Оформление кадровых документов

                                             ПЛАН:

Введение

1. Делопроизводство по личному составу.

2. Оформление приема на работу

а) Заявление;

б) Трудовая книжка;

в) Личная карточка;

г) Личное дело.

Заключение

Практическая часть

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

     Распорядительная  деятельность органов управления  включает также решение вопросов  подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода  на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении  приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставление отпусков, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки. А также все документы, входящие в личное дело.

      Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимы для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и многие другие.

    1.  Делопроизводство  по личному составу

      Работники,  отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема. Увольнения и перевода сотрудников.

      К документам  по личному составу относятся:

      - заявления  о приеме, увольнении, переводе, трудовые  договоры;

      - приказы  по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

      - трудовые  книжки;

      - личные  дела;

      - личные  карточки формы Т-2;

      - лицевые  счета по заработной плате и др.

     На основании  ст. 65 нового Трудового кодекса  РФ при заключении трудового  договора лицо, поступающее на  работу, предъявляет работодателю:¹

      Паспорт  или  иной документ, удостоверяющий личность;

      Трудовую  книжку, за исключением случаев. Когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

      Страховое  свидетельство государственного  пенсионного страхования;

      Документы  воинского учета – для военнообязанных  лиц, подлежащих призыву на военную службу;

      Документ  об образовании, о квалификации  при наличии специальных знаний  – при поступлении на работу, требующую специальных знаний  или специальной подготовки.

       В  отдельных случаях с учетом  специфики работы  Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.²

      Запрещается  требовать от лица, поступающего на работу, помимо документов. Предусмотренных кодексом, иными федеральными законами, указами Президента, постановлениями Правительства РФ.

      При  заключении трудового договора  впервые трудовая книжка и  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

      Согласно  ст. 67 ТК РФ трудовой договор  заключается в письменной форме,  составляются в двух экземплярах,  каждый из которых  подписывается  сторонами.  Один экземпляр трудового  договора передается работнику, другой храниться у работодателя.³

       Трудовой  договор, не оформленный надлежащим  образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со  дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативно правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большом количестве экземпляров.

     В трудовом  договоре указываются:

      Фамилия,  имя, отчество работника и наименование  работодателя (фамилия, имя, отчество  работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.

       Существенными  условиями трудового договора являются:

       место  работы (с указанием структурного  подразделения);

       дата  начала работы;

       наименование  должности, специальности, профессии  с указанием квалификации или   конкретная трудовая функция.  Если в соответствии с федеральными законами выполнением работ по определенным должностям, специальностям и профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей и профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утвержденных в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.⁴

       Права  и обязанности работника;

       Права  и обязанности работодателя;

       Характеристики  условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

       Режим  труда и отдыха (если в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

       Условия  оплаты труда (в том числе  размер тарифной сетки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

        Виды и условия социального  страхования, непосредственно связанные  с трудовой деятельностью.

        В трудовом договоре могут  предусматриваться условия об  испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативно правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

       Условия  трудового договора могут быть  изменены только по соглашению  сторон и в письменной форме

       В  случае заключения срочного трудового  договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившая основанием для заключения срочного трудового договора.

        Трудовые договоры могут заключаться:

1. на неопределенный срок;
2. на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Срочный договор заключается  в случаях, когда трудовые отношения  не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иной не предусмотрено Трудовым кодексом.

 Если в трудовом договоре  не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным  на неопределенный срок.

 В случает если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

 Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства.⁵

2. Оформление приема на работу (ст. 68 ТК РФ)

      Прием на работу оформляется приказом (распоряжением0 работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного договора.

       Приказ (распоряжение) работодателя о приеме  на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношения к трудовой функции работника. Коллективным договором.

       Заявление при  поступлении на работу граждане  подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, организацию. Учреждение, указывая свою профессии, квалификации, специальность, должность. В настоящее время основание для приема на работу является контракт

       Заявление на  работу  составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А-4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается заявление о приеме работу, в заявлении не принято употреблять  архаизмы и канцеляризмы, («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать и т.п.

      Для заявления  о приеме на работу характерны  следующие реквизиты: адресат  (кому адресуется заявление), заявитель.  Наименование вида документа  (заявление), текст, подпись, дата  составления.⁶

      Заявление о приеме  на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными  необходимыми документами, является  основание для приказа о приеме  на работу. В случае принятия  отрицательного решения заявителю  сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).⁷

      Заявление о переводе  на другую работу может быть  написано на общем бланке или  на стандартном листе бумаги  формата А-5. В адресате заявления  о переводе на другую должность заявитель указывает, занимаемую им должность.

      Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях  оформляется на трафаретном бланке,  выполненным типографским способом. Такие виды заявлений. Как заявление о предоставлении учебного отпуска, по беременности и родам и т.п.; должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справка с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих  случаях соответствующих документов предоставляются вместе с  заявлением.

      Прием на работу,   перемещение по службе, увольнение. Предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. оформляется приказами по личному составу. На крупных предприятиях эти же правоотношения регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными  записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.

       Оформляют приказы  по личному составу на общих  бланках. В заголовке к тексту  такого приказа пишут: «О приеме  на работу», «О переводе на  другую работу», «Об увольнении»,  «О предоставлении отпуска», «О  поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.д.

      В приказах по  личному составу констатирующая  часть может отсутствовать. Распорядительная  часть делится на пункты. Каждый  пункт приказа по личному составу  начинается глаголом, обозначающим  действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатаются прописными   буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.⁸

     Трудовая книжка. Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях, независимо от формы собственности.

     Трудовая книжка является  основным документом о трудовой  деятельности и трудовом стаже  работника (ст. 66 ТК РФ).

     При приеме на работу  трудовую книжку представляет лицо, ведущее документацию по персоналу предприятия.

      На работника.  Поступающего на работу впервые  и проработав в организации  свыше пяти дней, оформляется  трудовая книжка и страховое  свидетельство государственного  пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессии.

      На титульном  листе трудовой книжке  указываются  фамилия. Имя и отчество работника  полностью, без сокращения. Дата  рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.⁹

     Сведения  об образовании (среднее, средне-специальное,  высшее) и специальности или профессии  указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок  (если образование незаконченное  высшее).

      На титульном  листе обязательно ставится подпись  лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она  была впервые заполнена. Все  записи производятся в точном  соответствии с приказом о  приеме, переводе или увольнении  аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

      В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ (Например: «Уволен в связи с расторжением трудового договора по инициативе работника, ст. 80 ТК РФ»), ставится подпись должностного лица и печать.¹⁰

     С каждой  записью в трудовой книжке  необходимо ознакомить ее владельца.  В том случае если в трудовой  книжке не остается места для  записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст.80 ТК РФ). С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

   Личная  карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

     Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, число, месяц и год рождения, номер, серия паспорта кем и когда выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника. В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника. На оборотной стороне карточки содержатся разделы 3 «Прием на работу и переводы на другую работу», 4 – «Аттестация», 5 – «Повышение квалификации» и 6 –«Профессиональная переподготовка» и др. В разделе 10 «Дополнительные сведения записываются данные о повышении квалификации, знания иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

      При  увольнении работника проставляется  дата и номер приказа, указываются  причины увольнения. Эти сведения  должны заполнятся с особой  тщательностью, так как они не редко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом.  Все записи должны  быть без сокращений. Личная карточка на работника заводится в единственном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

     Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут, заводится, на всех работников, но чаще всего на руководителей и ведущих специалистов. Предприятие вправе само решить, какие документы, (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.¹¹

      В состав личного дела должны входить следующие документы:

      - внутренняя  опись документов, имеющихся в  личном деле;

      - анкета или личный листок по учету кадров;¹²

      - автобиография  или резюме;

      - копии  документов об образовании;

      - копии  документов об утверждении в  должности;

      - копии  характеристик;

      - трудовой  договор;

      - копии  приказов о назначении, перемещении, увольнений;

      - дополнения  к личному листку по учету  кадров;

      - справки  и другие документы, относящиеся  к данному работнику.

      Внутренняя опись документов имеющихся в личном деле, содержат сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.¹³  

       Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе сначала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются:

       - паспорт;

       - трудовая  книжка;

       - военный  билет;

       - документ  об образовании (диплом, удостоверение,  сертификат, сви-детельство, аттестат), документы Высшей аттестационной  комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

       - документы об имеющихся изобретениях.

      Характеристика  - это официальный документ, который выдает администрация учреждения,   организации,   предприятия своему сотруднику  в целом ряде ситуаций. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

      Характеристика  может быть оформлена на общем  бланке формата А4. Она имеет  следующие реквизиты: название  вида документа(характеристика; указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст, подписи; печать.

    В тексте  характеристики можно выделить  логически взаимосвязанные составные  части. Первая-это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако, если это требование  специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учрежден, первая часть  может быть оформлена как обычный текст, т.е. от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.¹⁴

     Вторая  часть текста характеристики  – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности  работы на данном предприятии  или в организации, продвижении  по службе, уровне  профессионального мастерства и т.п.).

      Третья  часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических  и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения  профессионального уровня, поведения  в быту.

      Четвертая,  заключительная, часть, содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

       Текст  характеристики излагается от  третьего лица. Подписывает, как  правило, руководитель учреждения.

      Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра  для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги  форматом А- 4, либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке, и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, квалификации  и общественно-политической деятельности данного человека. Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число и месяц, и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию;  вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись. ¹⁵

       Итак, основными документами делопроизводства по личному составу являются приказы, трудовые книжки, личные карточки, личные дела. Знание правил и требований к документированию трудовых правоотношений должно основываться на тщательном изучении Трудового кодекса РФ, иных федеральных законов, Указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ.

Практическая  часть

ОАО Машиностроительный завод                          Трудовой договор №111

                                                                                      От  11.11.2000 г.

                                                                                 Приказ № 400 от 04.04.2004 г.

ПРИКАЗ

О прекращении  действия трудового договора с работником

Уволить « 04» апреля 2004 года                                

                                                                                                Табельный номер

                                                                                                 409

Иванова Петра Семеновича, работника инструментального цеха № 2, слесаря-инструментальщика 4 разряда уволить за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основание: Уволен в связи  с расторжением договора по инициативе работодателя, ст. 81 ч. 6 п. «б».

Решение

профсоюзного органа

о согласии на увольнение

от «03» апреля 2004 года № 60

Руководитель  организации                          Директор машиностроительного

                                                                          завода                       С.С. Курочкин

С приказом ознакомлен                                 «04» апреля  2004 года                       

     Список литературы:

1.     Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. М., ИНФРА-М. 2002.

2.     Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М., 1996.

3. Архипов В.А., Марков И.П., Соков А.Н. Организационно-распорядительная документация. М.: Изд-во стандартов, 1983.

4.     Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – М., ИНФРА-М. 2003.

5.    Кузнецова Т.В. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. М.: ИНИТИ-ДАНА, 2001.

6.    Румынина Л.А. Делопроизводство –М.: Мастерство. 2002.

7.   Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. М.: ДЕЛО, 1999.

¹ Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. М., ИНФРА-М. 2002.

²Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. –М., ИНФРА-М. 2003. С. 97

³ Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. М., ИНФРА-М. 2002.

⁴ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. –М., ИНФРА-М. 2003.

⁵ Кузнецова Т.В. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. М.: ИНИТИ-ДАНА, 2001.

⁶ Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. М., ИНФРА-М. 2002.

⁷ Архипов В.А., Марков И.П., Соков А.Н. Организационно-распорядительная документация. М.: Изд-во стандартов, 1983.

⁸ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. –М., ИНФРА-М. 2003.

⁹ Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. М.: ДЕЛО, 1999.

¹⁰ Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. М., ИНФРА-М. 2002.

¹¹ Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М., 1996.

¹² Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. –М., ИНФРА-М. 2003.

¹³ Румынина Л.А. Делопроизводство –М.: Мастерство. 2002.

¹⁴ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – М., ИНФРА-М. 2003.

¹⁵ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. –М., ИНФРА-М. 2003.