Организационные документы, их назначение и основные виды
Факультет – юридический
Специальность – юриспруденция
Кафедра уголовного права и процесса
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Делопроизводство»
Тема: «Организационные документы, их назначение и основные виды»
Содержание
Глава 1. Понятие и назначение организационных
документов……………………………………………………
Глава 2. Основные виды организационных документов……………………….6
Задание №7……………………………………………………………………….
Задание №28…………………………………………………………………..
Список использованных
источников…………………………………...………2
Глава 1. Понятие и назначение организационных документов
Просто невозможно себе представить, как бы функционировала та или иная организация, будь то государственное предприятие или коммерческий банк, научно-исследовательский институт или воинская часть, без таких фундаментальных вещей как собственный устав, без положений о соответствующих структурных подразделениях, без штатного расписания своих сотрудников, без распорядка работы, без должностных инструкций, наконец.
Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через них реализуется одна из основных управленческих функций – организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установлении режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий некоторые другие вопросы.
Главное назначение – с помощью организационных документов осуществляются регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей1.
С учетом выше сказанного можно сделать вполне определенное заключение об общем содержании организационных документов – сердцевину его составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в пределах которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.
Документам организационной группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:
1) подготовке этих документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.
2) введение организационных
документов в действие всегда
осуществляется после
3) организационные документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены.
4) организационные
документы – это документы
прямого действия, затрагивающие,
как правило, комплекс
5) для большинства таких документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.
6) общие требования к оформлению организационных документов остаются едиными для всех документов данной группы2.
Глава 2. Основные виды организационных документов
Среди наиболее распространенных организационных документов выделим:
- устав
- должностная инструкция
- положение
- штатное расписание
- правила внутреннего трудового распорядка
Устав предприятия представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования предприятия, включая порядок его образования и реорганизации (ликвидации).
Как правило, устав предприятия включает в себя следующие основные разделы: общие положения, сведения об уставном капитале, организационно-правовые основы деятельности, управление предприятием, правила ведения учета и отчетности, порядок использования прибыли и иных накоплений предприятия, порядок прекращения деятельности, особые вопросы деятельности предприятия.
Раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:
а) полном и сокращенном наименовании предприятия;
б) статусе предприятия;
в) предмете и целях его деятельности;
г) нормативных документах, регламентирующих деятельность предприятия;
д) наличии филиалов, дочерних предприятий и представительств;
е)наличии зарегистрированного товарного знака, прочих атрибутов юридического лица;
7.почтовом (юридическом) адресе.
Раздел «Сведения об уставном капитале предприятия» содержит:
а) общие сведения о соучредителях (участниках) предприятия;
б) размеры их вкладов;
в) условия изменения размеров уставного капитала;
г) имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе предприятия.
В разделе «Организационно-
а) цели деятельности предприятия;
б) виды (направления) деятельности;
в) механизм взаимоотношений предприятия с партнерами;
г)права участников
предприятия при осуществлении
его финансово-хозяйственной
Раздел «Управление предприятием» регламентует:
а) структуру и основные задачи управления предприятием;
б) состав органов управления;
в) полномочия органов.
Здесь же , в зависимости от формы управления предприятием, должны особо оговариваться сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности предприятия, а также информирования о результатах проверок участников предприятия и т.д.
Разделом «Правила ведения учета и отчетности в организации» устанавливаются:
а) порядок
ведения бухгалтерский и
б) порядок представления
сведений о результатах финансово-
в) порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также информирования об этом участников (сотрудников) предприятия.
В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплений предприятия» должны найти свое отражение вопросы:
а) распределения и последующего использования прибыли;
б) порядка использования иных накоплений предприятия (как то: страховой фонд, резервный фонд и др.).
Раздел «Порядок прекращения деятельности предприятия» устанавливает:
а) порядок ликвидации организации;
б) порядок изменения характера деятельности организации.
В разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).
Наряду с вышеперечисленными в устав организации могут быть включены и иные разделы, содержание которых будет прежде всего отражать особенности порядка функционирования предприятия.
Отдельного комментария заслуживает порядок оформления уcтава предприятия. При этом следует иметь в виду, что процедура утверждения устава предприятия происходит, как правило, на общем собрании его соучредителей (участников), что должно найти свое отражение в грифе утверждения, располагаемом в правом верхнем углу первого листа документа:
Общества с ограниченной ответственностью
Должностная инструкция — организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
Типовая должностная инструкция включает в себя следующие разделы:
- Общие положения.
- Обязанности сотрудника (категории сотрудников).
3. Квалификационные требования к сотруднику (категории сотрудников).
- Заключительные положения.
Раздел «Общие положения» определяет:
а) область компетенции (ответственности) данного сотрудника (1—3 пункта);
б) подчиненность сотрудника;
в) подчиненных сотрудника (отдельные должностные лица или подразделения).
Раздел «Обязанности сотрудника (категории сотрудников)» содержит подробное описание повседневных обязанностей сотрудника по принципу «от главного к второстепенному». При этом основное внимание акцентируется на вопросах, связанных с исполнением контрольных функций, подготовкой (исполнением) различных документов, а также сроках выполнения тех или иных мероприятий.
Перечень обязанностей целесообразно излагать по направлениям деятельности (в том случае, если таких направлений несколько).
Раздел «Квалификационные требования к сотруднику
(категории
сотрудников)» содержит
Раздел «Заключительные положения» в зависимости от специфики характеризуемой должности может включать в себя:
1. сведения об ответственности сотрудника за невыполнением (неполное или недолжное выполнение) своих обязанностей;
2. сведения об особых обязанностях сотрудника (обязанностях на особый период деятельности организации);
3. основные нормативные документы, которыми сотрудник дол жен руководствоваться при выполнении своих должностных обязанностей;
4. порядок замещения сотрудника на период его временного отсутствия.
При необходимости в заключительном разделе должностной инструкции могут быть отражены другие насущные вопросы, связанные с исполнением обязанностей по характеризуемой должности.
Разрабатывается инструкция руководителем подразделения (руководителем конкретного участка подразделения).
В процессе отработки документ визируется руководителями смежных подразделений, а также руководителем юридического отдела (юристом).
Уточненный,
согласованный и полностью
Оформление должностной инструкции производится на листах бумаги формата А4.
Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать:
- полное официальное наименование организации;
- наименование вида документа;
- номер и дату написания документа;
- место составления (написания);
- заголовок к тексту документа, включая наименование подразделения и должности;
- подпись разработчика (руководителя соответствующего подразделения);
- гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации (его заместителя).
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
………………………….
« » ………………….2001 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
№ « » ………………2001г.
………………………………………………………………………………
(наименование должности работника}
СТРУКТУРА ТЕКСТА
Общие положения.
Обязанности сотрудника.
Квалификационные требования к сотруднику.
Заключительные положения.
Руководитель структурного подразделения
…………………. (расшифровка подписи)
Визы согласования
С инструкцией ознакомлен
……………(расшифровка подписи)
« » ……………. 2001 г.
Положение
Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности, организацию работы.
Распространенный вид положения — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации. Положение об организации — правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности. При оформлении таких положений обязательно указывается наименование вышестоящей организации, наименование организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью той организации, которая утверждает документ3.
В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, используется иная разновидность положений. В этом случае положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.
Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т. е. документ должен содержать наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:
- Общие положения;
- Цели и задачи;
- Функции;
- Права и обязанности;
- Руководство;
- Взаимоотношение (служебные связи).
В разделе "Общие положения" указывается точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность — орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. В разделе дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.
В разделе "Цели и задачи" в обобщенном виде формулируют основную цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.
Раздел "Функции" является основным разделом положения и должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.
В разделе "Права и обязанности" перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.
Раздел "Руководство" содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в этом разделе излагается компетенция и обязанности руководителя. В их числе, как правило, указывают функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др.
Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д. В разделе "Руководство" содержится перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач структурного подразделения, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы подразделения, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным положением.
В разделе "Взаимоотношения с другими подразделениями" определяются взаимосвязи со структурными подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи — наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией.
Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Штатное расписание
Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.
Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру той самой организации, для нужд которой данное расписание разработано — по сути, это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации.
Однако в большинстве случаев принято придерживаться следующего порядка: первыми следуют подразделения управления организации, затем — так называемые основные производственные подразделения, а замыкают перечень вспомогательные и обслуживающие подразделения.
Перечисление структурных единиц внутри подразделений производится в порядке их нумерации (1-й сектор, 2-й сектор или 1-й цех, 2-й цех и т. д.).
Перечисление должностей обычно начинается с наиболее важных — должностей ведущих и главных специалистов, затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена. При значительном количестве должностей принято выделять группы управленческих должностей, должностей по основной специальности (или нескольким таким специальностям) и, наконец, группу должностей обслуживающего и вспомогательного персонала. Внутри указанных групп должности располагаются в порядке убывания (главный инженер, зам. главного инженера, гл. энергетик, гл. механик, гл. технолог, ст. инженер по эксплуатации подъемных механизмов, инженер по эксплуатации... и т. д.).
Наименование подразделений дается полностью (в необходимых случаях может также указываться их сокращенное или условное наименование), наименование должностей — с обязательным указанием тарифного разряда. И те, и другие пишутся в именительном падеже.
Количественные показатели штатного расписания — общая численность должностей — подытоживаются по каждому подразделению и за организацию в целом, с учетом имеющихся в организации неполных штатных единиц.
Штатное расписание разрабатывается в планово-производственном отделе (ППО) (или ином аналогичном по предназначению подразделении организации), ежегодно по состоянию на 1 января.
В процессе отработки проекта расписания на предстоящий год документ визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).
Уточненный,
согласованный и полностью
Несколько слов об особенностях оформления штатного расписания. С учетом специфики содержания и размещения данных штатное расписание более удобно отрабатывать в виде таблицы. Для расположения таблицы такого вида целесообразно использовать листы формата АЗ или А4 (альбомный разворот).
Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать:
- полное официальное наименование организации;
- наименование вида документа;
- номер и дату написания документа;
- место составления (написания);
- заголовок к тексту документа;
-подпись разработчика (руководителя соответствующего подразделения);
- гриф
утверждения с утверждающей
Примерный образец оформления штатного расписания
Наименование
организации
Штатное расписание
На «….»…………..2001г
…………………………………………..
№ п/п |
Наименование должности |
Количество должностей |
Должностные оклады |
Месячный фонд заработной платы |
Примечание |
Заместитель руководителя предприятия
……………………………….(расшифровка подписи)
Главный бухгалтер
…………………………………(расшифровка подписи)
Правила внутреннего
трудового распорядка — организационно-
Документ этот, в отличие от, к примеру, «Положения о структурном подразделении организации», жестко структурирован и включает в себя следующие разделы:
1.Общие положения.
2. Порядок приема и увольнения персонала.
3. Общие обязанности сотрудников.
4. Общие обязанности администрации.
5. Рабочее время и порядок его использования.
6. Ответственность
сотрудников за нарушения. Порядок поощ
рения наиболее отличившихся.
7. Заключительные положения.
Раздел «Общие положения» включает в себя:
- преамбулу (упоминание о важнейших конституционных гарантиях для работников в области права на труд);
- цели, достигаемые введением в действие данного документа;
- порядок введения документа в действие.
Раздел «Порядок приема и увольнения персонала» определяет:
- процедуру приема персонала на работу;
- перечень документов,
подлежащих проверке при
- процедуру увольнения персонала;
- порядок перемещения
сотрудников на другие
- порядок
досрочного расторжения
Раздел «Общие обязанности сотрудников» содержит перечень основных обязанностей работников организации, подлежащих исполнению ими в своей повседневной деятельности.*
Раздел «Общие обязанности администрации» содержит перечень основных обязанностей администрации организации, подлежащих исполнению ею в своей повседневной деятельности, в том числе:
- обязанности администрации по обеспечению сотрудников работой;
- обязанности администрации по созданию и поддержанию безопасных условий труда;
- обязанности
администрации по
- обязанности администрации по управлению и всестороннему обеспечению деятельности организации;
- обязанности администрации по осуществлению хозяйственного (научного, технического и т. п.) взаимодействия организации с другими организациями.
При необходимости в разделе может найти отражение содержание иных (особых) обязанностей администрации.
Раздел «Рабочее время и порядок его использования» содержит сведения о:
-распределении времени для исполнения трудовых обязанностей (продолжительность рабочего дня, рабочих смен, их начало и окончание);
- распределении времени для отдыха в процессе работы (продолжительность и периодичность перерывов в работе, в том числе для приема пищи, при необходимости — организация питания сотрудников по сменам);
- порядке учета отработанного сотрудниками времени;
- порядке предоставления сотрудникам отпусков.
Раздел «Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся» включает в себя два подраздела.
Содержанием первого из них определяются виды ответственности сотрудников за различные нарушения, а также конкретные меры воздействия, которые могут быть предприняты администрацией организации в отношении нарушителей.
