Организационные документы предприятия

     Содержание:

     Введение………………………………………………………………….3

1. Организационные документы предприятия………………………..5
2. Контроль исполнения документов………………………………...10
3. Увольнение работников…………………………………………….24

Заключение………………………………………………………..……53

Список  литературы…………………………………………………….55 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

    Каждый  руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

    Необходимо  учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

    Руководитель  предприятия несет персональную ответственность за документированный  фонд, образующийся на предприятии, и  должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

    Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и  инспекторов труда – сотрудников  Рострудинспекции, органы которые действуют  при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».

    Не  менее важным для администрации  предприятия является использование  документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

    Трудовые  конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части  каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

    Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни  каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Организационные документы предприятия

     Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

     Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать: [8, c. 94]

     • наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

     • местонахождение (почтовый адрес);

     • предмет и цель деятельности;

     • порядок образования имущества (или  уставного капитала, выпуска и  распределения акций и т.д.);

     • порядок распределения прибыли;

     • порядок образования учреждения (организации, предприятия);

     • порядок управления и прекращения  деятельности;

     • органы управления (внутренняя организационная  структура).

     В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены  другие сведения:

     • для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

     • для акционерных обществ –  сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

     Текст устава может содержать следующие  разделы:

     • Общие положения.

     • Акционерный капитал (уставной фонд).

     • Порядок деятельности.

     • Управление.

     • Учет и отчетность, распределение прибыли.

     • Прочие накопления.

     • Прекращение деятельности.

     Устав оформляется на общем бланке с  указанием реквизитов:

     • наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);

     • наименование вида документа – УСТАВ;

     • дата;

     • регистрационный номер, место издания (город);

     • гриф утверждения (если предприятие  частное, указывают, кем зарегистрировано);

     • текст;

     • подпись.

     Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

     Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

     Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

     Текст положения включает следующие разделы:

     • Общие положения;

     • Цели и задачи;

     • Функции;

     • Права и обязанности;

     • Руководство;

     • Взаимоотношения с другими подразделениями.

     Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

     Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

     Инструкции  издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

     Инструкция  оформляется на общем бланке организации  и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

     Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

     Текст должностной инструкции состоит  из следующих разделов:

     • Общие положения;

     • Должностные обязанности;

     • Права;

     • Ответственность;

     • Взаимоотношения.

     Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

     Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

     Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

     Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

     • статус коллегиального или совещательного органа;

     • порядок планирования работы;

     • порядок подготовки материалов для  рассмотрения на заседании;

     • внесение материалов на рассмотрение;

     • порядок рассмотрения материалов и  принятия решений на заседании;

     • ведение протокола заседания;

     • оформление решений коллегиального или совещательного органа;

     • порядок доведения решений до исполнителей;

     • материально-техническое обеспечение заседаний.

     Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

     • наименование учреждения (организации);

     • вид документа;

     • заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

     • вид документа;

     • дата;

     • место составления;

     • гриф утверждения;

     • текст, подпись.

     Регламенты  обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально. 
 
 

2. Контроль  исполнения документов

     В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами  их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

     ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения  документа.

     Контроль  действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

     Контроль  местонахождения  документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

     В традиционно сложившейся у нас  системе ДОУ применяются оба  видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

     Система контроля исполнения документов позволяет  обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в  документах, получить аналитическую  информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.  

     Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ

     Основным  нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

     ·  кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

     ·  какие документы ставятся на контроль;

     ·  этапы контроля исполнения документов;

     ·  сроки исполнения документов;

     ·  формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

     ·  отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

     ·  ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

     ·  основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

     ·  обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

     ·  информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

     От  того, насколько детально и полно  будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.   

     Основные  задачи контроля исполнения документов

     Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее  время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

     На  федеральном уровне вопросы организации  исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

     ● Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);

     ● Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);

     ● Типовой регламент внутренней организации  федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства  РФ от 28.07.2005 № 452).

     Однако  этими документами установлены  организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях  – типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в  регламентах не нашел отражения.

     Задача  данной статьи – рассмотреть как  организационные вопросы, так и  вопросы, связанные с технологией  контроля исполнения документов, осуществляемого  службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ  ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

     ● отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

     ● обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;

     ● выработка предложений об улучшении  организации работы с документами  в учреждении и повышении исполнительской  дисциплины.

     Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.  

     Сроки исполнения документов

     На  контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в  установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и  индивидуальными.

     Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

     Индивидуальные  сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

     Сроки исполнения документов исчисляются  в календарных днях:

     ● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

     ● поступивших из других организаций  – с даты их поступления;

     ● обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений  граждан Российской Федерации», –  с даты регистрации обращения.

     В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

     Типовой инструкцией по делопроизводству в  федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

     Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

     В поступившем документе может  быть указан предполагаемый срок получения  ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает  срок, совпадающий со сроком, указанным  в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

     В отдельных случаях допускается  продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа  может то должностное лицо или  учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа  должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

     Приостанавливать  исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие  органы или организация – автор  документа.   

     Этапы контроля исполнения документов

     Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

     •     постановка документов на контроль;

     •     проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

     •     предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

     •     снятие документа с контроля;

     •     направление исполненного документа в дело;

     •     учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

     •     информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

     ■ При постановке документа  на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

     На  контроль ставятся только зарегистрированные документы.

     Контроль  исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

     Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже (Пример 1). 

Пример 1