Организационная структура управления магазинами цветов «Вдохновение»

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Байкальского Государственного Университета Экономики и Права

Кафедра мировой экономики  и международного бизнеса

Проект

По дисциплине: «Менеджмент»

Тема: «Организационная структура управления магазинами цветов «Вдохновение».

Исполнители      Е.А. Ленартович

К.И. Кочу

МЭК-09-3

Руководитель        И.В. Цвигун

д. э. н., профессор

Иркутск, 2011

Описание ситуации:

Представьте себе, что вы владелец небольшого магазина, где  кроме вас работает всего один человек. Вы одновременно и управляющий, и бухгалтер  и агент по закупкам и сбыту. Ваш подчиненный совмещает  функции продавца, кассира, грузчика и уборщика. Ваши деловые отношения  можно изобразить в виде схемы:

Предположим, что дела у  вас идут успешно теперь вы владелец 3 магазинов в разных районах города. Работа вашей фирмы усложнилась, и вы уже не можете сами заниматься закупками, сбытом, вести расчеты  и деловую переписку. Кроме того вы физически не успеваете управлять всеми магазинами сразу.  Вы нанимаете людей для выполнения всех разнообразных функций.

Задача:

Разработайте новую организационную  структуру управления. Обоснуйте  выбранный тип структуры, укажите  какими принципами и последовательностью  вы руководствовались при ее построении. Укажите должностные полномочия каждого в организационной структуре  управления. Разработайте должностную  инструкцию одного из должностных лиц.

Организационная структура управления магазинами цветов «Вдохновение».

В связи с расширением  деятельности нашей организации, а именно с появлением трех небольших магазинов, расположенных в разных районах города, необходима реструктуризация управления. Таким образом, было решено разработать новую организационную структуру управления.

Мы считаем, что наиболее подходящим типом структуры является линейно-функциональная, так как  она идеально подходит для организации  малого и среднего размера с ограниченной номенклатурой продукции, действующей  в стабильной внешней среде, каковой  мы и являемся. Мы выбрали централизованный вид организации, руководствуясь её малым размером(3 магазина), а также тем, что степень сложности и подвижности внешней среды невелика.

Выбранный тип структуры  управления можно обосновать следующими принципами:

1.Принцип разумного сочетания централизации и децентрализации управления

Право принимать наиболее важные решения остается за I руководителем (определение целей организации, стратегия развития и т.д.), но в свою очередь, линейные руководители принимают решения в более конкретных областях деятельности (управление в сфере деятельности организации, в нашем случае продажами), а также в ситуациях, когда необходимо в короткие сроки принять управленческое решение.

2.Соблюдение принципа единоначалия  

Главные функции и полномочия руководства в организации концентрируются  в руках одного лица —I руководителя.

3.Принцип соблюдения оптимальной нормы управляемости(5-8 чел.)

В нашей организации норма  управляемости 7 человек.

4.Первичность цели, задач, функций управления и вторичность органов управления.

Чтобы правильно выбрать  тип организационной структуры, необходимо сначала определить для  организации цели, задачи и основные функции управления, чем мы и займемся дальше.

Последовательность  построения структуры:

1.Определение системы целей организации:

- завоевание и сохранение  интереса покупателей на новой  для нас территории;

- представление потребителю  качественно новых услуг в течение года с момента получения организацией максимальной прибыли;

-расширение ассортимента продаж в ближайшие 2 года;

- получение необходимой  прибыли для погашения оставшихся издержек по внедрению 3 магазинов в течение полугода, а затем получение максимальной прибыли в течение нескольких лет(2-3 года);

- обучение персонала и  повышение квалификации сотрудников организации;

- повышения информированности  покупателя о продукции наших  магазинов.

2. Определение задач по достижению целей организации.

- разработка и внедрение новых предлагаемых услуг, таких как: оформление цветами (живыми и искусственными) любого мероприятия или торжества, а также частных и общественных помещений, кабинетов руководства, переговорных комнат и др., а также курьерская доставка букетов;

- расширение ассортимента продаж таких товаров, как: горшечные цветы и сопутствующими товарами (удобрения, горшки и т.д.);

- эффективная работа персонала по привлечению внимания и завоевания доверия покупателей;

- создание веб-сайта, телевизионной рекламы.

3. Определение функций управления по решению поставленных задач:

планирование (прогнозирование, моделирование, программирование), 

организация продаж, мотивация, контроль, учет и анализ выполнения поставленных задач.

Мы выбрали среднесрочное планирование. Оно охватывает пятилетний срок как наиболее удобный для обновления  ассортимента продукции. В планах формулируются основные задачи на установленный период, например:

-освоение новой продукции и расширение ассортимента;

-стратегия сбыта (структура сбытовой сети и ее развитие, степень контроля над рынком и внедрение на новые рынки, проведение мероприятий, содействующих расширению сбыта);

- финансовая стратегия (объемы и направления капиталовложений, источники финансирования); кадровая политика (состав и структура штатов, их подготовка и использование);

- определение объема и структуры необходимых ресурсов и форм материально-технического снабжения с учетом внутрифирменной специализации.

Организация продаж включает в себя:

- изучение покупательского спроса на товары;

-формирование ассортимента  товаров;

-организацию закупок  и завоза товаров;

-оказание услуг покупателям;

-рекламирование товаров  и услуг.

Мотивация осуществляется в следующем:

 -признание труда сотрудников, добившихся высоких результатов, в целях дальнейшего стимулирования их творческой активности;

-демонстрация одобрительного отношения фирмы к высоким результатам труда сотрудников;

-применение различных форм признания заслуг;

-улучшение морального состояния работников через соответствующую форму признания;

-обеспечение процесса повышения трудовой активности сотрудников.

В процессе осуществления функции контроля необходимо:

-определить  цели контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность  контроля);

-установить нормы контроля (этические,  производственные, правовые);

-выбрать метод контроля (диагностический,  терапевтический, предварительный,  текущий, заключительный);

-определить объем и область  контроля (сплошной, эпизодический,  финансовый, качества продукции).

4.Определение структуры аппарата управления.(см.Рис 1.)

5.Разработка штатного расписания.

Рабочий день в организации  «Вдохновение » начинается с 10 часов утра и заканчивается в 19 часов вечера. Обед с 13до 14.Выходной  понедельник.

Штатное расписание магазина «Вдохновение».

6.Разработка положений  об отделах, службах и должностных  инструкциях.

В этом разделе мы прописали  должностные полномочия, которыми наделен, каждый из работников магазина и составили должностную инструкцию для продавца-кассира.

Директор  цветочного магазина - обеспечивает соблюдение требований, установленных для предприятия в государственных стандартах, санитарных, ветеринарных, противопожарных правилах и других нормативных документах, оформляет, получает лицензии, соответствующие разрешения и иные документы (сертификаты соответствия, гигиенические заключения) и представляет их, либо часть информации, содержащейся в этих документах для ознакомления покупателям, доводит до сведения покупателей информацию о товарах и иной информации, способствующей правильному выбору товара покупателем, доводит до покупателей сведения об организационно-правовой форме юридического лица, фирменное наименование (наименование), юридический адрес, режим работы и пр., обеспечивает наличие оборудования, инвентаря в соответствии с требованиями стандартов необходимых для сохранения качества и безопасности товаров при их хранении и реализации в месте продажи, организовывает, планирует и координирует деятельность предприятия розничной торговли, управляет текущей деятельность, направленной на доведение товаров до потребителей с наименьшими затратами, осуществляет контроль за рациональным использованием материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

Агент по закупкам и сбыту - анализирует результаты продаж и качества обслуживания покупателей, разрабатывает и проводит мероприятия по повышению качества торгового процесса, ведет переговоры, связанные с поставками, заказами и реализацией товаров, оформляет договоры поставки, купли - продажи, комиссии и т.д., обеспечивает организацию учета товарно-материальных ценностей и представляет отчетность об объемах произведенных продаж директору предприятия (владельцу).

Бухгалтер - выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.), участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов, осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке, отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению, производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, стразовых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников магазина.

Специалист  по связям с общественностью исполняет следующие обязанности: выполняет работу по реализации политики магазина в области связей с общественностью и отдельных ее этапов. Участвует в разработке конкретных планов внутренней и внешней политики магазина в области связей с общественностью. Осуществляет постоянное взаимодействие и поддерживает контакты с представителями средств массовой информации и общественности, знакомит их с официальными решениями и приказами руководства магазина, подготавливает ответы на официальные запросы, следит за своевременным распространением информационных материалов о деятельности магазина. Участвует в подготовке и проведении брифингов, пресс-конференций, других мероприятий и акций информационно-рекламного характера, проводимых с участием представителей средств массовой информации и общественности, обеспечивает их комплексное информационное и организационное сопровождение. Готовит пресс-релизы и другие информационные материалы для представителей средств массовой информации, проводит мониторинг электронных и печатных средств массовой информации, участвует в подготовке информационно-аналитических материалов для внутреннего пользования. Разрабатывает информационно-рекламные материалы, готовит тексты для корпоративного издания, официального WEB-ресурса магазина. Участвует в подготовке заданий для социологических исследований и составлении итоговых отчетов по результатам проведения мероприятий информационно-рекламного характера. Выполняет работу по сбору, хранению, использованию и распространению информационных материалов, подготовке документов для сдачи в архив. Обеспечивает исполнение решений руководства, своевременно информирует его о текущем ходе работ и их результатах.

Центр подготовки и обучения осуществляет: получение сотрудниками новых знаний и навыков, необходимых для работы; поддержание профессионального уровня персонала;  подготовку сотрудников к замещению коллег во время отпуска, болезни, увольнения и т. д.; знакомство сотрудников со стандартами работы магазина, стратегией развития, технологией деятельности; поддержание позитивного отношения к работе.

Администратор цветочного магазина – занимается организацией и управлением эффективной работы персонала магазина. Выполненяет в случае необходимости обязанности любого сотрудника магазина. Осуществляет контроль работы всего персонала магазина; составление бюджета магазина; оформление и своевременное продление необходимых для работы магазина разрешений и документов в фискальных и административных органах; решение вопросов по инкассации, обеспечение установленного режима работы магазина; своевременную подготовку документов для расчета заработной платы. Графики работы и представления на премии и штрафы; контроль бесперебойной работы имеющегося торгового оборудования и программного обеспечения, организация устранения неполадок. Принимает решения о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников магазина; применяет меры поощрения отличившихся работников, налагает взыскания на нарушителей производственной и трудовой дисциплины, руководит работниками предприятия розничной торговли.

Продавец-кассир – обслуживает покупателей, подсчитывает стоимости покупки и выписывает, оформляет витрины и контролирует их состояние, заполняет и прикрепляет ярлыки цен, участвует в проведении инвентаризации. В конце смены (при необходимости и в прочих случаях) снимает кассу, сдает полученные от покупателей деньги инкассатору.

Флорист – осуществляет следующие виды работ: обслуживание покупателей: составление букетов, выдачу букета, контроль за своевременным пополнением рабочего запаса цветов, сохранностью, подготовку цветов к продаже: проверка наименования, количества, сортности, цены, состояния упаковки и правильности маркировки; распаковку, осмотр внешнего вида, зачистку, отрыв сухих листочков и лепесточков, подготовку рабочего места: проверку наличия и исправности оборудования, инвентаря и инструмента; заточку, правку инструментов, получение и подготовку упаковочного материала, размещение цветов по группам, видам и сортам с учетом частоты спроса и удобства работы, подготовку цветов к инвентаризации.

Уборщица - осуществляет: уборку мусора в помещении; поддержание закрепленной территории в чистоте в течение рабочего дня; транспортировку мусора в контейнеры; расстановку урн для мусора, их очистку и дезинфицирование; приготовление моющих и дезинфицирующих растворов; получение моющих средств, инвентаря и обтирочного материала; два раза в год мытье окон.

Грузчик – осуществляет перемещение, погрузку и выгрузку товаров вручную; проверку целостности груза; расстановка груза согласно планировке помещения (склада).  

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

продавца-кассира  магазина

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Продавца-кассира.

1.2. Продавец-кассир назначается  на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора.

1.3. Продавец подчиняется  непосредственно администратору, бухгалтеру.

1.4. На должность Продавца-кассира  назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.

1.5. Кассир должен в совершенстве владеть всеми приемами работы на различных типах контрольно - кассовых машин, используемых в организации.

1.6. Кассир должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся работы предприятия торговли;

- товароведение, стандарты  и технические условия на товары, основные их свойства, качественные характеристики; условия хранения товаров;

- структуру управления, права  и обязанности работников и  режим их работы; правила и  методы организации обслуживания  покупателей; порядок оформления помещений и витрин; основы эстетики и социальной психологии; законодательство о труде; Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда; правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны.

- формы кассовых банковских  документов; правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг; порядок оформления приходных и расходных документов; лимиты остатков кассовой наличности, установленной для организации, правила обеспечения их сохранности; правила ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности; правила и методы организации обслуживания покупателей; правила эксплуатации контрольно - кассовых машин и вычислительной техники; законодательство о труде; Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда; правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны.

1.7. Продавец-кассир должен  обладать коммуникабельностью, должен  быть энергичен и позитивно настроен на выполнение своих функциональных обязанностей, в совершенстве владеть приемами работы на контрольно - кассовой машине.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Продавец-кассир

2.1.1. Обеспечивает бесперебойную  работу товарной секции, находится  в течение всего рабочего времени на своем рабочем месте и может покидать свое рабочее место только в случае замены его другим Продавцом с согласия администратора.

2.1.2. Осуществляет предупредительное  и вежливое обслуживание покупателей,  создает для них необходимые  условия для подбора и ознакомления  заинтересовавшего их товара, контролирует отсутствие нарушений правил торговли, принимает меры по обеспечению отсутствия очередей.

2.1.3. Производит полную  предпродажную подготовку товаров (проверку наименования, количества, комплектности, сортности, цены).

2.1.4. Сообщает своему непосредственному руководителю, а в необходимых случаях и директору магазина, о случаях обнаружения товаров, не соответствующих требованиям предпродажной подготовки.

2.1.5. Размещает и выкладывает  товары по группам, видам с  учетом товарного соседства, частоты  спроса, удобства работы.

2.1.6. Осуществляет предложение  и показ товаров покупателям; оказывает покупателям помощь в выборе товаров, консультирует покупателей по вопросам назначения, свойств, качества товаров, о правилах ухода за товарами, о ценах, о предложении взаимозаменяемых товаров, новых и сопутствующих товаров; производит подсчет стоимости покупки, выдачу чека, оформление паспорта (иного документа) на товар, имеющий гарантийный срок; производит упаковку покупки, выдачу или передачу покупки на контроль; производит обмен товаров.

2.1.7. Контролирует наличие  товаров в торговой секции, проверяет качество, сроки годности товаров, проверяет наличие и соответствие маркировок, ценников на товарах.

2.1.8. Осуществляет контроль за сохранностью товаров, торгового оборудования и прочих материальных ценностей.

2.1.9. Осуществляет операции  по отражению на (в) ККМ всех  полученных от покупателей денежных сумм в соответствии с руководством по эксплуатации для соответствующего типа контрольно - кассовых машин.

2.1.10. Определяет для каждого покупателя общую сумму покупки по показанию индикатора контрольно - кассовой машины или с помощью счетного устройства и сообщает ее покупателю.

2.1.11. Получает от покупателя  денежные средства за приобретаемые товары согласно сумме, называемой покупателем или указанной в ценниках, с соблюдением следующего порядка:

а) четко называет сумму полученных денег и кладет полученные от покупателя деньги на виду у покупателя отдельно от любых (иных) денег;

б) пробивает на контрольно - кассовой машине чек;

в) называет сумму причитающейся  покупателю сдачи, убирает полученные от покупателя деньги в кассу и выдает покупателю сдачу вместе с чеком (бумажные купюры и разменная монета выдаются Продавцом-кассиром одновременно).

2.1.12. В конце смены (при  необходимости и в прочих случаях)  снимает кассу, сдает полученные от покупателей деньги инкассатору.

2.1.13. Бережно обращается с деньгами (не загрязняет их и не производит каких-либо надписей на бумажных купюрах).

2.1.14. Выдает деньги по возвращаемым покупателями чекам только при наличии на возвращаемом чеке подписи директора. Возврат денег производится только по чеку, выданному в данной кассе.

2.1.15. Обеспечивает бесперебойную  работу кассы, находится в рабочее  время на своем рабочем месте.

2.1.16. Осуществляет четкое и вежливое обслуживание покупателей, создает для них комфортные условия, контролирует отсутствие нарушений правил торговли, принимает меры по обеспечению отсутствия очередей.

2.1.17. Обеспечивает сохранность  денег, находящихся в кассе, контрольно - кассовой машины и прочих материальных ценностей.

2.1.18. Принимает меры по  предотвращению и ликвидации  конфликтных ситуаций.

2.1.19. Информирует руководство  об имеющихся недостатках в обслуживании покупателей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.1.20. Поддерживает на рабочем месте атмосферу доброжелательности, подает личный пример в обслуживании покупателей.

Продавец-кассир должен быть терпеливым, внимательным, вежливым при выборе и осмотре товаров покупателями. При вручении покупки покупателю следует поблагодарить его.

2.1.21. Обеспечивает чистоту  и порядок на рабочем месте,  в товарной секции, а также в торговом зале в целом.

2.1.22. Соблюдает трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда, требования производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности, гражданской обороны.

2.1.23. Исполняет распоряжения и приказы непосредственного руководства.

2.1.24. Должен иметь опрятный внешний вид.

3. ПРАВА.

3.1. Продавец имеет право:

3.1.1. Предпринимать соответствующие  действия по устранению конфликтных ситуаций и причин, их повлекших.

3.1.2. Давать объяснения  по существу и причинам возникших конфликтных ситуаций.

3.1.3. Вносить предложения  администрации организации по улучшению работы, относящейся к функциональным обязанностям Продавца-кассира и всего предприятия в целом.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Продавец несет ответственность  за:

4.1.1. Невыполнение своих  функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию  о состоянии выполнения полученных  заданий и поручений, нарушение  сроков их исполнения.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений непосредственного  руководства.

4.1.4. Нарушение Правил  внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.

4.1.5. Разглашение коммерческой  тайны.

4.1.6. Утрату, порчу, недостачу  товаров, денег и иных материальных  ценностей в соответствии с заключенным с Продавцом-кассиром договором о полной материальной ответственности

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Продавца-кассира следующий:

Работнику устанавливается 48 - часовая рабочая неделя, нормированный  рабочий день.

Время начала, окончания  работы, перерывов в работе определяется следующее:

Понедельник – пятница

Начало работы 10.00

Перерыв на обед 13.00-14.00

Окончание работы 19.00

Предпраздничные дни

Начало работы 10.00

Перерыв на обед 13.00-14.00

Окончание работы 18.00