Организационные структуры управления. 2

Негосударственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

Европейско-Азиатский институт управления и предпринимательства

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ   РАБОТА

по дисциплине: Организационный менеджмент

Тема: Организационные структуры управления

 

 

                                                                                                                                     

 

                          Исполнитель: студентка

                                                                                                              гр. М-С-11з Глебова А.М.

 

                                                                                                                            Проверена:

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2010

 

Содержание 

 

           Стр.

 

Введение                                     3

 

  1. Сущность  и общая характеристика структур                                4
  2. Механический тип структур управления          8
  3. Органический тип структур управления                               15
  4. Проектирование организационных структур                               18

 

Заключение                                                                      22

 

Список литературы                                    28

 

 

 

 

Введение 

Очевидным является то, что каждая организация представляет собой достаточно сложную технико-экономическую и социальную систему, отражающую ее индивидуальность и специфику. Описать эту систему возможно, если определить характер взаимодействия на каждом из ее уровней: «организация – внешняя среда», «подразделение – подразделение» или «группа - группа», «индивид - организация».

Способы взаимодействия сторон характеризуют рассматриваемую  систему определенным образом и  позволяют судить, насколько она  эффективно справляется со своей главной задачей – организацией гармонического взаимодействия между индивидом и внешней средой. Немаловажное место в этом занимает структура организации, посредством которой или через которую это взаимодействие осуществляется.

Согласно существующей теории и практике, взаимодействие на уровне «организация – внешняя среда» может осуществляться с помощью механического или органического подходов и соответственно организация может получить одну из этих характеристик.

 

 

 

 

 

                1.Сущность и общая характеристика организационных структур

           Организационная структура управления можно определить как совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающие выполнение необходимых функций для достижения целей предприятия, фирмы. Организационная структура обуславливается рядом условий, целей и задач организации, производственных и управленческих функций предприятия, фирмы, факторов внешней и внутренней среды.В структуре управления выделяются следующие элементы: звенья (отделы), уровни (ступени управления), и связи – горизонтальные и вертикальные (схема № 1).

Горизонтальные связи  носят характер согласования и являются одноуровневыми, вертикальные – это  связи подчинения и необходимость  в них возникает при иерархичности  управления, то есть при наличии нескольких уровней.Кроме того, вертикальные связи в структуре управления могут носить линейный или функциональный характер. Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями, которые полностью отвечают за деятельность организации и ее структурных подразделений. Функциональные связи – это движение информации и управленческих решений по определенной группе проблем, по тем или иным функциям управления.

Звено или отдел управления – это организационно обособленный, самостоятельный орган управления. Главным принципом его формирования является выполнение отделом определенных функций. Связи между отделами носят горизонтальный характер.Уровень менеджмента можно определить как группу отделов, занимающую определенную ступень в управленческой иерархии. Связи между ступенями иерархии – связи по вертикали, которые носят ярко выраженный характер последовательного подчинения.В пределах структуры управления протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений) между участками которые распределены задачи и функции управления, права и ответственность за их выполнение. В этом плане структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в пределах которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации.

 

 

Схема № 1

Структура управления





    Участки

Все структуры управления независимо от их размера имеют одно общее свойство: они формируются  для достижения целей организации. Эта связь структуры управления с целями организации, функциями, процессом  и механизмом функционирования и развития, работниками и их полномочиями наглядно показывает ее влияние на все стороны управленческой и хозяйственной деятельности. В связи с этим важно уделять пристальное внимание принципам формирования структур, выбору типа или комбинации видов структур, изучению тенденций в их построении и оценке соответственно целям и задачам. Значимость организационных структур может быть охарактеризована следующими важнейшими  положениями:

  • организационная структура организации обеспечивает координацию всех функций управления;
  • структура организации определяет права и обязанности на всех управленческих уровнях;
  • от организационной структуры зависит эффективная деятельность организации, ее функционирование, выживание, развитие и процветание;

 

 

структура определяет организационное  поведение ее сотрудников, то есть стиль  управления и качество труда работников фирмы.

В связи с этим в  основу формирования структур управления должно быть положены следующие основные принципы. Прежде всего, структура должна отражать цели и задачи организации, быть подчиненной ее производственно-хозяйственной  и социально-экономической деятельности и меняться вместе с происходящими в ней изменениями. Она должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления. Полномочия работников управления обуславливаются не только внутренними факторами, но и факторами внешней среды, уровнями культуры и ценностными ориентациями общества, принятыми в нем традициями и нормами. Немало важно также осуществлять принцип соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией, с другой.          Структура свойственна любому уровню управления – отрасли, предприятию, цеху, отдельной службе. Результат формирования структуры аппарата определяется качеством, значением, формой и содержанием ее основных частей. Каждое звено управления концентрирует в себе функции управления, система же органов должна охватить все его функции.                                                                                                                          Структура управления характеризуется в зависимости от совокупности функций управления, а также от производственной структуры управленческого объекта, который характеризуется составом основных и вспомогательных цехов и формой их взаимосвязей в процессе производства.

             Объем работ по реализации функций управления обуславливается численностью промышленно-производственного персонала, стоимостью и характером основных производственных фондов; совокупностью рабочих мест, числом поставщиков и потребителей, технологией производства и так далее. При формировании структуры управления следует учитывать организационные условия реализации функций управления, под которыми понимается характер управленческих связей, степень механизации и автоматизации управленческих работ, уровень организации документооборота.

В зависимости от сложности, формализации и централизации структуры делятся на две группы: механические и органические.

                                        2. Механический тип структур управления

Рассматриваемые подходы  к построению организации занимают важное место в теории и практике управления. Само название «механический» тип отражают основные черты этих подходов.Механическая организационная структура, которую еще называют формальной, характеризуется большой сложностью, особенно большим числом подразделений по горизонтали, высшей степенью формализации, ограниченной информационной сетью, наличием жесткой иерархии или пирамиды управления. Она содержит такие принципиальные положения, как: четкое разделение труда, требующее необходимости использовать квалификационных специалистов по каждой должности; иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим. С такими характеристиками организация может действовать эффективно в условиях, когда используется рутинная технология и имеется несложное и нединамичное внешнее окружение. Так, даже современное автомобильное производство вполне может быть эффективным в рамках механической структуры.           Механический тип структуры имеет много разновидностей. Он объединяет в себе наиболее распространенные до недавнего времени виды организационных структур линейные, линейно-функциональные (штабные), дивизионные. Эти структуры олицетворяют собой эпоху индустриального развития общества.

Первоначальной формой управления принято считать линейную структуру, характеризующуюся тем, что орган управления имеет одну вышестоящую и несколько подчиненных инстанций (схема № 2).

 

 

 

 

Схема № 2

Линейное управление


 

При этом все вопросы  решаются по одному каналу связи. Линейная структура управления реализует  принцип единоначалия, конкретизирует ответственных за выполнение порученной работы, обеспечивает простоту и четкость взаимосвязей. Это ее достоинство. Основной недостаток – это сложность осуществления требований, которые предъявляются линейной организацией управления к руководителю: он должен быть универсальным и специалистом, способным охватить все функции управления. Что достигается с большим трудом. Поэтому данная структура в чистом виде приемлема для несложной по содержанию управленческой работы на малых предприятиях или в отдельных подразделениях крупных производств.

Недостатки линейного  управления в определенной степени  устраняются посредством функционального  управления. Последнее характеризуется  созданием группы управленческих подразделений, каждое из которых выполняет одну функцию и направляет исполнителю распоряжение относительно конкретной области хозяйственной деятельности (схема № 3).

При таком разделении труда появляется возможность значительно  повысить уровень руководства на основе компетентного решения вопросов управления. Специализация управления обуславливает повышение степени организованности хозяйственной деятельности. Функциональные службы более динамичны и восприимчивы к требованиям критики. Однако внедрение функциональной структуры приводит к проявлению большого количества информации, зачастую противоречивой.

Схема № 3

Функциональное управление

 


 


 

Возникают проблемы приоритетности выбора и согласования распоряжений, поступающих от вышестоящих звеньев  к исполнителю, а также опасность  утраты функционального согласования. Это подрывает единство действий производственного персонала, отрицательно влияет на его организованность, снижает ответственность и развивает дублирование в аппарате управления.

Трудности, обусловленные  несовершенством линейной и функциональной систем управления, привели к возникновению комбинированных структур. Одной из разновидностей является линейно-штабная структура управления, в основу которой положена линейная структура. При каждом органе управления создается штаб, в его состав входят специализирующиеся на решении конкретных проблем отделы (схема № 4).

Схема № 4

Линейно-штабное управление


 

 

 

Подготовленные штабом решения утверждаются линейным руководителем, затем передаются непосредственным исполнителям. При этом значительно  возрастает квалифицированный уровень линейного управления.Однако при большом числе проблем нагрузка на линейного руководителя остается значительной, вследствие него широкое распространение получила другая комбинированная структура – ограниченного функционализма (схема № 5). Согласно ей штабные подразделения сами могут отдавать распоряжения нижестоящим органам по определенному кругу вопросов.Иногда штабные подразделения верхнего уровня могут выходить не только линейные, но и на соответствующие штабные звенья низшего уровня. В такой системе специализированные подразделения (штабы) обладают некоторыми правами в отношении подразделений нижестоящего уровня. Преимущество ограниченного функционализма состоит в том, что он сочетает принцип специализации функций управления с принципом единства распорядительства, без которого управление перестает быть единой системой. Однако это сопровождается усложнением связей.

                                                                 Схема № 5

                                           Ограниченный функционализм

 

                                                  



 

 

Достоинство линейной  и функциональной организации наиболее полно реализуется в линейно-функциональной структуре управления (схема № 6), которая на современном этапе  достаточно широко распространена.                 Схема № 6

Линейно-функциональное управление



Сущность данной структуры  состоит в том, что на каждом уровне линейного руководства создаются  специализированные подразделения, которые  в отличие от штабов обладают определенными правами в отношении нижестоящих звеньев. Исполнители получают указания не только от линейного руководителя, но и по линии функциональной связи.Линейное руководство заключается в деятельности функциональных служб, выработке управленческих решений для нижестоящих звеньев.Резкие увеличения размеров организаций, диверсификация их деятельности и усложнение технологических процессов в условиях меняющейся внешней среды обусловили появление дивизионных структур. Деление организации на отделы в этой структуре происходит по трем признакам: продукту, группам покупателей и географическим регионам. Эти отделы действуют как почти самостоятельные организации и подчиняются только центральному органу управления. Каждый из видов дивизионной структуры предоставлен схемой № 7.

Схема № 7

Виды дивизионных структур

1. Продуктовая структура

 

    Руководители отделов

 

2. Структура, ориентированная на  покупателя

 

    Руководители отделов

 

3. Региональная организационная  структура

 

    Руководители отделов

 

Продуктовая структура  вызвана ростом числа крупных  предприятий, проникновением их в новые  производственные сферы, часто совершенно отличные от прежних. Управленческие отделы занимаются определенным продуктом. Полномочия по производству и сбыту такого продукта передаются одному руководителю. Организационные структуры, ориентированные на потребителя, состоят из подразделений, каждое из которых работает на определенную категорию потребителей. Создание региональных дивизионных структур также обусловлено ростом организации, распространением ее влияния на значительные территории. Выбор конкретного типа дивизионной структуры зависит от обеспечения организации стратегических планов. Преимущества дивизионных структур: способствует росту организации, повышают самостоятельность менеджеров, степень их ответственности за производство, способствует расширению знаний и создают хорошие условия для подготовки менеджеров высшего звена.

 

 

                                      3.Органический тип структур управления

Органическая структура более проста, имеет широкую информационную сеть, менее формализирована. Управление в органических структурах децентрализовано. Организационная структура является гибкой, адаптированной формой управления. Для нее характерно большое число управленческих уровней, правил, инструкций. Большая самостоятельность в принятии решений на низовых уровнях. Формы и стиль общения в органической структуре управления – партнерские, совещательные, для менеджеров характерна высокая общеобразовательная подготовка. Органическая структура ориентируется на ускоренную реализацию сложных программ и проектов в рамках крупных предприятий. Они формируются на временной основе. То есть на период реализации проекта, программы, решения проблемы или достижения поставленных целей. Разновидностями этого типа структур являются проектные, программно-целевые, матричные формы организации управления.

 Программно-целевые структуры предусматривают отклонение в обычные линейно-функциональные структуры временных комплексных органов по разработке новых программ, проектов (схема № 8).

 

             Схема № 8

Управление проектом



 


 

Создание таких органов  обеспечивает повышение ответственности  за конечный результат деятельности, способствует развитию науки и техники, позволяет своевременно решать важнейшие задачи развития экономики.Наиболее распространение получил новые подразделения: управление проектом, управление продуктом и службы нововведений. Управление проектом применяют на предприятиях, где связи с внедрением новой техники и технологии стали необходимыми частые перестройки. Оно конкретизирует, уточняет и дополняет линейное руководство.

Особенность матричной  структуры состоит в том, что  наряду с функциональными отделами создаются временные проектные  группы, предназначенные для решения конкретных задач производства (схема № 9).

                                                                                                                             Схема № 9

                                                                Матричная структура

 




 

 

 

При этом специалисты, находясь в подчинении у руководителей  проектных групп, в течение какого-то времени можно выполнить работу по тому или иному проекту. Руководитель функциональной группы отвечает за профессиональную квалификацию специалистов, а руководитель проекта – за их текущую деятельность. Руководитель проектной группы решает, что, как и когда должно быть сделано. А руководитель функционального отдела определяет способ решения задач.Выделяют еще одну разновидность органического типа структур – бригадную. Ее основу составляет бригадная форма организации труда и производства. Это связано с распределением всего персонала по бригадам, в которых число членов обычно составляет 10-15 человек. Бригаду возглавляет освобожденный руководитель. Формирование связано с перекомпоновкой оборудования, которое закрепляется за бригадой и концентрируется в одном месте на производственной площади данной группы.

Отношения здесь строятся на договорах, в которых стороны  принимают взаимные обязательства и наделяются соответствующими правами. Бригаде устанавливают конечный результат работы и сроки выполнения, гарантируется фонд заработной платы, выделяются необходимые материально-технические ресурсы. Способы выполнения работы разрабатывает коллектив бригады, имеющий полную производственно-хозяйственную самостоятельность. Бригадная форма, подкрепленная соответствующими изменениями в структуре управления всей организации, создает необходимые предпосылки для наиболее эффективной работы и развития экономики в условиях рыночных отношений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 4. Проектирование организационных структур

В процессе  проектирования организационные структуры управления организацией становится - задача создания такого органа, аппарата управления, которых бы наиболее полно отражал цели предприятия, то есть, чтобы созданная структура наилучшим образом позволяла организации взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия работников аппарата управления и, как следствие этого своевременно удовлетворять потребности клиентов и достигать целей организации с высокой эффективностью.Любые изменения  и замены в сфере управленческих структур управления необходимо оценивать с точки зрения достижения целей и задач организации. В условиях нормально развивающейся экономики реорганизация направлена на то, чтобы путем совершенствования системы управления повысить эффективность работы предприятия.В кризисный период изменения в структурах управления нацелены на создание условий для выживания организации за счет рационального использования ресурсов, снижения затрат и более гибкого приспособления к требованиям внешней среды. Но вне зависимости от причин, вызывающих изменения, проектирование управленческих структур обязательно ставит своей задачей расширение полномочий на нижних уровнях иерархии управления и повышения производственно-хозяйственной самостоятельности подразделений, входящих в состав предприятия. На деле это означает привлечение все большего количества работников к процессу выявления и решения проблем организации.

Процесс проектирования организационной структуры основывается на анализе действующих структур управления и установление, в какой  мере они отвечают требованиям, предъявленным  к организации. На этом этапе анализа определяют насколько структур управления рациональных в плане оценочных критериев, характеризующих ее качество.

             К оценочным критериям относятся:

  • принципы управления – соотношение между централизацией и децентрализацией;
  • аппарат управления – перегруппировка подразделений, изменение взаимосвязей между ними, распределение полномочий и ответственности, выделение в самостоятельные структуры отдельные звенья, изменение характера межфирменных связей, создание в аппарате управления необходимых промежуточных звеньев;
  • функции управления – корректировка «бизнес-плана», усиление контроля за качеством продукции, изменение подходов к мотивации труда;
  • хозяйственная деятельность – изменение технологического процесса, углубление межфирменного сотрудничества, техническое переоснащение организации.

В результате анализа  появляются возможности выявить  «узкие » места в деятельности организации.Формы, методы и способы  реорганизации управленческих структур многообразны. Совершенствование структур путем их упрощений осуществляется на основе превращения линейных  многоуровневых структур в мало уровневые за счет числа уровней предприятия. Что достигается децентрализацией на более низкие уровни менеджмента.Замена структур механического типа на органические является наиболее радикальным путем реорганизации менеджмента. Его избирают в критические для организации моменты, когда организационная форма с трудом реагирует на изменения. В этих условиях переход на матричные структуры позволяет осуществить эффективное балансирование ресурсов и дает возможность быстро адаптироваться к изменяющимся внутренним и внешним условиям деятельности организации.Создание различных форм органических структур внутри механической структуры направлено на обеспечение эффективности деятельности организации путем построения структур по продуктовому принципу или принципу, ориентированному на покупателя.Создание конгломератной структуры означает возможность сочетания различных элементов при формировании органов управления. Конгломератную структуру может иметь организация, если ее отделы построены по разным признакам. Конгломератная чаще всего являются крупные организации, включающие большое число самостоятельных предприятий.Формирование структур будущего – модульных и атомических – предполагает длительное преобразование организационных структур, в которых будут отсутствовать отношения прямой административной подчиненности. Элементы такой организации будут связаны между собой общей корпоративной культурой и системами телекоммуникаций. В процессе проектирования структур управления важно решить следующие задачи: определение типа структуры управления, уточнение состава и количества подразделений по уровням управления, численность персонала, определение характера соподчинения между звеньями организации, расчет затрат на содержание аппарата. В результате устанавливаются управленческие функции для каждого структурного подразделения, поток информации взаимосвязи и документа оборота, полномочия, ответственность и права работников.

Заключение

Любая организация представляет собой технико-экономическую и социальную систему, описать которую можно, если определить характер ее взаимодействия с внешней средой, характер ее взаимодействия подразделений друг с другом и, наконец, характер ее взаимодействия индивида с организацией.Организационную структуру управления можно определить как совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающие выполнение необходимых функций для достижения целей предприятия, фирмы. Организационная структура обуславливается рядом условий, целей и задач организации, производственных и управленческих функций предприятия, фирмы, факторов внешней и внутренней среды.            На уровне взаимодействия организации с внешней средой могут реализовываться механический либо органический подход.                                                                   

Механическая организационная  структура, которую еще называют формальной, характеризуется большой  сложностью, особенно большим числом подразделений по горизонтали, высшей степенью формализации, ограниченной информационной сетью, наличием жесткой иерархии или пирамиды управления. Она содержит такие принципиальные положения, как: четкое разделение труда, требующее необходимости использовать квалификационных специалистов по каждой должности; иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим. С такими характеристиками организация может действовать эффективно в условиях, когда используется рутинная технология и имеется несложное и нединамичное внешнее окружение. Так, даже современное автомобильное производство вполне может быть эффективным в рамках механической структуры.

Механический тип структуры  имеет много разновидностей. Он объединяет в себе наиболее распространенные до недавнего времени виды организационных структур линейные, линейно-функциональные (штабные), дивизионные. Эти структуры олицетворяют собой эпоху индустриального развития общества. Линейная структура управления реализует принцип единоначалия, конкретизирует ответственных за выполнение порученной работы, обеспечивает простоту и четкость взаимосвязей. Это ее достоинство. Основной недостаток – это сложность осуществления требований, которые предъявляются линейной организацией управления к руководителю: он должен быть универсальным и специалистом, способным охватить все функции управления. Что достигается с большим трудом.

 

 

 

Поэтому данная структура  в чистом виде приемлема для несложной  по содержанию управленческой работы на малых предприятиях или в отдельных  подразделениях крупных производств. Недостатки линейного управления в определенной степени устраняются посредством функционального управления.Недостатки линейного управления в определенной степени устраняются посредством функционального управления. Последнее характеризуется созданием группы управленческих подразделений, каждое из которых выполняет одну функцию и направляет исполнителю распоряжение относительно конкретной области хозяйственной деятельности. При таком разделении труда появляется возможность значительно повысить уровень руководства на основе компетентного решения вопросов управления. Специализация управления обуславливает повышение степени организованности хозяйственной деятельности.