Определение организации как системы, понятие систем

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ            3

1 Определение организации как системы, понятия систем     4

2 Классификация систем организации        8

3 Организационные отношения         10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ            14

СПИСОК ПЕРВОИСТОЧНИКОВ         16

ВВЕДЕНИЕ

Очевидным является то, что  каждая организация представляет собой  достаточно сложную технико-экономическую и социальную систему, отражающую ее индивидуальность и специфику. Описать эту систему возможно, если определить характер взаимодействия подразделений.

Способы взаимодействия сторон характеризуют рассматриваемую  систему определенным образом и позволяют судить, насколько эффективно она справляется со своей главной задачей - организацией гармонического взаимодействия между индивидом и внешней средой. Немаловажное место в этом занимает структура организации, посредством которой или через которую это взаимодействие осуществляется.

Формирование эффективных  систем менеджмента возможно лишь на основе применения эффективных форм его организации, узаконивающих  методы управления. От применяемых  форм организации, реализуемых в  конкретных структурах, зависят формы планирования, распределения работ, а так же способы координации работ и определение вклада каждого функционального подразделения в процесс достижения целей организации.

1 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАК СИСТЕМЫ, ПОНЯТИЯ СИСТЕМ

Организация является основной функцией управления, суть которой – осуществление определенной структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно автономных частей в системном объекте.[5].

Независимо от типа и масштабов  деятельности каждая организация (фирма) должна быть некоторым образом упорядочена (организована). Существует ряд общих принципов, которыми следует руководствоваться любой организации в процессе своей деятельности:

- определение и детализация  целей;

- определение приемов, способов деятельности, способствующих достижению этих целей;

- поручение различных задач  индивидуумам (разделение труда)  и объединение их в управляемые  рабочие группы;

- координация, согласование  различных видов деятельности, порученных  каждой группе;

- обеспечение единства  целей;

- установление эффективного  контроля.

Все организации (биологические, социальные, технические) построены  на основе иерархического принципа.

Существенной чертой организации является также горизонтальное разделение труда, которое позволяет специализировать деятельность сотрудников, повышать производительность и качество их работы. Классический образец горизонтального разделения труда на промышленном предприятии – производство, снабжение, маркетинг, кадровое обеспечение и финансы, НИОКР.

Каждая организация  имеет свою организационную структуру.

Слово "организация" происходит от латинского organizo – делать сообща, стройный вид, устраиваю. Организация рассматривается как процесс и как явление.

Организация как процесс – совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

Организация как явление – это объединение элементов для реализации программы или цели по производству товаров, услуг, информации, знаний и действующих на основании определенных правил и процедур.

В России организации  как явление регулируются Гражданским  кодексом РФ.

Система – это:

- целое, созданное из частей и элементов целенаправленной деятельности и обладающее новыми свойствами, отсутствующими у элементов и частей, его образующих;

- объективная часть мироздания, включающая схожие и совместимые элементы, образующие особое целое, которое взаимодействует с внешней средой. Допустимы и многие другие определения. Общим в них является то, что система есть некоторое правильное сочетание наиболее важных, существенных свойств изучаемого объекта.

Признаками системы  являются множество составляющих ее элементов, единство главной цели для  всех элементов, наличие связей между  ними, целостность и единство элементов, наличие структуры и иерархичности, относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами. Термин "организация" в одном из своих лексических значений означает также "систему", но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную.

Различаются системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порождено физическими науками. Здесь понимается, что система является само сдерживаемой. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.

Степень разграничения открытой или  закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать  более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Все системы имеют вход, трансформационный  процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы  и преобразуют их в товары и  услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты.

Одна из таких черт – это признание  взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать о всех изменениях среды, осознавать их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать различные недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельности. Однако для руководителя весьма важным, зачастую сдерживающим фактором является то, какие лица будут работать в организации.

Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение, и чтобы все ее элементы действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Следует подчеркнуть и то, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т.е. она может реконструировать саму себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости.

Организационная система может  достичь своих целей с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один "оптимальный" выход, приводящий к быстрым результатам.

2 КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ ОРГАНИЗАЦИИ

Классификация систем может быть проведена  по различным признакам, однако основной является группировка их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.[3].

Техническая подсистема.

Включает станки, оборудование, компьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя. Набор решений в технической системе ограничен, и последствия решений обычно предопределены. Например, порядок включения и работы с компьютером, порядок управления автомобилем, методика расчета мачтовых опор для ЛЭП, решение задач по математике и др. Такие решения носят формализованный характер и выполняются в строго определенном порядке.

Профессионализм специалиста, принимающего решения в технической системе, определяет качество принятого и  выполненного решения. Например, хороший программист может эффективно использовать ресурсы компьютера и создавать качественный программный продукт, а неквалифицированный — может испортить информационную и техническую базу компьютера.

Биологическая подсистема.

Включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые  биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм и  др. Эта подсистема обладает большим  разнообразием функционирования, чем техническая.

Набор решений в биологической системе также ограничен из-за медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Тем не менее, последствия решений в биологических подсистемах часто оказываются непредсказуемыми.

Например, решения врача, связанные с методами и средствами лечения пациентов; решения агронома о применении тех или иных химикатов в качестве удобрений. Решения в таких подсистемах предполагают разработку нескольких альтернативных вариантов решений и выбор лучшего из них по каким-либо признакам. Профессионализм специалиста определяется его способностью находить лучшее из альтернативных решений, т. е. он должен правильно ответить на вопрос: что будет, если...?

Социальная (общественная) подсистема.

Характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. В качестве характерных примеров социальных подсистем можно привести семью, производственный коллектив, неформальную организацию, водителя, управляющего автомобилем, и даже одного отдельного человека (самого по себе). Эти подсистемы существенно опережают биологические по разнообразию функционирования.

Набор решений в социальной подсистеме характеризуется большим  динамизмом, как в количестве, так  и в средствах и методах реализации.

Это объясняется высоким  темпом изменения сознания человека, а также нюансов в его реакциях на одинаковые и однотипные ситуации. Социальные системы в зависимости от поставленных целей могут быть образовательными, экономическими, политическими, медицинскими и др.

3 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОТНОШЕНИЯ

Организационные отношения – воздействие, взаимодействие или противодействие между элементами организации внутри и вне ее при создании, функционировании, развитии и разрушении.

Элементы организации – составные неделимые части, которые лежат в основе конкретной организации, или ее первичные компоненты, которые достаточны для появления организации как нового целостного явления.

Организационные отношения  могут складываться на уровне:

- здравого смысла;

- взаимного уничтожения;

- заранее спроектированного  взаимодействия.

Внешняя среда включает условия и организации, в том  числе политические, экономические  и экологические условия; конкурирующие  организации, поставщиков и потребителей, социальную инфраструктуру и т.д. Так, для учебного института внешней  средой будет город, где он расположен, отношение общества к образованию и т.д. Внешние организационные отношения возникают с чиновниками различных муниципальных и федеральных служб, спонсорами, поставщиками и потребителями и т.д. Внутренней средой для учебного института являются все его подразделения, в том числе кафедры, деканаты, хозяйственные службы, персонал, студенты.

Создание благоприятной  атмосферы взаимодействия организации  с внешней средой и во внутренней среде – это задача профессионального  управления.

Город со множеством организаций также имеет внешнюю и внутреннюю среду. Методология деятельности специалиста по организации зависит от интеграции (сложности) организации.

Организационные отношения  могут быть вертикальными (по уровням  управления) и горизонтальными (по выполняемым функциям). Принята следующая классификация организационных отношений: структурные и процессорные.

К структурным организационным  отношениям относятся воздействия, взаимодействия и противодействия.

Воздействие определяется как однонаправленное действие по передаче приказа, распоряжения, совета, просьбы от одного объекта (субъекта) управления к другому. Например, руководитель выдает работу исполнителю – это воздействие от субъекта к объекту; или мастер цеха просит главного инженера организации помочь ему – это воздействие от объекта к субъекту.

Взаимодействие –  это положительное действие обратной связи (положительная реакция) со стороны  человека (объекта управления) на воздействие.

Противодействие – это отрицательное действие обратной связи со стороны человека на воздействие.

Организационные отношения  складываются в процессах организации: производства в целом или его  отраслей; труда на предприятии; сферы  обращения; создания, реформирования, реорганизации, реструктуризации и  ликвидации.

В основе организационных отношений лежит порядок, т.е. принятый или установленный свыше регламент нахождения объекта во времени и в пространстве. Порядки бывают алфавитными, номерными, должностными, сложившимися, ведомственными, особыми (при чрезвычайных ситуациях), уставными, по законодательству и др.

Принятый порядок обычно входит в традицию организации и  для его замены, если это требуется, необходимы большие усилия. Прежде чем формировать устойчивые связи, каждому потенциальному контрагенту  необходимо выявить ключевой набор порядков в данной организации. Соблюдение принятого порядка в чужой организации – это обязанность любого человека.

Организационные отношения  между персоналом компании могут  быть представлены в виде базовых, производных  и смешанных схем. К базовым схемам относятся линейная и кольцевая, к производным – колесообразная, звездообразная, иерархическая, штабная и матричная. Из наборов базовых и производных схем формируются смешанные схемы. В рамках одной компании может существовать несколько типов отношений.

Линейная схема работает в небольших организациях при  высоком профессионализме и авторитете руководителя, а также большой  заинтересованности подчиненного в  успешной работе организации.

Кольцевая схема хорошо зарекомендовала себя в небольших  организациях или в подразделениях средних организаций со стабильной продукцией и рынком, в которых имеется четкое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников.

Схема «колесо» хорошо зарекомендовала  себя в небольших организациях или  в подразделениях средних организаций с неустойчивой номенклатурой выпуска продукции и рынками сбыта, на которых имеется четкое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников. Руководитель реализует линейные (административные) воздействия, а работники выполняют положенные им функциональные обязанности.

Схема «звезда» дает положительные  результаты при филиальной структуре организации и при необходимости соблюдения конфиденциальности каждой составляющей организации.

Иерархическая схема  основана на схеме «колесо» и применима для больших организаций с явно выраженным разделением труда.

Штабная схема основана на схеме «звезда». Она предусматривает создание функциональных штабов при руководителе в форме отделов или групп (например, финансовый отдел, отдел кадров и др.). Эти штабы готовят руководителю проекты решений по соответствующим вопросам. Затем руководитель принимает решение и сам доводит его до соответствующего подразделения. Штабная схема имеет преимущества при необходимости осуществлять линейное управление (единоначалие) по ключевым подразделениям организации.

В основе матричной схемы  лежат схемы «линия» и «кольцо». Она предусматривает создание двух ветвей связей подчинения: административную – от непосредственного руководителя и функциональную – от специалистов, которые могут и не находиться в подчинении того же руководителя (например, это могут быть специалисты консультационной фирмы или передовой организации). Матричная схема применяется при сложном, наукоемком производстве товаров, информации, услуг и знаний.

Средний уровень управления определяет гибкость организационной структуры организации – это наиболее активная ее часть. Высший и низовой уровни должны быть наиболее консервативны по структуре.

В рамках одной организации  и даже в рамках одного типа организаций может существовать несколько типов отношений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современная Россия находится в состоянии трудного поиска своей собственной модели экономического развития. Практический выбор того или иного варианта экономического регулирования из огромного спектра потенциально возможных решений определяется, в первую очередь, хозяйственной культурой данной страны, ее национальной экономической ментальности.

Компания может  иметь сложившуюся организационную  культуру, в этом случае перед ней стоит задача сохранения и поддержания культуры, либо задача ее изменения. Компания также может находиться на стадии формирования организационной культуры, в этом случае она должна следить за тем, чтобы процесс не вышел из-под контроля.

Разработка  новых концепций долгосрочного развития предприятий имеет для идущих в стране преобразований огромное практическое значение с точки зрения формирования корпоративной культуры. Решение этой задачи предполагает, прежде всего, дальнейшее углубление исследования корпоративной культуры с позиций институциональной теории по следующим направлениям:

- эффективный  институт корпоративной культуры  как институциональная система,  которая обеспечивает экономический  рост;

- пути воздействия  на прогрессивные изменения устойчивого института культуры;

- специфика  развития организационной культуры  с учетом национальных особенностей  каждой страны, переплетение взаимосвязанных  формальных правил и неформальных  ограничений, ведущих экономику  каждой страны по своему пути, отличному от пути развития другой страны.

Такой подход позволит ответить на конкретные вопросы, касающиеся влияния организационной культуры на показатели эффективности работы компании.

В рамках корпоративной  культуры на основе существующего опыта, традиций предприятия, существуют базовые представления, определяющие его жизнь. В то же время в торговом предприятии не разработаны стандарты поведения сотрудников, не планируются цели и желаемые эффекты корпоративных мероприятий (праздников, выездов на природу).

Арсенал средств  для развития и укрепления преданности у предприятия очень велик. Это публичное признание заслуг:

- слова благодарности,

- благодарственные письма за подписью руководства сотруднику или его семье; вручение фирменных почетных грамот, подарков;

- корпоративные традиции встречи нового сотрудника и увольнения; грамотно организованная профессиональная адаптация новых сотрудников;

- проведение корпоративных аттестаций и сертификации;

- организация образовательных процессов (тренинги, семинары); корпоративные традиции праздников - от поздравления сотрудников с днем рождения до фестивалей, детских и спортивных праздников;

- организация спортивных команд внутри компании и регулярных соревнований;

- информационные доски и корпоративные издания.

Но из данного  потенциала используются лишь благодарственные письма за подписью руководства сотруднику или его семье; вручение фирменных почетных грамот, подарков; корпоративные традиции встречи нового сотрудника и увольнения.

СПИСОК ПЕРВОИСТОЧНИКОВ

1 Мильнер Б.З. Теория  организации. Инфра М / М., 2004.

2 Туровец О.Г., Родионова  В.Н. Теория организации: Учеб. пособие / Под ред. Туровец О.  Г. М.: ИНФРА-М., 2003.

3 Акимова Т.А. Теория  организации: Учебное пособие  для Вузов. М.:ЮНИТИ – ДАНА, 2003.

4 Иванова,Т.Ю. Теория  организации: Учебное пособие / Т.Ю. Иванова, В.И. Приходько. – СПб.: Питер, 2004.

5 Баранников, А.Ф. Теория  организации: учебник для вузов  / А.Ф. Баранников. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.

6 Парахина, Т.М. Теория организации  / Т.М. Парахина, Т.М. Федоренко. - 2-е  изд. - М.: КНОРУС, 2006.

7 http://www.standard-company.ru/standard-company11.shtml