Организационная структура управления. 9

ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОЛЖСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени  В.Н. ТАТИЩЕВА» (ИНСТИТУТ) 
 

Факультет —  экономический

Специальность — менеджер организации

Кафедра менеджмента  организации 
 

Контрольная работа

По  дисциплине: исследование систем управления

На  тему: «Организационная структура управления» 

Тольятти 2010г.

     Содержание

     Введение 3

1. Основные подходы к совершенствованию организационной  4 
   структуры управления.
2. Процесс построения «дерева целей» системы управления предприятием. 10
3. Совершенствование организационной структуры управления. 16

     Заключение 22

     Список  литературы 23

     Введение

     Прогресс  рыночной экономики в России свидетельствует  о развитии и увеличение хозяйствующих  субъектов и видов их деятельности, что способствует внедрению новых  организационных структур и их совершенствование  – сложных форм организации управления, имеющих в отличие от традиционных как вертикальные, так и горизонтальные связи,   что   значительно   усложняет   систему   управления.  В  этих   условиях   необходимо разграничить функции   и   ответственность   за   выполнение   конкретных   заданий   и   работ,   обусловленных   как вертикальными, так и горизонтальными  структурными связям. Правильное соотношение  полномочий и ответственности,   четкая   регламентация   деятельности  руководителей  и  исполнителей  в  организации является непременным  условием эффективного развития организаций.

     Методика  исследования и проектирования структур управления организациями,  с одной  стороны, должна основываться на научных  принципах управления,  с другой — учитывать личные качества и  опыт   руководителей,   хорошо   знающих   возможности   организации   и   те   требования,   которые  регламентируют деятельность каждого  из подразделений.

     Эти   требования   подчеркивают   важность   системного   подхода   к   формированию и совершенствованию  организационных   структур,   к   разработке   методики   с   достаточной   степенью детализации  стадий управления.

     Цель  данной работы изучение методологии  анализа и проектирования организационной  структуры управления системой.

     Задачи: 1) изучение и анализ основных подходов к совершенствованию организационной  структуры управления;

     2) «дерево целей» системы управления  предприятием и его процесс  построения;

     3) подходы и методы совершенствования  организационной структуры.

     Объектом  данной работы является организационная  структура управления предприятия.

1. Основные подходы  к совершенствованию организационной  структуры управления.

     Общая теория систем рассматривает две  имманентные характеристики системы, играющие самостоятельную роль — структуру и организацию. Под структурой в общем смысле понимается внутреннее построение системы, т.е. форма упорядоченности (вид композиции) элементов системы, обеспечивающая соответствие их взаимоотношений существу общей цели системы. Возможные взаимоотношения элементов системы, а также их отношения к элементам внешней среды вытекают из свойств самих элементов, а порядок отношений обусловливается содержанием цели всей системы.

     Анализ  показывает и практика подтверждает, что структура и организация  системы как ее имманентные свойства взаимосвязаны и взаимообусловлены. При наличии конкретных целей  системы и объективных свойств ее элементов, определенной структуре соответствует некий оптимальный процесс взаимодействия, а использование определенной организации возможно лишь в рамках одной устойчивой структуры.

     В теории управления и организационной  практике утвердилось и нашло  всеобщее распространение интегрированное  понятие «организационные формы управления», включающее как определительные признаки структуры, так и характеристики организационного механизма. Принципиально важно рассматривать все перечисленные понятия как взаимодополняющие, но отнюдь не тождественные или заменяющие одно другим.

     Ключевым, исходным среди них является понятие  структуры системы управления, определяемое через состав, характер и порядок  отношений и связей между формально  обособленными звеньями и уровнями управления.

     Материальными носителями отношений управления и  источниками связей, упорядоченность которых определяет структуру и организационный механизм, являются органы управления — подразделения, функциональные и линейные органы управления. Орган управления — это группа людей, связанных отношениями, сформированными на основе процессов разделения труда в сфере управления. Орган управления состоит из одной или нескольких первичных групп. Первичной группой является коллектив работников управления, у которых есть общий руководитель, но которые не имеют подчиненных. Первичная группа может быть подразделением органа, а иногда и самостоятельным органом управления. Поэтому определение и описание организационной структуры управления невозможно без установления состава качественно и количественно определенных звеньев и уровней системы управления, выступающих как координаты ее структуры. В связи с этим обстоятельством почти все авторы экономических исследований включают в понятие «структура» как отношения и связи, так и состав органов управления.

     Если  же исходить из строгих теоретических  представлений, то отождествление состава  компонентов со структурой системы  не только неправомерно, но и методически  неплодотворно. В результате такого подхода часто совершенствование организационной структуры подменяется лишь изменением номенклатуры органов управления, их линейной подчиненности и численности состава. Отношения связи и взаимодействие управленческих звеньев в процессе управления практически не рассматриваются. Однако известно, что при одном и том же составе элементов системы могут использоваться различные формы их организации.

     Поэтому организационная структура управления представляет собой важнейшую характеристику социально-экономической системы, является специальным объектом изучения и  совершенствования. Существуют весомые  научные и практические причины  выделения самостоятельных задач, содержания и методов системного анализа организационной структуры  управления.

     Возможности изменения организационной структуры  значительно шире и многообразнее, чем возможности замены или совершенствования элементов системы управления. Главной особенностью социально-экономических систем является наличие активных элементов — лиц (органов), принимающих и исполняющих управленческие решения. Эти элементы обладают собственными целями, с одной стороны, существенно влияющими на выбор цели организации или ее подсистем, а с другой — способными изменяться под влиянием управленческих воздействий и условий функционирования. Кроме того, функциональные характеристики активных элементов в системе управления могут рассматриваться как универсальные. Их функциональная ориентация определяется принятыми операциональными целями, обусловленными, в свою очередь, отношениями управления.

     Практически это означает, что каждое подразделение  и отдельный работник аппарата управления способны выполнять самые разнообразные действия в соответствии с тем, что они считают целесообразным и необходимым. Выбор поведения активного элемента зависит прежде всего от того, как он воспринимает свои задачи, ответственность и права, определенные его ролью в системе управления и насколько его собственные интересы совпадают с этим восприятием. Следовательно, определяемый организационной структурой порядок отношений между взаимодействующими звеньями системы управления становится важнейшим регулятором их поведения и обусловливает эффективность функционирования всей системы в целом.

     Таким образом, потенциал развития и эффективность  функционирования системы управления объективно зависят от качества организационной структуры управления. Это придает ей особую значимость и в современных условиях заставляет выделять организационную структуру управления как самостоятельный объект совершенствования.

     Проектирование организационной структуры управления не может быть сведена к чисто формальной, а затем более математически решаемой проблеме, хотя современные методы формального анализа и моделирования играют все большую роль при построении организационных структур управления. Ее формирование — это динамичный процесс, итогом которого является практическая деятельность работников аппарата управления, приводящая к повышению качества и эффективности его функционирования.

     Прикладные методы формирования систем управления, основанные на использовании идей кибернетики, привлечении методов статистического анализа зависимостей между параметрами организационной структуры управления, построении некоторых организационных моделей. В конкретной методологии формирования организационных структур управления в 50—60-е гг. XX в. преобладал подход, который можно назвать функционально-нормативным. Его суть состояла в том, что в основу формирования аппарата управления было положено выделение стандартного набора функций управления (а точнее, функций производственно-хозяйственной деятельности), осуществление которых необходимо в каждой организации для ее нормальной работы.

     Главной характеристикой организационной  структуры управления считалась численность административно-управленческого персонала, которая определялась по функциям управления, исходя из масштабов производства, отраслевой принадлежности предприятий и некоторых других факторов. Каждому значению (диапазону) численности соответствовало определенное организационное решение: формирование бюро, отдела, управления для выполнения работ по данной функции, введение должностей заместителей начальников отделов и т.п. Основным источником поиска рациональных решений считалось обобщение опыта передовых предприятий (в том числе с помощью статистических межорганизационных обследований), а инструментом внедрения передовых организационных форм — разработка на основе этого опыта и оценки будущих тенденций типовых структур управления, штатных расписаний, нормативов численности персонала, которые предписывались для применения в соответствующих отраслях и на предприятиях.

     Расширение  работ по проектированию автоматизированных систем управления привело к усиленной  проработке вопросов, связанных с технологической и информационной основой управления. Решение этих вопросов требует осуществления больших объемов исследовательских и проектных работ, привлечения к их выполнению высококвалифицированных специалистов и приводит к формированию еще одного подхода к проектированию организационных структур, который условно можно назвать функционально-технологическим.

     Методическая  особенность этого подхода состоит  в том, что организационные отношения  и связи в управленческом аппарате проектируются и регламентируются на основе рационализации технологических и информационных моделей, прорабатываемых с учетом требований к эффективности системы и возможностей использования высокопроизводительных технических средств обработки информации. Этот подход является достаточно универсальным, позволяет разрабатывать системы управления для впервые создаваемых производственно-хозяйственных организаций и совершенствовать действующие, его нормативная база является гибкой и учитывает развитие организационных решений. Сфера его применения расширяется по мере развития работ в области научного обоснования и проектирования АСУ.

     Совокупность  научных и практических разработок последних лет, содержащих такого рода новые идеи по формированию организационных структур управления, можно назвать системно-целевым подходом.

     В рамках этого подхода по-новому рассматриваются  содержание и процедура построения организационной структуры управления, методический аппарат поиска, проработки, обоснования организационных решений (рис. 1).

     Рис. 1. Модель процесса проектирования организационной  структуры управления предприятием (объединением)

     В качестве основных можно выделить следующие  моменты формирования организационной  структуры управления:

• формулирование конечных целей деятельности как исходной основы формирования организационной структуры управления. Крупные производственные комплексы рассматриваются как многоцелевые системы, преследующие производственные, экономические, научно-технические, социальные цели. Однако анализ при этом не сводится,  к упрощенному, механистическому сопоставлению элементов системы целей и состава структурных подразделений, поскольку цели рассматриваются лишь как один из факторов формирования организационной структуры управления наряду с размером организации, технологией, характером среды и т.п.;
• системное рассмотрение организационной структуры управления, состоящее в определении полной организационной задачи, т.е. дифференцированной и взаимосвязанной совокупности действий, необходимых для достижения каждой крупной конечной цели, и установлении того, какая часть действий выполняется внутри организации, а какая вне ее (т.е. границ организации как открытой системы). По отношению к самой организационной структуре системность предполагает выделение определяющих переменных (целей, среды, технологии) и переменных управления (структуры, процессов, лидерства, поведения) и показательный анализ количественных и качественных отношений между ними;
• вариантно-типологическая систематизация принципиальных характеристик организационной структуры управления, определяемых не только составом и подчиненностью подразделений, но и всем организационным механизмом функционирования системы. Среди этих характеристик: тип структуры (линейно-функциональная, матричная, проектная и т.п.); соотношение централизации и децентрализации в принятии решений; степень регламентации и автоматизации процессов управления; характер применяемых средств контроля; требования к кадрам, их профессионально-квалификационному составу, стереотипам поведения и т.п. Каждое такое сочетание характеристик может быть выделено как одна из моделей организационной структуры управления;
• многофакторная оценка требований к системе управления со стороны объекта управления. Она предусматривает комплексную оценку условий, в которых действует данная система. При этом учитываются, например, значение научно-технических целей по сравнению с производственными, тип производства, сложность технологических процессов, рассредоточенность производственных звеньев, разнообразие источников внешних воздействий и информации и т.п.;
• проработка организационного механизма фущионирования систем управления, предусматривающая определение не только состава, подчиненности, численности подразделений аппарата управления, но также связей и отношений между ними и процессов, посредством которых эти связи реализуются. Проблема формирования структуры управления тесно увязывается с построением внутрипроизводственного экономического механизма, системой планирования, материального стимулирования, информационного обеспечения. Такая проработка осуществляется после того, как установлен принципиальный тип организационной структуры управления. Регламентация экономических и организационных механизмов осуществляется в аппарате управления прежде всего для подсистем, в которых большой вес имеют однородные работы (учет, контроль, оформление и т.п.), а также включающих сложные случаи распределения полномочий и ответственности (например, при централизации или децентрализации материально-технического снабжения в различных звеньях производственного объединения, при формировании целевых программ создания и выпуска новой техники и т.п.).

     Реализация  перечисленных выше аспектов подхода  к формированию организационных структур управления требует развития соответствующего методического аппарата их построения. Здесь наиболее важны три момента. Во-первых, проблема формирования организационной структуры управления как объекта особой природы должна рассматриваться как задача ее рационального, основанного на научных методах организационного проектирования. Во-вторых, организационная структура управления формируется на основе комплекса методов, применяемых в их сочетании и взаимно дополняющих друг друга. К ним можно отнести методы структуризации целей, организационного моделирования, а также аналогий. В-третьих, сам процесс формирования организационных структур управления требует действенных форм вовлечения руководителей и членов организации-объекта в процесс проектирования организационной структуры управления всех звеньев, использования программно-целевой организации данного процесса, а также методов исследования и формирования организационной структуры управления, которые изложены во второй главе.

2. Процесс построения «дерева целей» системы управления предприятием.

     Одной из главных особенностей методики формирования организационной структуры управления, основанной на системном подходе, является регламентация проектируемых отношений управления, исходя из ответственности за достижение поставленных целей, а не за выполнение функций.

     Преимущества  целевой ориентации компонентов  системы управления перед их функциональной ориентацией обусловливаются содержательным разнообразием путей достижения конкретной цели в производственно-хозяйственных  системах. В условиях сложного и  многостороннего взаимодействия элементов  больших систем, реализующих свои цели в динамичной и неопределенной среде, невозможно задать заранее оптимальный режим функционирования, обеспечивающий его максимальную эффективность. Поэтому любая попытка строго регламентировать функции управленческого аппарата приводит к повышению инерционности, ухудшению приспособляемости и возможностей саморазвития. Использование в качестве стимула и ориентира определенных целей является средством обеспечения гибкости и самоорганизации сложной системы, хорошего согласования формальных и неформальных отношений развития хозяйственной самостоятельности звеньев аппарата управления на всех уровнях управления системой.

     Суть  целевой ориентации формирования организационной  структуры управления состоит в  наделении каждого организационно-обособленного  звена и уровня управления системы  самостоятельными задачами, упорядоченная  совокупность которых полностью  реализует систему цели. В основе построения аппарата управления и механизма его деятельности лежат объективно обусловленная и научно обоснованная структура целей системы.

     Объективной основой для построения организационной  структуры управления предприятием является разработка системы целей. Для разработки системы целей используется метод построения «дерева целей».

     Процесс построения «дерева целей» осуществляется на основе последовательной декомпозиции главной цели предприятия.

     На  первом уровне формируется главная  цель системы управления, которая должна отражать основные требования развития системы. Главная цель формируется в общем виде, отражая тенденции развития предприятия, и должна быть реальной и устойчивой.

     При декомпозиции главной цели необходимо руководствоваться следующими принципами: полноты, суперпозиции целей, конечности декомпозиции, непротиворечивости, определяемости, сопоставимости, взаимоувязанности.

     В качестве обоснования декомпозиции главной цели системы управления на втором уровне выступает модель основных сфер деятельности предприятия (рис. 2). Подцели второго этапа инициируются потребностями основных сфер деятельности предприятия.

     Рис. 2 Схема воздействия основных сфер деятельности предприятия

     Уровень третий определяется многоцелевым характером деятельности предприятия, результатом которой являются разнообразные конечные продукты. Для определения основания декомпозиции на этом уровне необходимо построить классификатор конечных продуктов каждой из основных сфер деятельности. Первый уровень классификатора задается детализацией продукции на полезную и внедренную, каждая из которых в свою очередь может потребляться вне системы и внутри нее (рис. 3).

     Рис. 3. Схема построения классификатора конечных продуктов

     Осуществление процесса декомпозиции главной цели в соответствии с приведенными действиями на втором и третьем уровнях приводит к построению «дерева целей». Последующие уровни декомпозиции используются для получения «дерева целей» — функции системы управления предприятия. В качестве оснований декомпозиции используются динамические модели, последовательность которых отражает функционирование системы все более детально вплоть до простейшего (т.е. последнего, учитываемого при анализе) элемента системы. Процедура построения «дерева целей-функций» сводится к декомпозиции подцелей нижнего уровня «дерева целей» по соответствующим моделям функционирования системы управления.

     Уровень четвертый. Основанием декомпозиции на этом уровне является модель видов производственно-хозяйственной деятельности, включающая в себя основную, обеспечивающую, обслуживающую деятельность. Для определения конкретного основания декомпозиции по каждому входу, представленному целями третьего уровня, эта модель детализируется на основании следующего классификатора (табл. 1).

     Таблица 1

     Классификатор видов деятельности предприятия

     На  пятом уровне декомпозиция функций  осуществляется на основе типовой модели управленческого цикла, содержащей следующие типовые элементы: прогнозирование, планирование, организация, координация и регулирование, активизация и стимулирование, контроль, учет, анализ.

     На  завершающем, шестом уровне декомпозиция функций производится на основе модели принятия решений (рис. 4).

     Приведенная методика построения «дерева целей-функций» системы управления предприятия  предполагает использование мнений экспертов, что позволяет компенсировать неполноту данных об объекте исследования и не формулировать ряд целей, формально вытекающих из методики, но тривиальных на практике. Повышение качества «дерева целей» в рамках предложенной методики достигается путем широкого применения специальных экспертных методов.

     Система целей предприятия, полученная в  результате построения «дерева целей-функций», может быть использована для формирования организационной структуры управления:

• формирование банка целевых программ;
• определение последовательности и характера работ по достижению конечных целей, выявление необходимых для этого типа связей и требований к организационному механизму управления;
• формирование организационной структуры управления.

     Объединение уровней декомпозиции в общую  процедуру позволяет образовать формальную структуру «дерева целей» системы управления предприятием (рис. 4).

     Из  приведенного процесса структуризации системы целей вытекает правило декомпозиции целей — совокупность реализующих их задач должна быть необходимой и достаточной, чтобы обеспечивать полное достижение цели. Это значит, что каждая задача должна формулироваться в терминах некоего необходимого целостного результата, определенного качественно и количественно, который может быть достигнут организационно обособленным субъектом управления.

     Поэтому, чтобы получить строгое и целостное  представление цели, требуется описать  ее в виде иерархической структуры, отражающей обусловленность каждого конкретного результата по отношению к другому результату или главной цели. Это значит, что каждая задача, в свою очередь, может описываться как совокупность любого набора других задач, имеющих к ней подчиненное отношение.

     Возможности декомпозиции и структуризации сложной  цели, вытекающие из организационно-технических  особенностей процесса ее достижения, достаточно разнообразны. Структура  любой цели может быть описана  в нескольких альтернативных вариантах. В качестве принципов декомпозиции целей применяются предметная или  технологическая специализация  процессов их достижения, пространственная или временная характеристики получения результатов. Могут применяться и разные последовательности упорядочения композиционных элементов.

     Рис. 4. Формальная структура «дерева  целей» предприятия

     Практика  показывает, что разнообразие способов структуризации целей необходимо и полезно для функционального анализа и технологической оптимизации процесса производственно-хозяйственной деятельности. При декомпозиции цели необходимо руководствоваться принципом отнесения каждого выделяемого результата к организационно-обособленному субъекту деятельности (подразделению или даже самостоятельному должностному лицу, принимающему управленческое решение). Этот принцип позволяет структурировать цели применительно к одному или нескольким вариантам возможного построения организационной структуры управления системы.

     Этим  и объясняется в значительной мере состав и последовательность этапов проектирования организационных структур управления.

     Описание  структурированной системы целей  является исходным моментом проектирования организационной структуры управления и первым из обобщенных документов системы управления. После того как сформулированные цели будут достигнуты, зависимость между ними и процессом организации управления не сможет быть установлена, поскольку цели, хотя и представляют важнейшую характеристику системы, но в то же время на организационную структуру управления помимо них влияют многие факторы. Не меньшее значение имеют организация производства, труда и управления, объем и технология выполняемых работ, требования к инженерно-техническому и административно-управленческому персоналу, отношения с внешней средой, финансирование и т.д.

     Поэтому система целей используется при  проектировании организационной структуры управления для решения следующих задач:

• выделения организационно-обособленных служб (подразделений) системы управления, ориентированных на обеспечение достижения конечных целей определенного блока;
• рационализации процесса регламентирования (т.е. распределения прав, обязанностей и ответственности за достижение поставленных целей между звеньями и уровнями управления, исключающих дублирование задач и обеспечивающего полноту достижения всех необходимых промежуточных результатов);
• определения последовательности и характера работ по достижению конечных целей, выявления необходимых для того типов связей и требований к разработке механизма организации и координации всех элементов системы;
• разработка систем оценки и стимулирования труда в отдельных подразделениях по степени решения поставленных задач при достижении поставленных целей.