Оформление распорядительных документов. 2

контрольная работа  

по документированию управленческой деятельности 
 
 

ВАРИАНТ 8 
 
 

                                                                                                Выполнила студентка

                                                                                               группы З-11-МНТ(4)

                                                                                    Кожемяко Е.Е. 
 

                                                                                  Преподаватель  Можаева Т.П. 
 

Брянск 2011

Теоретическая часть

          1. Назначение, порядок  разработки, состав  и требования к  оформлению единоличной  организационно-распорядительной  документации (приказ  по основной деятельности, распоряжение, указание).

Назначение единоличной организационно-распорядительной документации.

           Основным назначением распорядительных документов является регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач,        получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты       работы организации.

          Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут      касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

            Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

         С точки зрения порядка разрешения  вопросов (принятия решений)        все распорядительные документы  делятся на две группы (рис. 1).  

Рис. 1. Классификация  распорядительных документов

         В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются     приказы, распоряжения, указания.

Оформление  документов

      Существуют следующие требования к оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД).

        Унифицированные формы документов применяют бумагу форматов: А3 – 297 х 420мм, А4 – 210 х 297мм, А5 – 148 х 210мм, А6 – 150 х 148мм. Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге форматом А4, А5.

        Бланки

    Служебные документы составляются на бланках. Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.

    Требования  к бланкам 

    Применяются два вида бланка документов, это  формат А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Бланки изготавливаются на белой или светлой бумаге.

    В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков  – угловой и продольный. ( по верхнему полю). Бланки с угловым расположением реквизитов лучше, так как экономно используется  свободная площадь документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Для письма используется отдельный бланк.

    Общий бланки содержат следующие реквизиты и их последовательность: герб или эмблемы располагаются над названием организации. Сведения об организации, а также место составления, дата и номер документа располагают одним из двух способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), либо

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

    Общий  бланк организации в зависимости  от учредительных документов    включает  в  себя герб или эмблемы, наименование организации, дату и место составления или издания документа.

    Бланк письма включает в себя герб или эмблемы, код организации, ОГРН юридического лица, код формы документа, наименование организации.

Если  документы изготавливаются  на двух и более страницах,  вторую и  следующие пронумеровывают. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

    Регистрация и контроль за исполнением  документов

    Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "фиксирование факта создания либо получения документов путем  присвоения им порядковых номеров и  записи установленных сведений о них".

    Видно из определения, что регистрация, придает  юридическую силу документу, так  как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и так далее. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

    Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении, фирме все документы  регистрирует секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, картонная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

    Контроль  исполнения порученного задания  является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль  за сроками исполнения ведет секретарь  или служба документационного обеспечения  управления.

    Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Основные  документы  и их состав.

      Приказы по основной деятельности готовятся  по поручению руководителя организации  руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

      Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

• наименование организации;
• название вида документа (ПРИКАЗ);
• дата издания;
• регистрационный номер;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы.

      Оформление  основной части приказа

      Подготовка  приказа основывается на детальном  и всестороннем изучении вопроса, поскольку  содержащиеся в приказах поручения  должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми  средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

      Заголовок к приказу должен формулироваться  четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

      Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

      Констатирующая  часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

      Констатирующая  часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может  печататься прописными буквами без  разрядки с новой строки с абзацем  или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти[1]. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие и, реже, называются его исполнители.

• Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:
• наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);
• поручение;
• срок выполнения поручения.

      Срок  исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа  не указывается, если действия носят  регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

      Исполнителем  в приказе может быть одно или  несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных  лиц. Количество исполнителей по каждому  пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

      При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется  отдельным подпунктом. Пункт или  подпункт приказа должен содержать  только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

      Последний пункт приказа – пункт о  контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

      Пункты  и подпункты распорядительной части  приказа нумеруются арабскими цифрами.

           Визирование и подпись

      До  представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными  должностными лицами, юристом и заместителями  руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

      Если  при согласовании были высказаны  существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и  проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

      После окончательного оформления приказа  до его представления на подпись  руководителю приказ должен быть завизирован  всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Если подписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

       Первый  экземпляр приказа после регистрации  подшивается в дело с приказами  по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

       После подписания и регистрации с приказа  снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии». 
 
 
 
 

Образец оформления приказа по основной деятельности 

ПРИКАЗ

Дата                                    №___________

Место издания 

О внесении изменений  в 

должностные инструкции

(категории ИТП  и служащих) 

В связи с (констатирующая часть, в которой излагаются цели и причины издания приказа) 

ПРИКАЗЫВАЮ: 

Внести в должностные  инструкции (наименование категории ИТП и служащих) следующие изменения:

1. __________________________(Ответственный  И.О.Фамилия, срок исполнения)

2. __________________________(Ответственный  И.О.Фамилия, срок исполнения)

3. __________________________(Ответственный И.О.Фамилия, срок исполнения) 
 
 

Руководитель  учреждения           Подпись                            Расшифровка подписи 
 
 

Фамилия и телефон  исполнителя 
 

Оформление распоряжения

       Распоряжение  — один из видов распорядительных документов, носящий характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости выполнения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок.

         Данный вид документа используют  руководители государственных органов  власти, руководители администраций  на местах, а также организаций,  учреждений, предприятий и фирм.

         Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

         Распоряжения готовятся и оформляются  по тем же правилам, что и  приказы. Распоряжения, как и приказы, оформляются на специальном бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ.

         Состав реквизитов аналогичен  составу таковых в приказе,  однако текст документа зачастую  не содержит констатирующей (вступительной) части.

         В тех случаях, когда распоряжение  имеет констатирующую часть с  объяснением причин издания документа,  текст распорядительной части  начинается с ключевого слова  «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ:». 
 
 
 
 
 
 
 

Образец оформления распоряжения. 

НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.0000                                                                                                 № 00

Место издания

Заголовок начинается

с предлога «О…» 

        Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина издания распоряжения)

Констатирующая  часть отсутствует

        Распорядительная часть начинается  словом

ОБЯЗЫВАЮ (или ПРЕДЛАГАЮ):

1. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель-действие-срок.
2. Последний пункт распоряжения формулируется в следующих словах:

Контроль  за выполнением распоряжения возложить  на (приводят наименование структурного подразделения или должности-инициалы, фамилия). 

Должность лица,

подписавшего  документ            (подпись)              И.О.Фамилия 

Гриф согласия или визы 

Исполнитель (И.О.Фамилия)

Телефон                                                                                Идентификатор

                                                                                               электронной копии

В дело 00-00 (подпись, дата)                                              документа (может

                                                                                               отсутствовать)

Оформление  указания

       Указание  — распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанных с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методики прочих руководящих документов. Руководители низовых организаций, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным и административным вопросам (командирование сотрудников, наложение взысканий и т. п.).

         Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от содержания, вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», используются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту может иметь констатирующую часть и — обязательно — пункт о контроле за исполнением.

         Указания, направляемые в адрес  подведомственных организаций, оформляются  на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа с нанесением реквизита «Адресат». При большом числе организаций, которым направляется указание, адресат оформляется обобщенно 

2.Организация  работы с документами,  содержащими конфиденциальную  информацию.

       Конфиденциальный (от латинского confidentiale – доверие) документ – доверительный, секретный. В законе «Об информатизации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством.

       В действующих нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют, исходя из сложившейся практики организаций и предприятий, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

      Исторически сложилось, что степени доступа  конфиденциальных документов и их наименования заимствованы организациями из степеней доступа документов, относящихся к государственной тайне. Практически степени доступа конфиденциальных документов определяет сама организация. Степени доступа и их наименования могут быть разнообразны: особой важности; совершенно секретно; секретно; для служебного пользования; не для печати; конфиденциально и т.д. Степени доступа могут быть и без наименования, например: персональные данные (кадровая документация, медицинские карты, списки адресов жителей микрорайона и т.д.). Наименование степени ограничения доступа обозначается реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу», который свидетельствует об особом характере информации.

               Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия.

      Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного  предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем  предприятия.

      Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций. Для сохранения коммерческой тайны (КТ) в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

      Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют  гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

      Такие грифы показывают, что право собственности  на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

      В тексте документа также может  быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На обороте  листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

      Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем  доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

      Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта  уничтожения записью на копии  документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

      Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, регистрируются отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы  отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в завершительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

      Все поступающие (входящие) документы с  грифом «КТ» принимаются и вскрываются  специально назначенным должностным  лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое  право. При поступлении обязательно  проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

      Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается завершительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.