Оформление результатов ревизии и проверок и реализации материалов ревизии. Ревизия управления организацией

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время используется множество различных приёмов как общенаучных методических, так и специальных приёмов финансового контроля.

Органы финансового контроля используют такие методы, как проверка, ревизия, аудит, наблюдение, обследование, анализ и другие.

Ревизия - это система обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, для которых и соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Сущность ревизии состоит в проверке (путем применения специальных знаний) по документированной учетно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящим органом.

Этот метод основан на применении специальных приёмов для установления эффективности и законности документированной учётно-экономической информации, контролируемой в обязательном порядке, с целью выявления хищений и нарушений, бесхозяйственности и расточительности; установления причин и условий нарушений; принятия мер по их устранению и возмещению ущербов.

1. ОФОРМЛЕНИЕ  РЕЗУЛЬТАТОВ РЕВИЗИИ И ПРОВЕРОК, РЕАЛИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ РЕВИЗИИ

1.1. ВИДЫ  АКТОВ РЕВИЗИИ

Виды ревизии принято классифицировать по следующим признакам.

По субъекту контроля:

• ревизии государственных органов;
• внутрихозяйственные ревизии;
• ревизии, проводимые аудиторскими фирмами.

По организационному признаку:

• плановые ревизии, которые проводятся в соответствии с планом ревизионной работы вышестоящей организации или органа управления, но не реже одного раза в год;
• внеплановые ревизии и проверки, которые проводятся по специальным заданиям собственника или вышестоящей организации (например, при ухудшении результатов работы по основным производственным и финансовым показателям), при замене руководителя или главного бухгалтера организации.

По объему проверки:

• сплошные ревизии, которые предусматривают проверку финансово-хозяйственной деятельности путем изучения и анализа всех бухгалтерских документов и учетных записей организации за ревизуемый период. При сплошных ревизиях изучаются все документы и регистры бухгалтерского учета, где отражена производственная и финансовая деятельность организации. Сплошные ревизии могут применяться не только в целом по операциям хозяйственной деятельности организации, но и по отдельным однородным операциям (кассовым, банковским счетам, расчетам с поставщиками и заказчиками и т.д.). Как правило, к сплошным ревизиям прибегают в случаях установления хищений и злоупотреблений, такие ревизии из-за затрат на них большого количества времени проводятся сравнительно редко;
• выборочные ревизии предусматривают проверку части хозяйственных операций, документов и регистров бухгалтерского учета по предварительно намеченному плану после общей проверки данного вида хозяйственных операций. При этом некоторые хозяйственные операции проверяются не за весь ревизуемый период, а лишь за отдельные отрезки времени. При подготовке и проведении таких ревизий очень важно правильно выбрать отрезок времени, за который нужно осуществлять проверку соответствующих документов и операций, а также определить их количество;
• полные ревизии, когда проверяется вся деятельность организации;
• частичные ревизии, в ходе которых проверяют лишь отдельные области деятельности или отдельные виды хозяйственных операций организации (ревизия затрат и выхода продукции, товарно-материальных ценностей и др.);
• комбинированные ревизии, которые представляют собой сочетание видов ревизий по объему проверки (например, в ходе полной ревизии поставлена задача проверки всей деятельности организации, при этом финансовая деятельность проверяется сплошным методом, а производство - выборочно).

По кругу вопросов, подлежащих проверке:

• тематические (частичные) ревизии, которые предусматривают проверку ряда организаций по отдельным специальным вопросам (темам) или проверку состояния отдельных разделов (частей, участков) экономической и социальной деятельности организации. Темами подобных ревизий могут, например, быть «Ревизия сохранности и правильности использования материальных ценностей», «Ревизия правильности образования и использования фондов организации». Цель тематической ревизии - полупить общую характеристику состояния дел по данному вопросу. Такие ревизии назначаются по мере необходимости для выправления положения на проверяемых участках экономической и социальной деятельности организаций, а также по требованию правоохранительных органов;
• сквозные ревизии, которые охватывают ряд подразделений, входящих в состав одной организации, при этом проверяется деятельность головной организации и входящих в ее состав подразделений, цель сквозной ревизии - наряду с проверкой финансово-экономической деятельности подразделений организации установить качество правления их деятельностью;
• комплексные ревизии, в ходе которых изучается широкий круг вопросов хозяйственной деятельности организации. Такие ревизии обычно проводят бригады, в которые кроме бухгалтера-ревизора входят работники планового отдела, отдела кадров и другие специалисты. Комплексные ревизии - наиболее эффективный способ проверки финансово-хозяйственной деятельности организации. Цель таких ревизий - объективная, полная и правильная оценка работы анализируемой системы, разработка технически и экономически обоснованных предложений по ее совершенствованию и обеспечению успешного выполнения экономических показателей деятельности организации;
• некомплексные ревизии, которые проводит обычно один ревизор путем проверки хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерской документации, учетных регистров и отчетности.

По способу контроля за результатами ревизионной работы:

• дополнительные ревизии, которые проводят, когда имеются данные о том, что при проведении плановой ревизии неполностью скрыты факты нарушений финансово-хозяйственной деятельности организации;
• повторные ревизии, которые практикуются для усиления контроля за качеством ревизионной работы. Обычно их проводят после плановой ревизии за тот же период. Цель повторной ревизии - выяснить, как организация ликвидирует недостатки, отмеченные в акте плановой ревизии.

1.2. ПОРЯДОК  СОСТАВЛЕНИЯ ОБОБЩАЮЩЕГО ДОКУМЕНТА  О СОСТОЯНИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  И ДОСТОВЕРНОСТИ ОТЧЕТНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ

По результатам ревизии ревизоры обязаны подготовить письменную информацию (акт). Данные, содержащиеся в письменной информации ревизора приводятся с целью доведения до руководства проверяемого органа сведений о недостатках в учёте, отчётности, в системе контроля, а также предложений по совершенствованию учёта и контроля.

 Результаты ревизии  оформляются актом, который состоит  из вводной и описательной  частей. Вводная часть акта ревизии содержит следующую информацию:

• наименование темы ревизии;
• дату и место составления акта ревизии;
• кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, указание на плановый характер ревизии или ссылка на задание);
• проверяемый период и сроки проведения ревизии;
• полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;
• сведения об учредителях;
• основные цели и виды деятельности организации;
• имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;
• перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства;
• кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто являлся главным бухгалтером;
• кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных недостатков и нарушений.

Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.

Описательная часть акта ревизии включает разделы в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.

В акте ревизии должны быть соблюдены объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.

Содержание акта определяется программой и заданиями, которые были поставлены при назначении ревизии.

1. Результаты ревизии излагаются  в акте кратко и чётко на основании проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в организации документами, результатами проведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.

2. Описание фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии, должно  содержать следующую обязательную информацию:

• какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены;
• кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения;
• размер документально подтвержденного ущерба;
• другие последствия этих нарушений.

3. Объем акта ревизии  не ограничивается, но должна  соблюдаться разумная краткость изложения при обязательном отражении ясных и полных ответов на все вопросы ревизии.

4. В случаях, когда выявленные  нарушения могут быть скрыты  или необходимо принять срочные меры по их устранению или привлечению должностных и (или) материально ответственных лиц к ответственности, составляется отдельный (промежуточный) акт и у этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяснения.

5. Промежуточный акт подписывается участником ревизионной группы, ответственным за проверку конкретного вопроса программы ревизии, и соответствующими должностными и материально ответственными лицами ревизуемой организации.

Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в акт ревизии.

Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежащим образом оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.).

В акте ревизии не допускаются:

• различные выводы, предположения и факты, не подтвержденные документами или результатами проверок, сведениями из материалов правоохранительных органов и ссылками на показания, данные следственным органам;
• правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально-ответственных лиц ревизуемой организации;
• квалифицирование их поступков, намерений и целей.

Акт составляется в трёх экземплярах. Руководителем и главным бухгалтером ревизуемого органа акт должен быть подписан не позднее трёх дней со дня вручения. В этот же срок должны быть представлены объяснения либо возражения, в случае несогласия.

Если у руководителя или главного бухгалтера имеются замечания по акту, то они подписывают акт, прежде указав: «Объяснения по данному акту ревизии прилагаются».

1.3. ВЫВОДЫ  И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ  РЕВИЗИИ

Следующим этапом ревизии является реализация её материалов.

Во-первых, это составление выводов и предложений, во-вторых, вынесение решений по результатам ревизии.

На основе материалов ревизии ревизоры должны сделать свои выводы о работе организации и наметить мероприятия, обеспечивающие ликвидацию нарушений и недостатков и предупреждение их в дальнейшем.

Мероприятия, направленные на устранение недостатков в работе организации, выявленных в процессе ревизии и изложенных в акте, проводятся на месте её руководителем.

В тех случаях, когда принятых мер в ходе проверки и по окончании её недостаточно для полного устранения недостатков, а также при выявлении существенных недостатков в хозяйственной деятельности организации, хранении, расходовании и учёте ценностей, ревизионная группа представляет руководителю ревизующей организации письменные выводы и предложения.

Руководитель организации, назначивший ревизию, обязан не позднее, чем в двухнедельный срок рассмотреть результаты ревизии и принять необходимое решение по устранению недостатков и нарушений.

2. РЕВИЗИЯ  УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

2.1. ЦЕЛИ  И ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ РЕВИЗИИ  УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Сущность ревизии состоит в проверке (путем применения специальных знаний) по документированной учетно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящим органом.

Таким образом, документальная ревизия - это проверка финансового состояния деятельности организаций, предприятий, учреждений и должностных лиц на базе зафиксированной информации за определённый период времени.

Цель ревизии - выявление недостатков в деятельности организаций (предприятий), обобщение их, разработка мероприятий по улучшению работы и контроль выполнения решений.

Эта цель обусловливает задачи ревизии.

Основные задачи ревизии:

• проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;
• выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;
• проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;
• исследование системы внутреннего контроля, выявление узких мест в деятельности организации и повышение эффективности ее функционирования.

2.2. ИСТОЧНИКИ  ИНФОРМАЦИИ РЕВИЗИИ УПРАВЛЕНИЯ  ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Источниками получения знаний об экономическом субъекте являются:

1) официальные публикации в юридических, отраслевых, профессиональных, региональных журналах;

2) данные статистики, официальные отчеты экономического субъекта, банковские отчеты;

3) нормативные и законодательные акты, регулирующие деятельность проверяемого экономического субъекта;

4) результаты посещения семинаров, конференций и аналогичных мероприятий;

5) разъяснения и подтверждения, полученные от сотрудников проверяемого экономического субъекта, беседы с компетентными лицами и сотрудниками службы внутреннего контроля;

6) запросы третьим лицам;

7) консультации с ревизором, который проводил проверку в предыдущие периоды;

8) учредительные документы, протоколы собраний совета директоров и акционеров, контракты договоры, бухгалтерская отчетность прошлых периодов, планы и бюджеты, положение о бухгалтерской службе, учетной политике, рабочий план счетов и проводок, план-график документооборота, схема организационной и производственной структур;

9) осмотр цехов, складов, служб проверяемого субъекта, опрос персонала, непосредственно не связанного со сферой учета;

10) результаты проведения аналитических процедур, выявление необычных хозяйственных операций, порядок оформления которых нельзя однозначно трактовать в соответствии с действующим законодательством;

11) идентификация филиалов и структурных подразделений, выделенных на отдельный баланс, хозяйственных операций, методов учета и налогообложения их;

12) результаты работы привлеченных специалистов-экспертов;

13) знакомство с реестром акционеров;

14) материалы проверок налоговых служб и судебных процессов;

15) использование знаний, накопленных из предыдущего опыта ревизора.

Перед проведением ревизии и в ходе ее все производственные процедуры и полученная информация отражаются в рабочих документах ревизора.

2.3. НОРМАТИВНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ И ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ  ДОКУМЕНТОВ НА ОСНОВАНИИ  И  В СООТВЕТСТВИИ, С КОТОРЫМИ ПРОВОДИТСЯ  РЕВИЗИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Министерство финансов Российской Федерации утвердило Инструкцию о проведении ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации, в которой уточнены понятие, цель и задачи ревизионных проверок, порядок проведения ревизий, их оформления и реализации результатов ревизий.

Кроме того, Минфин России подготовил Сборник примерных программ для проведения ревизий и проверок отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности организации, в который включены программы проверки целевого эффективного использования инвестиций, финансовой помощи, средств, выделяемых на государственную поддержку отдельных отраслей народного хозяйства и регионов, и т.д. Согласно «Инструкции о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации», утвержденной приказом Минфина РФ от 14.04.2000 г. № 42н, конкретные вопросы ревизии определяются программой или перечнем основных вопросов ревизии.

Эти документы способствуют повышению качества контрольно-ревизионных работ при соблюдении соответствующих правил.

1. Внезапность. Ревизор должен  применять неожиданные для контролируемых  лиц средства и способы проверки  их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала. Например, многие привыкли, что в ходе любой ревизии обязательно проверяют кассу. Но неожиданным для проверяющих будет внезапная проверка всех касс организации и кассовых аппаратов.

2. Активность. Ревизор должен  проявлять инициативу в поиске  приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки.

3. Непрерывность. Ревизоры  не могут уйти из проверяемой  организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия  должны вестись активно и непрерывно  до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.

Ревизия является серьезной психологической нагрузкой для коллектива проверяемой организации.

4. Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны быть документально обоснованы, что предполагает дополнительно проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Несоблюдение правила обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.

5. Гласность. О проведении ревизии следует широко оповещать. Ревизоры с момента начала ревизии устанавливают контакт с работниками всех структурных подразделений организации, объявляют о мете и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

К организационным документам организации относятся: Устав организации, положение о структурном подразделении организации, положение о персонале организации, инструкция, регламент, штатное расписание, распорядительные документы (постановление, решение, указание, приказ, распоряжение), информационно-справочная документация (протокол, выписка из протокола, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, акт, сводка, заключение, отзыв, перечень, списки).

Организационные документы содержат нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации, являются основополагающими в деятельности любой организации и обладают высшей юридической силой. Организационные документы определяют:

- организационно-правовую форму организации, структуру управления;

- штатную численность, состав (номенклатуру) должностей-руководителей, специалистов, технических исполнителей;

- полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;

- правомочия совещательных органов управления организацией;

- регламент деятельности аппарата управления организации;

- лицензирование деятельности;

- режим работы и системы охраны;

- организацию и оценку труда работников;

- правила реорганизации организации;

- порядок ликвидации организации.

2.4. МЕТОДИКА  РЕВИЗИИ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Техника ревизионного исследования документов

В финансово-хозяйственном контроле в условиях автоматизированной системы обработки информации (АСОИ) используется фактографическая информация как способ описания фактов. Эту информацию в системе учета группируют по соответствующим признакам и способам учета и она является отправным моментом относительно изучения контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятий. С другой стороны, она является основанием для доказательств в конфликтно-ситуационных процессах.

С помощью фактографической информации можно определить эффективность деятельности субъектов хозяйствования, выполнения ими функциональных обязательств как перед государством, так и перед своими партнерами. Конечная цель контроля в этом отношении - выявление и устранение недостатков в финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности. При применении АСОИ на электронно-вычислительных машинах создаются условия для эффективного использования фактографической информации, в частности в изучении финансово-хозяйственного контроля.

Для поиска, группирования и преобразования информации, сгруппированной в автоматизированных банках данных (АБД), применяется диалоговый режим общения ревизора с ЭВМ. Достоверность данных ревизоры проверяют по проектной документации. Используя сводную информацию в машинограммах, ревизор определяет правильность корреспонденции счетов бухгалтерского финансового учета, доброкачественность первичных документов, соответствие форм машинограмм. Сгруппированные (синтезированные) данные бухгалтерского финансового учета и финансовой отчетности дают возможность обнаружить отклонение фактических показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятий от нормативно-правовых актов, установить перерасходы материальных, трудовых и финансовых ресурсов вследствие бесхозяйственности.

С помощью сгруппированной в АБД первичной, планово-договорной и нормативно-справочной информации можно обнаружить причины перерасходов сырья, электроэнергии, топлива, заработной платы и непроизводительных затрат.

Причем самые расчеты перерасходов по запросу ревизора выполняет ЭВМ и выдает их пользователю через алфавитно-цифровое печатающее устройство или через дисплей в диалоговом режиме.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. При этом первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.

Для контроля и приведение в порядок обработки данных на основании первичных документов могут составляться сведенные учетные документы.

Документы должны иметь такие обязательные реквизиты:

• название;
• дату и место составления;
• название предприятия, от лица которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу его измерения;
• должности лиц, ответственных за осуществление и оформление хозяйственной операции, их подписи.

Первичные документы проверяют по форме (полнота и правильность оформления и заполнения реквизитов), по смыслу (законность операции, логическая увязка с отдельными показателями) и с арифметической точки зрения (правильность цен, наценок, сделанных вычислений, таксировка, подсчетов). Экспертная проверка дополняет формальную и арифметическую и призвана обнаружить подделку в документе, дописывания текста, букв, цифр, зачеркивания, полное или частичное удаление написанного текста, цифровых записей, подделку подписей и т.п. Они могут быть выявлены путем внимательного осмотра документа. Подделанные документы могут иметь нарушенную структуру бумаги (потеря блеска), утончения пласта бумаги, расплывы чернил в штрихах заново выполненных операций, признака дописки (разные почерки), признаки травления, наличие пятен, ломкость (хрустящесть) бумаги.

Подделанным (фальшивым) является документ, реквизиты или содержание зафиксированной операции которого не соответствуют действительности.

Подделанные документы бывают двух видов: бестоварные и безденежные.

Бестоварные - документы, которыми оформлено движение ценностей, тогда как они в действительности не поступали или израсходованные на другие потребности, или вообще остались без движения. Безденежные - документы, которыми оформленные операции с денежными средствами, которые в действительности не имели места.

На практике встречаются документы частично бестоварные и частично безденежные.

Например, к частично бестоварным документам можно отнести расходную накладную на отпуск кормов с состава животноводческой фермы на откорм телят, в которой рядом с фактически отпущенными кормами числятся и такие, которых недостает в амбаре и которые списаны по договоренности заведующего складом и заведующий фермы с целью утаивания недостатка кормов в амбаре.

Частично безденежной может быть платежная ведомость, выписанная под видом выплаты заработной платы, в которой одновременно на сумму действительно надлежащей оплаты работы дописанная сумма на оплату работы надуманных лиц, за счет чего списана украденная из кассы денежная наличность.