Организационная документация

Содержание

Введение

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в  том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную  численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов  управления; установление режима работы и системы охраны; организацию  и оценку труда; порядок реорганизации  и ликвидации.

К основным организационно-правовым документам относятся учредительные  документы: устав или положение  об организации, учредительный договор. Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены  в Гражданском кодексе РФ.

Организационные документы  значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью  мы можем узнать значительную часть  информации о той или иной организации, фирме, предприятия.

Организационные документы  незаменимы, если мы хотим создать  хорошо работающее, отлаженное производство, это азы, можно сказать -  как  паспорт у человека - так и документы  у предприятия. Порядок ведения  делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной  архивной службой России.

Цель данной контрольной  работы:

- проанализировать определение  и состав организационной документации, претензий, исковых заявлений,  кассационных жалоб.

 Задача контрольной  работы составить трудовой договор  с секретарем. 

1 Организационная документация 

Организационные документы - правовые нормативные документы, которые устанавливают правила взаимоотношения обязанностей физических и юридических лиц, как по отношению друг другу, так и общества в целом.

К числу организационных  документов относятся учредительные  документы организации, штатное  расписание, правила внутреннего  распорядка, положение о структурных  подразделениях, должностные инструкции и некоторые другие документы. [1]

При наличии в организации  нескольких структурных подразделений  разрабатываются положения о  конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи, функции, права, обязанности  и ответственность.

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций  и предприятий занимают служебные  ОД, которые в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, таких экономических служб. Для  упрощения работы с ОД, ускорения  их составления и оформления проведена  унификация и стандартизация ОД по форме и по содержанию.

Деятельность любой организации  сопровождается составлением разных видов  документов. Всякое решение по управлению базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. И информация, и решение фиксируются  в документах.

Управленческая информация отражается в организационно-распорядительных документах, обеспечивающих организацию  процессов управления и управленческого  труда.

Состав реквизитов организационных  документов  можно разделить на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

Организационные документы  систематизированы по следующим  функциям:

-   Создание организации,  предприятия;

-   Реорганизация организации,  предприятия;

-   Ликвидация организации,  предприятия;

- Приватизация государственных  и муниципальных организаций,  предприятий;

-  Распорядительная деятельность  организации, предприятия;

- Организационно-нормативное  регулирование деятельности организации,  предприятия;

- Оперативно-информационное  регулирование деятельности организации,  предприятия.

Устав - это правовой акт, регулирующий деятельность организации, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сферы государственного управления или хозяйственной деятельности.

Общие уставы утверждаются органами государственной власти и  управления, а уставы общественной организации принимаются и утверждаются съездами. Уставы организаций утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами).

Текст устава разбивается  структурно на разделы:

1.Общие положения (определяются  цели и задачи создаваемой  орган);

2.Организационная структура  (состав структурного подразделения,  их функции и взаимосвязи);

3. Регламент организации  (формы и методы управления, права  и обязанности должностных лиц);

4. Финансово-материальная  база (определение размеров основных  и оборотных средств, источники,  порядок распоряжения средствами  и ценностями);

5. Отчетная и ревизионная  деятельность;

6. Порядок ликвидации  и ответственности по делам  организации. 

Устав оформляется на стандартном  листе бумаги с нанесением всех необходимых  реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации  устава, печати организации и регистрирующего  органа. [3]

          Положение - правовой акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, обязанности и организацию работы, системы органов государства, структурного подразделения или регламентирующей деятельность должностных лиц.

       В разделе  «Функции» перечисляются действия  или виды работ, которые должна  выполнять организация для решения  поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в  лице ее руководителя. Право – это  юридически узаконенная возможность  запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются  в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относится право на издание  распорядительных и нормативных  документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в  вышестоящих и иных органах; право  запрашивать информацию и др.

К обязанностям относятся  действия, которые организация должна выполнять для реализации своих  функций.

В разделе «Руководство»  устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких  принципах, а также назначается  и освобождается от должности  руководитель, а также определяется сфера его компетенции.

В разделе «Взаимоотношения»  устанавливается круг организаций  и должностных лиц, с которыми учреждение осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной  деятельности, определяет их периодичность  или сроки, порядок представления  итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.

Положение об организации  оформляется на общем бланке. Обязательными  реквизитами Положения об организации  являются наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место  составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

          Инструкция - правовой акт, издаваемый  органами государственного управления (или утверждаемый его руководителем), в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические,  финансовые и другие стороны  деятельности субъектов хозяйствования, должностных лиц и граждан.

Издается также инструкция в целях разрешения и определения  порядка применения законодательных  актов.

Текст инструкции носит организующий характер, поэтому в ней рекомендуется  выполнять четкие формулировки с  распорядительными словами.

Текст излагается от 3-го лица в безличной форме. Инструкция выполняется  на общем бланке, утверждается специальным  распорядительным актом или непосредственно  руководителем. Она может являться приложением к распорядительному  документу.

Особое место занимают должностные инструкции, являющиеся нормативным документом, в котором  определены функции, права и обязанности  должностных лиц организации.

Должностную инструкцию и  трудовой контракт используют при разрешении конфликтных ситуаций между руководством организации и сотрудником,  работодателем  и работником.

Разработка должностной  инструкции вменяется в обязанность  руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается  с юрисконсультом.

Текст инструкции делится  на разделы:

Общие положения;

Должностные обязанности;

Права;

Ответственность;

Взаимоотношения (связи по должности).

Раздел «Общие положения» устанавливает наименование должности  и обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется  работник; порядок назначения на должность  и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется  работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень  образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, выполняемые  работником.

Раздел «Права» определяет полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы  в рамках предоставленной ему  компетенции; обращаться с предложениями  к руководителю; представительствовать  от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать  в совещаниях; запрашивать необходимую  для работы информацию; требовать  выполнения определенных действий от других работников и др.

В разделе «Ответственность»  устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности  работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие  качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника  определяется в соответствии с действующим  законодательством и может быть дисциплинарной, административной или  уголовной.

В разделе «Взаимоотношения»  указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывается проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.

Проект инструкции визируется составителем, юрисконсультом, отделом  труда и зарплаты.

Утверждается инструкция специальным распорядительным актом  или непосредственно руководителем (руководителями структурных подразделений).

Правила - нормативный документ, в котором излагаются основные требования, предъявляемые к сотрудникам  субъектов хозяйствования или к  выполнению определенного рода работ.

Правила касаются разных вопросов и утверждаются руководителем учреждения. [1]

Текст правил может содержать следующие разделы:

Общие положения;

Порядок приема, перевода и  увольнения работников;

Основные обязанности  работников;

Основные обязанности  нанимателя;

Рабочее время и его  использование;

Поощрение за успехи в работе;

Взыскание за нарушение трудовой дисциплины;

Внутри объектный режим.

Для работников важно знать  правила внутреннего распорядка организации.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и  администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобьектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Эти документы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обслуживания на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором предприятия.

Штатное расписание – документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом.

Штатное расписание составляется каждый год и утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации  или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации  или уполномоченным им лицом. Штатное  расписание подготавливается по унифицированной  форме. Штатное расписание содержит перечень структурного подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. 

Штатное расписание оформляется  на стандартных листах бумаги формата  А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое  подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный  бухгалтер, юрисконсульт, заместители  руководителя организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным кладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы.

Штатное расписание подписывается  руководителем подразделения, ответственного за его подготовку, или заместителем руководителя организации, утверждается руководителем организации с  проставлением печати организации  на грифе утверждения. [1]

2  Претензии, исковые  заявления, кассационные жалобы

Претензией оформляют  обоснование требований одной организации  к другой, которые касаются нарушения  договорных обязательств. Согласно действующему законодательству письменные претензии  — средство досудебного урегулирования разногласий на добровольных основах. Письменные претензии не являются обязательной стадией, предшествующей подаче иска в  хозяйственный суд. [2]

Следует иметь в виду, что порядок досудебного урегулирован хозяйственных споров не распространяется на споры о признании договоров  недействительными, споры о признании  недействительными актов государственных  и других органов, предприятий и  организаций, не отвечающих законодательству и нарушающих права и охраняемые законом интересы предприятий и  организаций, споры о взыскании  задолженности по опротестованным  векселям, споры о взыскании штрафов  Национальным банком Украины с банков и других финансово-кредитных учреждений, а также на споры об обращении взыскания на заложенное имущество.

Претензии (иначе — рекламации) могут быть представлены относительно количества и качества продукции, расчетов просрочки в поставке товаров, порчи  и утраты грузов и других нарушений  договорных условий.

Претензии могут быть поданы в определенные сторонами сроки. Например, претензии по количеству и качеству товаров покупатель (получатель) может подать отправителю не позднее  чем через 10 дней после составления  коммерческого акта. В свою очередь, поставщик товара, получив претензионное  письмо, может рассмотреть его  и сообщить покупателю о согласии удовлетворить претензию или об отказе с указанием мотивов.

Претензии к транспортным организациям о возмещении убытков  за утрату, недостачу или повреждение (порчу) груза подают на протяжении шести месяцев. Упомянутый срок исчисляется  за порчу или частичную утрату груза со дня составления претензии, а по претензии относительно полной утраты груза — по истечении 30 суток со дня окончания срока поставки.

Днем предоставления претензии  считается день сдачи ее на почту, который определяется по почтовому  штемпелю, или день вручения заявления  поставщику, который устанавливается  по дате расписки.

Претензии и приложенные  к ним документы составляют, как  правило, в трех экземплярах: первый предназначен поставщику, второй остается у заявителя, а третий прилагается  к исковому заявлению, если дело передается в хозяйственный суд. [2]

По форме претензии  составляют согласно единым требованиям, которые предъявляются к письмам, однако содержание претензий изменяется в зависимости от вида претензии. Например, в связи с недостачей товаров (продукции) претензия содержит:

сообщение о прибытии товара с указанием станции или порта  отправления и станции или  порта назначения, даты прибытия, наименования парохода или номера вагона, номера договора, согласи которому прибывает партия продукции;

наименование полученного  груза и документацию на него (номер  и дату счета, платежного требования);

данные о состоянии  прибывшего товара (качество и количество, наименование недополученных ценностей  в количественном и денежном выражении);

предлог или основание  для подачи претензии, т. е. где, когда  ^и при каких обстоятельствах выявлена недостача ценностей, кем и как оформлена;

- возможные причины недостачи  товаров;

- конкретные требования  потерпевшей стороны;

- порядок и сроки выполнения  требований, если сроки не определены  специальным нормативным актом;

- банковские реквизиты  заявителя;

- перечень приложений  с указанием количества листов.

Претензия должна быть подтверждена документами, которые имеют полную доказательную силу для обеих  сторон. К претензии по недостаче  товаров прилагаются коммерческий акт, удостоверяющий недостачу, транспортные документы (накладные, квитанции о  перевозке грузов и т. п.), расчет суммы недостачи и другие документы, которые подтверждают правомерность  подаваемой претензии.

Документы, подтверждающие требования заявителя, прилагаются  в оригиналах или надлежащим образом  заверенных копиях. Документы, имеющиеся  у другой стороны, могут не прилагаться  к претензии с указанием об этом в претензии.

К претензии об уплате денежных средств может прилагаться платежное  требование-поручение на сумму претензии.

К рекламациям на качество товаров необходимо прилагать акт  государственной экспертизы о недоброкачественности  товара, расчет суммы уценки и штрафа с указанием количества и стоимости  забракованного товара, транспортные накладные, коммерческие акты и другие документы, обосновывающие требование.

При ответе на рекламацию возможны такие варианты:

• если решение еще не принято — сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;
• если претензия удовлетворяется полностью или частично — отмечаются срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате отмечаются признанная сумма, номер и дата платежного поручения.

Если претензия отклоняется  полностью или частично, указываются  мотивы отказа с соответствующей  ссылкой на нормативные акты и  другие обосновывающие документы.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом  или по факсу — при удовлетворении претензии, заказным письмом с приложением  всех документов — при отказе в  удовлетворении претензии.

2.1 Исковое заявление 

Если претензия не может  быть урегулирована сторонами на добровольных основах, то дело передается в суд. В этих случаях главным  документом является исковое заявление, которое передается в суд с  просьбой о взыскании с ответчика  в принудительном порядке претензионных  сумм или имущества.

Исковое заявление подается в суд в письменной форме.

Для предъявления иска нужны  обосновывающие документы (договоры, акты, транспортные документы, разнарядки, расчеты, свои письма и письма-ответы, телеграммы и т. п.). Копии исковых документов истец должен отправить ответчику, а почтовая квитанция как доказательство отправления этих документов по почте  прилагается к исковому заявлению. В суд истец предоставляет документы, которые подтверждают факт принятия им мер по урегулированию разногласий на добровольных основах. Исковое заявление должно содержать:

1. наименование хозяйственного суда, в который подается заявление;
2. наименования сторон; их почтовые адреса; наименования и номера счетов сторон в банковских учреждениях;
3. документы, подтверждающие за гражданином статус субъекта предпринимательской деятельности;
4. указание цены иска, если иск подлежит денежной оценке; суммы договора (по спорам, возникающим при заключении, изменении и расторжении хозяйственных договоров);
5. содержание исковых требований; если иск предъявлен к нескольким ответчикам, — содержание исковых требований в отношении каждого из них;
6. изложение обстоятельств, на которых базируются исковые требования; указание доказательств, подтверждающих иск; обоснованный расчет сумм, которые взыскиваются или оспариваются; законодательство, на основании которого подается иск;
7. сведения о принятии мер досудебного урегулирования спора, если таковые проводились;
8. перечень документов и других доказательств, прилагаемых к заявлению.

В исковом заявлении могут  быть указаны и другие сведения, если они необходимы для правильного  решения спора. [3]

2.2 Кассационная жалоба 

Кассационное производство — урегулированная законом деятельность по обжалованию и опротестованию не вступивших в законную силу судебных решений (приговоров, определении, постановлении), рассмотрению судом второй инстанции уголовных дел по кассационным жалобам и протестам и решению им вопроса о законности и обоснованности обжалованного или опротестованного приговора, определения суда или постановления судьи. [6]

Жалобы на не вступивший в законную силу приговор подаются лицами, интересы которых связаны  с решениями, принимаемыми в приговоре  — осужденным, оправданным, потерпевшим, гражданским истцом, гражданским ответчиком и, соответственно, защитниками, представителями этих лиц, и именуется кассационной жалобой, а протест прокурора — кассационным протестом.

Наличие кассационной жалобы, кассационного протеста — необходимое  условие для рассмотрения дела в  кассационном порядке. Подача кассационной жалобы, протеста в установленный законом срок и надлежащему судебному органу обязывает суд второй инстанции рассмотреть дело независимо от того, правильными ли представляются доводы жалобы или протеста.

Принесение кассационной жалобы приводит в действие правовой механизм защиты прав граждан, права, законные интересы которых связаны с принятыми в приговоре решениями, обязывая суд второй инстанции установить, правосуден ли приговор, дать мотивированный ответ на каждый довод жалобы, принять меры к устранению нарушений прав и охраняемых законом интересов названных лиц, обеспечению законности и обоснованности обжалованного решения.

К кассационной жалобе предъявляются требования: подачи ее лицом, пользующимся правом на кассационное обжалование; в надлежащий вышестоящий суд; через суд, постановивший приговор или непосредственно в суд второй инстанции; в установленный законом срок. Поданная с соблюдением таких требований кассационная жалоба (как и кассационный протест) обязывает суд кассационной инстанции рассмотреть дело.

Этот суд должен учесть, проанализировать каждый довод кассационной жалобы, протеста. Принесение кассационной жалобы (и кассационного протеста) приостанавливает приведение приговора  в исполнение и при том —  во всех его частях. Обусловлено  это требование закона необходимостью проверять каждый приговор в полном объеме (в ревизионном порядке), что  может повлечь его отмену или  изменение и в той части, в  которой приговор не обжалован (или  не опротестован). [6]