  организаций или приказов руководителя данной организации.

По желанию  работника в трудовую книжку может  быть внесена запись о его работе по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Запись о работе по совместительству вносится по основному месту работы на основании соответствующей справки.

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим  ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших и средних специальных  учебных заведений.

Основанием  для таких записей являются приказы  учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов. Период прохождения  указанными лицами производственной практики и выполнение научно-исследовательской хоздоговорной тематики подтверждается соответствующими справками с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании этих справок, являющихся документами строгой отчетности и подлежащих хранению в личных делах, в трудовую книжку вносятся сведения о работе в период практики или о выполнении научно-исследовательских работ (п. 2.15 Инструкции).

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим  ординаторам, ранее не работавшим и  не имеющим трудовые книжки, сведения о производственной практике и выполнении научно-исследовательских работ  вносятся на основании представленных справок теми организациями и  предприятиями, где они в дальнейшем будут работать (п. 2.16 Инструкции).

Трудовые  книжки в ряде случаев должны содержать  дополнительные записи, отражающие особенности  работы в отдельных отраслях народного  хозяйства, например, сезонные работы. Работникам, занятым на сезонных работах  в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством  допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение непрерывного трудового стажа при возвращении  в установленный срок на сезонную работу после, межсезонного перерыва, в графе 3 раздела «Сведения о работе» записывается: «Непрерывный стаж работы сохраняется». При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку по последнему месту работы в графе 3 записывают: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца и года» (п. 2.18 Инструкции).

Раздел  трудовой книжки «Сведения о работе» заканчивается записью об увольнении работника. Причина увольнения, указанная в трудовой книжке, должна точно соответствовать формулировкам статей ТК РФ и содержать ссылки на эти статьи и их пункты. При внесении записи об увольнении в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата увольнения (дата последнего дня работы), в графе 3 – причина увольнения, в графе 4 – основание внесения записи (дата и номер приказа).

После внесения сведений об увольнении все записи о работе в данной организации  заверяются подписью руководителя или  специально уполномоченного им лица и печатью организации или  печатью отдела кадров.

Отсутствие  состава удостоверения (подписи, печати или того и другого) после записи об увольнении лишает юридической силы всю систему записей о работе гражданина в данной организации. Незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений  на основе свидетельских показаний.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении вносятся администрацией организации после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи должны вноситься разборчиво, без помарок, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Работник  имеет право своевременно получать информацию о записях, сделанных  в его трудовой книжке, поэтому  администрация организации обязана  знакомить владельца книжки (вкладыша) с каждой записью о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении.

Факт  ознакомления работника с записью  в трудовой книжке должен быть подтвержден  письменно. Однако это не предполагает получения визы ознакомления работника  на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Расписка работника должна появиться в графе 6 разд. 3 личной карточки Т-2. В самой же трудовой книжке работник расписывается только один раз на титульном листе при заведении трудовой книжки ранее не имевшему ее работнику.

Если  организация работает в условиях территориальной разобщенности  ее структурных подразделений (участков), Инструкцией предусмотрено проводить  ознакомление с записями, внесенными в трудовые книжки, в заочном порядке  путем высылки владельцам книжек соответствующих извещений с  последующей отметкой об этом в личной карточке Т-2.

Записи  в трудовую книжку вносятся от руки, и как всякий рукописный документ, книжка может иметь ошибки, которые  невозможно «стереть», как при компьютерной подготовке документа. Распространенной ошибкой работников кадровых служб является исправление неверной информации путем ее зачеркивания и внесения рядом с зачеркнутым словом правильной записи с пометкой на полях «Исправленному верить», удостоверенной подписью и печатью. Однако зачеркивание неправильных или неточных записей в содержательной части трудовой книжки не допускается (п. 2.9 Инструкции). Еще более серьезной ошибкой следует считать исправление неправильной даты сведения о работе посредством её жирной обводки, зачастую без всяких пояснений.

Правильным  вариантом исправления неверной записи является её переписывание заново, под следующим (очередным) порядковым номером, в правильном виде, со ссылкой  на дату и номер приказа (распоряжения) руководителя организации, запись из которого была неверно отражена в трудовой книжке. Более подробно исправления  в трудовой книжке, мы рассмотрим в  третьей главе работы.

При наличии  в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе  работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Наряду  со сведениями о работе в трудовые книжки вносятся сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Действующая Инструкция предполагает внесение сведений не только о награждениях, но и о поощрениях, однако ТК РФ это не предусмотрено. Очевидно, что принятие нового ТК РФ и введение его в действие с 01.02.02 требует внесения изменений в Инструкцию с целью ее приведения в соответствие с требованиями ТК РФ.

Раздел  трудовой книжки «Сведения о награждениях» заполняется аналогично разделу «Сведения о работе»: в графе 3 в виде заголовка пишется наименование организации; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 ставится дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, со ссылкой на дату, номер и наименование документа.

Сведения  о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда  дисциплинарным взысканием является увольнение.

После заполнения всех страниц соответствующего раздела  трудовой книжки для продолжения  ее ведения в книжку подшивается  вкладыш. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Заполнение вкладыша производится в том же порядке, что  и заполнение трудовой книжки. О  каждом выданном вкладыше на титульном  листе трудовой книжки в правом верхнем  углу ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера (п. 3.2 Инструкции).

При прекращении  трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в  день увольнения (последний день работы). Если в день увольнения работника  выдать трудовую книжку невозможно в  связи с отсутствием работника  или его отказом от получения  трудовой книжки, работодатель должен направить работнику уведомление  о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление  ее по почте.

Со дня  направления уведомления работодатель освобождается от ответственности  за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ). Следует отметить, что факт отказа работника (присутствующего на работе) от получения трудовой книжки в день увольнения должен быть подтвержден письменно посредством составления акта, с которым работника необходимо ознакомить под расписку.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации  работнику выплачивается средний  заработок за все время вынужденного прогула.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам  или высылается по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке под  очередным номером делается запись: «Работа прекращена в связи со смертью». Если работник длительное время отсутствует на работе по невыясненным причинам и место его нахождения неизвестно, требуется судебное решение о признании работника безвестно отсутствующим. На основании этого решения трудовой договор с работником прекращается, а в трудовой книжке делается запись: «Работа прекращена с признанием судом безвестно отсутствующим». Указанные записи вносятся в трудовую книжку на основании изданного руководителем организации приказа об исключении работника из списочного состава.

2. Понятие кадровой работы, ее роль в органах государственной власти на примере Алтайского краевого Законодательного Собрания.

Новая модель государственного управления, реформирование государственной службы России, ее аппарата невозможны без грамотного обновления руководящих кадров, без наполнения органов государственной власти и местного самоуправления лицами, способными на деле обеспечить успешное проведение экономических реформ, строительство социально защищенного демократического государства. Кадровой политикой занимаются руководители, кадровой работой – отдел кадров.

Кадровая  работа – это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное  использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организации. Располагая заинтересованными в работе кадрами, компания способна вести конкурентную борьбу. Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности компании.

Необходимость оформления трудовых отношений, закрепления  фактов трудовой биографии работников, ведения учета кадров, сопровождения               их движения давно уже стала аксиомой и сегодня приобретает особую актуальность.

Во-первых, эта потребность тесно связана  с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины.

Во-вторых, соблюдение законности в работе с  персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно-контрольных организаций. Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами.

Рассмотрим  основные направления деятельности в кадровой работе   АКЗС в таблице 1.1.

Таблица 1.1 –  Некоторые обязанности кадрового  работника на государственной службе

Обязанности, представленные в таблице, дают представление  о комплексности и сложности  кадровой деятельности. Выполнение этих обязанностей требует от служащего  правовой, социальной, управленческой, финансовой и проектной подготовки. Приведенный в статье 44 закона о государственной службе перечень функций кадровой работы, осуществляемых в органах власти, не является исчерпывающим. По решению представителя нанимателя на кадровые службы могут возлагаться иные функции.

Например, в  соответствии с Нормативами предельной численности работников кадровых служб  и бухгалтерий федеральных органов  исполнительной власти в состав работ, выполняемых кадровой службой, также включаются:

- утверждение  и ведение штатного расписания;

- организация  и проведение совещаний-семинаров  с работниками кадровой службы;

- обеспечение  контроля за соблюдением законодательства  Российской Федерации, касающегося  кадровой политики;

- рассмотрение  писем, жалоб и заявлений граждан  по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.

Таким образом, на кадровых работников органов власти возлагаются организационные, аналитические, социальные (например, взаимодействие            с другими службами), проектные или плановые, учетные и документационные функции.

Можно также  отметить, что список обязанностей государственных  служащих АКЗС предусматривает знание современных кадровых технологий, а также информационно-коммуникативную деятельность. В свете административной реформы, проводимой государством – в том числе для профессионализации штата государственных служащих, – кадровый работник в органе власти становится одной из ключевых фигур управления и обеспечения эффективной и инновационной деятельности органа власти и местного самоуправления.

Список литературы:

1. Андреева В.И. Трудовая книжка: что изменилось? // «Справочник кадровика», 2004, №6.

2. Доклад Алтайского краевого Законодательного Собрания «О состоянии законодательства Алтайского края в 2008 - 2011 годах и перспективах его совершенствования», Барнаул. – 2012. – С. 31.

3. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подгот. служеб. док. – СПб.: Питер, 2003. – 219 с.

4. Инструкция  по заполнению трудовых книжек  утв. Постановлением Минтруда  России от 10 октября 2003 г. №69.

5. Постановление  Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты».

6. Правила  ведения и хранения трудовых  книжек. Утверждены Постановлением  Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225.

7. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – 2-е изд., доп. и перераб. – М., 2002. – 304 с.

8. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ (в ред. от 30.07.2006 г.) // Собрание законодательства РФ. – 2002. – 7 января. – №1 (ч. 1). – Ст. 3.