Организационно-распорядительные документы

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1. Назначение и содержание организационно-

распорядительной документации (ОРД) 5

2. Правила оформления организационно-распорядительных

документов 7

3. Распорядительные документы, издаваемые в условиях

единоначалия и в условиях коллегиальности 11 

4. Обязанности и ограничения для сотрудников, допущенных

к работе с секретными документами 12

5. Практическое задание 18

Заключение 19

Список литературы 20

ВВЕДЕНИЕ

Традиции в области создания документов начали формироваться в  Древнерусском государстве, постепенно из века в век перерастая в системные требования по составлению, оформлению, обработке, хранению, использованию документов.

В современных условиях делопроизводство, или документационное обеспечение  управления, организуется на базе действующих нормативных документов, регламентирующих большинство вопросов, возникающих в процессе документирования управленческой деятельности.

Для федеральных органов исполнительной власти разработана и утверждена специальная типовая инструкция по делопроизводству. Для негосударственных организаций такого акта нет, что закономерно приводит к трудностям при введении делопроизводства в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью, общественных организациях и т.д. Особенно неупорядоченность в работе с документами проявляется на малых предприятиях, где создается сравнительно немного документов и нередко наблюдается пренебрежительное отношение к массивам накапливающихся документов.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота обеспечивает своевременное прохождение документов в аппарате управления, способствует сбалансированной загрузке всех подразделений и работников и поддерживает функционирование всего управленческого процесса. Документооборот организуется в виде потоков документов между пунктами обработки информации (руководство, специалисты) и пунктами технической обработки документов (копировально-множительная служба, архив). Различают входящие, исходящие и внутренние документы. Схемы движения документов в организации разрабатываются службой делопроизводства - это может быть канцелярия, секретариат или, говоря современным языком, служба ДОУ.

Документооборот нужен, чтобы «наполнить жизнью» различные системы управления - от государственной до частной.

Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально  оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для  менеджера любого уровня, специалистов и сотрудников УИС стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Целью данной работе является изучение процесса документирования организационно-распорядительной деятельности организаций.

Поставлены задачи:

1) охарактеризовать назначение и содержание организационно- распорядительной документации (ОРД);

2) описать правила оформления организационно-распорядительных документов;

3) рассмотреть распорядительные документы, издаваемые в условиях единоначалия и в условиях коллегиальности;

4) отразить обязанности и ограничения для сотрудников, допущенных к работе с секретными документами.

При написании работы использована учебная  и справочная литература, нормативные  документы.

1. Назначение и состав организационно-распорядительной документации

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать организационно-распорядительные документы.

Основное назначение организационно-распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации [3,4].

Решения, фиксирующиеся  в организационно-распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами [3, c.75].

Организационно-распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане организационно-распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что: с помощью организационно-распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений [4, c.91].

С учетом сферы своего действия организационно-распорядительные документы делятся на [3,4]:

- правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Организационно-распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить следующим образом: акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации; акты межведомственного характера; акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка нормативных  правовых актов федеральных органов  исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и  их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г, № 1009 (с изм. и доп.) [1].

Основанием для издания организационно-распорядительного документа может быть [3,4]:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы  могут издаваться совместно несколькими  органами управления.

2. Правила оформления  организационно-распорядительных 

документов

Качество  управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.

Управленческий  документ это документ, который при  сохранении всех признаков документа  вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными, прежде всего, с реализацией организационно-распорядительных функций управления.

Ученые - документоведы на основе анализа  практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать организационно-распорядительный документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов [3,4].

Рассмотрим эти требования.

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.

2. Достоверность.  Сведения, содержащиеся в документе,  должны в полной мере отвечать  истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.

3. Однозначность.  Текст документа по смыслу  должен быть однозначным, т.е.  положения, приведенные в нем,  не могут быть истолкованы  двояко, по-разному.

4. Конкретность. Текст документа должен отвечать  требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.

5. Полнота.  Текст управленческого документа  должен отвечать требованиям  полноты, т.е. содержать все  сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.

6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе,  не должны находиться в противоречии  друг с другом, быть не согласованными  между собой.

7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.

8. Мотивированность. Содержание документа должно  побуждать адресата к осуществлению  целей, поставленных автором документа.

9. Юридическая  значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

Документы состоят из отдельных  элементов, которые принято называть реквизитами (от лат.  requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как  они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Документ имеет юридическую  силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона [4,5].

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы  оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для  конкретного вида документа и  общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени  двух или более организаций, оформляются  без бланка.

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначалию или коллегиально).

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям - компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих  этапов [4, c.123]:

- изучение управленческого  вопроса;

- подготовка проекта распорядительного документа;

- согласование документа;

- подписание документа.

Изучение управленческого  вопроса начинается с обеспечения  правовой основы подготавливаемого  документа - с изучения действующих  законодательных актов, правительственных  постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта распорядительного  документа начинается с определения  цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам.

Руководитель, дающий задание  на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования - по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, он выносится на утверждение на следующем заседании.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен - особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо.

3. Распорядительные документы,  издаваемые в условиях 

единоначалия и в  условиях коллегиальности

С точки зрения порядка  разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, Комитеты и комиссии, коллегии министерств, органы УИС.

В системе коллегиальных  органов особое место занимают совещательные  по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, органы УИС, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов  управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать  единоличные решения по определенному  кругу вопросов, как правило, касающемуся  внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других [3, c.93].

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления  и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

4. Обязанности и ограничения для сотрудников,

допущенных  к работе с секретными документами

Лица, допущенные к секретным работам, документам и изделиям обязаны [4,5]:

- знать и строго выполнять требования по обеспечению режима секретности;

- хранить в тайне секретные сведения, ставшие им известными по службе (работе) или иным путем;

- пресекать действия других лиц, которые могут привести к разглашению секретных сведений или утрате (хищению) секретных документов (изделий). О причинах или условиях возможной утечки секретных сведений немедленно докладывать своему непосредственному начальнику;

- соблюдать установленный порядок выезда за границу. В случае попыток со стороны иностранных граждан получить секретную информацию, компрометации или установления контакта, который не был предусмотрен программой пребывания, по возращении из заграничной поездки доложить своему непосредственному начальнику;

- выполнять секретные работы и знакомиться с секретными сведениями, документами и изделиями только в объеме своих служебных обязанностей; знать степень секретности выполняемых работ; правильно в соответствии с перечнем сведений, подлежащих засекречиванию в Вооруженных силах РФ, определять гриф секретности разрабатываемых документов (изделий); соблюдать правила пользования, порядок учета и хранения секретных документов и изделий;

- немедленно учитывать все полученные секретные документы (изделия) в описи (форма № 7), хранить их только в сейфах, металлических шкафах, ящиках или рабочих папках (чемоданах) и ежедневно перед окончанием рабочего дня проверять их наличие. Сейфы с секретными документами после каждого вскрытия закрывать, по окончании рабочего дня опечатывать и сдавать под охрану (наблюдение). Не допускать совместного хранения в сейфе (рабочей папке) секретных и несекретных документов. Если последние не являются приложением к секретным документам. Переносить секретные документы внутри штаба (учреждения) только в папках, обеспечивающих их сохранность [5, c.112];

- разрабатывать секретные документы, производить записи секретного характера только в рабочих тетрадях (блокнотах) или на листках бумаги, учтенных в секретном органе;

- определять количество экземпляров секретных документов в строгом соответствии с действительной служебной необходимостью и не допускать рассылки их адресатам, не имеющим к ним прямого отношения;

- ознакомлять с секретными документами и передавать их другим исполнителям под роспись только с разрешения своего непосредственного начальника: требовать от них росписи на документах, с которыми ознакомились;

- при личной переписке с гражданскими организациями, при производстве записей в книгах жалоб и предложений предприятий торговли, общественного питания, транспорта и т.п., в книгах отзывов музеев, выставок, театров и других учреждений указывать свои почтовые адреса по месту прописки. При этом военнослужащие срочной службы указывают почтовые (телеграфные) адреса, устанавливаемые командирами воинских частей по согласованию с предприятиями связи; при регистрации в гостиницах, санаториях, домах отдыха, туристических базах и т.п. военнослужащие указывают фамилию, имя, отчество, год и место рождения, серию и номер удостоверения личности (военного билета) и номер войсковой части, его выдавшей;

- немедленно сообщать своему непосредственному начальнику и в режимно-секретный орган об утрате или недостаче секретных документов и изделий, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, где хранятся секретные документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних и неучтенных секретных документов и изделий;

- при увольнении, перед уходом в отпуск, на лечение, отъездом в командировку (сроком более 15 суток) своевременно сдать или отчитаться перед секретным органом за все числящиеся за ними документы и изделия, а также сдать в соответствующие библиотеки секретные издания, научно-техническую документацию и другие документальные материалы;

- своевременно сдавать в секретный орган секретные документы, надобность в которых миновала;

- предъявлять работникам режимно-секретного органа для проверки все числящиеся и имеющиеся секретные документы и выполнять требования режимно-секретных органов по соблюдению режима секретности, представлять устные или письменные объяснения по фактам разглашения секретных сведений, утрат документов (изделий), других нарушений режима секретности;

- своевременно сообщать в кадровые органы штаба (учреждения) о любых изменениях анкетных и автобиографических данных;

- докладывать непосредственному начальнику о внеслужебных связях с иностранцами, с родственниками, проживающими за границей, а также о родственниках, выезжающих за границу на постоянное жительство.

Лицам, допущенным к секретным работам, документам и изделиям, запрещается [4,5]:

- посещать посольства, консульства и другие представительства иностранных государств, частных компаний и фирм, устанавливать и поддерживать непосредственно или через других лиц связь с иностранными гражданами, если это не входит в круг их служебных обязанностей; лица которые в связи со служебными обязанностями или по специальным поручениям должны общаться с иностранными гражданами, руководствуются при этом требованиями соответствующих нормативных актов;

- вносить кино и фотосьемочную, звуко- и видеозаписывающую, радиопередающую и принимающую, а также множительно-копировальную аппаратуру личного пользования в здания воинских частей и в помещения, где проводятся секретные работы;

- сообщать устно или письменно секретные сведения о характере выполняемой работы, имеющихся изделиях, системе охраны и пропускном режиме, проводимых штабом (учреждением) мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим породу службы, (работы) отношения к этим сведениям;

- вести переговоры по секретным вопросам, а также передавать секретные телеграммы по открытым каналам связи;

- сообщать какие либо сведения о проводимых секретных работах при обращении по личным вопросам, с предложениями, заявлениями и жалобами в органы военного управления, государственные и общественные организации;

- выносить из штаба (учреждения) секретные документы без разрешения начальника штаба, а также пользоваться городским и личным транспортом для их перевозки и заходить с ними в места, не связанные с выполнением задания;

- выполнять секретные работы и хранить секретные документы в квартирах, санаториях, домах отдыха, госпиталях и других местах, не предусмотренных для этих целей;

- передавать секретные документы и изделия кому бы то ни было, и принимать их без росписи;

- снимать копии с секретных документов без письменного разрешения начальника штаба (учреждения);

- держать во время работы секретные документы в удобном для обозрения посторонними лицами положении (в том числе и допущенными к таким документам, но не имеющим к ним прямого отношения);

- оставлять секретные документы на столах (в том числе и в опечатанных рабочих папках), в ящиках столов и в открытых сейфах при выходе (независимо от продолжительности) из рабочей комнаты;

- хранить секретные документы в сейфах, от которых утеряны рабочий или резервный ключи, а также передавать другим лицам ключи от сейфов, жетон на получение рабочих папок и личные номерные печати;

- использовать секретные сведения в несекретной служебной переписке, несекретных диссертациях и технических изданиях, в открытых статьях, докладах и выступлениях; публиковать научные, научно-технические и другие работы, которые могут находиться на уровне изобретений, открытий, опубликование которых запрещено в установленном порядке.

В целях  повышения личной ответственности  за сохранение государственной и  военной тайны эти требования доводятся под роспись до каждого военнослужащего, рабочего и служащего, допущенного к секретным работам и документам, в том числе и до вновь прибывших для прохождения службы и принятых на работу в штаб (учреждение). До военнослужащих, рабочих и служащих, не связанных с секретными работами и документами эти требования доводятся устно в части, их касающейся. В дальнейшем, эти требования ежегодно доводятся под роспись до всех военнослужащих, рабочих и служащих, связанных с секретными работами и документами.

5. Практическое задание

Составьте приказ по основной деятельности организации.