Организационная структура аппарата управления. 2

Организационная структура аппарата управления - форма  разделения труда по

управлению производством. Каждое подразделение и должность  создаются для

выполнения определенного  набора функций управления или работ. Для выполнения

функций подразделения  их должностные лица наделяются определенными  правами на

распоряжения ресурсами  и несут ответственность за выполнение закрепленных за

ним функций.

Схема организационной  структуры управления отражает статическое  положение

подразделений и  должностей и характер связи между  ними.

Различают связи:

-         линейные (административное подчинение);

-         функциональные (по сфере деятельности  без прямого административного

подчинения);

-         межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного

и того же уровня).

В зависимости  от характера связей выделяются несколько  основных типов

организационных структур управления:

-         линейная;

-         функциональная;

-         линейно-функциональная;

-         матричная;

-         дивизиональная;

-         множественная.

В линейной структуре управления каждый руководитель обеспечивает

руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности.

Она основывается на принципе единства распределения  поручений, согласно

которому право  отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция.

Соблюдение этого  принципа должно обеспечивать единство управления. Такая

организационная структура образуется в результате построения аппарата

управления из взаимоподчинённых органов в  виде иерархической лестницы, т.е.

каждый подчинённый  имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько

подчинённых. Два  руководителя не могут непосредственно  связываться друг с

другом, они должны это сделать через ближайшую  вышестоящую инстанцию. Такую

структуру часто  называют однолинейной.

Преимуществами  такой структуры можно назвать:

-         Простое построение

-         Однозначное ограничение задач,  компетенции, ответственности

-         Жесткое руководство органами  управления

-         Оперативность и точность управленческих  решений

Недостатки:

-         Затруднительные связи между  инстанциями

-         Концентрация власти в управляющей  верхушке

-         Сильная загрузка средних уровней  управления

Линейная структура  управления используется мелкими и  средними фирмами,

осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных

связей между  предприятиями.

     Функциональная организационная структура реализует тесную связь

административного управления с осуществлением функционального  управления

(Приложение, рис. 1)

Основана на создании подразделений для выполнения определённых функций на

всех уровнях  управления. К таким функциям относят  исследования, производство,

сбыт, маркетинг  и т.д. Здесь с помощью директивного руководства могут быть

соединены иерархически нижние звенья управления с различными более высокими

звеньями управления. Передача поручений, указаний и сообщений  осуществляется

в зависимости  от вида поставленной задачи.

Такую организационную  структуру называют многолинейной.

Функциональная  структура управления производством  нацелена на выполнение

постоянно повторяющихся  рутинных задач, не требующих оперативного принятия

решений. Функциональные службы обычно имеют в своём составе  специалистов

высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач

конкретные виды деятельности.

К преимуществам  такой структуры можно отнести:

-         Сокращение звеньев согласования

-         Уменьшение дублирования работ

-         Укрепление вертикальных связей  и усиление контроля за деятельностью

нижестоящих уровней

-         Высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение

конкретных функций

К недостаткам:

-         Неоднозначное распределение ответственности

-         Затруднённая коммуникация

-         Длительная процедура принятия  решений

-         Возникновение конфликтов из-за  несогласия с директивами, так  как

каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место.

В этой структуре  нарушен принцип единоначалия и  затруднена кооперация.

     Линейно-функциональная структура - ступенчатая иерархическая

(Приложение, рис. 2). При ней линейные руководители  являются единоначальниками,

а им оказывают  помощь функциональные органы. Линейные руководители низших

ступеней административно  не подчинены функциональным руководителям  высших

ступеней управления.

Основу линейно-функциональной структуры составляет "шахтный" принцип

построения и  специализация управленческого  персонала по функциональным

подсистемам организации.

По каждой подсистеме формируются "иерархия" служб ("шахта"), пронизывающая

всю организацию  сверху донизу. Результаты работы любой  службы аппарата

управления оцениваются  показателями, характеризующими реализацию ими своих

целей и задач.

Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления

показал, что они  наиболее эффективны там, где аппарату управления приходится

выполнять множество  рутинных, часто повторяющихся процедур и операций при

сравнительной стабильности управленческих задач и функций: посредством

жесткой системы  связей обеспечивается четкая работа каждой подсистемы и

организации в  целом. В то же время выявились  и существенные недостатки, среди

которых в первую очередь отмечают следующие: невосприимчивость  к изменениям,

особенно под  воздействием научно-технического и  технологического прогресса;

закостенелость  системы отношений между звеньями и работниками аппарата

управления, обязанными строго следовать правилам и процедурам; медленную

передачу и переработку  информации из-за множества согласований (как по

вертикали, так  и по горизонтали); замедление прогресса  управленческих

решений.

Иногда такую  систему называют штабной, так как  функциональные руководители

соответствующего  уровня составляют штаб линейного руководителя.

     Дивизиональная (филиальная структура) (Приложение, рис.3.).

Дивизионы (филиалы) выделяются или по области деятельности или географически.

Ключевыми фигурами в управлении организациями с  дивизиональной структурой

становятся не руководители функциональных подсистем, а управляющие

производственными отделениями. Структурирование организации  по отделениям

производится, как  правило, по одному из трех критериев: по видам выпускаемой

продукции или  предоставляемых услуг (продуктовая  специализация), по

ориентации на те или иные группы потребителей (потребительская

специализация), по обслуживаемым территориям (территориальная  или

региональная специализация). Такой подход обеспечивает более  тесную связь с

потребителями и  рынком, существенно ускоряя реакцию  организации на изменения,

происходящие во внешней среде.

Мировая практика показала: с введением дивизиональных принципов структура

управления организацией (и входящими в нее отделениями) в основе своей

остается линейно-функциональной, но одновременно усиливается ее

иерархичность, то есть управленческая вертикаль. В результате существенно

уменьшается нагрузка на верхний эшелон управления, который  сосредоточивается

на стратегическом менеджменте организации в целом. В то же время отделения,

обретающие оперативно-хозяйственную  самостоятельность, начинают работать как

"центры прибыли", активно использующие предоставленную  им свободу для

повышения эффективности  своей деятельности.

И все же в целом  структура управления оказывается  усложненной, прежде всего

за счет промежуточных (средних) уровней менеджмента, созданных  для

координации работы различных отделений. Дублирование функций управления на

разных уровнях  в конечном счете вело к росту  затрат на содержание

управленческого аппарата.

     Матричная структура (Приложение, рис. 4, 5) характерна тем, что

исполнитель может  иметь двух и более руководителей (один - линейный, другой -

руководитель программы  или направления).

Может быть охарактеризована как "решетчатая" организация, построенная  на

основе принципа двойного подчинения исполнителей: с  одной стороны,

непосредственному руководителю функционального подразделения, которое

предоставляет персонал и другие ресурсы руководителю проекта (или целевой

программы), с другой, - руководителю временной группы, который  наделен

необходимыми полномочиями и несет ответственность за сроки, качество и

ресурсы. При такой  организации руководитель проекта  взаимодействует с двумя

группами подчиненных: с членами проектной группы и  с другими работниками

функциональных  подразделений, подчиняющимися ему  временно и по ограниченному

кругу вопросов (причем сохраняется их подчинение непосредственным

руководителям подразделений - отделов, служб).

Переход к матричным  структурам охватывает не всю организацию, а лишь ее

часть, причем успех  здесь в значительной мере зависит  от того, в какой

степени руководители проектов обладают профессиональными  качествами

менеджеров и  способны выступить в проектной  группе в роли лидеров. Масштабы

применения матричных  структур в организациях довольно значительны, что

говорит об их эффективности, хотя система двойного ( а в ряде случаев даже

множественного) подчинения вызывает немало проблем с управлением  персоналом и

его эффективным  использованием.

Такая схема давно  применялась в управлении НИОКР, а сейчас широко применяется

в фирмах, ведущих  работу по многим направлениям. Она  все более вытесняет из

применения линейно-функциональную.

     Множественная структура объединяет различные структуры на разных

ступенях управления. Например, филиальная структура управления может

применяться для  всей фирмы, а в филиалах - линейно-функциональная или

матричная.

Сравнение структур управления 

Анализ достоинств и недостатков структур управления позволяет найти критерии

их оптимального использования.

     Линейно-функциональная система обеспечивает, начиная со второго уровня

иерархии, деление  задачи управления "по функциям". Штабы могут создаваться в

центральных и  других органах управления, образовывая  штабную иерархию.

Эта структура  управления характеризуется:

-         высокой централизацией стратегических  решений и децентрализацией

оперативных;

-         организацией директивных связей  по однолинейному принципу,

-         преобладающим применением инструментов  координации с технической

поддержкой.

По идее штабы  должны давать консультации и участвовать  в подготовке решений,

но не давать конкретных директив. Однако вследствие своей  профессиональной

компетентности  их сотрудники часто оказывают сильное  неформальное влияние на

линейных руководителей. Если же они выполняют только рекомендательную

функцию, то возникает  риск, что их работа слабо влияет на ход

производственных  процессов.

Структура имеет  следующие преимущества:

-         обеспечивает высокую профессиональную  специализацию сотрудников,

-         позволяет точно определить места  принятия решений и необходимые

ресурсы (кадровые),

-         способствует стандартизации, формализации  и программированию

процессов управления.

Недостатки:

-         образование специфических для  функциональных подразделений целей

затрудняет горизонтальное согласование,

-         структура жестка и с трудом  реагирует на изменения.

     Дивизиональные структуры управления ориентируются на изделия, рынки

сбыта, регионы.

При этом обеспечивается:

-         относительно большая самостоятельность  руководителей дивизионов,

-         организация директивных связей  по линейному принципу,

-         относительно мощное использование  инструмента координации с

технической поддержкой,

-         быстрая реакция на изменения  рынка,

-         освобождение высших руководителей  фирмы от оперативных и рутинных

решений,

-         снижение конфликтных ситуаций  вследствие гомогенности целей  в

дивизионе.

К числу недостатков  этой структуры относят:

-         относительно высокие затраты  на координацию ввиду децентрализации

вплоть до отдельного финансирования из бюджета и системы  расчетных цен,

-         при децентрализации теряются  преимущества кооперации, что часто

требует централизации  выполнения отдельных функций (НИОКР, снабжение и т.д.).

Многомерные формы  организации и управления характеризуются  применением двух

(матричная) или  нескольких (тензорная) критериев  разделения задач.

Общими признаками этой организационной формы являются:

-         лимитированное пространство принятия  решений инстанциями менеджмента,

-         организация директивных связей  по многолинейному принципу,

-         большие затраты на координацию  между инстанциями.

Можно различить  структуры, ориентированные на производство и на проект.

Структура, направленная на производство, не ограничена временными рамками.

Здесь имеется  функциональная область менеджмента (где находятся многие

стабильные организационные  решения) и менеджмент по изделию (горизонтальный

срез, охватывающий все предприятия).

Проблемы такой  организации состоят:

-         в регулировании задач, компетентности  и ответственности менеджеров

по изделиям,

-         в больших затратах на координацию,

-         в возможных директивных конфликтах.

Структуры, направленные на проект, как правило, ограничены по срокам и

характерны для  сложных и рисковых проектов.

Их проблемы состоят:

-         в конфликтах между инстанциями  и менеджерами проектов

(противоречивые  указания, ресурсные конфликты),

-         неуверенности менеджеров в реальности  сроков выполнения задач по

проектам.

Для предприятий (фирм), действующих на международном рынке, может применяться 

трехмерная (тензорная) структура управления (Приложение, рис. 6): изделие -

регион - функция.

Проблемы такой  структуры управления:

-         конфликт из-за власти между  представителями нескольких инстанций;

-         преобладающая работа в группах  и, следовательно, возможная задержка

в принятии решений  и коллективная ответственность (безответственность).

Поэтому требуется  однозначное регулирование компетентности и нормальные

рабочие отношения  между партнерами.

Заключение 

Очевидным является то, что каждая организация представляет собой достаточно

сложную технико-экономическую  и социальную систему, отражающую ее

индивидуальность  и специфику. Описать эту систему  возможно, если определить

характер взаимодействия подразделений.

Способы взаимодействия сторон характеризуют рассматриваемую  систему

определенным образом  и позволяют судить, насколько  эффективно она справляется

со своей главной  задачей - организацией гармонического взаимодействия между

индивидом и внешней  средой. Немаловажное место в этом занимает структура

организации, посредством  которой или через которую  это взаимодействие

осуществляется.

Согласно существующей теории и практики, взаимодействие на уровне

"подразделение  - подразделение" или "группа - группа" реализуется с помощью

комбинаций различных  типов департаментизации и выступает  в рамках

организационных структур: линейной, функциональной, линейно-функциональной,

дивизиональной, матричной, а так же других более совершенных  и наиболее

приспособленных к современным жизненным требованиям  структурам.

В заключении важно  подчеркнуть, что экспериментирование  с разработкой и

введением новых  структур управления стало характерной  чертой последнего

десятилетия XX в. В  ходе этих экспериментов нередко  используются самые

разнообразные комбинации известных видов и типов структур, приспосабливаемых

организациями к  конкретным условиям их функционирования. Но все же главная

тенденция состоит  в том, что каждая последующая  структура становится более

простой и гибкой по сравнению с ранее действовавшими. При этом называются

следующие десять требований и характеристик формирования эффективных структур

управления:

1)     сокращение  размеров подразделений и укомплектование  их более

квалифицированным персоналом;

2)     уменьшение  числа уровней управления;

3)     групповая  организация труда как основа  новой структуры управления;

4)     ориентация  текущей работы, в том числе  графиков и процедур, на запросы

потребителей;

5)     создание  условий для гибкой комплектации  продукции;

6)     минимизация  запасов;

7)     быстрая  реакция на изменения;

8)     гибко  переналаживаемое оборудование;

9)     высокая  производительность и низкие  затраты;

10)безупречное  качество продукции и ориентация  на прочные связи с потребителем.

Можно не сомневаться  в том, что в ближайшем будущем  мы столкнемся с большим

разнообразием структур, каждая из которых будет отвечать потребностям

конкретной организации.

Приложение 

Д- директор; ФН - функциональные начальники; И - исполнители

                   Рис. 1. Функциональная структура  управления                  

Д- директор; ФН - функциональный начальники; ФП - функциональные

подразделения; ОП - подразделения основного производства.

               Рис. 2. Линейно-функциональная структура  управления              

                   Рис. 3. Дивизиональная структура  управления                  

       Рис. 4. Матричная структура управления, ориентированная на продукт      

               Рис. 5. Матричная структура управления  по проектам              

Структуру управления, основанную на выделении достаточно самостоятельных подразделений, называют дивизиональной. Название происходит от division (англ.) – деление, разделение; отдел, отделение, раздел, часть; дивизия. Используются следующие принципы создания подразделений в рамках дивизиональной структуры (принципы обособления): 
А) рыночный (удовлетворение потребностей в продукции и услугах определенной группы клиентов); 
Б) территориальный (удовлетворение потребностей в продукции и услугах клиентов на определенной территории); 
В) продуктовый (удовлетворение потребностей клиентов в продукции и услугах данного вида); 
Г) инновационный (освоение и производство принципиально новой продукции и услуг).   

Типы связей между предприятиями, входящими  в дивизиональную организационную  структуру, могут быть различными. В  акционерном холдинге, когда материнская  фирма владеет контрольными пакетами акций остальных фирм, связи являются финансовыми. В акционерном обществе с дочерними компаниями к финансовым связям добавляются технологические, а в непосредственно в акционерном обществе – еще и административные.