Организационная структура. 4

       Глава 1.

       1.1 Общая характеристика организационных структур

       Организационную структуру менеджмента можно  определить как совокупность управленческих органов, между которыми существует система взаимосвязей, обеспечивающих выполнение необходимых функций  управления для достижения целей предприятия (организации).

       Исходными данными и обязательными условиями  при формировании организационной  структуры управления служат:

       1) цели и задачи организации;

       2) производственные и управленческие  функции организации;

       3) факторы внутренней среды (внутренние переменные);

       4) факторы внешней среды.

       Основными элементами организационной структуры  предприятия являются его подразделения (отделы), уровни управления и связи  между ними. Все элементы взаимосвязаны  между собой. При этом различают горизонтальные и вертикальные связи. Учитывая, что подразделения или отделы представляют функциональные области (функциональные зоны), структура организации может быть определена как совокупность функциональных областей и уровней управления, а также связей между ними.

       В процессе хозяйственной деятельности организационные структуры предприятия  объединяют его человеческие и материальные ресурсы. При этом структуры имеют  общее свойство: они формируются  для достижения целей, которые, в  свою очередь, всегда определяют структуру организации.

       В силу этого каждая управленческая структура  индивидуальна и обладает своими специфическими особенностями, которые  значительной степени влияют на поведение  и эффективность деятельности людей  в организации. При изменении  цели или появлении признаков нарушения функционирования предприятия первой подвергается реорганизации именно организационно структура менеджмента.

       В организационную структуру включают такие понятия, разделение работ (по функциональным признакам и уровням  управления), соотношение ответственности и полномочий, делегирование полномочий, централизация и децентрализация управления, ответственность и контроль, нормы управляемости и другие понятия, определяющие ее содержательную сторону. В общем случае содержание организационной структуры определяется целями, которым она служит, и какие управленческие процессы она призвана обеспечивать в конкретной организации.

       В то же время все виды организационных  структур имеют общие характеристики, определяющие их назначение и отличительные свойства (признаки) по отношению к другим элементам (категориям, понятиям), связанным с организацией эффективного управления предприятием.

       Общие характеристики организационной структуры  могут быть сформулированы следующим  образом:

       1. Структура организации обеспечивает координацию всех функций менеджмента при осуществлении любой хозяйственной деятельности предприятия, связанной с достижением его целей.

       2. Структура организации определяет  права и обязанности на всех  управленческих уровнях посредством определения (делегирования) полномочий и установления ответственности руководителей всех рангов.

       3. Структура, принятая в конкретной  организации, определяет поведение  ее сотрудников (стиль менеджмента,  организационная культура и эффективность  труда сотрудников).

       4. Организационная структура определяет  эффективность деятельности предприятия,  его выживание и процветание,  определяемые как его успех.

       Приведенные характеристики отражают назначение и  способность организационных структур влиять на достижение ожидаемых результатов предприятия, определяемых его целями. Кроме того, существуют внутренние свойства структуры, которые определяют условия рационального использования конкретных видов структур с учетом различных ситуационных факторов (внешних и внутренних), имеющих место в конкретной организации.

       1.2 Виды и классификация организационных структур менеджмента.

       Организационные структуры имеют большое разнообразие видов и форм. В рамках настоящей  главы рассматриваются два наиболее общих подхода к классификации структур.

       Первый  подход предусматривает разделение организационных структур на формальные и неформальные структуры.

       Формальная  структура - это структура, выбранная и установленная менеджерами высшего уровня путем соответствующих организационных мероприятий, приказов, распределения полномочий, правовых норм и т.д.

       Формальная  структура определяется (проектируется) в процессе организации хозяйственной  деятельности предприятия с учетом организации и координации конкретных работ по решению производственных и социальных задач, направленных на достижение его целей.

       Неформальная  структура возникает на основе взаимоотношений  членов коллектива, единства или противоречия их взглядов, интересов, личных целей  и целей предприятия, подразделения  и т.д. Неформальная структура отражает межличностные отношения в рамках формальной структуры.

       Второй  подход связан с разделением организационных  структур на механистические и органические структуры. В основе такого деления  лежит соотношение внутренних компонентов  организационной структуры, определяющее сущность ее построения. Основными внутренними компонентами (свойствами) организационных структур являются: сложность, формализация и степень централизации (децентрализации) управления предприятием, корпорацией.

       Сложность структуры означает степень дифференциации (то есть разделения) видов управленческой деятельности, в том числе функций управления (разделение по горизонтали и вертикали). Чем выше степень дифференциации, тем сложнее структура.

       Формализация  структуры определяется степенью унификации (однотипности) управленческих правил и процедур. Чем больше, установленных правил и процедур, тем сложнее структура.

       Степень централизации (децентрализации) управления предприятием зависит от того, на каких  уровнях менеджмента принимаются  конкретные решения. Чем больше ответственных решений принимается на подчиненных уровнях управленческой иерархии, тем более децентрализована структура управления и, наоборот, чем меньше решений принимается на нижних уровнях управления, тем более централизована структура.

       В зависимости от степени выраженности указанных выше компонентов (сложности, формализации и централизации) структуры  менеджмента делятся на две группы: механистические и органические (адаптивные) структуры.

       Механистическая структура является жесткой иерархией (пирамидой) управления. Органическая структура в отличие от нее является гибкой, адаптивной формой управления. Для нее характерно небольшое число управленческих уровней, правил и инструкций, большая самостоятельность в принятии решений на низовых уровнях.

       Глава 2.

       2.1 Функциональные организационные структуры управленческой деятельности.

       Организационная структура управления представляет собой внутреннее строение любой  производственно-хозяйственной системы, то есть способ организации элементов в систему, совокупность устойчивых связей и отношений между ними.

       Иерархические (бюрократические) структуры управления являются первыми систематически разработанными моделями организационных структур и остаются пока основными и доминирующими  формами. Бюрократическая организационная структура характеризуется высокой степенью разделения труда, развитой иерархией управления, цепью команд, наличием многочисленных правил и норм поведения персонала, подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам. Бюрократию часто называют классической или традиционной организационной структурой. Большинство современных организаций представляют собой варианты иерархических структур. Причина столь длительного и широкомасштабного использования бюрократической структуры состоит в том, что ее характеристики еще достаточно хорошо подходят для большинства промышленных фирм, организаций сферы услуг и всех видов государственных учреждений. Объективность принимаемых решений позволяет эффективно управляемой бюрократии адаптироваться к происходящим изменениям. Продвижение сотрудников на основе их компетентности позволяет обеспечивать постоянный приток в такую организацию высококвалифицированных и талантливых технических специалистов и административных работников.

       Иерархические структуры управления имеют много разновидностей. При их формировании главное внимание уделялось разделению труда на отдельные функции. К иерархическим относятся линейные и функциональные организационные структуры управления.

       Рассмотрим  более подробно функциональные структуры.

       Для функциональной структуры управления характерно создание структурных подразделений, каждое из которых имеет свою четко  определенную, конкретную задачу и  обязанности. Следовательно, в условиях данной структуры каждый орган управления, а также исполнитель специализирован на выполнении отдельных видов управленческой деятельности (функций). Создается аппарат специалистов, отвечающих только за определенный участок работы.

       В основе функциональной структуры управления лежит принцип полного распорядительства: выполнение указаний функционального органа в пределах его компетенции обязательно для подразделений. Функциональное управление осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления.

       Идея  функциональных структур состоит в  том, что выполнение отдельных функций  по конкретным вопросам возлагается  на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов деятельности.

       В организации, как правило, специалисты  одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы), например, отдел маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия и т.д. Таким  образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня, по функциональному критерию. Отсюда и название - функциональная структура управления.

       Функциональное  управление существует наряду с линейным, что создает двойное подчинение для исполнителей.

       Как видно из рис. 1.1., вместо универсальных  менеджеров (при линейной структуре  управления), которые должны разбираться  и выполнять все функции управления, появляется штат специалистов, имеющих  высокую компетенцию в своей  области и отвечающих за определенное направление (например, планирование и прогнозирование). Такая функциональная специализация аппарата управления значительно повышает результативность деятельности организации.

       Функциональная  структура управления имеет свои преимущества и недостатки  

       Преимущества и недостатки функциональной структуры управления

       Преимущества        Недостатки
1.высокая  компетентность специалистов, отвечающих  за осуществление конкретных  функций 1.чрезмерная  заинтересованность в реализации  целей и задач «своих» подразделений
2.освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов 2.трудности  в поддержании постоянных взаимосвязей  между различными функциональными  службами
3.стандартизация, формализация и программирование  процессов и явлений 3.появление  тенденций чрезмерной централизации
4.исключение  дублирования и параллелизма  в выполнении управленческих  функций 4. длительная  процедура принятия решений
5.уменьшение  потребности в специалистах широкого  профиля 5.относительно  застывшая организационная форма,  с трудом реагирующая на изменения

       В наиболее универсальной форме принцип  функциональной специализации, не вступая  в противоречие с принципом единоначалия, реализуется в линейно-функциональных структурах. Их наиболее существенная характеристика состоит в том, что общее распорядительство ресурсами и целеполагание входят в полномочия линейных руководителей, а управление процессами достижения поставленных целей в рамках выделенных ресурсов и некоторых других ограничений возлагается на руководителей функциональных служб и подразделений.

       2.2 Сфера применения функциональных структур управления.

       Функциональная  структура применяется компаниями, которые строят свои конкурентные преимущества на технологическом превосходстве  в большей степени, чем на возможности  раньше других удовлетворять потребности рынков. Она эффективна до тех пор, пока высшее руководство в состоянии осуществлять межфункциональную координацию и контроль над выполнением ключевых видов деятельности организации.

       Функциональную  структуру управления обычно применяют организации с относительно ограниченной номенклатурой продукции, стабильным спросом, относительной низким уровнем конкуренции и неизменной технологией. Например, это могут быть сырьевые отрасли, предприятия металлургической и резинотехнической промышленности.

       Как правило, подразделения таких компаний тесно связаны между собой  и вносят значительный вклад в  производство конечной продукции. Соответственно, предоставление им дивизиональной автономии  может подорвать слаженность  производственного процесса. В организациях, применяющих функциональную структуру управления, процесс труда является относительно простым либо может быть разделен на ряд простых операций, поддающихся стандартизации. Так, конвейерная сборка предполагает разделение производственного процесса на ряд простых операций, выполнение которых не требует высокой квалификации.

       Функциональная  структура управления применяется  также фирмами, занятыми массовым производством. Номенклатура производства подобных фирм ограничена, внешняя среда стабильна, операционная деятельность выполняется в основном рабочими, не обладающими высокой квалификацией. Операционная деятельность стабильна и однообразна и хорошо поддается стандартизации.

       Другая  сфера применения функциональных структур – это небольшие компании с простым производственным процессом. Примером являются мебельные и швейные фабрики.

       Простота  и однообразие операционной деятельности позволяют использовать функциональную структуру  многим фирмам из сферы услуг, в частности, страховым и телефонным компаниям, гостиницам. Такую структуру применяют пожарные команды, спасательные службы, авиационные компании. Деятельность персонала подобных организаций жестко регламентируется инструкциями.

       Тем не менее, функциональные структуры, четко  работающие в стабильных ситуациях, оказываются слишком неповоротливыми в условиях динамичной внешней среды, характеризующейся быстрой сменой потребительских предпочтений, быстрыми технологическими изменениями, широкой номенклатурой продукции, а также для компаний, оперирующих на рынках многих стран.

       В современных условиях наиболее распространенный тип структуры организации - линейно-функциональный.

       Основу  линейно-функциональных структур составляет "шахтный" принцип построения и специализация управленческого  процесса по функциональным подсистемам организации.

       Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они  наиболее эффективны там, где аппарат  управления выполняет рутинные, часто  повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции. Достоинство такого типа управления проявляются в управлении организациями с большим объемом выполняемых работ, что обеспечивает стабильную деятельность, по отлаженному принципу. При такой организации управления производством предприятие может успешно функционировать лишь тогда, когда изменения по всем структурным подразделениям происходит равномерно.

       2.3 Принципы формирования функциональных структур.

       Структуры управления на многих современных предприятиях были построены в соответствии с  принципами управления, сформулированными еще в начале ХХ века. Наиболее полную формулировку этих принципов дал немецкий социолог Макс Вебер (концепция рациональной бюрократии).

       Согласно  Веберу, бюрократическая структура (к которой относится и функциональная) превосходит любую другую форму по точности, стабильности, дисциплине и надежности. Это дает возможность руководителям организации с высокой степенью точности предсказывать результаты управленческих действий и реакции на эти результаты. Бюрократия отличается от других организаций тем, что она "делает машину немеханическими способами производства".

       Принципы  эти состоят в следующем:

    - принцип иерархичности уровней управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

    - вытекающий из него принцип соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии;

    - принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям; принцип формализации и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность выполнения работниками своих обязанностей и скоординированность различных задач;

    - вытекающий из него принцип обезличенности выполнения работниками своих функций;

    - принцип квалификационного отбора, в соответствии с которым, найм и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями;

       К современной структуре управления предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента  значение. Главные из этих требований к организационной структуре  могут быть сформулированы следующим образом:

       1. Оптимальность. Структура управления  признается оптимальной, если  между звеньями и ступенями  управления на всех уровнях  устанавливаются рациональные связи  при наименьшем числе уровней  управления.  

       2. Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.

       3. Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.

       4. Экономичность. Задача состоит  в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом.

       5. Гибкость. Способность изменяться  в соответствии с изменениями  внешней среды.  6. Устойчивость структуры управления. Неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов.

       Совершенство  организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько  при ее построении соблюдались принципы построения:

       1) Целесообразное число звеньев  управления и максимальное сокращение  времени прохождения информации  от высшего руководителя до  непосредственного исполнителя;

       2) Четкое обособление составных  частей организационной структуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.);

       3) Обеспечение способности к быстрой  реакции на изменения в управляемой  системе;  

       4) Предоставление полномочий на  решение вопросов тому подразделению,  которое располагает наибольшей  информацией по данному вопросу;

       5) Приспособление отдельных подразделений  аппарата управления ко всей  системе управления организацией  в целом и к внешней среде в частности.