Оптимизация трудовых процессов

       ВВЕДЕНИЕ

       Управление  персоналом признается одной из наиболее важных сфер жизни предприятия, способного многократно повысить ее эффективность, а само понятие «управление персоналом»  рассматривается в достаточно широком диапазоне: от экономико-статистического, до философско-психологического.

       Следовательно, управление персоналом - явление весьма многогранное и сложное по своему содержанию и организационно - структурным  формам. Но оно выступает не только в качестве сложного структурно - функционального  явления, но и структурно - расчлененной целостности, в которой каждый элемент имеет определенное назначение и функции. В этой связи управление персоналом является самостоятельно функционирующей системой со своими принципами, функциями и полномочиями.

       До  выхода в свет и общего признания их работ руководителей организаций мало интересовали вопросы управления персоналом. Но теперь, с развитием общества, усложнением выпускаемой продукции, ростом наукоемких производств управленческая наука стала подходить к пониманию того, что эффективное функционирование производственных структур, получение максимальной прибыли, возможно, лишь при совпадении интересов и целей фирмы с интересами персонала, т.е. руководителей, рабочих и служащих. Становится ясно, эффективно работающие организации - те, что огромное внимание уделяют грамотному управлению работой организации, важнейшей частью которой является управление персоналом.

       Вообще, в последние десятилетия в  менеджменте можно наблюдать  радикальное изменение представлений  о роли персонала в деятельности предприятия. Теперь все понимают, что человек - важнейший фактор производства, а значит управление персоналом не менее важно, чем снижение издержек или маркетинг. Прибыль организации, прежде всего, приносит высококвалифицированный персонал и подход к нему, просто как к средству для функционирования организации, по меньшей мере, не эффективен. Появилась концепция управления человеческими ресурсами, в соответствии с которой персонал представляет собой один из важнейших ресурсов предприятия, который по своей экономической природе нуждается в эффективном и многоплановом управлении, включающем, как необходимый фактор, обеспечение социального, профессионального и структурного развития персонала. Согласно современным представлениям, стратегия управления персоналом является существенной составной частью стратегии предприятия и должна разрабатываться и реализоваться в соответствии перспективными задачами развития предприятия.

       Длительное  время и в нашей стране науке  управления персоналом практически  не придавалось значения, но, несомненно, проблема осознается, возрастает понимание необходимости в специалистах-управленцах, менеджерах по персоналу. По этой причине данная тема является актуальной. Вузы уже готовят таких специалистов, и уже существует масса примеров успешного внедрения новых методик управления персоналом, которые успешно себя зарекомендовали.

       В настоящей работе мы рассмотрим одну из подсистем управления персоналом - отбор и набор кадров, оптимизация  численности.

       Цели  и задачи данной контрольной работы:

       1) Показать необходимость научного  подхода к отбору и набору  кадров на предприятии;

       2) Выявить все негативные последствия  от необдуманного найма сотрудников;

       3) Показать те преимущества, которые  дает продуманная и взвешенная  политика по отбору и набору кадров;

       В данной работе будут рассмотрены  и проанализированы следующие составные  части теории управления персоналом: определение потребности в персонале. Планирование необходимой численности  персонала, наём, отбор и профессиональная подготовка персонала. И многое другое, что непосредственно влияет на деятельность организации. 

       1 СТРУКТУРА ЗАДАЧ ОПТИМИЗАЦИИ  ТРУДОВЫХ ПРОЦЕССОВ И НОРМ  ТРУДА 

       Общепризнанно, что проекты организации труда  и соответствующие им нормы должны выбираться с учетом комплекса технических, экономических, психофизиологических и социальных факторов.

       До  последнего времени в нормировании труда наибольшее внимание уделялось  следующим техническим факторам: параметры технологического процесса, оборудования, инструмента, приспособлений; технические требования к качеству продукции. К техническим факторам обычно относят также учитываемые в нормах характеристики системы обслуживания оборудования и рабочих мест. Иногда эти характеристики выделяют в группу организационных факторов.

       К экономическим факторам относятся характеристики объема продукции, затрат ресурсов различных видов, показатели продуктивности, условия на рынках продукции и ресурсов, возможности расширения производства, получения кредитов, ставки налогов и т. д.

       Под психофизиологическими факторами понимают показатели, характеризующие влияние трудового процесса на организм работающих: затраты их энергии, степень утомления и т. п.

       К социальным факторам относят содержательность труда, его разнообразие, наличие  в нем творческих элементов, характер взаимоотношений в трудовых коллективах и т. п.

       Чтобы выявить сущность процессов комплексного обоснования норм труда, следует  исходить из того, что любая задача обоснования норм имеет смысл  лишь постольку, поскольку объективно возможны различные варианты самой нормы, либо определяющих ее характеристик технологического и трудового процессов. Термин "обоснование" не может иметь никакого другого конструктивного содержания, кроме выбора наилучшего варианта того, что обосновывается.

       В задачах нормирования варианты могут различаться прежде всего по величине самих норм труда. Так, если время работы станка без участия рабочего и время занятости рабочего на одном станке некратны, возможны различные варианты норм обслуживания и численности для рабочих-многостаночников. Как правило, варианты норм обслуживания, численности, управляемости, форм разделения и кооперации труда непосредственно вытекают из существа конкретной задачи.

       Иная  ситуация складывается при обосновании  норм времени. Значения этих норм однозначно определяются принятыми вариантами технологического и трудового процессов. Поэтому обоснованность нормы времени определяется обоснованностью каждого из ее слагаемых: основное время должно соответствовать оптимальному режиму обработки, вспомогательное — оптимальным приемам труда рабочего, время обслуживания рабочего места и подготовительно-заключительное время — оптимальной системе обслуживания рабочих мест и оптимальному режиму труда и отдыха. Если норма времени установлена в результате оптимизации соответствующих элементов технологического и трудового процессов, то ее можно называть оптимальной. Только такую норму времени можно считать в полной мере обоснованной.

       Таким образом, сущность процесса обоснования  нормы труда составляет выбор  оптимального значения нормы и определяющих ее характеристик трудового и технологического процессов.

       Выбор наилучшего для данных условий варианта нормы труда осуществляется на основе критерия оптимальности с учетом системы ограничений.

       Критерий  оптимальности представляет собой показатель, который в результате решения конкретной задачи оптимизации принимает экстремальное (наибольшее или наименьшее) значение.

       Система ограничений определяет ту область  допустимых значений норм труда, в пределах которой соблюдается их соответствие особенностям и масштабам выпускаемой продукции, параметрам применяемых предметов и средств труда, психофизиологическим особенностям работающего и социальным характеристикам трудового процесса.

       Все ограничения в задачах расчета  норм труда можно разделить на четыре группы. Первая определяет необходимые производственные результаты (прежде всего программу выпуска продукции). Вторая обусловлена участием человека в процессе труда и характеризует допустимые санитарно-гигиенические, психофизиологические, социальные и правовые условия труда. Третья обусловлена техническими характеристиками предметов и средств труда; она характеризует режимы технологического процесса, при которых обеспечивается заданное качество продукции и нормальное функционирование оборудования. Четвертая определяет организационно-технические условия производства, важнейшее из которых — объемы имеющихся производственных ресурсов: количество единиц оборудования, численность работников различных групп, запасы предметов труда на различных стадиях производства.

       В процессе построения системы ограничений  используются данные технических, биологических, экономических и других наук. При  этом те, кто непосредственно занят  расчетом норм труда, естественно, должны каждый раз обосновывать все виды ограничений. В частности, специалист по нормированию не должен проводить исследования, связанные с установлением максимально допустимой занятости рабочих в зависимости от условий производственной среды. В связи с этим большое значение имеет своевременное обеспечение нормировщиков рекомендациями, требованиями, нормами и другими материалами, подготовленными соответствующими специалистами.

       Рассмотренная система ограничений определяет область допустимых значений норм труда  и вариантов его организации.

       Выбор наиболее эффективного из допустимых вариантов осуществляется на основе критерия оптимальности. Поскольку основным ограничением в рассматриваемых задачах является необходимый производственный результат, в качестве критерия оптимальности должен выбираться экономический показатель, характеризующий сумму минимизируемых затрат живого и овеществленного труда. Этот показатель устанавливают с учетом условий конкретной задачи. Так, если сумма затрат на оборудование и запасы предметов труда предполагаются фиксированными, минимуму суммарных издержек производства будет соответствовать минимум затрат на содержание работников. Если задача сводится к проектированию оптимального трудового приема, то критерию минимума суммарных затрат будет, как правило, соответствовать критерий минимума времени выполнения приема при соблюдении ограничений по допустимой скорости трудовых движений (темпу работы).

       В большинстве практических задач  нормирования труда критерий минимума суммарных затрат является единственным. Иногда он может дополняться социальными критериями. Однако в настоящее время многокритериальные задачи организации и нормирования труда представляют в основном теоретический

       интерес. Социальные характеристики трудовых процессов  должны учитываться прежде всего  в системе ограничений. Если значения целевой функции, соответствующей экономическому критерию, оказываются близкими, то выбор оптимального варианта должен осуществляться таким образом, чтобы социальные характеристики оказались в пределах возможного наиболее благоприятными для работников.

       Решение задач нормирования труда, исходя из приведенных ограничений и критерия оптимальности, позволяет установить нормы, соответствующие оптимальной  структуре трудовых и материальных ресурсов. В процессе реализации производственной программы система стимулирования должна быть 'направлена на максимизацию эффекта (результата) от использования установленного объема ресурсов. Этим обеспечивается взаимосвязь нормирования труда с другими звеньями системы управления производством.

       На  основе изложенного можно сформулировать следующие определения.

       Допустимыми являются такие варианты труда и  его организации, при которых  выполняются ограничения по необходимому производственному результату, санитарно-гигиеническим, психофизиологическим и социальным условиям труда работников, режимам технологического процесса и организационным характеристикам производства.

       Оптимальными  являются такие из допустимых вариантов  норм труда и его организации, при которых достигается минимум  суммарных затрат, необходимых для  получения заданного производственного результата.

       Данные  определения относятся ко всем видам  норм труда, в том числе к нормам санитарно-гигиенических условий  и тяжести труда. В связи с  этим целесообразно уточнить области  применения таких терминов, как "допустимые", "нормальные", "оптимальные", употребляемые в литературе для характеристики санитарно-гигиенических условий и тяжести труда.

       Допустимые  варианты условий и тяжести труда  характеризуют границы, в пределах которых возможно осуществление  трудового процесса без ущерба для здоровья работающих. Примерами являются предельно допустимые концентрации (ПДК) вредных веществ, максимально допустимые уровни шума, вибрации, запыленности и т. д.

       При улучшении условий труда по сравнению  с допустимыми нормами, как правило, растет индивидуальная производительность труда работников. Улучшение параметров трудовой среды связано обычно с увеличением затрат на выпускаемую продукцию. Поэтому оптимальными для данного конкретного участка производства следует считать такие из допустимых вариантов санитарно-гигиенических и эстетических условий труда и его тяжести, при которых достигается минимум суммарных затрат на заданную программу выпуска продукции.

       В отличие от понятия допустимых и  оптимальных условий (тяжести) труда, понятие нормальных условии (тяжести) труда не имеет конструктивного содержания. В связи с этим термин «нормальные» применительно к условиям труда целесообразно употреблять как синоним термина «допустимые». Таким образом, любая задача обоснования норм труда и определяющих их вариантов технологического и трудового процессов заключается в том, чтобы найти норму труда и вариант его организации, при которых соблюдается ограничения по:

       - необходимому производственному  результату 

       - допустимым условиям труда 

       - допустимым режимом технологического процесса

       - объемам имеющихся производственных  ресурсов, и достигается минимум  затрат на заданный объем выпуска  продукции.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2 ОПТИМИЗАЦИЯ ТРУДОВОГО ПРОЦЕССА 

       Изыскание путей повышения эффективности  интеллектуальной деятельности является неотложной задачей современной гигиены труда. В этом плане оптимизация трудового процесса всегда должна быть направлена, с одной стороны, на сохранение высокого уровня работоспособности человека, а с другой - на устранение хронического нервно-эмоционального напряжения.

       Одним из подходов в этом направлении является разработка рационального режима труда  и отдыха на основании анализа  работоспособности и психофизиологического  состояния организма работающего. Однако, если прекратив физическую работу, человек сразу же выключается из трудового процесса, то при умственной работе мозг склонен к инерции, к продолжению мыслительной деятельности в заданном направлении. Даже после окончания работы «рабочая доминанта» полностью не угасает, тем самым вызывая более длительное утомление и истощение ЦНС, чем физический труд. Не случайно А. И. Герцен считал, «что мысль нельзя сложить, как руки».

       Важным  средством поддержания высокой  работоспособности служит чередование  умственного труда с физическим. Мысль об активном отдыхе впервые была высказана И. М. Сеченовым (1903). На этом сеченовском феномене и основана производственная гимнастика. Наилучшие результаты дает включение легкой физической нагрузки в середине и после окончания умственной работы. Особенно это целесообразно для лиц умственного труда с недостаточной двигательной активностью.

       Основными условиями продуктивной умственной работы являются сформулированные в 1911 г. Н. Е. Введенским ряд следующих  положений:

       1) В работу нужно «входить» постепенно.

       2) Соблюдать определенный ритм работы, так как ритмичная работа способствует выработке навыков и замедляет развитие утомления.

       3) Необходимо придерживаться обычно  последовательности деятельности. Это предполагает регулярную, организованную  плановую работу.

       4) Установить правильное чередование труда и отдыха. При умственной работе отдых должен быть активным и сочетаться с физическими упражнениями.

       5) Высокая работоспособность сохраняется  при постепенной и систематической  деятельности, при которой укрепляется  навык.

       Лицам, профессии которых сопряжены с высокими нервно-психическими нагрузками (ИТР, операторы, руководители предприятий и т. д.), для предупреждения перенапряжения целесообразно в регламентированные перерывы выполнять приемы аутогенной тренировки. Данный метод самотренировки улучшает эмоциональное состояние и повышает психический статус человека путем развития навыков сознательного управления некоторыми физиологическими процессами в организме. Метод основан на сознательном применении комплекса взаимосвязанных процессов психической саморегуляции и несложных физических упражнений в сочетании с формулами словесного самовнушения. Основная цель метода аутогенной тренировки -- научить человека управлять своими эмоциями и тем самым сохранить на высоком уровне работоспособность, снять хроническое нервно-эмоциональное напряжение и, следовательно, предупредить развивающееся переутомление, которое может привести к патологии. В настоящее время этот метод получает все более широкое применение.

       Большая роль в деле оптимизации умственной деятельности принадлежит таким факторам, как создание благоприятного психологического климата на производстве, обстановки, способствующей творческой работе так и к индивидуальным методам:

       1) регулярный активный отдых;

       2) релаксация (занятия йогой, медитация, аутотренинг);

       3) тренинг навыков самоконтроля  поведения;

       4) планирование собственного времени;

       4) обеспечение достаточной продолжительности  сна;

       5) когнитивная терапия и др.

       В зарубежных организациях практикуются такие методы, как включение в  социальный пакет работника оплаты занятий в спортивном зале, бассейне. Некоторые из них стараются обеспечить доведение до сведения работников конкретных простых методик, помогающих повысить работоспособность. На уровне организации целесообразно применять следующие меры:

       *регулярный  мониторинг и формирование приемлемого  социально- психологического климата; 

       *оптимизация  организационной структуры (распределения  обязанностей, полномочий и ответственности), осуществляемая с учетом способностей  и возможностей конкретных сотрудников;

       *исключение (по возможности) ситуаций ролевого  конфликта; 

       *максимально  возможное информирование сотрудника  о том, что в компании поощряется, а что нет (например, кодекса  поведения сотрудника, ознакомление  работников с принципами системы поощрения / штрафов и т.п.), о предстоящих изменениях в организации и о том, как они отразятся конкретно на нем; o обогащение содержания обязанностей работников; o предоставление сотрудникам возможности почувствовать, что они могут влиять на ситуацию; o предоставление сотрудникам регулярной обратной связи о результатах их труда; o обучение менеджеров высшего и среднего звена управлению конфликтами, навыкам партнерского общения; o предоставление сотрудникам консультативной поддержки.

       В заключение следует подчеркнуть, что при оптимизации того или иного трудового процесса необходимо всегда учитывать специфику умственной деятельности, эргономику рабочего места. В ряде случаев это только режимные вопросы, в других - сочетание нескольких профилактических мероприятий. 

3 ОПТИМИЗАЦИЯ  ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА 

       Целью существования любого бизнеса является извлечение прибыли для его владельцев в течение достаточно продолжительного периода времени. Из этой прописной  истины следует, что владелец бизнеса  всегда стремится к увеличению объема выручки и снижению издержек.

       Повышать  же рентабельность бизнеса можно  двумя путями: либо увеличивая выручку, либо снижая затраты. Разумеется, между  двумя этими показатели есть определенная связь. Но в современных условиях, характеризующихся жесткой конкурентной борьбой за потребителя и перенасыщенностью рынка, бывает крайне затруднительно повышать оборот и цены на продукцию, поэтому одним из важнейших способов повышения эффективности бизнеса является снижение издержек.

       Одной из статей расходов, которую можно сокращать в определенных пределах, являются расходы на персонал. Они включают в себя не только фонд заработной платы и отчисления с ФОТ, но также:

       -расходы на социальный пакет и льготы для работников;

       -расходы на производственное обучение и переподготовку сотрудников;

       -расходы на подбор кандидатов и наем на работу;

       -расходы на обеспечение техники безопасности;

       -расходы  на стоимость содержания рабочих мест, включая стоимость спецодежды, освещения, отопления, уборки рабочих мест и т.д.;

       -прочие виды расходов на персонал, специфические для каждого предприятия.

       Поэтому, проводя оптимизацию численности  персонала, мы сокращаем не только ФОТ  и отчисления с него, но и все  остальные расходы, связанные с  персоналом, о чем следует помнить.

       Суть  оптимизации численности персонала  заключается в том, что необходимо свести количество персонала, работающего  на предприятии, к минимуму, при выполнении двух ограничений:

       ·  должно быть обеспечено гарантированное качественное выполнение заданной производственной программы;

       ·  затраты на персонал не должны превышать некоторую заранее определенную величину.

       Таким образом, когда говорят об оптимизации  численности персонала, в первую очередь подразумевают ее сокращение. На мой взгляд, более серьезный фактор увеличенной численности персонала — это изношенное оборудование и не самые современные технологии, благодаря чему требуется содержать большое количество ремонтного и обслуживающего персонала.

       Особенно  важно подчеркнуть, что сокращение численности персонала должно проходить как минимум без снижения эффективности производства, а еще лучше — если с увеличением. Как правило, это достигается внедрением новой техники и технологии на производстве, и оптимизацией деловых процессов в аппарате управления.

       Итак, когда мы определились, что оптимизация численности персонала в данной организации или на предприятии необходима, возникает логичный вопрос: как именно это лучше сделать?

       К проведению оптимизации численности  персонала компании следует относиться как к отдельному проекту, который необходимо спланировать, то есть определить состав работ, их последовательность, сроки выполнения и ответственных за исполнение каждой задачи.

       Прежде  всего, необходимо провести диагностику  текущего состояния дел в сфере  производительности труда и численности персонала. Надо систематизировать и проанализировать количество персонала в компании в разрезе подразделений, с учетом выполняемых подразделением функций и реальной загрузки (интенсивности и продолжительности работы). На основе выводов, полученных в ходе такого анализа, можно предложить ряд мер по оптимизации бизнес-процессов. Кроме этого, полезно задуматься о проведении модернизации оборудования и внедрении передовых производственных технологий. Все эти мероприятия позволят сразу выявить те рабочие места, которые подлежат сокращению за ненадобностью.

       Далее следует рассчитать оптимальную  численность персонала, потребную  для качественного выполнения производственной программы с учетом оптимизации  административных и производственных процессов. Определение оптимальной численности персонала производится с использованием той или иной методики нормирования численности. Сравнивая имеющуюся на сегодняшний день численность персонала с оптимальной, получаем то количество персонала в каждом подразделении, которое необходимо сократить. Однако речь может идти не только о сокращении, но и о перераспределении персонала по структурным единицам, если это обусловлено необходимостью усиления отдельных подразделений.

       После этого необходимо спланировать программу сокращений, в которой нужно ответить на два непростых и болезненных вопроса: «КОГО?» и «КАК?» необходимо сократить.

       Когда определены потенциальные кандидаты  на увольнение, требуется выбрать  методы, с помощью которых будет  проводиться сокращение штатов или численности. Существует два принципиально различных подхода к проведению сокращения численности, которые условно можно назвать «жестким» и «мягким».

       «Жесткий» подход — это классическое сокращение штатов: наступает некий кризис, принимается решение о сокращении издержек путем сокращения штатов, выявляются неэффективные рабочие места, сотрудников предупреждают за два месяца об увольнении, выплачивают положенные по ТК компенсации и увольняют. Таким образом, процедура сокращения происходит довольно быстро, и с относительно небольшими затратами (компенсации при увольнении). Однако недостатков у такого подхода больше, чем достоинств. Во-первых, в случае быстрых и жестких сокращений есть риск ошибки, которая выльется для предприятия в конфликты, как с увольняемым персоналом, так и профсоюзами. Во-вторых, в случае градообразующего предприятия возникновение массовой безработицы может вылиться в возрастание социальной напряженности в регионе, а это, в свою очередь, может отразиться и на отношениях с региональной администрацией. В-третьих, ухудшается моральный климат в оставшейся части коллектива — жесткие увольнения не добавляют сотрудникам лояльности. А это в конечном счете сказывается на снижении производительности труда.