Определение и сущность организации
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики
Институт региональной экономики и управления
Контрольная работа
По дисциплине: « Теория организации»
2012
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
- Основы организации : понятие, черты, признаки.
- Характеристика и типы организационных структур.
- Этапы и принципы построения хорошей организации.
- Взаимоотношения членов организации.
- Составляющие успеха организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время все процессы,
протекающие в обществе, происходят
с участием организаций. Организации
создаются для удовлетворения различных
потребностей и в общем виде представляют
собой объединения групп людей
для достижения определенных целей.
Организации принимают на себя все
более значимую социальную роль, становясь
центральным звеном общественной жизни.
Актуальность данной работы обусловлена
тем, что, во-первых, организации в современном
мире являются генераторами ресурсов,
превращая издержки в ценности, и, во-вторых,
создают полезные для общества блага,
способствующие развитию человечества.
Приумножая богатство, организации тем
самым положительно влияют на благосостояние
общества, улучшают качество трудовой
жизни, повышают веру людей в свои силы
и возможности.
Данная проблема изучается на стыке
сразу нескольких взаимосвязанных дисциплин:
менеджмента, психологии, социологии,
антропологии и других наук. Для современного состояния науки характерен
переход к глобальному рассмотрению проблем
этой тематики. Актуальность проблемы
также обусловлена, с одной стороны, большим
интересом к ней в современной науке, с
другой стороны, её недостаточной разработанностью.
Организации окружают человека на протяжении всей его жизни, в организациях – детских садах, школах, институтах, учреждениях, клубах, партиях - большинство людей проводя огромное количество своего времени.
Организации создают продукты и услуги, потребляя которое человеческое общество живет и развивается; организации ( государственные учреждения) определяют порядок жизни в обществе и контролируют его соблюдение; организации (общественные) являются выражением наших интересов и мыслей. В конце ХХ века организации стала фактически универсальной формой общественной жизни. Если революции (духовные и политические) ХIХ века превратили из человека патриархального в общественного, то революции следующего столетия сделали его человеком организации.
Это также обуславливает важность и актуальность темы моей работы.
- Основы организации: понятие, черты, признаки.
В связи с многочисленными трактовками
определения понятия организация, возникает
сложность понимания этого явления. Эта множественность отчасти объясняется
тем, что авторы рассматривают различные уровни
её проявления.
Организация, восходящее к греческому «органон» - «
Это понятие употребляется в нескольких значениях:
- как социальный институт с известным статусом, стационарный объект.
В таком значении слово «организация»
относится, например, к предприятию, органу
власти, добровольному союзу и т. д.;
- как процесс, связанный с сознательным воздействием
на объект и, значит с присутствием фигуры
организатора и контингента организуемых;
- как свойство, атрибут объекта. Именно это понимание мы имеем
в виду, когда речь идёт об организованных
и неорганизованных системах, политической
организации общества, эффективной и неэффективной
организации дела и т.п.
Необходимо усвоить и трактовку следующих слов и выражений, используемых в данной области:
«Организовать» - значит спланировать и определить те функции и действия, которые необходимы для выполнения той или иной работы, а также объединить эти функции и действия в рамках группы, сектора, отдела, подразделения.
«Организационное
Организация состоит из лиц, которые имеют перед собой некую цель; работают в одной команде, группе; используют определенные знания и технические приемы; выступают как единый и целостный организм.
Менеджмент осуществляет свои функции в направлении выполнения поставленных задач через посредство людей, используя разнообразные технические приемы, в рамках той или иной организации.
«Организационная структура» - это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели.
Организацией часто также называют отдельную фирму как производственную единицу, представляющую собой единый целостный организм.
Почему крохотная “Apple” и гигантская “IBM” заработали сотни миллионов в компьютерном бизнесе, а другие, такие как “Ар Си Эй”, потеряли свои состояния? Как “Макдоналдсу” удается готовить миллиарды гамбургеров в год, дешево продавать их и получать при этом огромные прибыли, в то время как большинство ресторанов не в состоянии обслуживать несколько сотен клиентов в день? Успех и провал этих фирм и компаний имеют одну общую особенность. Все они являются организациями. Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливающей существование менеджмента,
Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:
1. Наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы
2. Наличие, по крайней мере, одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.
3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.
4. Координация всех внутренних процессов
в ней на основе принципа саморегулирования.
Суть саморегулирования состоит в том,
что организационный центр на основе имеющейся
информации самостоятельно принимает
решения, касающиеся внутренней жизни
организации, и координирует действия
ее членов.
5. Обособленность организации, наличие
границ, отделяющих ее от внешнего окружения,
в том числе от других организаций.
6. Организационная культура, представляющая
собой совокупность норм поведения, традиций,
символов, всего того, что отличает данную
организацию от других. Организационная
культура формируется постепенно, и в
этот процесс вносит вклад каждый из членов
организации.
Учитывая всё вышесказанное
можно дать следующее определение
понятию «организация»: Организация - это сознательно
координируемое социальное образование
с определёнными границами, которое функционирует
на относительно постоянной основе для
достижения общей цели или целей.
«Сознательно координируемое» означает
управление, «социальное образование»
- то, что организации состоят из людей,
которые взаимодействуют между собой.
Организации имеют определённые границы.
Но со временем эти границы могут изменяться.
Каждый член организации вносит свой вклад
в достижение цели. Основным преимуществом
организационных групп является то, что
человек, входя в состав коллектива, может
успешнее достичь своих целей, чем действуя
индивидуально.
Таким образом, организация – это
систематизированное сознательное объединение
людей, преследующих посредством решения
задач, стоящих перед организацией, достижение
определённых целей. Основными составляющими
любой организации являются люди, задачи,
и управление.
- Характеристика и типы организационных структур.
Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики.Эти общие черты, кратко изложенные ниже, помогают понять, почему, чтобы добиться успеха, организацией нужно управлять.
Ресурсы. В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов.
Основные ресурсы, используемые организацией:
- люди (человеческие ресурсы)
- капитал
- материалы
- технология
- информация.
Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов
Горизонтальное разделение труда. Вероятно, самой очевидной характеристикой организации является разделение труда. Если, по крайней мере, два человека работают вместе для достижения одной цели, они должны делить работу между собой.
Например, организация из двух человек, имеющая целью пройти на судне до места отдаленного на 10 миль, может разделить работу так, чтобы один во время путешествия управлял парусами, а другой был у руля. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задания позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно. Разбив работу по приготовлению и подаче еды клиентам между 12 работниками, как это обычно делается у “Макдоналдса” , можно обслуживать в сотни раз больше людей в день, чем в традиционных маленьких ресторанчиках с одним поваром и несколькими официантами.
В очень малых организациях горизонтальное
разделение труда может не прослеживаться
достаточно четко. Владельцы, которые
являются одновременно и управляющими
маленьких ресторанов, могут поочередно
то готовить еду, то обслуживать посетителей.
Но большинство сложных
Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, являются производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.
Рис.1. Горизонтальное распределение труда.
Подразделения. Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами, но существуют также и многочисленные другие названия.
Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно координируется и направляется для достижения общей цели. Таким образом, по сути своей, большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.
Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.
Возвращаясь к нашему примеру с лодкой, если кто-то из матросов не возьмет на себя обязанности капитана, и не позаботится, чтобы движения руля были согласованы с маневрами парусов, чтобы судно держалось курса, - группа плывущая на судне, вероятно, никогда не доберется до порта назначения: она, скорее всего, окажется там, куда занесут ее ветер и течение (т.е. внешняя среда).
Итак, в организации существуют две внутренние органичные формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.
Рис.2. Вертикальное распределение труда.
Необходимость управления. Для того чтобы организация смогла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. Однако, в малых организациях часто не имеется четко выделенной группы управляющих,
Например, в небольшом магазине, управляемом двумя партнерами, один из них может принимать решения, касающиеся закупок, выполняя тем самым управленческую функцию в течение одной недели, а второй - в течение другой. Оба они координируют рабочие графики своих немногочисленных подчиненных, чтобы обеспечить работу магазина в установленные часы работы. Но оба партнера выполняют и неуправленческие функции, обслуживая покупателей и раскладывая товары на полках. Ни один из партнеров не считает другого хозяином или управляющим, Но, хотя управленческие функции и не выделены четко, основная функция - координирование - выполняется. Даже в крупных организациях большинство руководителей выполняет часто работу, не связанную с координированием работы других.
Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной структуры управления, необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. При этом важно выполнение следующих условий:
· решение одних и также вопросов не должно находится в ведение разных подразделений;
· все функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделений;
· на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом.
Структура управления может изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления. Между отдельными подразделениями могут быть вертикальные и горизонтальные связи.
ВЕРТИКАЛЬНЫЕ СВЯЗИ - это связи руководства и подчинения, например связь между директором предприятия и начальником цеха.
ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ СВЯЗИ - это связи коопераций равноправных элементов, например связи между начальниками цехов.
- Этапы и принципы построения хорошей организации.
Существуют три главных этапа в построении любой организации:
- Определение характера выполняемой работы;
- Распределение работы между отдельными позициями менеджмента;
- Классификация позиций менеджмента, построение на этой основе логических групп управления.
Определение характера выполняемой работы. Для выполнения этой задачи, данную стадию создания организации полезно также разбить на подпункты, предусматривающие определенные этапы и виды работ. Например, постановка задач, расчет необходимого объема работ для решения поставленных задач, устранение бесполезной работы и дублирования, разработка самого процесса, проверка (чтобы не опустить важную составляющую часть работы). Автор известных книг по вопросам предпринимательства профессор Дукер выделяет три этапа и направления анализ анализа, который необходимо провести на рассматриваемом нами этапе построения организации. Они включают анализ:
- деятельности, определение той работы, которая должна осуществляться, и способов координации взаимодействия; решений, какого вида решения будут приниматься, и какое участие в этом будет принимать тот или иной менеджер;
- отношений, то есть определение того вклада в общее дело, который должен внести менеджер;
- лиц, с которыми менеджер должен взаимодействовать;
- влияния, оказываемого на менеджера другими лицами, принимающими решения.
Распределение работ между отдельными элементами менеджмента. Этот этап включает в себя: - установление норм, стандартов (например, расчет допустимого объема должностных обязанностей для каждого руководителя любого уровня) ; - технические приемы в рамках научных методов управления (например, анализ рабочего времени, изучение методов и организации труда и т.п.) ; - установление полного сотрудничества всех лиц, работающих в рамках организации.
Классификация позиций менеджмента, построение логических групп. В данном вопросе важно, чтобы элементы управления были сгруппированы согласно виду выполняемой работы, а не по другим критериям (например, вокруг пользующихся авторитетом руководителей). Этот способ известен как «принцип ориентации». Распределение производственных обязанностей и формирование логических групп должны неизбежно привести к созданию отделов (подразделений) , то есть коллективов людей, выполняющих некоторую аналогичную работу, как правило, под единым руководством начальника. Ниже приведены принципы, которые были сформулированы А. Файолем для построения хорошей организации.
Единство управления. Независимо от структуры организации, степени децентрализации и делегирования полномочий нести полную и абсолютную ответственность за деятельность всего предприятия должен один человек.
Скалярный метод передачи полномочий. Полная и абсолютная ответственность означает право не только управлять, но и передавать, делегировать часть полномочий другим лицам по линии руководства.
Единство подчинения. У любого служащего (работника) может быть только один руководитель.
Принцип соответствия. Делегированные полномочия должны соответствовать уровню ответственности. Если на лицо возлагаются определенные обязанности, то его необходимо наделить и соответствующими полномочиями, необходимыми для выполнения этих обязанностей.
Масштабы управления. Число лиц, находящихся в эффективном управлении, лимитировано. Это зависит от ряда обстоятельств, от характера выполняемой работы.
Коммуникации, система связи. Как формальные, так и неформальные линии связи должны быть установлены и постоянно поддерживаться.
Принцип ориентирования. Организации должны строиться в соответствии с характером возложенных на них задач и не зависеть от субъективных факторов.
Принцип избирательности. Руководство должно получать лишь ту информацию, которая выходит за рамки плана и является исключительной, то есть либо благоприятной, либо неблагоприятной для ведения бизнеса. Таким образом, можно будет отсечь лишнюю, непригодную к использованию информацию.
Дифференциация работы. Различные виды работы имеют разные характеристики, что необходимо предусмотреть при создании организации. Например, высококвалифицированный индивидуальный труд требует иных условий, чем полуквалифицированные повторяющиеся операции.
Разбивка
сложного элемента на простые составляющие,
специализация и
Контроль над осуществлением операций. Эта функция должна быть поручена четко обозначенному для этой цели аппарату. Определенная часть администрации должна следить за ежедневным ходом выполнения операций. Творческий подход к делу должен поощряться.
Планирование должно всегда предшествовать выполнению работы.
Гибкость. Структура организации должна позволять вносить в нее коррективы в связи с изменением методов, задач, целей, масштаба коммерческой деятельности, появлением новых технологий и ресурсов. Конечно, внесение значительных изменений требует всестороннего исследования.
Доступность всех уровней организации. Любой сотрудник (работник) организации должен иметь право и возможность подать жалобу, высказать замечания или предъявить рекламации соответствующему руководителю.
- Взаимоотношения членов организации.
Существование столь большого разнообразия типов построения организации, безусловно, ведет к установлению разных видов взаимоотношений между членами организации, занимающими различные посты и должности. Виды отношений внутри организации аналогичны типу построения структуры ее управления. Они включают следующие варианты:
1)линейные отношения; 2)функциональные отношения; 3) отношения управленческого аппарата; 4) латеральные отношения.
Линейные отношения - это отношения между руководителем и его подчиненными. Например, начальник цеха - мастер, главный бухгалтер - бухгалтер-калькулятор.
Функциональные отношения - это отношения специалиста, который уполномочен выполнять ту или иную функцию в рамках всей организации, с другими членами организации. Обычно такая производственная миссия имеет рекомендательный характер. Например, начальник отдела кадров поддерживает функциональные отношения с начальником цеха в вопросах приема на работу, обучения и социального обеспечения работников. Бухгалтер может иметь функциональные отношения с заведующим отделом сбыта по вопросам финансирования продаж, рекламы и т.п.
Отношения управленческого аппарата. Данный тип отношений имеет место в случае представления чьих-либо прав и полномочий. Должностные обязанности при этом состоят в предоставлении рекомендаций, советов. Например, помощник начальника управления вступает в отношения с линейными руководителями как бы от имени и по поручению начальника управления, выражая волю и желание последнего. В этом случае помощник осуществляет полномочия, которыми обладает начальник управления. Не располагая лично полномочиями, помощник не принимает решения, но его обязанность состоит в предоставлении рекомендаций своему непосредственному руководителю по тем или иным производственным, коммерческим и другим вопросам, связанным с предпринимательством.
Преимущество - это хороший метод обучения и подготовки будущих руководителей, экономия рабочего времени для высшего звена руководителей, освобождение от ежедневной чисто административной работы. Недостатки обычно проявляются в том, что помощники руководителей часто превышают свои полномочия, неофициально приобретая дополнительные власть и влияние; руководители, ответственные за решение кадровых вопросов, могут пытаться оказывать влияние на линейных руководителей.
Латеральные отношения могут быть двух категорий.
Коллегиальные - это отношения между служащими одного отдела, подчиненными одному начальнику. Параллельные - это отношения, которые вызваны необходимостью обмена информацией, идеями и мнениями между служащими (работниками), занимающими одинаковое положение в организации, но работающими в разных отделах и подразделениях.
- Составляющие успеха организации.
Выживание. Некоторые организации планируют свой роспуск после достижения ими ряда заранее намеченных целей. Примером такой организации может служить любая правительственная комиссия, создаваемая для выполнения конкретной цели. Но, хотя, это не зафиксировано часто в письменной форме, выживание, возможность существовать как можно дольше является первейшей задачей большинства организаций. Это может длиться бесконечно долго, потому, что организации имеют потенциал существовать бесконечно.
Рекорд в настоящее время
принадлежит римской
Так знаменитая фирма “Французские винодельческие предприятия” и сейчас, после почти века существования, также сильна, как и раньше. Однако, для того, чтобы оставаться сильными и чтобы выжить большинству организаций приходиться менять периодически свои цели, выбирая их соответственно изменяющимся потребности мира.
Английская монархия, например, выжила как институт, потому что она, в конечном итоге, признала существенное сокращение объема своей власти и своего влияния в ответ на социальное давление, требующее демократизации. Почти все организации, существующие ради бизнеса, периодически разрабатывают новые виды продукции или услуг для своих потребителей.
Результативность и эффективность. Чтобы быть успешной в течение долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей организация должна быть как эффективной, так и результативной.
По словам популярного
исследователя Питера Дукера, результативность
является следствием того, что
“делаются нужные, правильные вещи”.
А эффективность является
Все компании,
добившиеся значительных
Производительность. Результативность, в том смысле, что “делаются правильные вещи” является чем-то неосязаемым, что трудно определить, особенно если организация внутренне неэффективна. Но эффективность обычно можно измерить и выразить количественно, потому, что можно определить денежную оценку ее входов и выходов. Относительная эффективность организации называется производительностью. Производительность выражается в количественных показателях.
Производительность – это отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе.
Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность. Отдел маркетинга, который увеличивает объем реализации товара и повышает прибыль, не затрачивая при этом дополни - тельных средств, повышает этим самым свою производительность. Точно также, как и сборочная бригада, когда она увеличивает выпуск продукции за час работы и при этом делает это без дефектов. Если же при увеличении объема выпускаемой продукции она имеет более низкое качество, мы говорим о снижении производительности. То же самое справедливо, если количество дефектов будет высоким. Таким образом, ключевой составляющей производительности является качество.
Производительность
на всех уровнях организации
является критически важным
