Оформление трудовых книжек

Содержание

Введение……………………………………………………………………………..3

1. История трудовой книжки………………………………………………………4

2. Порядок ведения трудовой  книжки…………………………………………….6

2.1. Основные положения ведения трудовых книжек……………………………6

2.2. Ведение трудовых книжек……………………………………………………..8

3. Внесение изменений  и исправлений в трудовую книжку, дубликат трудовой книжки………………............................................................................................12

4. Выдача трудовой книжки  при увольнении……………………………………15

5. Иные положения о трудовых книжках………………………………………...17

6. Учет и хранение трудовых  книжек…………………………………………….18

Заключение………………………………………………………………………...…20

Список использованной литературы……………………………………………..22

Введение

Трудовая книжка – это уникальный документ, отражающий трудовой путь каждого работающего человека. С 15 января 1939 г. и до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. В них, по сути, отражается их профессиональная биография: образование и квалификация, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На ее основе устанавливались все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случае, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и т.д.

Однако далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадровые службы, и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца.

Цель данной работы – раскрыть понятие трудовой книжки, рассказать о правилах ее ведения и заполнения и сделать вывод о функциях трудовой книжки и  значении ее ведения для работников и работодателей.

1. История трудовой книжки

      Первые  трудовые книжки появились через  год после революции. Декрет от 5 октября 1918 г. назывался довольно  красноречиво «О трудовых книжках  для нетрудящихся». 25 июня 1919 г. декретом  ВЦИК были введены трудовые  книжки в Москве и Петрограде. По этому документу все достигшие 16-летнего возраста граждане страны обязаны были иметь трудовые книжки, которые служили одновременно удостоверением личности и документом на право получения трудовых карточек. Выдавались они по предъявлению паспорта, который при выдаче трудовой книжки изымался. В трудовую книжку (матери, а при отсутствии таковой – отца) делались следующие записи: сведения о детях  до 16-летнего возраста на основании метрических выписок или удостоверений, сведения о времени и суммах выплаты заработка, отметки о выдаче карточек с указанием нового места жительства. При этом учреждения были «..обязаны вклеивать в нее контрольную марку, свидетельствующую об уплате взносов на социальное обеспечение и оплату труда».

      В 1923 г. трудовые книжки  заменили удостоверениями личности. Однако в 1938 г. он вновь вводятся в стране Постановлением СНК СССР от 20 декабря 1938 г. Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. «О трудовых книжках рабочих и служащих» были утверждены новая Инструкция о порядке их ведения от 20 июня 1974 г. и бланк трудовой книжки.

      На сегодня  правовая регламентация трудовых  книжек определяется актами РФ, принятыми в 2003 г. Ими являются: Постановление  Правительства Российской Федерации  от 16 апреля 2003 г. №255, утвердившее новую форму трудовой книжки, вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила). Данным Постановлением охватываются все вопросы, связанные с трудовыми книжками, за исключением порядка их заполнения, который определяется Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 (далее - Инструкция). К Инструкции приложены формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение №2) и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение №3).

      Новый бланк  трудовой книжки введен в действие  с 1 января 2004 г. Ничего принципиально нового в трудовой книжке не появилось. Единственно – два раздела старого образца «Сведения о вознаграждениях» и «Сведения о поощрениях» объединены в один – «Сведения о награждениях», в графе которых, как аналог вознаграждений, указаны в скобках поощрения.

2. Порядок ведения  трудовой книжки

2.1. Общие положения ведения трудовых книжек

    Статья 66 Трудового  Кодекса Российской Федерации  и Постановление Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №255 «О трудовых книжках» содержат следующие Основные положения о трудовых книжках:

   1. Трудовая книжка  установленного образца является  основным документом о трудовой  деятельности и трудовом стаже  работника

   2. Форма и порядок  ведения и хранения трудовых  книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

   3. Работодатель (за  исключением работодателей –  физических лиц, не являющихся  индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (часть III в ред. Федерального закона от 30.06.2006 №90-ФЗ). Работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными актами Российской Федерации.

      Работодатель  – физическое лицо, не являющийся  индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 №132).

   4. В трудовую книжку  вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о вознаграждениях за успехи в работе.

   5. Сведения о взысканиях  в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

   6. Трудовые книжки  ведутся на государственном языке  Российской Федерации, а на территории  республики в составе Российской  Федерации, установившей свой государственный  язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

   7. По желанию работника  сведения о работе по совместительству  вносятся в трудовую книжку  по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

   8. Работодатель обязан  по письменному заявлению работника  не позднее трех рабочих дней  со дня его подачи выдать  работнику копию трудовой книжки  или заверенную в установленном  порядке выписку из его трудовой книжки (в ред. Постановления Правительства РФ от .01.03.2008 №132).

2.2. Ведение трудовых  книжек

      В соответствии  с Постановлением министерства  труда и социального развития  Российской Федерации от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» принят следующие порядок заполнения и оформления трудовых книжек:

        1. Основные  положения оформления трудовых книжек:

              1. Записи всех дат в трудовых  книжках производятся арабскими  цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Записи  производятся аккуратно, перьевой  или гелевой  ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

              2. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении» трудовой  книжки зачеркивание ранее внесенных  неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

        2. Ведение  трудовых книжек:

              1. Оформление трудовой книжки  работнику, принятому на работу  впервые осуществляется работодателем  в присутствии работника не  позднее недельного срока со дня приема не на работу.

              2. В трудовую книжку при ее  оформлении вносятся следующие  сведения о работнике:

                 а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании  паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

                 б) образование, профессия, специальность  – на основании документов  об образовании, о квалификации  или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки).

              3. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

              4. Все записи в трудовой книжке  производятся без каких-либо сокращений  и имеют в пределах соответствующего  раздела свой порядковый номер.

              5. С каждой вносимой в трудовую  книжку записью о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную  работу и увольнении работодатель  обязан ознакомить ее владельца  под роспись в его личной  карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 №132). Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

              6. Трудовая книжка заполняется  в порядке, утверждаемом Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 №132).

              7. Записи в трудовую книжку  о причинах прекращения трудового  договора вносятся в точном  соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

              8. При прекращении трудового договора  по основаниям, предусмотренным  статьей 77 Трудового кодекса Российской  Федерации (за исключением случаев  расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам независящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 №132).

              9. При расторжении трудового договора  по инициативе работодателя в  трудовую книжку вносится запись  об увольнении (прекращении трудового  договора) со ссылкой на соответствующий  пункт статьи 81 Трудового кодекса РФ.

             10. При прекращении трудового  договора по обстоятельствам, не  зависящим от воли сторон, в  трудовую книжку вносится запись  об основаниях прекращения трудового  договора со ссылкой на соответствующий  пункт статьи 83 Трудового кодекса РФ.

             11. При прекращении трудового  договора по другим основаниям,  предусмотренным Трудовым кодексом  РФ или иными федеральными  законами, в трудовую книжку вносится  запись об увольнении  (прекращении  трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

             12. При прекращении трудового  договора с работником, осужденным  в соответствии с приговором  суда к лишению права занимать  определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

             13. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

                      а) о времени военной службы  в соответствии с Федеральным  законом «О воинской обязанности  и военной службе», а также  о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.2004 №51);

                      б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

             14. Соответствующие записи, внесенные  в трудовую    книжку лиц,           освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением, либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

                      В трудовые книжки лиц, отбывших  исправительные работы без лишения  свободы, вносится по месту работы  запись о том, что время работы  в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

                      При увольнении осужденного с  работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку той организации, в которую он был принят или направлен.

             15. При восстановлении в установленном  порядке непрерывного трудового  стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

             16. В трудовую книжку вносятся  следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

                      а) о награждении государственными  наградами, в том числе о присвоении  государственных почетных званий, на основании соответствующих  указов и иных решений;

                      б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 №132).

                      в) о других видах поощрения, предусмотренных  законодательством РФ, а также  коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями  о дисциплине (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 №132) .

             17. Записи о премиях, предусмотренных  системой оплаты труда или  выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

3. Внесение изменений  и исправлений в трудовую книжку

Дубликат трудовой книжки

      В соответствии  с Постановлением Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»  принят следующие внесения изменений и исправлений в трудовую книжку:

1. Изменение записей о  фамилии, имени, отчестве и дате  рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника  производится работодателем по  последнему месту работы на  основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

2. В случае выявления  неправильной или неточной записи  в трудовой книжке исправление  ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

3. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

           Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем – физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 №132).

4. Исправленные сведения  должны полностью соответствовать  документу, на основании которого  они были исправлены. В случае  утраты такого документа либо  несоответствия его фактически  выполнявшейся работе исправление  сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

        Свидетельские  показания не могут служить  основанием для исправления внесенных  ранее записей, за исключением  записей, в отношении которых  имеется судебное решение.

5. В разделах трудовой  книжки, содержащих сведения о  работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных  записей не допускается.

           Изменение записей производится  путем признания их недействительными  и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

      В соответствии  с Постановлением Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» принят следующий порядок выдачи дубликата трудовой книжки:

   1. Лицо, утратившее  трудовую книжку, обязано немедленно  заявить об этом работодателю  по последнему месту работы. Работодатель  выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

   2. При оформлении  дубликата трудовой книжки, осуществляемом  в соответствии с настоящими  правилами, в него вносятся:

        а) сведения  об общем и (или) непрерывном стаже  работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 №132);

        б) сведения  о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую  книжку по последнему месту работы.

        Общий  стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее  количество лет, месяцев, дней работы  без уточнения работодателя, периодов  работы и должностей работника (в ред. Постановления Правительства  РФ от 01.03.2008 №132).

        Если  документы, на основании которых  вносились записи в трудовую  книжку, не содержат полных сведений  о работе в прошлом, в дубликат  трудовой книжки вносятся только  имеющиеся в этих документах  сведения.

   3. При наличии в  трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы  дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

       Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

       В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.д.)

   4. При массовой  утрате работодателем трудовых  книжек работников в результате  чрезвычайных  ситуаций (экологические  и техногенные катастрофы, стихийные  бедствия, массовые беспорядки и  другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

       Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе (в ред. Постановления правительства РФ от 01.03.2008 №132).

       Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 №132).

       По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

       Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

      В случае, если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

4. Выдача трудовой  книжки при увольнении

(прекращении трудового  договора)

      В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» приняты следующие положения о выдаче трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора):

   1. При увольнении  работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 №132).

           Если трудовая книжка заполнялась  на государственном языке Российской  Федерации и на государственном  языке республики в составе  Российской Федерации, заверяются  оба текста.

        Работодатель  обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной записью об увольнении.

           При задержке выдачи работнику  трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку  неправильной или не соответствующей  федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае является день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, уставленном настоящими Правилами.

   2. В случае если  в день увольнения работника (прекращения  трудового договора) выдать трудовую  книжку невозможно в связи  с отсутствием работника либо  его отказом от получения трудовой  книжки на руки, работодатель  направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

           Со дня направления указанного  уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

   3. В случае смерти  работника трудовая книжка после  внесении в нее соответствующей  записи о прекращении трудового  договора выдается на руки  одному из его родственников  под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

5. Иные положения  о трудовых книжках

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» приняты следующие правила о вкладышах в трудовую книжку, об ответственности за соблюдение порядка ведения трудовых книжек, об изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечении ими работодателей:

        1. В  случае если в трудовой книжке  заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

        2. При  выдаче каждого вкладыша в  трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

        3. Ответственность  за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых  книжек и вкладышей в них  возлагается на работодателя.

                 Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

                 За нарушение установленного  настоящими Правилами порядка  ведения, хранения и выдачи трудовых  книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

        4. Изготовление  бланков трудовой книжки и  вкладыша в нее и обеспечение  ими работодателей на платной  основе осуществляется в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.