Организационно-правовые документы. 2



                                              РОСЖЕЛДОР

        Сибирский  государственный университет путей  сообщения

                              

 

 

                                 Кафедра « Менеджмент на транспорте»

 

                                             

 

                                           Контрольная работа

 

                             ТЕМА: Организационно-правовые документы

 

 

 

                         по дисциплине « Делопроизводство»

     

 

 

 

 

Руководитель:                                                           Разработал:

 Фамилия И.О.   должность, звание                     Студент группы_09-УК-12__                                                                

 

Романова Александра Ивановна                           ФИО  _Коченюк Е.И.__

 

 

_________                                                                               _________      

(дата проверки)                                                                (дата сдачи на проверку)

 

 

 

                                                  Краткая рецензия:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

 

 

Оценка: __________Подпись преподавателя:______________     __________________

                                                                                                     (инициалы и фамилия)           

  

 

 

                                                     2013

                                Содержание

 

Введение………………………………………………………………………стр.3

1 Организационно-правовые  документы……………………………………стр.4

1.1Назначение и состав организационно-правовой документации………………………………………………………………….стр.4

1.2Характерные черты ОПД………………………………………………….стр.9

1.3 Виды организационно-правовых документов…………………………..стр.10

1.4 Примеры оформления организационно-правовых документов………..стр.17

Заключение……………………………………………………………………стр.19

Практическое  задание………………………………………………………...стр.21

Список использованной литературы………………………………………...стр.26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                              

 

 

                                      Введение

 

 

В последнее время  в связи с увеличением в  нашей стране числа предприятий  и организаций, значительно возросло внимание к правильности оформления организационных и правовых документов. Зачастую оперативность принятия решений зависит от скорости и правильности оформления документов. Поэтому в данной курсовой работе рассмотрены основные документы, которые обеспечивают исполнение задач и функций предприятия, организацию его работы.

Актуальность изучения данной темы заключается в том, что  документовед несёт ответственность  за правильность и быстроту оформления документов, поставленных ему администрацией или учредителями предприятия.

Результаты деятельности документоведа во многом зависят от информации, которая использована им для создания, оформления, изменения контроля исполнения и регулирования управленческой документации.

Значение работы с  организационно-правовой документацией  предприятия заключается в том, что она позволяет системно рассмотреть структуру предприятия, изучить его функции, понять цели которое оно стремится достичь[7,с.5].

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в  том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации[1,с.12].

 

 

 

           1 Организационно-правовые документы

 

 

           1.1 Назначение и состав организационно-правовой документации

 

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного  права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы  содержат положения, обязательные для  исполнения.

К организационно-правовым документам относятся:

  1. устав организации;
  2. положение об организации;
  3. учредительный договор;
  4. положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
  5. регламент;
  6. структура и штатная численность;
  7. штатное расписание;
  8. инструкции по определенным направлениям деятельности;
  9. должностные инструкции работников;
  10. правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы  оформляются на общем бланке организации  или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Датой организационных  документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в  организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

  1. положение (о чем?) об отделе кадров;
  2. структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;
  3. инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;
  4. должностная инструкция (кого?) референта.

Организационные документы  имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел "Общие положения", в котором указываются основания  разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных  документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь  названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами[6,с.234].

Организационные документы  проходят установленный в организации  порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными  подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока  действия организационно-правовые документы  относятся к бессрочным и действуют  до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные  документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных  документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе  РФ (гл.4, ч. I).

Организация, являющаяся юридическим лицом, "действует  на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида" (ст.52 ГК РФ) [3,с.35].

Одна из основных управленческих функций, реализуемых  в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция  организации системы и процессов  управления, которая включает в себя:

    1. создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
    2. установление ее структуры;
    3. определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);
    4. регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
    5. формирование совещательных органов управления;
    6. регламентацию деятельности аппарата управления;
    7. лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
    8. установление режима работы и системы охраны;
    9. организацию труда работников и оценка труда работников;
    10. реорганизацию;
    11. ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в  разработке и утверждении комплекса  организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения  о структурных подразделениях, коллегиальных  и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и  совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они  реализуют нормы административного  права и являются правовой основой  деятельности учреждения. Эти документы  в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями  и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока  действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и  дополнения в устав организации  вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в  положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также  вносятся распорядительными документами  руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы  руководством учреждения или подразделения  с привлечением квалифицированных  специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и  по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения[5,с137].

 

           

           1.2 Характерные черты ОПД

 

Документам организационно – правовой группы присущи некоторые  общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

1. Подготовка организационно  – правовых документов всегда  предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2. Ведение организационно  – правовых документов в действие  всегда осуществляется после  утверждения документа соответствующим  руководителем.

3. Организационно –  правовые документы относятся  к документам бессрочного действия  и сохраняют свою юридическую  силу до момента их отмены (введения  в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при  нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно – правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

4. Организационно –  правовые документы – документы  прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

5. Для абсолютного большинства  организационно – правовых документов  существуют единые требования  к порядку и стилю изложения  их содержания.

6. Общие требования  к оформлению организационно – правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное) [1,с.234].

1.3 Виды организационно-правовых документов

 

Деятельность любого предприятия  первоначально регулируют организационно – правовые документы, к которым  относятся:

Устав – свод правил, регулирующих деятельность предприятия, его взаимоотношения с другими организациями, предприятиями, фирмами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании предприятия[2].

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Типовая структура текста устава государственного учреждения (пример 1) закреплена в "Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации".

Структура текста устава негосударственной организации  отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав  негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых  отражается специфика его организации  и деятельности.

В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой[4].

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный  характер и определяющие порядок  образования, структуру, функции, комплектацию, обязанности и организацию работы системы предприятия[2].

Положение об организации  – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.

Различаются положения  об организациях: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые и примерные положения  разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов, представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.

Юридическую силу положение об организации  получает после утверждения его  вышестоящей организации. Как правило, утверждение положение об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением) вышестоящего органа управления. Положение об организации может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.

Положение об организации оформляется  на стандартных листах бумаги. Обязательными  реквизитами положения об организации  являются: гриф утверждения вышестоящего органа, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.

Не существуют нормативно установленных  требований к содержанию положения  об организации. Текст положения  об организации может включать следующие  разделы:

  1. Общие положения.
  2. Основные задачи.
  3. Функции.
  4. Права и обязанности.
  5. Руководство.
  6. Взаимоотношения.
  7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
  8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» содержатся официальные полное и  сокращенное наименования организации, определяются цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта, указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати и официальные бланки имеет.

Раздел «Основные задачи» формулирует цели деятельности организации или проблемы, которые призвана решать организация и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются  действия или виды работ, которые  должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисления прав и обязанностей, которыми наделяется организация в  лице ее руководителя. Право – это  юридически узаконенная возможность  запрещать лили требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются  в объеме, необходимом для реализации возложенных

на организацию функций. К правам относятся:

    1. право на издание распорядительных и нормативных документов;
    2. право на ведение переписки;
    3. право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам;
    4. право представительствовать в вышестоящих и иных органах;
    5. право запрашивать информацию и др.

В числе обязанностей перечисляются действия, которые  организация должна выполнять для  реализации своих функций.

В разделе «Руководство»  устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается  в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.

Инструкции – правовые акты, издаваемые или утверждаемые в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные стороны деятельности предприятия[6,с.76].

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан[2].

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Инструкции оформляются  на общем бланке организации с  указанием вида документа. В заголовке  к инструкции обозначается объект или  круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: "Инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета на предприятии".

Инструкцию подписывает  руководитель структурного подразделения, разработавшего ее.

Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и  заверяются печатью.

Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое  распространяется содержание инструкции.

Текст инструкции состоит  из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера.

Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

В тексте часто используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

С помощью должностной  инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом.

Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).

Типовая должностная  инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, к какой отрасли относится организация. Например: "Должностная инструкция секретаря".

При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек.

Если эти обязанности  одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой, например: "Должностная инструкция бухгалтера".

Если обязанности работников с одинаковым названием должности  различаются, то для каждого из них  разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту[6,с.49]. Например: "Должностная инструкция бухгалтера по налогам".

Должностные инструкции разрабатываются почти на все  должности, предусмотренные штатным  расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих "руководители", так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или в положении о структурном подразделении в разделе "Руководство".

Должностная инструкция входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации  с указанием вида документа. Обязательными  реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации - куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник (дополнительно - кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).

Организационно-правовые документы. 2