Организационно распорядительные документы и их виды

1. Организационно-распорядительные документы и их виды

     Среди большого разнообразия видов служебных  документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная  и управленческая деятельность главным  образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых  в ОРД - наиболее широко используемом виде документации.

     Стандартом  установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам  документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

     Стандарт  ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает полный перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др. 

     1.1. Организационная документация

     Все государственные, муниципальные, частные  предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

     Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

     Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

     Также к организационным документам относятся:

     - положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.). Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения;

     - инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

     Уставы  и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как  правило, определяются учреждениями-разработчиками. 

1.2. Распорядительные документы

     Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.

     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

     Постановление принято определять как «правовой  акт», принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

     Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией  министерства или ведомства, научным советом и т.д.

     Распоряжение  — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.

     Указание  — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

     Приказ—правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных .отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

     Протокол  — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

     Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Организация справочной работы и порядок выдачи

     документов  во временное пользование  при хранении в  структурных подразделениях  

     Обеспечение сохранности документов Инспекции  возлагается на лиц, ответственных  за работу с ними. Дела Инспекции с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в специально отведенных закрывающихся комнатах, отвечающих требованиям пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения.

     Дела  помещаются на архивные полки, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их физическую сохранность.

     Документы структурного подразделения могут  выдаваться делопроизводителем во временное  пользование работникам Инспекции.

     Основные  правила устанавливают сроки  пользования делами, выданными для  работников структурных подразделений  Инспекции — десять дней. В случае необходимости продления срока  пользования делами производится переоформление документов на их выдачу.

     Запрещается брать документы из дел структурного подразделения без уведомления  начальника структурного подразделения.

     Изъятие документов из дел, находящихся в  оперативном хранении, производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением руководителя Инспекции и с оставлением  в деле копий изъятых документов, а также документа фиксирующего причину выдачи подлинников.

     На  выданное по служебной необходимости  дело заполняется карта–заместитель, в которой указываются структурное  подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для  расписок в получении и приеме дела. Выдача дел из хранилища учитывается  в книгах выдачи дел. За своевременным  возвращением дел устанавливается  контроль.

     Состояние возвращенных после использования  документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. Проверяется  физическое состояние возвращенных дел (наличие всех листов, целостность  листов, обложек, отсутствие помет исследователя  на документах и т.д.).

     Если  судебным или следственным органам  необходимо изъять документы, то это  должно оформляться по их письму с  разрешения руководителя Инспекции  и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянного  хранения выдаются только документы, интересующие органы, при этом вместо изъятых листов оставляются их копии (фотографические, ксерографические или машинописные), заверенные ответственным должностным лицом Инспекции. Акт об изъятии документов хранится в деле. 

     При необходимости передачи в сторонние  организации документов, полученных по электронной почте и подписанных  электронно-цифровой подписью (ЭЦП), необходимо выполнить следующее:

     - уполномоченному работнику представляется распечатанная (бумажная) копия документа и электронный документ (вместе с ЭЦП);

     - уполномоченный работник сверяет текст копии и электронного документа и проверяет подлинность ЭЦП;

     - в случае соответствия текста копии тексту электронного документа и правильности ЭЦП, уполномоченный работник ниже реквизита «Подпись» проставляет заверительную надпись: «Копия верна» или «Верно»; свою должность; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения;

     - копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению руководства Инспекции.

     Всем  предприятиям и учреждениям Инспекцией выдаются справки только на основании  письменного запроса. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Общие  правила составления  и оформления договоров.  Составьте трудовой  договор 

     Договор - соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, выполнение принимаемых обязательств по отношению к другим участникам. Договор может быть заключен как между отдельными гражданами (физическими лицами), между гражданами и организациями (юридическими лицами), так и между организациями.

     Общие положения по заключению договора (контракта) и договорным отношениям регулируются Гражданским, Трудовым и Административным кодексами Российской Федерации, положениями  о договорах, разрабатываемыми Правительством РФ, министерствами, ведомствами, организациями  и т. п.

     Текст договора условно можно разделить  на части:

     1. Преамбула (или вводная часть), которую составляют наименование  договора, дата и место подписания  договора  и полное наименование договаривающихся сторон с обязательным указанием их сокращенного названия.

     2. Предмет договора, часть, содержащая  существенные условия договора:

• наименование предмета договора, т. е. того, о чем конкретно договариваются стороны;
• технические условия договора;
• обязанности и права сторон по договору;
• цена договора (стоимость работ), форма оплаты и порядок расчетов между сторонами;
• порядок сдачи-приемки работ;
• срок выполнения сторонами своих обязательств.

     3. Дополнительные условия договора: условия, которые не обязательно  предусматривать в каждом договоре, но которые могут существенно  влиять на реализацию прав  и обязанностей сторон:

• ответственность сторон за исполнение договорных обязательств;
• способы обеспечения обязательств, санкции к сторонам в случае нарушения договорных обязательств;
• основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;
• условия о конфиденциальности информации по договору;
• порядок разрешения споров между сторонами по договору.

     4. Прочие условия договора могут  включать следующие вопросы: законодательство, регулирующее отношения сторон, особенности согласований связи между сторонами и т. п.

     5. Заключительная часть: 

• срок действия договора (дата начала и дата окончания работ);
• реквизиты сторон: почтовые, банковские (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка, и пр.), отгрузочные реквизиты (если продукт договора предполагается доставлять каким-либо видом транспорта).  
  Для стороны - юридического лица реквизиты записываются в последовательности: наименование организации, почтовый адрес, ИНН, банковские реквизиты. При оформлении реквизитов используется, как правило, графическое выделение.  
  Для стороны - физического лица реквизиты записываются в последовательности: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес места жительства (регистрации), домашний телефон, паспортные данные. Если требуется, указываются и платежные реквизиты;
• приложения: перечень документов, являющихся неотъемлемой частью договора, например: техническое задание, календарный план выполнения работ и т. п.;
• текст договора подписывают лица, от имени которых составлен договор, либо лица, уполномоченные организацией. Для каждой стороны указывается должность и фамилия подписавшего договор лица и дата подписания договора. Подписи представителей юридического лица скрепляются печатью.

     Пример:

Трудовой  договор № 2723-1ТД 
с директором предприятия

г. Москва                                                                                                         " 09 "ноября 2010 г.

     Администрация ООО "Топаз", именуемая далее - Работодатель, в лице генерального менеджера Степанцова Романа Игоревича, действующего на основании Устава с одной стороны, и гражданин Соколов Андрей Иванович, паспорт серия 45 01 № 11ХХ66, выдан 15 марта 2001 г. ОВД Марьина Роща г. Москва, именуемый далее - Работник, действующий  в своих интересах и от своего имени, с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем.

1. Предмет трудового  договора

     1.1. Работодатель поручает Работнику  осуществлять общее управление  предприятием в качестве директора  на праве хозяйственного ведения  с соблюдением следующих пределов  полномочий:

- принятие решений  о слиянии, присоединении,  разделении, выделении,  преобразовании компании; 
- создание и ликвидация филиалов, представительств и других обособленных подразделений компании, утверждение их положений; 
- принятие решений об учреждении (участии) компании в акционерных и других предпринимательских обществах, концернах, консорциумах, корпорациях, ассоциациях, других объединениях предприятий, других предпринимательских и непредпринимательских юридических лицах; 
- согласование вопроса о назначении и увольнении главного бухгалтера компании; 
- принятие решения об отчуждении (передаче, предоставлении) прав на торговые марки и другие объекты права интеллектуальной собственности, принадлежащие компании.

     1.2. Работник как директор предприятия  самостоятельно решает все вопросы  деятельности предприятия, отнесенные  к его компетенции настоящим  трудовым договором, Уставом предприятия,  другими учредительными документами  и действующим законодательством  РФ.

     1.3. Работа по данному трудовому  договору является основным местом  работы Работника.

     1.4. Настоящий трудовой договор заключен  на неопределенный срок и вступает  в действие с 09 ноября 2010 г.  

2. Права и обязанности  Работника как  директора

     2.1. Работник имеет право:

     - без доверенности действовать  от имени предприятия и представлять  его интересы во всех отечественных  и иностранных учреждениях, включая  судебные, предприятиях, фирмах, организациях; 
- распоряжаться имуществом и денежными средствами предприятия для достижения целей, предусмотренных назначением предприятия; 
- нанимать и увольнять рабочих и служащих предприятия в соответствии с трудовым законодательством, применять к ним предусмотренные законом меры дисциплинарного и экономического воздействия; 
- издавать приказы и давать указания, обязательные для всех рабочих и служащих предприятия; 
- подписывать в качестве первого распорядителя кредиторов все финансовые документы, открывать в банке расчетные и другие счета, заключать от имени предприятия сделки, выдавать доверенности; 
- утверждать должностные и нормативно-технические инструкции, инструкции по вопросам техники безопасности, противопожарной безопасности и т.п.; 
- определять состав и предел сведений, составляющих коммерческую и иную тайну предприятия, определять порядок ее защиты; 
- осуществлять иные полномочия, предусмотренные законодательством и Уставом предприятия.

     2.2. Работник обязан:

     - осуществлять руководство всей  деятельностью предприятия; 
- координировать работу подразделений предприятия по выполнению планов по выпуску готовой продукции, эффективному сотрудничеству со смежниками, своевременному  выполнению договоров, заключенных предприятием, и т.п.; 
- обеспечить рентабельность работы предприятия не ниже 30 %; 
- принимать необходимые меры по снижению себестоимости продукции по сравнению с себестоимостью на конкурирующих предприятиях, внедрять самое эффективное оборудование и технологии; 
- отчитываться перед Работодателем в согласованные с ним сроки о результатах хозяйственной деятельности предприятия; 
- обеспечить своевременное выполнение всех обязанностей перед государством, установленных законодательством РФ; 
- выполнять другие обязанности, обусловленные его правовым статусом.

3. Ответственность  Работника

     3.1. Неисполнение или ненадлежащее  исполнение Работником своих  обязанностей, злоупотребление правами,  в результате чего предприятию  причинен материальный ущерб,  может служить основанием для  досрочного расторжения трудового  договора. Кроме того, договор может быть расторгнут досрочно по основаниям, предусмотренным законодательством РФ.

     3.2. В случае причинения убытков  предприятию в результате неправомерных  или некомпетентных действий  Работника, он обязан возместить  убытки в размерах, предусмотренных  законом.

     3.3. Не подлежит возмещению ущерб,  который может быть отнесен  к категории нормального производственно-хозяйственного  риска.

4. Обеспечение условий  труда, гарантии  и компенсации

     4.1. Заработная плата Работника устанавливается  в размере 100000 (сто тысяч) рублей в месяц. Кроме того, ему выплачивается премия в размере 0,5 % от чистой прибыли предприятия в квартал.

     4.2. Работнику устанавливается основной  отпуск продолжительностью двадцать четыре рабочих дня, и дополнительный отпуск продолжительностью пять рабочих дней.

     4.3. В случае досрочного прекращения  трудового договора как по инициативе Работодателя, так и по инициативе Работника, последнему предоставляются все гарантии и выплачиваются платежи в размерах и в сроки, установленные трудовым законодательством РФ.

     4.4. Досрочное прекращение настоящего  трудового договора может иметь  место по основаниям, предусмотренным  законом. 

5. Разрешение спорных  вопросов

     Споры и разногласия, которые могут  возникнуть при исполнении условий  настоящего трудового договора, стороны  его будут стремиться разрешать  дружеским путем по взаимному  соглашению.

     При не достижении взаимоприемлемого решения - спор может быть передан для разрешения его в порядке, предусмотренном законодательством о труде Российской Федерации. 

6. Изменение условий  трудового договора

     Настоящий трудовой договор в период его  действия может быть изменен или дополнен его сторонами. При этом все указанные изменения и дополнения будут иметь правовую силу только в случаях их письменного оформления и подписания сторонами в качестве неотъемлемой части настоящего трудового договора. 

7. Действие нормативных  актов для регулирования  отношений сторон

     По  всем вопросам, не нашедшим своего решения  в условиях (положениях) настоящего трудового договора, но прямо или  косвенно вытекающим из отношений Работодателя и Работника по нему с точки  зрения необходимости защиты их имущественных  и моральных прав и интересов, защищаемых законом, стороны настоящего трудового договора будут руководствоваться  положениями Трудового кодекса  РФ и иных соответствующих обязательных нормативных актов Российской Федерации. 

8. Данные сторон  договора:

     Настоящий трудовой договор подписан в гор. Москва 09 ноября 2010 года в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, причем оба экземпляра имеют равную правовую силу.

Работодатель                                                                                                   Работник

__________________(Степанцов Р.И.)                           __________________(Соколов А.И.)

М.П. 
 
 
 
 
 

4.Правила составления и оформления штатного расписания (привести пример)

     Штатное расписание может составляться любым  работником, на которого возложена  такая функция (руководитель организации, главный экономист, кадровик, бухгалтер). Перед его составлением необходимо определить организационную структуру  компании для дальнейшего распределения  людских и материальных ресурсов в зависимости от направления  деятельности и тех целей, для которых создана компания.

     Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий работников, занимающих определенные должности, так как  главная цель такого документа - определение  структуры, штатной численности  и размера заработной платы.

     При составлении штатного расписания используется  унифицированная формы штатного расписания № Т-3, которая  утверждена постановлением Госкомстата РФ №1от 5 января 2004 г. Составляют штатное расписание работники на которых возложена эта обязанность приказом. При составлении штатного расписания  у руководителей структурных подразделений может запрашиваться информация о необходимости увеличить или уменьшить численность работников по какой-то должности (специальности, профессии), ввести новые должности и др.