Федеральное агентство  железнодорожного транспорта

Уральский государственный  университет путей сообщения

Кафедра: «Экономика транспорта»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Делопроизводство и оргтехника»

На тему: «Оформление служебных писем»

Проверил преподаватель:                                                 Выполнила ст.гр.:

Екатеринбург

2010

Содержание

Введение 2

1 Служебные  письма и их классификация  по статусу отправителя и адресата 3

1.1 Общие  правила оформления служебных  писем 4

1.2 Исходящие  и входящие служебные письма 6

2 Виды  служебных писем по тексту 7

2.1 Информационное  письмо и его разновидности 7

2.2 Сопроводительное  письмо 10

2.3 Гарантийное  письмо 11

2.4 Письмо-ответ 12

Заключение 14

Список  использованной литературы 15

Введение

Очень важно уметь правильно  оформлять служебные письма, так  как значительная часть деловых  контактов осуществляется с помощью  переписки. Я считаю, что тема моей работы особенно актуальна в наше время. Сегодня практически все служебные письма набираются на компьютере, а значит, появляется всё больше нюансов по их оформлению.

Служебное письмо может много  рассказать об организации, которая  является его составителем. Ведь от того, как правильно оно составлено и оформлено зависит репутация, престиж этой организации; также  можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления организацией, а значит о её солидности.

При написании контрольной  работы я поставила перед собой  цель: изучить теоретические аспекты  оформления служебных писем.

Задачи моей работы:

• изучить порядок оформления исходящих писем;
• изучить порядок оформления входящих писем;
• изучить особенности оформления гарантийных писем;
• изучить особенности оформления сопроводительных писем;
• изучить особенности оформления ответных писем;

Объектом моего исследования являются служебные письма, а предметом исследования – порядок их оформления. Метод исследования – изучение литературных источников информации и интернет-ресурсов.

1 Служебные  письма и их классификация  по статусу отправителя и адресата

  1.1 Общие правила оформления служебных писем

Служебное письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с предприятиями и частными лицами, являются самым распространенным способом обмена информацией[1].

Стиль и содержание текста во многом определяется видом документа. Однако в практике современного делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления.

Одно из главных требований к тексту - краткость изложения. Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры объем которых не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении: сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед отделяющим словом.

Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется  избегать категоричных выражений в письмах, факсах.

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.

Обычно тексты большинства  документов управления состоят из двух частей: вводной, содержащей основания или мотивы составления документа; основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это традиционный, устоявшийся  порядок составления документа. Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается  начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т.e. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т. п., а затем указать, что явилось основанием составления документа.

В том случае, если основанием составления документа является другой документ, то в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера[4].

Чаще всего каждое предприятие  имеет свой бланк письма и общий  бланк. На этих бланках часть реквизитов напечатана и оставлено место  для переменной информации. Бланки писем бывают с угловым и продольным расположением реквизитов. В первом случае постоянные реквизиты напечатаны в верхнем левом углу, во втором – вдоль верхнего поля документа. К постоянным реквизитам на бланке письма относятся следующие:

• 03 – эмблема или товарный знак организации (01 – Государственный герб РФ или 02 – герб субъекта РФ);
• 08 – наименование организации;
• 04 – код организации;
• 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
• 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
• 09 – справочные данные о предприятии (среди справочных данных обычно указывают юридический адрес, телефон, факс, адрес интернет-сайта и электронной почты);
• 11 – дата документа;
• 12 – регистрационный номер документа;
• 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа.

К числу обязательных реквизитов письма, кроме тех, что входят в состав бланка, относятся: 

• 15 – адресат; 
• 18 – заголовок к тексту (обязателен лишь при составлении письма на бланке формата А4, для документа форматом А5 он не обязателен);
• 20 – текст документа;
• 22 – подпись;
• 27 – отметка об исполнителе.

 Факультативными для письма являются следующие реквизиты:

• 21 – отметка о наличии приложений;
• 24 – визы согласования документов;
• 25 – оттиск печати (проставляется на гарантийных письмах); 
• 30 – идентификатор электронной подписи документа.

   1.2 Исходящие и входящие служебные письма

Служебные письма делятся на исходящие, то есть отправляемые данной организацией, входящие - получаемые этой организацией. (Кирель Л.Л.)

Исходящие(отправляемые) письма визируются  заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам — главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

На  входящих(получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации, рассматривавших письмо, а в дальнейшем — отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой документационного обеспечения управления) и отметка об исполнении документа и направлении его в дело[1].

2 Виды  служебных писем по тексту

  2.1 Информационное письмо и его разновидности   

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения[3].

Информационные письма делятся на письмо-приглашение, письмо- извещение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, рекламационное письмо[2].

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может  иметь приложения. В них могут  быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может  быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем  организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями[5].

Письмо-приглашение – разновидность  письма-извещения. Отличается оно от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты[3,5].