Организационно-управленческий анализ

Содержание

Введение

Бизнес-диагностика – это инструмент для проведения качественного анализа текущего состояния предприятия и внешней среды, в которой оно функционирует. Роль бизнес-диагностики предприятия заключается в формировании необходимой базы данных для планирования стратегических решений. Не менее важное назначение бизнес-диагностики заключается в том, что данные проводимого анализа являются основой системы «раннего предупреждения» критических ситуаций на предприятии и рынке продаж его продукции, что позволяет своевременно осуществлять корректировку финансовой, производственной и сбытовой деятельности.

Диагностика предприятия проводится по всем составляющим его ресурсного потенциала и основным видам линейной и функциональной деятельности. Под ресурсным потенциалом в данном случае понимаются основные и оборотные средства, финансы, персонал, потенциал развития (инвестиционные возможности). К основным видам линейной и функциональной деятельности, диагностика которых обязательна, следует отнести маркетинг, и сбыт, производство, НИОКР, материально-техническое снабжение, финансы, организацию учета и отчетности, персонал, развитие международных связей.

Цель работы заключается в анализе организационно-управленческого характера.

Объект исследования – редакция «Северная вахта».

Предмет исследования – система управления редакции «Северная вахта».

Организационно-управленческий анализ

В широком смысле организационно-управленческий анализ направлен на исследование системы управления в ее текущем состоянии. Система управления — это совокупность активных социальных и пассивных технических объектов, реализующих процессы управления в рамках существующих организационной структуры и организационной культуры. В целях анализа систему управления рационально рассматривать как совокупность следующих элементов:

• системы целей компании и стратегий их достижения;

• организационной структуры управления;

• системы процессов управления и структуры информации, циркулирующей в рамках этих систем;

• организационной культуры.

Поэтому организационно-управленческий анализ представляет собой исследовательскую деятельность, направленную на изучение системы целей компании и стратегии их достижения, организационной структуры управления, управленческих процессов и организационной культуры.

Организационно-управленческий анализ состоит из следующих этапов.

1. Установление рабочих отношений с исследуемой компанией, определение ограничений на доступ к необходимой информации.

2. Сбор и первичная обработка необходимой информации.

3. Выявление и анализ системы целей компании и стратегии их достижения.

4. Моделирование и анализ существующей организационной структуры управления.

5. Моделирование и анализ процессов управления.

6. Разработка информационной модели.

7. Анализ сложившейся системы управления, выявление проблемных зон и узких мест, оценка организационно-управленческого потенциала компании.

8. Определение основных подходов, методов и средств организационного проектирования исходя из поставленных целей и результатов анализа.

9. Презентация результатов организационно-управленческого анализа.

Рассмотрим последовательно этапы организационно-управленческого анализа.

Установление рабочих отношений с исследуемой компанией является важным этапом, поскольку организационно-управленческий анализ затрагивает существенные для персонала компании проблемы распределения деятельности, т.е. прав, обязанностей, полномочий, подчиненности. Организационно-управленческий анализ может проводиться или уполномоченной группой сотрудников самой компании, или привлекаемой консультационной фирмой. В любом случае должен быть установлен доброжелательный контакт, значительное внимание следует уделять межличностному общению с целью получения достоверной и полной информации.

• Сбор необходимой информации включает: 
  изучение внутренней информации на основе:

• штатного расписания,

• организационной структуры,

• положений о структурных подразделениях и должностных обязанностях,

•  приказов и распоряжений,

• внутреннего регламента (распорядка) деятельности,

• документации, регламентирующей управленческие процессы (стандарты, информационные схемы и пр.);

• интервьюирование сотрудников;

• наблюдение, в том числе:

• организации рабочих мест,

• условий труда,

• организации труда,

• оснащения рабочих мест,

• компьютеризации и пр.

Выявление и анализ системы целей компании и стратегии их достижения включает:

1) анализ миссии  компании на четкость ее формулирования, со ответствие ее стратегии  и целям компании, осознание ее  персоналом, соответствие ее перспективам развития компании;

2) анализ целей  на базе построения иерархического  дерева целен компании. Анализ дерева целей компании должен сопровождаться 
формированием различных сценариев развития компании в зависимости от различных вариантов реализации внешней и внутренней среды. Это позволяет учесть неопределенность внешней среды и выявить ключевые факторы успеха выполнения миссии и целей для достижения эффективных результатов;

3) анализ системы  ответственности за достижение  целей и выполнение действий, направленных на достижение целей. При этом анализируется матрица распределения ответственности, которая позволяет выявить полноту соответствия целей, мероприятий и исполнителей.

Моделирование и анализ существующей организационной структуры управления. В данном разделе рассматриваются основные принципы. Организационная структура представляет собой совокупность организационных единиц (структурных подразделений и должностных лиц), упорядоченных в административно-деятельностном пространстве, с целью управления деятельностью компании.

Организационная структура управления характеризуется: составом и соотношением линейного, функционального и целевого управления;

• количеством и составом управленческих подразделений на разных иерархических уровнях, типом существующей структуры управления, числом уровней управления (линейного и функционального);

• численностью и соотношением различных категорий руководителей, специалистов и технических исполнителей в целом по системе управления и по отдельным подразделениям;

• объемом перерабатываемой информации в целом по системе управления и по отдельным подразделениям;

• стоимостью и соотношением занятых в подразделениях различных видов оргтехники, территориальным расположением подразделений аппарата управления;

• степенью регламентации оргструктуры, уровнем управляемости в сравнении с нормой управляемости, уровнем качества существующей оргструктуры управления;

• количеством и соотношением числа решений, подготавливаемых и принимаемых в разных подразделениях и на различных уровнях аппарата управления;

• числом линий соподчинения, числом связей между подразделениями, соответствием важности решаемых задач уровню линейного руководства;

• затратами на управление по отдельным функциональным подразделениям и уровням управления;

• составом обслуживающих звеньев управления и их соотношением с линейными, функциональными и целевыми подсистемами управления.

Моделирование и анализ процессов управления. Процессом управления называется объективно существующая совокупность взаимосвязанных единиц управленческой деятельности (операций, задач, работ), описываемая в терминах «вход», «процесс», «выход». Организационная структура является формой управления, в которой реализуются процессы управления.

В рамках моделирования и анализа процессов управления производится наложение управленческих процессов и информационных связей на организационную структуру и осуществляется анализ их эффективности с точки зрения существующих и развивающихся сфер деятельности компании.

Разработка информационной модели. На базе изучения организационной структуры и процессов управления формируется информационная модель компании, представляющая модель информации, циркулирующей в компании. Анализ информационного пространства компании позволяет выявить эффективность системы информационного обмена и поддержки управленческих процессов, обнаружит!) слабые места в информационном обеспечении.

На основе анализа сложившейся системы управления выявляются проблемные зоны и узкие места и происходит оценка организацией управленческого потенциала компании. Далее следует определение основных подходов, методов и средств организационного проектирования исходя из поставленных целей развития компании и результатов анализа.

Результатом организационно-управленческого анализа является комплекс требований к перепроектированию организационной структуры и системы управления.

Общая характеристика редакции «Северная вахта»

Редакция газеты «Северная вахта» была организована в 1982 году, а первый номер вышел в свет 1 января 1983 года. Главным редактором стал Леонид Павлович Алалыкин.

«Северная вахта» в период своего становления являлась органом ноябрьского горкома КПСС и городского Совета народных депутатов. 
История газеты теснейшим образом связана с городской типографией. Распоряжением администрации Ноябрьска в декабре 1991 года редакция преобразована в МУП «Дом печати «Северная вахта».

В 2004 году к газете присоединили литературно-публицистический журнал «Сибирские истоки». В том же году учреждение было переименовано в МУ «Издательский дом «Север». Очередная реорганизация произошла в марте 2007 года. Издательский дом «Север» присоединили к муниципальному учреждению — Ноябрьскому телевизионному информационному агентству «МИГ».

В настоящее время городская общественно-политическая газета «Северная вахта» является структурным подразделением НТИА «МИГ» (издатель) и официальным печатным органом администрации города (учредитель).

Периодичность выхода – три раза в неделю. Помимо основных выпусков, два раза в неделю публикуются спец. выпуски с нормативными документами, которые принимаются администрацией муниципального образования и ноябрьской Городской Думой.

Еженедельно публикуются тематические выпуски (страницы) газеты: «Школа потребителя» — консультации юристов по защите прав потребителей, материалы о правах и обязанностях продавца и покупателя, зарисовки о работниках сферы обслуживания, критика на злободневные темы, информация о товарах и услугах города;

«Семейный вечер» — рассказы об интересных семьях Ноябрьска, романтические истории, советы психологов, кулинарные рецепты, воспитание, все о домашних питомцах, страничка для малышей;

«Деловой разговор» — приложение, в котором вы найдете подробную информацию об экономике, политике, жилищном законодательстве, строительстве, бизнесе и производстве, а также комментарии специалистов по актуальным вопросам;

«Квартал» — приложение, посвященное культуре. Рецензии на современные фильмы и книги, интервью с актерами, которые приезжают в Ноябрьск, творчество молодых авторов и известных поэтов;

«Точка притяжения» — приложение о молодежи и для молодежи города. Советы по профориентации, трудоустройству, рассказы об успешных молодых людях.

Журналисты газеты являются обладателями многочисленных наград окружного, межрегионального, всероссийского и международного уровня.

Организационно-управленческий анализа редакции газеты «Северная вахта».

Оценка действующей организационной структуры

Организационная структура ОАО «Северная вахта»

Таблица 1

Первичные количественные показатели фактической организационной структуры редакции «Северная вахта»:

Рассчитаем вторичные количественные показатели:

Среднее число подчиненных у одного руководителя:

Чподч = 56 / 3 = 18,7

С учетом того, что на предприятии используется электронная техника показатель находится в пределах нормы.

Коэффициент структурной напряженности:

Ксн = 3 / 4,8 = 0,63.

Структурная напряженность рациональна.

3. Текучесть кадров:                                                           

Кm = 5 / 56 * 100 = 8,9%.

По нормативу это значение говорит о допустимой текучести кадров на предприятии.

4. Эффективность  труда аппарата управления:

 Пауп = 1250000 / 3 = 416667 тыс. руб. / чел. – 2012 год

 Пауп = 1565000 / 3 = 521667тыс. руб. / чел. – 2013 год

Значение коэффициента увеличивается, что говорит об эффективности труда аппарата управления.

Анализ организационной культуры

Содержание этого пункта составлено на основе опросов. Респондентами были работники разных отделов редакции «Северная вахта».

Все опрошенные заявили, что считают организационную культуру чрезвычайно важной для деятельности любой организации, и банка, в частности. Но под организационной культурой они понимают лишь её поверхностный уровень: традиции и обряды, символику и проведение совместного отдыха с руководством.

Среди положительных черт организационной культуры можно выделить:

• Традицию отмечать День Рождения газеты;
• Символику газеты, выпуск различной продукции с этой символикой: ручек, календарей, больничных карточек.
• Проведение мероприятий по совместному отдыху, в частности: день рождения работников, выезды на природу и др.

Конечно же, есть и некоторые недостатки действующей организационной культуры, их нельзя назвать отрицательными сторонами, потому что они не ведут сразу и прямо к снижению эффективности организации, но в будущем могут повлиять на нее негативно. К этим чертам относится отсутствие: закреплённых письменно правил поведения; рекламного слогана или лозунга; собственной столовой или буфета.

Большинство этих недостатков обусловлено небольшим количеством работников (чуть больше 50). На основании полученных экспериментально данных, можно сделать вывод, что в целом, «Северная вахта» обладает основными составляющими организационной культуры.

Заключение

В настоящее время важность комплексной бизнес-диагностики как интегральной части планово-аналитического механизма предприятия игнорируется большинством российских компаний. Как правило, планирование в них осуществляется каждой плановой службой отдельно (финансовым и планово-экономическим управлениями, управлением капитального строительства и пр.), а сводный бюджет принимается методом у высшего руководства.

   Такой подход чреват множеством издержек, связанных с нерациональным принятием управленческих решений. Бизнес-диагностика является методологическим инструментарием аналитического аппарата непосредственно высшего руководства, отвечающего за деятельность фирмы в целом.

Список использованных источников и литературы

1. Литература

1. Баринов В.А. Организационное проектирование. Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2010.

2. Богатырев М. Организационная культура предприятия. Проблемы теории и практики управления, 2011.

3. Быкова А.А. Организационная структура управления. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2010.

4. Веснин В.Р. Организационная культура. Социально-гуманитарные знания, 2010.

5. Коноков Д.Г., Рожков К.Л. Организационная структура предприятия, 2011.

6. Котлер Ф. Маркетинг менеджмент. – М.: С-Пб, 2011.

7. Масленникова Н.Л. Организационная структура управления. - М.: ДЕЛО, 2011.

8. Сульповар Л.Б. Маннапов Р.Г., Менеджмент: наука и искусство управления бизнесом. - М.: «Современник», 2011.